Die Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt erlaubt es Bauunternehmen, Rechnungen ohne Abzug der Bauabzugssteuer zu stellen. In diesem Artikel wird erklärt, wie sie funktioniert, wer sie benötigt und wie der Antrag gestellt wird.

Inhalt

Was ist eine Freistellungsbescheinigung und warum braucht man sie?

Die Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt ist ein offizielles Schreiben, das Bauunternehmen von der Bauabzugssteuer befreit. Mit einer gültigen Bescheinigung darf der volle Rechnungsbetrag ausgezahlt werden, ohne dass 15 % direkt an das Finanzamt abgeführt werden müssen.

Diese Regelung gilt für alle, die gewerbliche Bauleistungen erbringen – unabhängig davon, ob es sich um ein Einzelunternehmen, eine GmbH oder eine freiberufliche Tätigkeit handelt.

Sobald Bauleistungen für Unternehmen, Behörden oder regelmäßig beauftragende Auftraggeber:innen erbracht werden, wird eine gültige Freistellungsbescheinigung benötigt. Fehlt sie, muss der Steuerabzug erfolgen, was die Liquidität sofort spürbar belastet. Deshalb empfiehlt es sich, die Bescheinigung rechtzeitig zu beantragen – möglichst vor dem ersten Auftrag.

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Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt: Gesetzliche Grundlage nach § 48b EStG

Die Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt basiert auf § 48b des Einkommensteuergesetzes (EStG). Sie ist Teil der gesetzlichen Vorgaben zur Bauabzugssteuer, die eingeführt wurden, um Schwarzarbeit im Baugewerbe einzudämmen.

Die Bauabzugssteuer beträgt 15 % des Bruttorechnungsbetrags. Der/die Empfänger:in der Bauleistung muss diesen Anteil einbehalten und direkt an das Finanzamt überweisen – es sei denn, es liegt eine gültige Freistellungsbescheinigung vor.

Zur Einbehaltung verpflichtet sind nicht nur Kapitalgesellschaften und Körperschaften, sondern auch öffentliche Einrichtungen, Selbstständige und unter bestimmten Voraussetzungen sogar Privatpersonen. Dabei spielt die steuerliche Zuverlässigkeit des ausführenden Unternehmens keine Rolle. Ohne gültige Bescheinigung ist der Steuerabzug gesetzlich vorgeschrieben.

Voraussetzungen für die Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt

Eine Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt wird nur dann ausgestellt, wenn das Unternehmen steuerlich zuverlässig arbeitet. Rückstände bei der Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer führen in der Regel zur Ablehnung. Auch laufende Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung schließen eine Erteilung meist aus.

Voraussetzung ist außerdem, dass alle Steuererklärungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen pünktlich eingereicht wurden. Die Angaben im Antrag müssen exakt mit den Daten übereinstimmen, die dem Finanzamt bereits vorliegen. Besonders bei der Freistellungsbescheinigung für Bauleistungen führen schon kleine Abweichungen – etwa bei der Unternehmensform oder der Beschreibung der Tätigkeiten – häufig zu Verzögerungen oder Ablehnungen.

Auch Kleinunternehmer:innen können eine Bescheinigung beantragen. In diesen Fällen ist besonders wichtig, dass alle Unterlagen vollständig und korrekt sind, beispielsweise die aktuelle Steuernummer und, wenn vorhanden, ein Handelsregisterauszug.

Im Kern geht es nicht um zusätzliche Bürokratie, sondern um Nachvollziehbarkeit. Wenn die steuerlichen Angaben stimmen, wird die Bescheinigung in der Regel ohne Probleme ausgestellt.

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Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG beantragen: So funktioniert’s

Die Beantragung der Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG sollte möglichst früh erfolgen – idealerweise vor Erbringung der ersten Bauleistung. Sie ist bei dem Finanzamt einzureichen, das für den Wohnsitz oder Betriebssitz des Unternehmens zuständig ist.

Für den Antrag werden in der Regel die Steuernummer und aktuelle Unternehmensdaten benötigt. Je nach Finanzamt können weitere Nachweise verlangt werden – etwa ein Handelsregisterauszug oder die Bestätigung der steuerlichen Anmeldung. Auch eine präzise Beschreibung der angebotenen Bauleistungen ist sinnvoll, da sie die Prüfung erleichtert und somit auch beschleunigt.

Die Bearbeitungszeit liegt meist zwischen einer und vier Wochen. Nach erfolgreicher Prüfung stellt das Finanzamt ein offizielles Dokument aus, das in der Regel über einen QR-Code oder ein Sicherheitsmerkmal verifiziert werden kann.

Der Antrag kann auch online gestellt werden, zum Beispiel über ELSTER, das offizielle Portal der Finanzverwaltung. Gleiches gilt für die Verlängerung. Liegt die Bescheinigung vor, sollte sie direkt an alle relevanten Auftraggeber:innen weitergeleitet werden – idealerweise mit dem Hinweis auf die digitale Echtheitsprüfung beim Bundeszentralamt für Steuern.

Was passiert, wenn keine Freistellungsbescheinigung vorliegt?

Fehlt eine gültige Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt, greift automatisch das Bauabzugsverfahren gemäß § 48 EStG. In diesem Fall müssen 15 % des Bruttorechnungsbetrags inklusive Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt abgeführt werden. Diese Regel gilt unabhängig davon, ob das beauftragte Unternehmen alle steuerlichen Pflichten erfüllt hat.

Für die ausführende Partei bedeutet das einen sofortigen Abzug vom Rechnungsbetrag. Der einbehaltene Betrag muss später über einen gesonderten Antrag beim Finanzamt zurückgefordert werden. Dieser Vorgang ist mit hohem bürokratischem Aufwand verbunden und belastet die Liquidität.

Doch auch für den/die Auftraggeber:in entstehen Risiken: Wird die Bauabzugssteuer nicht korrekt abgeführt, drohen Nachzahlungen, Säumniszuschläge oder sogar steuerliche Sanktionen. Selbst der Verweis auf eine alte oder ungültige Bescheinigung entbindet nicht von der Prüfungspflicht. Nur eine aktuelle Freistellungsbescheinigung schützt beide Seiten zuverlässig vor rechtlichen und finanziellen Konsequenzen.

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Wer ist verantwortlich für die Bauabzugssteuer?

Die Pflicht zur Abführung der Bauabzugssteuer liegt bei dem:r Auftraggeber:in. Sobald eine Bauleistung im Sinne von § 48 EStG in Auftrag gegeben wird, sollte dieser die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung prüfen.

Deshalb sollte jede Freistellungsbescheinigung beim Steuerabzug für Bauleistungen vor der Zahlung geprüft werden. Eine Online-Abfrage über das Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) genügt. Dort lässt sich mit wenigen Angaben – etwa der Steuernummer – der aktuelle Status verifizieren.

Eine gültige Bescheinigung signalisiert zudem steuerliche Zuverlässigkeit und Professionalität. Dies ist ein wichtiger Vertrauensfaktor bei öffentlichen oder gewerblichen Aufträgen. Wer auf Nummer sicher gehen will, prüft regelmäßig die Gültigkeit, bevor Geld ausgezahlt wird.

FAQ

Wie lange ist die Freistellungsbescheinigung gültig?

In der Regel gilt die Freistellungsbescheinigung zur Bauabzugssteuer für ein Jahr. Das genaue Ablaufdatum ist auf dem Dokument vermerkt. Um Verzögerungen bei Zahlungen zu vermeiden, sollte die Verlängerung einige Wochen vor Ablauf beantragt werden.

Wie kann ich die Gültigkeit prüfen?

Das Prüfung erfolgt online über das Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt). Dort lässt sich mithilfe weniger Angaben – etwa Steuernummer oder Unternehmensname – feststellen, ob eine Freistellungsbescheinigung gültig und offiziell registriert ist.

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