Btw terugvragen is een slimme manier om uw bedrijfskosten te verlagen en uw cashflow gezond te houden. Of u nu zakelijk tankt in Duitsland of software koopt in België, vaak kunt u de btw terugvorderen. Maar hoe werkt dat precies bij internationale aankopen?

Inhoud

Wat houdt btw terugvragen in en wie kan het doen?

Btw terugvragen betekent dat u de betaalde btw over zakelijke uitgaven - zoals inkopen of diensten - kunt verrekenen met de btw die u verschuldigd bent. In de praktijk verlaagt u zo uw netto-kosten. Dit recht geldt voor ondernemers zoals zzp’ers, eenmanszaken, en organisaties met btw-plicht, waaronder bepaalde stichtingen, mits ze belaste activiteiten verrichten. Ook particulieren kunnen soms gebruikmaken van btw-teruggave, bijvoorbeeld bij zonnepaneleninstallatie vóór de invoering van het 0%-tarief. U hebt recht op teruggaaf als de uitgave zakelijk is, u een correcte factuur heeft en u tijdig aangifte doet.

Ontdek onze zakelijke rekening

Voorwaarden voor btw terugvragen

Zakelijke uitgaven komen alleen in aanmerking als u een geldige factuur hebt met naam, adres, factuurnummer, datum en btw-bedrag, of bij kleine bedragen (< € 100) een vereenvoudigde bon. U moet btw terugvragen in het tijdvak waarin de factuur is ontvangen, waarbij de factuurdatum leidend is. Houd daarnaast een strikte administratie bij: bewaar facturen, bonnetjes en btw-overzichten minimaal zeven jaar. Voor investeringsgoederen geldt zelfs een bewaarplicht van tien jaar. 

Zorg dat u voldoet aan de administratieve vereisten en dat uw administratie overzichtelijk, controleerbaar en digitaal toegankelijk is. Regels rondom privégebruik en vrijgestelde activiteiten (zoals onderwijs of gezondheidszorg) kunnen tot restricties leiden. Een tijdige aangifte indienen is verplicht: bedenk dat te laat indienen kan leiden tot rente of boete.

Btw terugvragen: zzp en eenmanszaak

Voor zzp’ers geldt bij het terugvragen van btw dat zij de betaalde btw op zakelijke kosten mogen verrekenen in hun btw-aangifte. In de praktijk betekent btw terugvragen als zzp’er dat u een sluitende administratie moet bijhouden en elke uitgave moet koppelen aan een factuur of bon. Bij een btw terugvragen voor een eenmanszaak gelden dezelfde regels, maar u mag ook btw terugvragen over investeringen vóór uw inschrijving. Veel starters maken fouten zoals onvolledige bonnetjes, verkeerde data of vergeten kosten. Begin dus met een goed boekhoudsysteem en werk altijd up-to-date.

Meer over de gratis factuurdienst

Btw buitenland terugvragen: hoe doet u dat?

U kunt de btw op buitenlandse zakelijke uitgaven terugvorderen door btw in het buitenland terug te vragen. Binnen de EU doet u dit via uw nationale belastingdienst, volgens richtlijn 2008/9/EG. U dient de aanvraag in via het digitale portaal, uiterlijk 9 maanden na afloop van het kalenderjaar, en voegt daarbij gescande facturen toe.

Voor landen buiten de EU geldt de 13e richtlijn (86/560/EEG). Daarbij gelden vaak aanvullende eisen, zoals factuurbewijzen, douanedocumenten en soms een fiscaal vertegenwoordiger. Deadlines verschillen per land, meestal 30 juni of 30 september. Zorg voor complete bewijsstukken, want alleen dan maakt u kans op teruggaaf.

Btw terugvragen van zonnepanelen

Wie komt er in aanmerking voor btw terugvragen van zonnepanelen? Voor particulieren geldt sinds 1 januari 2023 een 0%-tarief voor levering en installatie op of bij woningen, waardoor u geen btw meer betaalt en dus ook niet kunt terugvorderen. Wie vóór die datum investeerde, kan de betaalde btw nog terugvragen via de Belastingdienst.

Zakelijke gebruikers en ondernemers, zoals een eenmanszaak of zzp’er, mogen de btw aftrekken wanneer de panelen zakelijk worden gebruikt. Voorwaarde is dat u als btw-ondernemer staat geregistreerd en over facturen beschikt.

Praktische stappen:

  1. Controleer of uw factuur vóór 1 jan 2023 is.
  2. Meld u aan via het formulier ‘Opgaaf zonnepaneelhouders’.
  3. Vraag de btw terug in uw btw‑aangifte (binnen zes maanden na aankoop).

Door bovenstaande stappen te volgen kunt u dus nog de btw over oude facturen terugvorderen.

Meer over Finom

Btw in Duitsland terugvragen

Nederlandse ondernemers die btw in Duitsland terugvragen, kunnen dat doen via het Nederlandse portaal ‘Teruggaaf van btw uit andere EU‑landen’ met inloggegevens van de Belastingdienst. Aankopen van zakelijke goederen en diensten in Duitsland die met btw belast zijn, komen in aanmerking. Denk bijvoorbeeld aan brandstof, hotelkosten, parkeerkosten en tol. De aanvraag kan per kwartaal, halfjaar of jaar en moet vóór 30 september van het jaar volgend op het declaratiejaar worden ingediend. Houd facturen en importdocumenten digitaal bij, en verwacht een verwerkingstijd van circa vier maanden.

Btw in België terugvragen

Nederlandse ondernemers met Belgische uitgaven kunnen ook via het Nederlandse portaal ‘Teruggaaf van btw uit andere EU-landen’ btw in België terugvragen met inloggegevens van de Belastingdienst. Zakelijke uitgaven die in aanmerking komen zijn onder meer hotelovernachtingen, brandstof, parkeerkosten en trainingen. Uw aanvraag moet uiterlijk 30 september van het jaar volgend op het declaratiejaar worden ingediend. Zorg voor gescande facturen met correcte btw-specificatie en bewaar ondersteunende documenten zoals bonnen en reserveringsbewijzen. Zonder sluitende administratie loopt u risico op afwijzing. De verwerking duurt doorgaans enkele maanden.

Btw terugvragen door een stichting

Btw terugvragen als stichting is mogelijk wanneer de stichting economische, belaste activiteiten verricht, zoals evenementen of adviesdiensten. In die situatie mag u de btw op zakelijke uitgaven terugvorderen, waarbij u rekening moet houden met vrijstellingen voor bijvoorbeeld onderwijs, zorg of cultuur.

Als een stichting zowel belaste als vrijgestelde activiteiten heeft, gelden pro‑rata‑regels: u mag alleen voor dat deel btw terugvragen dat hoort bij de belaste activiteiten. Ook de kleineondernemersregeling (KOR) kan van invloed zijn: maakt de stichting jaarlijks minder dan € 20.000 omzet en valt onder KOR, dan is terugvordering niet mogelijk.

Praktisch stappenplan voor non-profitorganisaties:

  1. Controleer of uw activiteiten belast zijn en of u bent geregistreerd als btw‑ondernemer.
  2. Kies eventueel voor de KOR.
  3. Houd facturen bij per activiteit (belast vs. vrijgesteld).
  4. Verwerk de btw-aftrek in uw reguliere aangifte.

Zo zorgt een stichting ervoor dat zij wel recht heeft op btw-teruggaaf waar dat mag en voldoet aan alle administratieve eisen.

Welke btw mag u niet terugvragen?

Niet alle btw is aftrekbaar. U mag bijvoorbeeld geen btw terugvragen over privéaankopen, kosten die verband houden met vrijgestelde omzet of niet-zakelijke uitgaven. Ook voor horeca- en representatiekosten gelden beperkingen: btw op etentjes en alcoholische dranken is in de meeste gevallen niet terug te vragen. Gebruikt u bedrijfsmiddelen deels privé, zoals een auto, dan moet u het privégebruik uitsluiten. Daarnaast bestaan er grijze zones, zoals bij vakliteratuur of kleding: de aftrekbaarheid hangt af van de mate van zakelijk gebruik en de onderbouwing in uw administratie.

Welke btw mag u wel terugvragen?

U mag wél btw terugvragen op zakelijke uitgaven zoals kantoorartikelen (papier, pennen), softwarelicenties en cursussen of opleidingen. Ook abonnementen voor vakliteratuur, marketingdiensten, webhosting, zakelijke verzekeringen en investeringen zoals computers en meubilair komen in aanmerking. Het is belangrijk dat u uw kosten juist categoriseert: splits uitgaven bijvoorbeeld in kantoor, marketing en ICT, zodat de btw correct wordt verwerkt in uw administratie. Met een goed boekhoudingssysteem of -programma voorkomt u fouten bij de btw-aangifte en maximaliseert u uw teruggave zonder onnodig risico.

Hoe werkt btw terugvragen in de praktijk?

Als zzp’er of eigenaar van een eenmanszaak logt u in op Mijn Belastingdienst Zakelijk via het ondernemersportaal en voert u in uw btw-aangifte de ontvangen btw én de betaalde voorbelasting in per tijdvak (vaak per kwartaal). Heeft u vergeten kosten of onjuiste bedragen opgegeven, dan corrigeert u dat vóór € 1.000 via uw volgende aangifte of bij grotere verschillen met een suppletieformulier. Vraag is binnen enkele weken verwerkt; bij te veel teruggevraagde btw ontvangt u een beschikking en wordt het bedrag uitbetaald.

Btw buitenland terugvragen bij import uit de EU en buiten de EU

Bij import uit EU-landen wordt de btw meestal verlegd: u berekent en meldt deze zelf in uw btw-aangifte (rubriek 4b en 5b) én dient een ICP-opgave in. Buiten de EU betaalt u invoer-btw bij de Douane, die u later kunt terugvragen via uw aangifte. Met een artikel 23-vergunning hoeft u bij invoer niet direct btw te betalen. Voor diensten uit het buitenland geldt vaak ook btw-verlegging. Bewaar altijd facturen en douanedocumenten als bewijs.

Veelgestelde vragen

Hoe controleert de Belastingdienst een btw-teruggaaf?

Via steekproeven, uw btw-aangifte en boekhouding. Onlogische bedragen of ontbrekende facturen kunnen leiden tot nadere controle.

Kan ik btw terugvragen als mijn bedrijf verlies maakt?

Ja, verlies is geen bezwaar zolang de uitgaven zakelijk zijn en correct gefactureerd.

Hoelang duurt het voordat ik de btw terugkrijg?

Gemiddeld binnen enkele weken, maar dit kan oplopen tot vier maanden bij buitenlandse aanvragen of suppleties.

Wat zijn de gevolgen als ik onterecht btw heb teruggevraagd?

U moet het bedrag terugbetalen, mogelijk met rente of boete. Ernstige fouten kunnen leiden tot fiscale sancties.

Lees onze andere artikelen:

Laatste artikelen