Einfache Buchführung - Verständlich erklärt

Erfahre in unserem Artikel, wer die einfache Buchführung nutzen kann und warum sie so wertvoll ist. 

Einfache Buchführung: Eine kurze Einführung

Jederzeit den Gewinn des Unternehmens im Blick zu behalten, ist der Schlüssel zum Erfolg. Daher ist es auch so wichtig, dass Du diesen regelmäßig dokumentierst. Dabei hilft Dir die einfache Buchführung, bei der Du Einnahmen und Ausgaben Deiner Firma gegenüberstellst und den Gewinn ermittelst.

Für die einfache Buchführung musst Du lediglich Deine Belege, also Nachweise aller Einnahmen und Ausgaben, sammeln. Es ist wichtig, Belege aufzubewahren, denn bei Bedarf kann das Finanzamt Deine Buchungssätze abfragen. Das Ziel der einfachen Buchführung besteht darin, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen.

Das bedeutet, dass Du einen Überblick über Deine Kosten, Einnahmen und Deinen Gesamtgewinn erhältst. Dies ist für die Einkommenssteuererklärung wichtig . 

Was bedeutet Buchführungspflicht?

Ist ein Unternehmen zur Buchführung verpflichtet, muss es seine Umsätze und Gewinne stets dokumentieren und nachweisen. Die Buchführungspflicht bezeichnet die gesetzliche Verpflichtung von Unternehmen, ordnungsgemäß Buch zu führen und einen Jahresabschluss zu erstellen. Diese Pflicht ist im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) verankert und gilt insbesondere für Kaufleute.

Für wen ist die einfache Buchführung geeignet?

Die einfache Buchführung – oft auch als Buchhaltung für Kleingewerbe bezeichnet – richtet sich an Freiberufler, kleine Unternehmen und Selbstständige mit maximal einem Angestellten. Diese Unternehmer sind zur Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verpflichtet, sofern bestimmte Umsatz- und Gewinnlimits nicht überschritten werden. Dieser Bericht ermöglicht eine präzise Ermittlung von Gewinn oder Verlust.

Um die einfache Buchführung nutzen zu können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• nicht im Handelsregister eingetragen
• weniger als 80.000 Euro Jahresgewinn in zwei aufeinanderfolgenden Jahren
• weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren

Schauen wir uns im nächsten Abschnitt an, wie die einfache Buchführung abgewickelt wird.

Wie läuft die einfache Buchführung ab?

Auch bei der einfachen Buchführung gibt es einige Aspekte, die beachtet werden müssen, darunter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Belege sowie die korrekte Abführung der Umsatzsteuer. Außerdem ist es wichtig zu wissen, dass bestimmte Posten wie Rückstellungen oder Abschreibungen bei dieser Form der Buchhaltung nicht erfasst werden.

Diese Art der Buchführung ist gerade deshalb einfach, weil sie leicht und rasch umsetzbar ist. Als Unternehmer hast Du dabei die Aufgabe, ein Kassenbuch zu führen. Das muss natürlich kein echtes Buch sein, sondern kann auch aus einer Excel-Vorlage bestehen, in die Du alle Einnahmen und Ausgaben einfügst.

Nun notierst Du täglich, wöchentlich oder monatlich alle Ausgaben, die bar bezahlt und von Deinem Konto abgebucht wurden. Die Gewinnsumme berechnest Du, indem Du alle Betriebseinnahmen und Ausgaben miteinander verrechnest.

Die einfache Buchführung umfasst im Wesentlichen also die folgenden Schritte:

1. Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben: Alle Geschäftsvorfälle werden chronologisch in einem Einnahmen- und Ausgabenbuch festgehalten.
2. Sortierung und Archivierung von Belegen: Alle Belege zu Einnahmen und Ausgaben müssen sorgfältig sortiert und sicher aufbewahrt werden.
3. Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Am Jahresende werden die Einnahmen und Ausgaben in einer EÜR gegenübergestellt, um den steuerpflichtigen Gewinn zu ermitteln.

Stellen wir uns einen freiberuflichen Grafikdesigner vor, der die einfache Buchführung verwendet, um Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, was die Verwaltung seiner Finanzen und die Erstellung der jährlichen EÜR für die Steuererklärung erleichtert. So könnte die einfache Buchhaltung in diesem Fall geführt werden:

Erfassung von Einnahmen 

Hierbei wird jede Zahlung eines Kunden mit den wichtigsten Details:

Erfassung von Ausgaben 

Geschäftsausgaben werden ähnlich erfasst:

Organisation von Belege 

Belege werden entweder digital oder in Papierform abgelegt, um eine vollständige Dokumentation sicherzustellen.

Monatliche Überprüfung

Der Designer prüft monatlich alle Einträge, um sicherzustellen, dass alle Einnahmen und Ausgaben korrekt erfasst wurden.

Erstellung der jährlichen EÜR

Am Jahresende werden Einnahmen und Ausgaben für die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) summiert:

Einfache Buchhaltung vs. doppelte Buchführung: Ein Vergleich

In unserer Tabelle findest Du jeden wichtigen Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung:

Welche Buchungsposten sind bei der einfachen Buchführung relevant?

Bei der einfachen Buchführung, die oft von kleinen Unternehmen oder Freiberuflern genutzt wird, sind folgende Buchungsposten relevant:

1. Einnahmen: alle Einnahmen aus Verkäufen oder Dienstleistungen
2. Ausgaben: Miete, Gehälter, Materialkosten usw.
3. Privatentnahmen: Entnahmen von Geld oder Waren für private Zwecke
4. Privateinlagen: Einlagen von privatem Vermögen ins Unternehmen
5. Umsatzsteuer: auf alle Einnahmen; Vorsteuer auf Ausgaben
6. Sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten: offene Rechnungen oder Zahlungsverpflichtungen

Vorteile der einfachen Buchführung

Die einfache Buchführung hat viele Vorteile. Im Vordergrund steht natürlich die Tatsache, dass sie leichter umzusetzen ist und kleine Betriebe auf diese Weise enorm viel Zeit sparen können, sofern sie die Steuererklärung selbst übernehmen.

Natürlich hat die einfache Buchführung aber noch mehr Vorteile:

1. Kosteneinsparung: Für die einfache Buchführung benötigst Du im Vergleich zur doppelten Buchführung weniger Ressourcen. Du kannst die Buchhaltungsaufgaben zudem selbst erledigen, was die Kosten für externe Buchhaltungsdienste senkt.
2. Übersichtlichkeit: Die einfache Buchführung bietet eine klare und leicht nachvollziehbare Struktur, die Unternehmern ermöglicht, schnell einen Überblick über ihre finanziellen Transaktionen zu gewinnen. 

Hinzu kommt noch der Vorteil des Zu- und Abflussprinzips. Dieses sagt aus, dass ein Einnahmen-Posten erst dann Steuern mit sich bringt, wenn er tatsächlich eingegangen ist. 

Tipps für eine erfolgreiche einfache Buchführung

Hier findest Du ein paar Tipps, wie die einfache Buchführung noch schneller und effizienter vonstatten geht:

1. Trenne geschäftliche und private Ausgaben: Insbesondere Freiberufler und Einzelunternehmer sollten alle privaten Einnahmen und Ausgaben auf einem eigenen Bankkonto verbuchen. Beträge, die nur den Betrieb betreffen, gehören getrennt auf ein Geschäftskonto.
2. Belege speichern: Eine Buchung ohne Beleg ist schlecht. Bewahre daher immer alle geschäftlichen Rechnungen und Belege auf - es ist egal, ob Du dafür einen Ordner auf Deinem Computer erstellst oder einen Schrank in Deinem Arbeitszimmer verwendest. Dies ist wichtig, da das Finanzamt bestimmte Belege zur Prüfung anfordern kann.
3. Buchhaltungssoftware nutzen: Tools helfen Dir dabei, die Erfassung und Dokumentation von Belegen zu vereinfachen.
4. Lass Dir von einem Steuerberater helfen: Überfordert und gestresst vom vielen Papierkram? Kein Problem, ein Steuerberater nimmt Dir diese Arbeit gerne ab. Außerdem hast Du so mehr Zeit für Deinen Betrieb.
5. Alle Buchungen wöchentlich oder monatlich dokumentieren: Führe die Buchungen regelmäßig durch, damit Du nicht stunden- oder gar tagelang an deiner Buchhaltung sitzt
6. Tipps und Tricks beherzigen: Vorschriften können sich ändern, und manchmal vergisst man entscheidende Informationen einfach. Hier hilft es, sich regelmäßig zu informieren und Ratschläge anzunehmen. 

Des Weiteren solltest Du feste Zeiten für die Buchführung einplanen. Das kann beispielsweise immer am Freitag in der letzten Woche des Monats sein - mit dieser Regelmäßigkeit sorgst Du für Struktur. Außerdem solltest Du Deine Ausgaben häufig überprüfen, um unnötige Ausgaben und Einsparungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Du möchtest über Finom auf dem Laufenden bleiben? Dann abonniere unseren monatlichen Newsletter, um die neuesten Updates zu erhalten!

Durch Klicken auf “→” erklärst Du Dich mit unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen einverstanden

Häufig gestellte Fragen zur einfachen Buchführung

Was ist bei der einfachen Buchführung zu beachten?

Bei der einfachen Buchführung ist es unerlässlich, sämtliche Belege sorgfältig zu archivieren. Einnahmen und Ausgaben müssen lückenlos erfasst werden, um eine genaue Übersicht zu gewährleisten. Essentiell ist zudem, dass Du Deine privaten und geschäftlichen Transaktionen strikt trennst. So bleibt die Übersicht über die Geschäftszahlen klar und nachvollziehbar.

Welche Posten werden bei der einfachen Buchführung ausgelassen?

Bei der einfachen Buchführung werden komplexe Posten wie Rückstellungen, Abschreibungen und die Bilanzierung von Vermögenswerten nicht erfasst. Stattdessen konzentriert sie sich auf die einfachen, täglichen Geschäftsvorfälle. Diese Vereinfachung ist ideal für kleinere Unternehmen oder Selbstständige, die weniger komplizierte Geschäftsprozesse haben und somit keine umfassende Buchhaltung benötigen.

Wie unterstützt die einfache Buchführung die EÜR?

Die einfache Buchführung stellt eine strukturierte Übersicht über sämtliche Einnahmen und Ausgaben bereit, die direkt in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) übernommen werden kann. So wird eine unkomplizierte Gewinnermittlung ermöglicht, die besonders für Freiberufler und kleine Unternehmen Zeit sparen und die Effizienz erhöhen kann.

Schau Dir unsere anderen Artikel an:

• GmbH-Haftung: Wer haftet bei einer GmbH?
• Steuerklasse für Selbstständige: Gibt es eine?
• Freiberufler oder Kleingewerbe
• Schanklizenz: Definition, Antragsverfahren und Verantwortlichkeit
• GmbH: Vorteile und Nachteile