Btw-aangifte: deadlines, tips en tools in 2025

De btw-aangifte op tijd indienen zorgt ervoor dat u boetes van de Belastingdienst voorkomt. In dit artikel leest u wanneer u aangifte moet doen, hoe het werkt en hoe online tools het proces eenvoudiger maken.

Wat is een btw-aangifte en waarom is het belangrijk?

Bij een btw-aangifte geeft u door hoeveel btw u in een bepaalde periode heeft ontvangen van klanten en hoeveel u zelf heeft betaald aan leveranciers. De Belastingdienst berekent het verschil. Indien u meer btw heeft betaald dan u heeft ontvangen, kunt u uw btw terugvragen. Heeft u echter meer ontvangen dan betaald, dan moet u het verschil aan de Belastingdienst terugbetalen.

Een correcte aangifte is wettelijk verplicht en voorkomt boetes. U vermeldt in de aangifte onder meer de ontvangen btw, de betaalde btw (voorbelasting), vrijstellingen en eventuele correcties. Een goede administratie is hierbij erg belangrijk.

Wie moet btw-aangifte doen?

Iedere ondernemer die in Nederland goederen of diensten levert waarvoor omzetbelasting verschuldigd is, moet btw-aangifte doen. Dit geldt voor zzp’ers, eenmanszaken, startups, bv’s en andere ondernemingsvormen die als btw‑plichtige zijn geregistreerd bij de Belastingdienst.

Wanneer komt u in aanmerking voor vrijstelling van btw-aangifte?

In sommige gevallen hoeft u geen aangifte te doen. Dit geldt bijvoorbeeld als uw bedrijf uitsluitend diensten levert die wettelijk zijn vrijgesteld van btw, zoals in de zorg of het onderwijs. Ook kleine ondernemers kunnen vrijstelling krijgen via de kleineondernemersregeling.

Hoe werkt de kleineondernemersregeling (KOR)?

De KOR is bedoeld voor kleine ondernemingen met een jaaromzet (exclusief btw) van maximaal € 20.000. Wie hiervoor kiest, hoeft geen btw te berekenen en geen aangifte omzetbelasting te doen. Daar staat tegenover dat u geen btw meer kunt aftrekken over uw zakelijke kosten.

Welke btw-tarieven en vrijstellingen zijn er?

Bij uw btw-aangifte kunt u te maken krijgen met verschillende btw‑tarieven of zelfs een vrijstelling. In Nederland gelden drie standaardtarieven:

• 21% – Het algemene tarief voor de meeste goederen en diensten, zoals elektronica, kleding en zakelijke dienstverlening.
• 9% – Het verlaagde tarief voor onder andere voedingsmiddelen, geneesmiddelen, boeken, en diensten zoals kappers en reparaties van fietsen.
• 0% – Van toepassing op export buiten de EU en bepaalde leveringen binnen de EU. U berekent geen btw, maar mag wél de betaalde voorbelasting aftrekken.

Daarnaast zijn sommige prestaties volledig vrijgesteld van btw. Denk aan zorg, onderwijs, kinderopvang en bepaalde financiële of verzekeringsdiensten.

Controleer altijd welk tarief of welke vrijstelling van toepassing is op uw situatie om fouten in uw aangifte omzetbelasting te voorkomen.

Wanneer moet u btw-aangifte doen in 2025?

Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste deadlines voor de aangifte omzetbelasting in 2025:

Betaalfrequentie: jaarlijks, maandelijks of per kwartaal?

U kunt btw-aangifte doen op basis van verschillende tijdvakken, afhankelijk van uw situatie: per maand, per kwartaal of jaarlijks.

• Maandelijkse aangifte: vaak verplicht voor grotere ondernemingen of wanneer u een hoog btw‑bedrag moet afdragen. De deadline is steeds de laatste dag van de volgende maand.
• Kwartaal­aangifte: de meest gangbare optie voor kleinere ondernemers. U doet uw btw-aangifte eens per kwartaal, zoals aangegeven in de tabel hierboven.
• Jaarlijkse aangifte: mogelijk voor kleine ondernemers met beperkte omzet. Dit moet vooraf worden goedgekeurd door de Belastingdienst.

Zorg ervoor dat zowel uw aangifte als de betaling op tijd binnen zijn om boetes te voorkomen.

Hoe kunt u de btw-aangifte doen?

De btw-aangifte doen lijkt voor veel ondernemers een ingewikkeld proces, maar met de juiste voorbereiding is het goed te overzien. U doorloopt steeds dezelfde stappen: inloggen, gegevens verzamelen, invullen en indienen.

Waar dient u de aangifte in?

U dient de btw-aangifte online in bij de Belastingdienst via het portaal “Mijn Belastingdienst Zakelijk”. Bij een btw-aangifte voor een eenmanszaak logt u in met uw DigiD; voor andere rechtsvormen zoals een bv heeft u vaak eHerkenning nodig.

Welke gegevens en documenten heeft u nodig voor uw btw-aangifte?

Voor een correcte aangifte omzetbelasting is een goede voorbereiding nodig. Zorg dat u de volgende zaken meteen bij de hand hebt:

• Uw btw‑nummer of omzetbelastingnummer, zoals geregistreerd bij de Belastingdienst.
• Verkoopfacturen en/of bonnetjes waarop u btw heeft berekend aan uw klanten.
• Inkoopfacturen en bonnetjes waarop u btw als voorbelasting kunt terugvragen.
• Gegevens van goederen of diensten uit het buitenland of met btw verleggen, indien van toepassing.
• Uitleg of onderbouwing bij privégebruik van zakelijke middelen of andere correcties die invloed hebben op de btw-aangifte voor ondernemers.

Met deze documenten op orde maakt u de stap naar invullen en indienen aanzienlijk eenvoudiger.

Wat is btw-verlegging en hoe verwerkt u dit?

Bij btw-verlegging wordt de btw niet door de leverancier, maar door de afnemer aangegeven en afgedragen. De leverancier vermeldt op de factuur “btw verlegd” en brengt geen btw in rekening.

• Bent u afnemer? Dan geeft u in uw aangifte omzetbelasting aan hoeveel btw er is verlegd. U vult dit zowel in bij de verschuldigde btw als bij de voorbelasting, mits u recht heeft op aftrek. Dit leidt meestal tot een neutrale uitkomst.
• Bent u leverancier? Dan vermeldt u in uw btw-aangifte alleen het bedrag van de geleverde dienst of goederen, zonder btw. U vermeldt dat de btw is verlegd naar de afnemer.

Controleer altijd goed of de verleggingsregeling op uw situatie van toepassing is. Een foutieve toepassing kan leiden tot correcties of boetes.

Hoe betaalt u het verschuldigde bedrag?

Nadat u uw btw-aangifte heeft verstuurd, ziet u direct of u een bedrag moet betalen of juist terugkrijgt. U bent zelf verantwoordelijk voor de overboeking. U kunt het bedrag overmaken via internetbankieren of, als u de aangifte via het portaal van de Belastingdienst indient, direct via iDEAL.

Zorg ervoor dat de betaling tijdig is bijgeschreven op de rekening van de Belastingdienst. Te laat betalen kan leiden tot boetes of rentekosten.

Wat als u een fout maakt bij het doen van uw btw-aangifte?

Een fout in uw btw-aangifte of het te laat indienen ervan kan vervelende gevolgen hebben. De Belastingdienst controleert streng op tijdigheid en juistheid. Gelukkig kunt u fouten vaak herstellen, maar het is belangrijk om snel te handelen.

Wat zijn de mogelijke sancties of boetes?

Bij een foutieve of te late btw-aangifte kan de Belastingdienst verschillende maatregelen opleggen, afhankelijk van de ernst:

• Bij het te laat indienen of helemaal niet indienen van de aangifte (aangifteverzuim) hanteert de Belastingdienst een boete van € 82 per verzuim. Als u de aangifte alsnog binnen 7 kalenderdagen na de uiterste aangiftedatum indient, valt u binnen de coulancetermijn en krijgt u geen boete.
• Bij te laat betalen of te weinig betalen (betaalverzuim) geldt een boete van 3 % over het verschuldigde bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 6.709.
• In het geval van opzet of grove schuld (bijvoorbeeld bewust onjuiste aangifte) kan een vergrijpboete worden opgelegd die veel hoger ligt, soms oplopend tot tientallen procenten boven de verschuldigde belasting.

Het is dus belangrijk om uw aangifte en betaling tijdig en correct uit te voeren om deze sancties te vermijden.

Wat kunt u doen bij een foutieve of vergeten btw-aangifte?

Heeft u een fout gemaakt in uw btw-aangifte of bent u te laat? Corrigeer dit dan zo snel mogelijk. Gaat het om een verschil van maximaal € 1.000, dan mag u dit verwerken in uw eerstvolgende aangifte.

Is het verschil groter dan € 1.000, dan moet u een apart suppletieformulier indienen. Hoe eerder u corrigeert, hoe kleiner de kans op een boete of belastingrente. Snelle actie voorkomt extra kosten.

Hoe maakt u het doen van btw-aangifte eenvoudiger?

Een goede voorbereiding voorkomt fouten en maakt uw btw-aangifte doen een stuk overzichtelijker:

1. Gebruik herinneringen: zet automatische meldingen via e-mail of sms om te voorkomen dat u een btw-aangifte mist. Zo blijft u op tijd en voorkomt u boetes.
2. Controleer de juiste aangifteperiode: dien uw aangifte in voor het correcte tijdvak: maand, kwartaal of jaar. Een verkeerde periode leidt snel tot fouten in uw aangifte omzetbelasting.
3. Bewaar alle facturen en bonnen: zonder juiste documentatie kunt u geen btw terugvragen. Digitale of geordende papieren archieven helpen u overzicht te houden.
4. Gebruik de kleineondernemersregeling: heeft u een jaaromzet onder de € 20.000? Dan kunt u mogelijk vrijstelling krijgen en eenvoudiger aangifte doen.

Met deze eenvoudige stappen legt u de basis voor een correcte en efficiënte btw-administratie.

Kan een btw-aangifte automatisch worden ingediend?

Automatisering speelt een steeds belangrijkere rol bij het doen van btw-aangifte, omdat het fouten voorkomt, tijd bespaart en meer overzicht biedt. Steeds meer ondernemers kiezen daarom voor slimme boekhoudsoftware.

Tools zoals SnelStart en Moneybird berekenen automatisch uw btw, vullen de aangifte in en versturen deze rechtstreeks naar de Belastingdienst. Zo verloopt het hele proces sneller, nauwkeuriger en met minder administratieve last.

Graag op de hoogte blijven over Finom? Abonneer dan op onze maandelijkse nieuwsbrief voor de laatste updates!

Door te klikken op “→” gaat u akkoord met onze algemene voorwaarden.

FAQ

Wat is het verschil tussen btw en omzetbelasting?

Er is geen verschil: btw en omzetbelasting betekenen hetzelfde. Btw staat voor “belasting over de toegevoegde waarde” en is de officiële term, terwijl “omzetbelasting” vooral in communicatie met de Belastingdienst wordt gebruikt.

Hoe dient u als startende ondernemer voor het eerst uw btw-aangifte in?

Na registratie bij de Kamer van Koophandel ontvangt u automatisch uw btw-nummer. U logt vervolgens in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk om uw eerste aangifte in te dienen. U kunt een boekhoudprogramma gebruiken om dit proces eenvoudiger te maken.

Kunt u wisselen tussen maandelijkse, kwartaal- of jaarlijkse aangifte?

Ja, u kunt een wijziging aanvragen bij de Belastingdienst. Die beoordeelt of uw situatie dit toelaat, bijvoorbeeld op basis van uw omzet. Het is belangrijk om dit tijdig aan te vragen voor het nieuwe jaar.

Zijn er verschillen tussen zzp’ers en eenmanszaken?

Nee, fiscaal gezien worden zzp’ers meestal als eenmanszaak aangemerkt. Voor de btw-aangifte maakt het dus geen verschil of u zich zzp’er of eenmanszaak noemt, de regels zijn hetzelfde.

Lees onze andere artikelen:

• Gemiddelde salarissen in Nederland en wat u erover moet weten
• 0 uren contract: het ideale oproepcontract?
• SMART doelen formuleren: voorbeelden en tips
• Tenaamstelling rekening
• De maatschap: wat is een maatschap?