Een loonheffingennummer is essentieel zodra u loon gaat uitbetalen aan werknemers. In dit artikel leest u wat het is, wanneer u het nodig heeft, hoe u het aanvraagt, waar u het kunt vinden en hoe u ermee omgaat.

Inhoud

Wat is een loonheffingennummer?

Een loonheffingennummer is een uniek identificatienummer dat de Belastingdienst toekent aan werkgevers die loonheffingen moeten afdragen. Met dit nummer worden loonbelasting, premies en andere verplichte afdrachten correct gekoppeld aan uw onderneming. Het is essentieel voor het indienen van loonheffingenaangiften en voor communicatie met de Belastingdienst.

Wat is het doel van een loonheffingennummer?

U heeft een loonheffingennummer nodig zodra u personeel in dienst neemt en loonheffing moet afdragen. Het wordt gebruikt voor het indienen van loonbelastingaangiften, het betalen van premies en het bijhouden van uw loonadministratie. Ook als u als directeur-grootaandeelhouder (DGA) zichzelf loon uitkeert, is het loonheffingennummer verplicht. Dit geldt ook voor zzp’ers met personeel – bijvoorbeeld een assistent of administratieve hulp. In dat geval is een loonheffingennummer voor de zzp’er noodzakelijk.

Daarnaast vermeldt u dit nummer op loonstroken, jaaropgaven en bij de communicatie met de Belastingdienst over loongerelateerde zaken. Pensioenfondsen en verzekeraars kunnen ook om dit nummer vragen bij het aanmelden van personeel of het afdragen van premies. Het zorgt er dus voor dat alle administratieve processen rondom loonheffing en bijbehorende verplichtingen op een correcte en herkenbare manier verlopen.

Hoe ziet een loonheffingennummer eruit?

Een loonheffingennummer bevat vaak uw RSIN of btw-nummer, afhankelijk van de rechtsvorm, gevolgd door een code van drie tekens die het soort belasting aangeven. Een voorbeeld: 123456789L01, waarbij het eerste deel uw onderneming identificeert en L01 aangeeft dat het om loonheffingen gaat.

Heeft u meerdere vestigingen of aparte loonadministraties, dan kunnen de laatste twee cijfers oplopen, zoals L02, L03 of hoger. Elk loonheffingennummer is dus gekoppeld aan een specifieke administratie binnen uw onderneming. Dit maakt het mogelijk om overzicht en structuur te behouden in de loonheffingen per vestiging.

Het nummer verschijnt op officiële documenten zoals aangiftebrieven en kan ook door externe partijen worden gebruikt om uw onderneming fiscaal te identificeren bij loongerelateerde zaken, zoals pensioenfondsen of arbodiensten.

Hoe kunt u een loonheffingennummer aanvragen?

U kunt een loonheffingennummer aanvragen via het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’ van de Belastingdienst. Dit formulier vult u in wanneer u voor het eerst personeel aanneemt of zichzelf loon gaat uitkeren als DGA. U vindt het formulier op de website van de Belastingdienst als pdf-bestand.

Na het insturen ontvangt u binnen enkele weken een brief met uw loonheffingennummer, de inloggegevens voor het portaal en de uiterste aangiftedatums. Let goed op bij het invullen van de gegevens, vooral de startdatum van de werkzaamheden en uw KvK-nummer. Fouten hierin kunnen leiden tot vertraging of verkeerde verwerking van uw aanvraag.

Als u al ingeschreven bent bij de KvK als werkgever, ontvangt u het nummer meestal automatisch.

Waar kunt u uw loonheffingennummer opzoeken?

U kunt uw loonheffingennummer opzoeken in de ‘Aangiftebrief loonheffingen’ die u ontvangt van de Belastingdienst nadat u zich heeft aangemeld als werkgever. Daarnaast kunt u het nummer terugvinden in het ondernemersportaal van de Belastingdienst, onder het tabblad ‘Loonheffingen’. Ook op eerder ingediende aangiften, loonstroken of jaaropgaven van uw medewerkers wordt het nummer meestal vermeld.

Heeft u de brief niet meer bij de hand of kunt u het nummer niet terugvinden in het portaal? Dan kunt u contact opnemen met de BelastingTelefoon om het op te vragen. Houd daarbij uw KvK-nummer en andere identificatiegegevens bij de hand.

Wanneer moet u uw loonheffingennummer afmelden?

U moet uw loonheffingennummer afmelden (dit wordt ook wel het afvoeren van het loonheffingennummer genoemd) zodra u geen personeel meer heeft en stopt met het uitbetalen van loon. Dit doet u via het formulier ‘Melding Loonheffingen Afmelding Werkgever’, dat u indient bij de Belastingdienst. Na afmelding bent u niet langer verplicht om aangifte loonheffingen te doen, tenzij u later opnieuw personeel aanneemt. Het is belangrijk om dit tijdig te regelen om naheffingen, boetes of administratieve verplichtingen te voorkomen. Zo voorkomt u ook problemen bij het beëindigen van het loonheffingennummer bij de Belastingdienst.

Let op: na afmelding ontvangt u nog een laatste aangifteverzoek, dat u wél moet indienen.

Na de afmelding blijft de administratieplicht bestaan: u moet uw loonadministratie minimaal zeven jaar bewaren. Als u op een later moment opnieuw personeel in dienst neemt, moet u zich opnieuw aanmelden als werkgever. De Belastingdienst kent dan een nieuw loonheffingennummer toe, dat u gebruikt voor uw toekomstige aangiften.

Wanneer moet u uw loonheffingennummer wijzigen?

U hoeft het loonheffingennummer zelf niet actief te wijzigen. Het nummer blijft geldig zolang u als werkgever actief bent en geen ingrijpende wijzigingen in uw bedrijfsstructuur aanbrengt. Wel moet u belangrijke veranderingen, zoals een verhuizing, wijziging in rechtsvorm (bijvoorbeeld van eenmanszaak naar bv) of het opzetten van een extra loonadministratie voor een andere vestiging, direct melden aan de Belastingdienst.

In zulke gevallen kan de Belastingdienst besluiten om een nieuw loonheffingennummer toe te kennen, zodat de loonadministratie goed aansluit bij uw nieuwe situatie. Dit is belangrijk voor een correcte verwerking van uw aangiften en het voorkomen van verwarring bij externe partijen zoals pensioenfondsen of de arbodienst. Geef wijzigingen daarom altijd tijdig en volledig door, zodat uw administratie up-to-date blijft en u aan alle fiscale verplichtingen voldoet.

FAQ

Is een loonheffingennummer hetzelfde als een btw-nummer?

Nee, een loonheffingennummer is niet hetzelfde als een btw-nummer. Het btw-nummer gebruikt u voor de omzetbelasting, terwijl het loonheffingennummer specifiek bedoeld is voor het afdragen van loonbelasting en sociale premies.

Kunt u meerdere loonheffingennummers hebben?

Ja, dat is mogelijk. Bijvoorbeeld als u meerdere loonadministraties voert voor verschillende vestigingen. In dat geval krijgt u per loonadministratie een apart loonheffingennummer toegekend.

Wat moet u doen bij een fout in het loonheffingennummer?

Neem direct contact op met de Belastingdienst als u vermoedt dat er een fout in uw loonheffingennummer staat. Gebruik geen onjuist nummer bij uw aangiften. De Belastingdienst kan het nummer controleren en u adviseren over de juiste vervolgstappen.

Lees onze andere artikelen:

Laatste artikelen

Bericht delen