Een zakelijke brief schrijven is voor de meeste mensen geen dagelijkse bezigheid en het kan daardoor een klus worden waar flink tegenop wordt gezien. Er wordt vaak getwijfeld over de inhoud van de brief en hoe de brief precies moet worden opgesteld.

Omdat het echter vrij duidelijk is welke ongeschreven regels er gevolgd moeten worden, is het beduidend minder gecompliceerd dan we met z'n allen denken. Lees verder om erachter te komen hoe u een brief schrijft en wat daar absoluut niet in mag ontbreken.

Inhoud

Het belang van een zakelijke brief in de financiële sector

Zakelijke brieven zijn essentieel in de financiële sector omdat ze een belangrijke rol spelen bij het onderhouden van professionele relaties en het beïnvloeden van bedrijfsresultaten.

Het is een effectieve manier om klanten te informeren over producten en diensten, hun behoeften te begrijpen en hun vragen te beantwoorden. Zakelijke brieven zijn ook een belangrijk middel om klachten en problemen op te lossen. Door een goede brief te schrijven, behoudt je bedrijf een professioneel imago.

Maar hoe schrijf je een zakelijke brief? Om te beginnen bekijken we wat de standaard opmaak en structuur van zo'n brief moet zijn en waar u nog meer op moet letten.

De structuur van een zakelijke brief

De structuur of opmaak van een zakelijke brief gaat via een aantal regels die niets aan de verbeelding overlaten. Afhankelijk van waar uw brief precies voor dient kunnen er kleine verschillen zijn, maar die blijven doorgaans beperkt. Zorg ervoor dat u de onderstaande volgorde aanhoudt, dan zit u altijd goed:

  • Titel en adresgegevens. De brief begint met de titel en adresgegevens van de ontvanger en de verzender. Vermeld voor de ontvanger de NAW gegevens, eventueel aangevuld met functietitel, bedrijfsnaam en afdeling. Doe hetzelfde voor uw eigen adresgegevens.
  • Datum, plaats en onderwerp. Meld hierna de plaats en datum zodat men direct kan zien waar en wanneer de brief is gemaakt. Het is aan te raden om deze informatie aan de linkerkant van een zakelijke brief neer te zetten. Daarna volgt de regel met het onderwerp.
  • Juiste aanhef. Afhankelijk van het feit of u de naam van de ontvangen kent, kunt u deze in de aanhef vermelden. Weet u de naam niet zeker of gaat de brief niet naar een vaste ontvanger, dan kunt u kiezen voor 'Geachte heer/mevrouw' zonder daarbij een naam te vermelden.
  • Inhoud en belangrijkste elementen. De eerste alinea kan worden gebruikt om het onderwerp van de brief en de reden waarom hij wordt geschreven verder uit te leggen. Daarna volgt de kernboodschap en de argumentatie zodat u goed duidelijk kunt maken wat u precies wilt.
  • Afsluiting en slotgroet. Er zijn verschillende manieren om een brief mee af te sluiten, waarbij vooral met vriendelijke groet en hoogachtend vaak worden gebruikt. Het is zaak om zelf een beetje aan te voelen wat het beste is voor de specifieke situatie waarvoor u een brief schrijft.
  • Professioneel ondertekenen. Ondanks dat u uw naam al bovenaan de brief hebt vermeld, moet deze eronder nogmaals worden geschreven. Doe dit samen met een (digitale) handtekening om het zo een nog professionelere uitstraling te geven.

Taalgebruik en toon van een zakelijke brief

Hoewel we informeel communiceren op verschillende platformen, is dit niet de bedoeling in een zakelijke brief. Het antwoord op de vraag hoe begint u een zakelijke brief, is dan ook niet met ‘hallo’. Zorg ervoor dat u vanaf het begin de juiste toon aanslaat zodat de ontvanger direct kan zien dat het serieus is. Een informele toon past niet bij de beleefdheidsvormen van grote bedrijven. Houd uw brief dus altijd netjes, ongeacht de reden.

Wees ook qua taalgebruik niet te amicaal en blijf bij het onderwerp. Omdat u serieus genomen wilt worden, moet een dergelijke brief een serieuze vraag of kwestie bevatten. Gebruik duidelijke, nette taal en schrijf grammaticaal correcte en foutloze brieven. Laat uw brief altijd door een ander nalezen voordat u deze verstuurt.

Tips voor effectieve communicatie

Effectieve communicatie is de sleutel tot het schrijven van een goede zakelijke brief. De boodschap moet duidelijk zijn om hem zo goed mogelijk over te kunnen brengen. Gelukkig kunt u, aan de hand van de volgende tips, precies zien wat de beste manier is om effectief te communiceren en een goede brief op te stellen.

Duidelijke communicatie

Communiceer niet alleen duidelijk in uw taalgebruik maar ook in de indeling van uw brief. Als de indeling goed is kan de geadresseerde eerder zien waar het om gaat en is de kans groter dat u een goede indruk zult maken.

Om het interessant te houden voor de ontvanger doet u er goed aan clichés te vermijden en ervoor te zorgen dat het kort en bondig blijft. Zo leest een brief toch nog lekker weg ondanks dat hij een serieus onderwerp heeft.

Controleer grammatica en spelling

Het ergste wat mis kan gaan bij een zakelijke brief is dat er veel fouten in te bespeuren zijn op het gebied van grammatica en spelling. Bovendien is het een kleine moeite om uw brief twee of drie keer na te lezen en dit ook nog even door een ander te laten doen. Die extra controle is belangrijk. 

Houd het positief en geef iets persoonlijks mee

Zelfs wanneer u een klachtenbrief of bezwaarschrift schrijft, is het goed om dit met een positieve insteek te doen. Het zal daardoor niet vijandig overkomen op de ontvanger en dat helpt om uw boodschap over te kunnen brengen.

Door er ook nog een persoonlijke noot aan toe te voegen valt uw brief eerder op, wat handig kan zijn als het bijvoorbeeld om een baan gaat waar vele andere mensen ook op solliciteren.

Zakelijke brieven: voorbeelden en sjablonen

Er kunnen talloze redenen zijn waarom mensen een nette brief willen maken. De meeste richtlijnen hiervoor zijn op al deze soorten brieven van toepassing, maar er kunnen kleine verschillen zijn afhankelijk van wat het onderwerp van de brief is.  

Sollicitatiebrieven

Als u gaat solliciteren is het goed om duidelijk te maken dat u graag in aanmerking komt voor een functie. Daarnaast wilt u laten weten waarom u de ideale persoon bent voor de positie en welke ervaring u heeft die van pas kan gaan komen. Bij dit type zakelijke brief is het daarom belangrijk om overtuigend over te komen. 

Klachtenbrieven

Een klachtenbrief is een heel ander verhaal. Wanneer u ontevreden bent over een bepaald product of een bepaalde dienst, wilt u zo serieus mogelijk overkomen. Als u hoopt op een praktisch advies voor consumenten of een oplossing voor uw probleem gaat het er vooral om dat de ontvangers weten dat er iets niet goed zit zodat er actie kan worden ondernomen.

Offerte-aanvragen

Of u nu zelf een offerte aanvraagt of er eentje gaat versturen, het idee erachter blijft vrijwel hetzelfde. Alle persoonsgegevens en overige informatie moeten correct zijn om zo professioneel mogelijk over te komen als iemand een product of dienst wil afnemen.

Verder is het bij dit type zakelijke brief vooral van belang dat er een duidelijke prijs wordt genoemd en wat iemand daarvoor in de plaats mag terug verwachten. Vermeld ook altijd een einddatum.

Maken van bezwaar

Een bezwaarschrift heeft wel iets weg van een klachtenbrief. Bent u het niet eens met een beslissing van een bepaalde instantie, een boete of een andere betaling? Dan is het mogelijk om een bezwaarschrift in te dienen. Geef hierin vooral goed aan waarom u het er niet mee eens bent en wat de voornaamste reden is waarom een beslissing moet worden teruggedraaid of een boete moet worden kwijtgescholden.

Wanneer u een zakelijke brief als voorbeeld wilt gebruiken om er zelf eentje te gaan opstellen, is het goed om te weten dat er verschillende sjablonen zijn. Zakelijke brief voorbeelden bieden een gestructureerde en professionele manier om de brief op te bouwen, wat helpt om fouten te voorkomen en de leesbaarheid te verbeteren.

Conclusie

In een tijd waarin de grenzen tussen formeel en informeel steeds verder vervagen, mag het belang en de kracht van het correct opstellen van een zakelijke brief of e-mail niet worden onderschat. Heldere communicatie en een goede eerste indruk spelen hierbij nog altijd een grote rol. Zorg er daarom altijd voor dat u een zakelijke brief op de juiste manier opstelt die past bij het doel waar hij voor dient.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een zakelijke brief en een informele brief?

Hoewel het steeds gebruikelijker wordt om los en minder formeel te communiceren, straalt een zakelijke brief nog altijd professionaliteit uit. Daarentegen is een informele brief eerder bedoeld voor mensen die u al kent en waar u reeds een vriendschappelijke band mee hebt.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn zakelijke brief effectief is?

De beste manier om ervoor te zorgen dat u een effectieve zakelijke brief schrijft is door te kiezen voor de juiste structuur, toon en voor correct taalgebruik. Daarmee zult u altijd een goede indruk maken bij degene die deze ontvangt.

Wat zijn enkele veelvoorkomende fouten bij het schrijven van zakelijke brieven die ik moet vermijden?

Enkele veelgemaakte fouten bij het schrijven van zakelijke brieven zijn onjuiste grammatica, dubbelzinnigheid, onduidelijke structuur, een te informele toon en onjuiste adressering.

Lees onze andere artikelen: 

Laatste artikelen

Bericht delen