Een ontslagbrief schrijven is een van die dingen die u niet dagelijks doet, maar waar u ongetwijfeld een keer mee in aanraking komt, als werkgever of werknemer. Op zo'n moment is het belangrijk dat u weet wat er allemaal in een dergelijke brief moet staan zodat hij rechtsgeldig is.

 

Omdat er een arbeidscontract wordt opgezegd moeten hier bepaalde dingen instaan. Op deze pagina leest u alles over hoe het opstellen van zo'n brief werkt en waarom u zo’n brief zou kunnen schrijven. 

Inhoud

Wat is een ontslagbrief?

Een ontslagbrief wordt verstuurd door een bedrijf dat de samenwerking met een medewerker wil beëindigen of een medewerker die ontslag neemt. Afhankelijk van wat de situatie precies is en om wat voor bedrijf of medewerker het gaat, kan de inhoud verschillen. Het is een formele manier om de samenwerking en het arbeidscontract te beëindigen.

Om dit op de juiste manier te doen is het belangrijk dat er geen informatie ontbreekt. Lees verder om een antwoord op de vraag ‘wat staat er in een ontslagbrief’ te krijgen en te ontdekken waarom u deze schrijft en hoe u dit moet doen.

Waarom zou u een ontslagbrief schrijven?

Wilt u als werknemer ontslag nemen of als werkgever een tijdelijk contract opzeggen, dan moet u dit schriftelijk kenbaar maken. Op die manier voorkomt u later problemen en weten alle partijen exact waar ze aan toe zijn. Zie hieronder de voornaamste redenen waarom u er altijd goed aan doet om een ontslagbrief te schrijven.

Op goede voet uit elkaar gaan

Het is altijd fijn om op een goede manier uit elkaar te gaan. Door via de officiële weg ontslag te nemen maakt u de laatste periode bij een werkgever of met een werknemer niet ongemakkelijk. Beide partijen hebben er baat bij als alles via het boekje gebeurt. 

Zorgen dat uw reputatie in stand blijft

Door een goede ontslagbrief te schrijven houdt u uw professionele reputatie in stand. Datzelfde geldt wanneer u als bedrijf een personeelslid wilt laten weten dat de samenwerking niet langer wordt voortgezet. Dit zal voor een soepele transitie voor zowel werkgever als werknemer zorgen. 

Juridische bescherming

Een formele ontslagbrief dient als bewijs dat een baan officieel is beëindigd. Het kan ook dienen als wettelijk bewijs dat dit tijdig is gebeurd met inachtneming van de bijbehorende opzegtermijn.

Inhoud van een ontslagbrief

Er zijn een aantal onderdelen die niet mogen ontbreken in een brief als deze:

  • Naam en het adres van het bedrijf en de werknemer. Begin met het adres van het bedrijf en de betrokken werknemer zodat direct duidelijk wordt aan wie deze brief gericht is en waar hij vandaan komt.
  • Datum waarop de brief wordt verstuurd. Het vermelden van de datum waarop de ontslagbrief wordt verstuurd is van groot belang. Dit dient namelijk als bewijs dat er op tijd is doorgegeven dat de overeenkomst beëindigd gaat worden.
  • Duur van de opzegtermijn. Als aanvulling op het vorige punt: er moet ook worden aangegeven wat de duur van de opzegtermijn is. 
  • Mededeling dat u de arbeidsovereenkomst wil beëindigen. Dit is de inhoud waar het echt om gaat. De mededeling dat een arbeidsovereenkomst beëindigd wordt staat centraal in iedere ontslagbrief. 
  • Naam en handtekening. Vul als laatste de naam en handtekening in om alles officieel te maken. Daarna kan de brief per post of per e-mail verzonden worden.

Verschillende situaties en soorten ontslagbrieven

De manier waarop u de brief schrijft is deels afhankelijk van waarom hij wordt geschreven. Heeft u een medewerker met een vast contract tientallen jaren in dienst gehad en gaat u op goede voet uit elkaar, dan ziet een ontslagbrief er doorgaans anders uit dan wanneer iemand direct na een proefperiode naar iets anders uit mag gaan kijken. Hieronder ziet u verschillende situaties voor ontslagbrieven.

  • Vrijwillig ontslag. Wanneer een werknemer vrijwillig ontslag neemt, bijvoorbeeld omdat hij een andere baan heeft gevonden, zal hij de brief zelf opstellen en versturen. 
  • Gedwongen ontslag. Mocht er om een bepaalde reden een gedwongen ontslag volgen, dan zal de werkgever bij het opstellen van de brief hier duidelijke redenen voor geven.
  • Ontslag na proeftijd. Als na een proeftijd het besluit wordt genomen niet met elkaar verder te gaan, zal een werkgever mededelen dat er na deze periode niet verlengd gaat worden.

Tips voor het schrijven van een effectieve ontslagbrief

In veel gevallen zult u voor het opstellen van een ontslagbrief al een persoonlijk gesprek hebben gehad om aan te geven dat u niet met elkaar verder wilt, zowel als werkgever als werknemer. Daardoor is deze brief vaak slechts een formaliteit. Het kan echter ook voorkomen dat dit niet het geval is. Ongeacht welke situatie voor u precies van toepassing is, u kunt de onderstaande tips altijd toepassen:

  • Blijf professioneel en respectvol. Wat de reden voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst ook is, blijf altijd professioneel en respectvol. Zelfs wanneer u niet op goede voet uit elkaar gaat of boos bent, heeft het geen enkele zin om met modder te gaan gooien. Dit zal in de toekomst alleen maar problemen opleveren.
  • Geef duidelijk aan wanneer de samenwerking moet eindigen. Dit is ongetwijfeld het belangrijkste onderdeel van een ontslagbrief, maar juist daarom is duidelijkheid gewenst. Geef precies aan wanneer de overeenkomst beëindigd wordt, zodat hier nooit twijfel over kan ontstaan. Misverstanden kunnen zo worden voorkomen, terwijl iedereen direct weet wanneer het contract wordt opgezegd.
  • Laat weten waarom u weg wilt of waarom u de samenwerking met een medewerker wilt beëindigen. Als laatste tip is het goed om aan te geven waarom u precies weg wilt gaan of wanneer u als werkgever besluit niet met een werknemer verder te gaan. Deze redenen en bijbehorende feedback kunnen voor beide partijen zeer waardevol zijn in de toekomst.

Voorbeeld van een ontslagbrief

Misschien is de belangrijkste vraag wel: hoe schrijf je een ontslagbrief? Hieronder geven we een voorbeeld ontslagbrief die per aangetekende post of e-mail verzonden kan worden om een arbeidsovereenkomst op te zeggen:

[Uw naam]

[Uw adresgegevens]

[Uw telefoonnummer]

[Uw privé e-mailadres]

[Bedrijfsnaam]

[Naam afdeling, indien van toepassing]

[Naam leidinggevende]

[Postadres]

Datum: [datum van vandaag]

Onderwerp: ontslagbrief

Beste [naam leidinggevende]:

Hierbij laat ik u weten dat ik ontslag neem uit mijn functie van [uw functietitel] bij [naam van het bedrijf]. Mijn laatste werkdag is [dag – maand - jaar], conform de opzegtermijn in mijn arbeidsovereenkomst. Graag ontvang ik een ontvangstbevestiging van mijn ontslagbrief. 

Hoewel ik altijd met veel plezier bij [naam van het bedrijf] heb gewerkt, vertrek ik vanwege [reden voor vertrek].

Met vriendelijke groet,

[Uw naam]

De annulering van een ontslagbrief

Als er formeel een ontslagbrief is verstuurd, zal het moeilijk zijn om hier nog onderuit te komen. Het komt zelden of nooit voor dat een ontslag in dit geval wordt vernietigd, hoewel er altijd uitzonderingen zijn. Mochten beide partijen toch met elkaar verder willen, dan kan dat uiteraard.

Alleen als er gegronde redenen zijn die ontslag op staande voet mogelijk maken kan een ontslagbrief geannuleerd worden. Dan is er dus geen opzegtermijn meer, maar wordt iemand per direct ontslagen. Dit zal normaal gesproken alleen in uitzonderlijke situaties voorkomen, maar is dus wel mogelijk.

Conclusie

Voordat u een brief verstuurt om uw ontslag in te dienen is het belangrijk dat deze aan bepaalde eisen voldoet. De meeste werkgevers en werknemers zullen dit soort brieven niet vaak opstellen, waardoor het belangrijk is om goed te kijken welke informatie u hierin precies moet vermelden. De brief hoeft niet lang te zijn, maar het gaat er vooral om dat alle informatie correct is en dat alle benodigde elementen erin staan zoals een datum, de naam van de betrokken personen en het bedrijf en de reden van het ontslag.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als ik het moeilijk vind om mijn gevoelens te uiten in mijn ontslagbrief?

Het is meestal niet nodig om uw gevoelens te uiten in een ontslagbrief. Of u nu een nieuwe baan heeft gevonden of een werknemer moet laten gaan, heeft weinig invloed op de inhoud. Mocht u toch dieper op bepaalde dingen in willen gaan, dan kan dit beter buiten deze brief om.

Moet ik de reden voor mijn vertrek vermelden in mijn ontslagbrief?

Gaat u een ontslagbrief schrijven, dan moet u daarin vermelden wat de reden van vertrek of beëindiging van de arbeidsovereenkomst is. Wat u hier precies moet vermelden is afhankelijk van uw unieke situatie. 

Hoelang moet mijn opzegtermijn zijn in mijn ontslagbrief?

De wettelijke opzegtermijn zal worden gevolgd als de arbeidsovereenkomst wordt aangegaan voor uw specifieke functie. Doorgaans wordt deze daadwerkelijk gerespecteerd, op enkele uitzonderingen na. Daarom kunt u alleen in goed overleg een andere termijn vermelden in een ontslagbrief.

Lees onze andere artikelen: 

Laatste artikelen

Bericht delen