Automatischer Zahlungsabgleich — was ist das, warum brauchen wir ihn und wie hilft er, die Buchhaltung von Freiberuflern und Unternehmern zu vereinfachen? Das Finom-Team berücksichtigt stets die Bedürfnisse seiner Kunden, egal ob Freiberufler oder Unternehmer.
Eine der nützlichsten Funktionen, die wir für unsere Plattform entwickelt haben, ist zweifelsohne der automatische Zahlungsabgleich. Es handelt sich dabei um ein wertvolles Instrument, das die Buchhaltung einfacher und intuitiver macht, vor allem für diejenigen, die sich nicht gerne mit den administrativen Aspekten ihres Unternehmens beschäftigen. Über eine weitere nützliche Funktion von Finom, die elektronische Rechnungsstellung, haben wir hier gesprochen.
Und jetzt erklären wir Ihnen, wie Sie den automatischen Zahlungsabgleich in Finom einrichten können.
Zahlungsabgleich: Was ist das?
Für Freiberufler:innen wie auch für Unternehmen bezieht sich der Begriff "Zahlungsabgleich" auf einen Prüfungsvorgang von finanziellen Transaktionen. Konkret wird dabei überprüft, ob die erfassten Buchungen mit den Kontoauszügen der Bank übereinstimmen.
Was bedeutet das in der Praxis? Wir wissen, dass Finom sich hauptsächlich an Freiberufler:innen und KMUs richtet. In diesem Fall wird ein Zahlungsabgleich durchgeführt, um die Banktransaktionen mit den ausgestellten Rechnungen abzugleichen. Mit anderen Worten: Durch den Abgleich wird sichergestellt, dass alle Zahlungen (rechtzeitig) erhalten wurden. Gleichzeitig wird der Cashflow überwacht, um Probleme durch Zahlungsunfähigkeiten zu vermeiden.
Dasselbe Verfahren lässt sich auch umkehren: Freiberufler:innen und/oder Unternehmer stellen nicht nur Rechnungen aus, sondern müssen auch Lieferanten von Produkten bzw. Dienstleistungen bezahlen. Auch hier ist der Zahlungsabgleich ein wertvolles Hilfsmittel, um den Überblick über die eigene Buchhaltung zu behalten, da dieser es uns erlaubt, bezahlte und ausstehende Beträge sowie Zahlungsaufforderungen abzugleichen.
Automatischer Zahlungsabgleich in Finom — wie funktioniert das?
Dank Finom werden mühsame Buchhaltungsvorgänge nicht nur einfacher und schneller, sondern sind auch zu 100% digital. Über unsere Plattform kann jede getätigte Banktransaktion mit der entsprechenden Rechnung verknüpft werden, unabhängig davon, ob Sie diese ausgestellt oder von jemand anderem erhalten haben.
Auf diese Weise behalten Sie auch die Übersicht über Ihre Buchhaltung und können sofort erkennen, welche Zahlungen noch ausstehend sind, ohne sich mit den Rechnungen zu verzetteln.
Die Aktivierung dieser Funktion beeinträchtigt natürlich keinesfalls die Sicherheit Ihrer Daten. Sie erleichtert Ihnen nur Ihr „Daily Business“ und ist zudem noch leicht bedienbar: Finom ermöglicht es Ihnen, jede erhaltene oder ausgestellte Rechnung als bezahlt zu markieren, wenn die entsprechende Zahlung eingeht bzw. wenn ein Betrag bezahlt wurde. Hier erklären wir Ihnen, wie – in vier einfachen Schritten.
Aktivierung des automatischen Finom-Zahlungsabgleichs
1. Zahlung eingeben
Öffnen Sie zunächst das Dashboard, um zur Übersicht aller Rechnungen, welche über die Finom-Plattform versendet wurden bzw. eingegangen sind, zu gelangen. Wählen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten möchten, und klicke auf die Schaltfläche "Zahlung hinzufügen" oben rechts.
2. Transaktionsdetails eingeben
Sobald Sie auf "Zahlung hinzufügen" klicken, wird automatisch ein neues Fenster geöffnet. Dort können Sie alle Details zur geleisteten bzw. erhaltenen Zahlung eingeben, z.B. die Art der Zahlung, das Eingangsdatum und die Höhe des Betrags.
Wenn Sie für Ihre Konten bereits die Multibanking-Funktion von Finom nutzen, wird dieser Schritt noch einfacher, denn Sie können hier direkt die entsprechende Transaktion auswählen.
3. Teilzahlung? Kein Problem!
Wenn Sie Ihre Zahlungen noch nicht vollständig beglichen haben oder Rechnungseingänge in mehreren Raten erhalten, können Sie diese Zahlungen dennoch erfassen, ohne den Überblick über die ausstehenden Beträge zu verlieren.
Wenn Sie eine bestimmte Rechnung ausgewählt haben, wird Ihnen das System automatisch Auskunft darüber geben, ob die damit verbundene Banktransaktion den Betrag noch nicht vollständig abdeckt, also ob die Rechnung erst teilweise beglichen wurde.
Oben rechts werden Sie das Feld "Verknüpfte Zahlungen" sehen, in dem die noch zu zahlenden bzw. zu erhaltenden Differenzbeträge zu den bereits teilweise eingegangenen/ausgegebenen Beträgen automatisch angezeigt werden.
4. Zusatzfunktionen erkunden
Wenn Sie diese Schritte erledigt haben, sind Sie schon fertig und können mit dem Zahlungsabgleich-Tool den Überblick über Ihre Buchhaltung behalten.
Sobald eine Rechnung als bezahlt markiert ist, wird der Betrag auf Ihrem Dashboard in Echtzeit als Ein- bzw. Ausgang erfasst.
An dieser Stelle können Sie, wenn Sie es für sinnvoll Halten, zusätzliche Dokumente zu Ihren Bankbuchungen hinzufügen — zum Beispiel einen Kooperationsvertrag — und die verschiedenen Transaktionen durch ein praktisches Tag-System markieren, das es Ihnen somit ermöglicht, bestimmte Bewegungen leichter identifizieren zu können.
Dank der intelligenten Software von Finom können Sie so Ihre gesamte Buchhaltung automatisieren und Zahlungen in Minutenschnelle abgleichen. So gewinnen Sie Zeit und Ressourcen für die wirklich wichtigen Dinge — Ihr Geschäft.
Finom — intelligente Finanzlösungen für kleine und mittlere Unternehmen
Bevor Sie sich nun anderem widmen, würden wir gerne von Ihnen wissen, ob Sie bereits mit Finom in Kontakt gekommen sind. Wir bieten nämlich die smartesten Produkte für KMUs, Freiberufler:innen und Selbstständige an! Unsere Finanzdienstleistungen vereinen Banking, Buchhaltung und Rechnungsfunktionen in einer digitalen Lösung, die immer auf Ihrem Smartphone verfügbar ist. Egal, wo Sie sind, Sie haben immer Zugriff auf Ihr Konto, können mit wenigen Klicks eine Rechnung erstellen und versenden und alle geschäftlichen Angelegenheiten schnell, einfach und sicher lösen. Schauen Sie doch mal vorbei, um herauszufinden, was wir noch so alles an finanziellen Vorteilen auf Lager haben.
