Eine Einzelwertberichtigung ist ein wichtiges Werkzeug im Forderungsmanagement. Sie schützt Dich vor finanziellen Risiken, wenn Kund:innen nicht zahlen. Hier erfährst Du, was dahintersteckt – praxisnah, verständlich und mit Beispielen.

Inhalt

Was ist eine Einzelwertberichtigung?

Die Einzelwertberichtigung ist eine Maßnahme zur Bewertung einzelner zweifelhafter Forderungen in der Buchhaltung. Du setzt sie ein, wenn bei bestimmten Kund:innen das Risiko besteht, dass offene Beträge nicht vollständig beglichen werden. Gemäß § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB gilt das Vorsichtsprinzip – Unternehmen müssen absehbare Verluste frühzeitig berücksichtigen. GoBD beziehen sich dabei auf Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, nicht auf Bewertungsfragen.

Sie basiert auf dem Grundsatz der vorsichtigen Bilanzierung und sorgt dafür, dass nur tatsächlich realisierbare Forderungen den Unternehmensgewinn beeinflussen. Das schützt vor Fehleinschätzungen – gerade bei schwankender Zahlungsmoral oder in wirtschaftlich unsicheren Zeiten.

Im Gegensatz zur Pauschalwertberichtigung, die pauschal für eine Vielzahl von Forderungen gilt, bezieht sich die Einzelwertberichtigung gezielt auf einen konkreten Einzelfall. Sie betrifft Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und ist ein wichtiges Instrument, um das Umlaufvermögen realistisch abzubilden. Durch die Berichtigung wird der tatsächliche Wert der Forderung angepasst – und die Bilanz spiegelt ein wahrheitsgetreues Bild der finanziellen Lage wider.

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Wann ist eine Einzelwertberichtigung notwendig?

Eine Einzelwertberichtigung wird nötig, wenn klar ist, dass eine Rechnung ganz oder teilweise nicht bezahlt wird. Das kann passieren, wenn Kund:innen wiederholt auf Mahnschreiben nicht reagieren, ein Inkassoverfahren läuft oder der Debitor zahlungsunfähig ist. Auch eine drohende Insolvenz oder ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten zählen dazu.

Auch wenn nur ein Teil der Forderung gefährdet ist, sollte das berücksichtigt werden. Wichtig ist: Der drohende Zahlungsausfall muss am Bilanzstichtag erkennbar und objektiv belegbar sein. Unternehmen dokumentieren dafür üblicherweise Mahnläufe, Gesprächsprotokolle oder Auskünfte von Wirtschaftsauskunfteien.

Im Forderungsmanagement hilft die Einzelwertberichtigung, Risiken früh zu erkennen und das Ergebnis realistisch darzustellen. So lässt sich zuverlässig vermeiden, dass Steuern auf Einnahmen gezahlt werden, die wahrscheinlich nie eingehen – ein Vorteil, der gerade für kleine Unternehmen entscheidend sein kann.

Einzelwertberichtigung buchen: So funktioniert die Buchung

Du erfasst die Einzelwertberichtigung im Rahmen der doppelten Buchführung. Dabei wird eine Forderung in der Bilanz gemindert, ohne sie komplett auszubuchen. Der offene Betrag bleibt bestehen, wird aber durch eine Einzelwertberichtigung auf ein separates Konto reduziert.

Typischer Ablauf:

  • Falls erforderlich, Umbuchung der Forderung auf „Zweifelhafte Forderungen“: SKR03 = 1460 / SKR04 = 1240.
  • Bildung der Einzelwertberichtigung (indirekte Abschreibung): SKR03 = 2451 an 0998 / SKR04 = 6923 an 1246.

Wenn Du eine Einzelwertberichtigung buchen und dabei den SKR03 verwenden möchtest, nutzt Du typischerweise das Konto 2451 für den Aufwand und 0998 für die Berichtigung. Damit stellst Du sicher, dass die Buchung GoBD-konform und prüfungssicher erfolgt.

Ein typischer Buchungssatz lautet: „Aufwand für Einzelwertberichtigungen an Einzelwertberichtigung auf Forderungen“.

Bei der Buchung ist Sorgfalt gefragt: Wer eine Einzelwertberichtigung zu früh oder ohne ausreichende Begründung vornimmt, riskiert Probleme bei einer Betriebsprüfung. Gleichzeitig kann sie steuerlich wirksam sein, da der Aufwand gewinnmindernd wirkt.

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Einzelwertberichtigung berechnen: Schritt für Schritt

Damit die EWB rechtssicher und nachvollziehbar ist, solltest Du bei der Berechnung systematisch vorgehen. 

  1. Prüfe die offene Forderung – welche Rechnung ist betroffen und wie hoch ist der Gesamtbetrag?
  2. Bewerte die Zahlungssituation – gibt es Mahnungen, Teilzahlungen oder Hinweise auf Zahlungsausfall?
  3. Schätze den voraussichtlichen Zahlungsausfall realistisch ein.
  4. Berechne die Einzelwertberichtigung:
    Beispiel: Rechnung über 1.000 € netto + 190 € USt, erwartete Zahlung: 300 € → EWB: 700 € netto.
  5. Überprüfe, ob Du bei der Einzelwertberichtigung brutto oder netto rechnen musst: Bei umsatzsteuerpflichtigen Forderungen gilt der Nettobetrag – die Umsatzsteuer wird erst bei Uneinbringlichkeit korrigiert (§ 17 UStG).

Tipp: Viele Unternehmen arbeiten mit internen Bewertungsrichtlinien, um Schätzungen nachvollziehbar und einheitlich zu gestalten.

Einzelwertberichtigung auflösen – das ist zu beachten

Die Einzelwertberichtigung wird aufgelöst, wenn sich die Situation der Forderung klärt. Erfolgt eine vollständige Zahlung, buchst Du die EWB gewinnwirksam zurück. Bei Teilzahlung wird nur der entsprechende Anteil aufgelöst.

Kommt es zu einem endgültigen Forderungsverlust, etwa durch Insolvenz, buchst Du die Forderung über das Konto „Verluste aus Forderungen“ aus und buchst die EWB entsprechend aus.

Wichtig: Das Auflösen der EWB bedeutet nicht automatisch, dass die Forderung verschwindet – es ist eine Anpassung des Bewertungsansatzes, abhängig vom tatsächlichen Zahlungsausgang. Deshalb solltest Du jede Änderung dokumentieren, um gegenüber Finanzamt oder Prüfer:innen die Vorgehensweise belegen zu können.

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Einzelwertberichtigung und Umsatzsteuer

Bei der Einzelwertberichtigung bleibt die Umsatzsteuer zunächst unberührt. Grund: Die Forderung gilt noch nicht als uneinbringlich. Erst wenn klar ist, dass keine Zahlung mehr erfolgt, greift § 17 UStG.

Dann darfst Du als Leistende:r die Umsatzsteuer berichtigen; der Leistungsempfänger muss gegebenenfalls seine gezogene Vorsteuer korrigieren. Wichtig: Der Ausfall muss eindeutig feststehen – etwa durch ein Insolvenzverfahren oder nach mehreren erfolglosen Mahnungen.

Du berichtigst zum Zeitpunkt des endgültigen Forderungsverlusts. So bleibt die Umsatzsteuerlast realistisch – ohne, dass zu früh korrigiert wird.

Beispiel: Eine Forderung über 1.190 € brutto (1.000 € netto + 190 € USt) wird uneinbringlich. Dann kannst Du neben dem Forderungsverlust auch die 190 € Umsatzsteuer zurückfordern – über eine Korrektur in der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung.

Unterschiede der Einzelwertberichtigung zu anderen Bewertungsmaßnahmen

Die Einzelwertberichtigung unterscheidet sich deutlich von der Pauschalwertberichtigung. Während Letztere pauschal für eine Vielzahl offener Forderungen kalkuliert wird, bezieht sich die EWB auf einzelne, konkret gefährdete Posten.

Auch zur außerplanmäßigen Abschreibung besteht ein Unterschied: Diese betrifft meist Anlagevermögen, nicht das Umlaufvermögen, zu dem Forderungen zählen.

Für den Jahresabschluss ist die richtige Bewertung entscheidend: Nur so lässt sich die tatsächliche Ertragslage korrekt darstellen. Die Einzelwertberichtigung ist deshalb ein zentrales Instrument der Debitorenbuchhaltung und bietet eine solide Basis für fundierte Bilanzanalysen.

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