Bewaarplicht administratie: hoelang moet u administratie bewaren

De bewaarplicht administratie is erg belangrijk. Bent u ondernemer of gaat u een eigen bedrijf starten? Of overweegt u de eenmanszaak als rechtsvorm? Dan bent u wettelijk verplicht om uw administratie een bepaalde periode te bewaren. In dit artikel leest u wat de bewaarplicht administratie precies inhoudt, waarom het belangrijk is en hoe lang u alle documenten moet bewaren.

Wat is de bewaarplicht administratie?

De bewaarplicht administratie is de wettelijke verplichting om financiële gegevens van uw onderneming gedurende een vastgestelde periode te bewaren. Dit komt voort uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen.

U mag uw administratie op papier of digitaal bewaren, zolang deze volledig, juist en controleerbaar blijft. Het gaat om facturen, bankafschriften, contracten, voorraadgegevens, loonadministratie en digitale bestanden. Digitale documenten bewaart u gewoon digitaal, papieren stukken uiteraard op papier, zodat de informatie bruikbaar blijft voor controles en u discussies met de Belastingdienst voorkomt.

Ontdek onze zakelijke rekening

Administratie bewaarplicht: waarom?

U moet uw administratie bewaren zodat de Belastingdienst kan nagaan of u aan uw fiscale verplichtingen voldoet. Zo kan de fiscus uw belastingaangiften controleren en eventuele fouten of onjuistheden corrigeren. Door gegevens te bewaren voorkomt u problemen bij controles en beschermt u uzelf tegen boetes of andere sancties. Bovendien behoudt u zelf inzicht in uw financiële situatie, wat helpt bij het nemen van verantwoorde zakelijke beslissingen.

Hoelang moet u zakelijke administratie bewaren?

Voor de meeste zakelijke gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Dit betreft uw basisadministratie zoals het grootboek, debiteuren‑, crediteuren‑, in‑ en verkoopadministratie, loonadministratie en voorraadadministratie. Deze termijn is bedoeld zodat de Belastingdienst achteraf uw aangiften kan controleren of navorderingen kan indienen.

De bewaartermijn begint pas nadat de actualiteitswaarde van een document is verlopen. Bijvoorbeeld: een leasecontract van vier jaar moet u in totaal elf jaar bewaren. Vier jaar tijdens de looptijd en vervolgens nog zeven jaar na afloop.

In sommige gevallen geldt een bewaarplicht van tien jaar. Denk aan administratie met betrekking tot onroerende zaken, bedrijfspanden of elektronische diensten via de EU OSS‑regeling.

Meer over de gratis factuurdienst

Boekhouding: hoelang bewaren per type document?

Uw boekhouding bestaat uit verschillende soorten documenten die ieder onder de bewaarplicht vallen. De Belastingdienst eist dat u deze gegevens volledig, juist en in de originele vorm bewaart, zodat ze te allen tijde controleerbaar zijn.

U dient de volgende documenten te bewaren:

verkoop- en inkoopfacturen (7 jaar; 10 jaar bij onroerende zaken)
bankafschriften en betalingsbewijzen
contracten en overeenkomsten
loonadministratie en jaaropgaven werknemers
kassabonnen en kwitanties
voorraad- en inkoopadministratie
agenda’s en afsprakenregistraties
rittenregistraties en vervoersdocumenten
digitale bestanden, inclusief gebruikte softwareversies

Door deze documenten zorgvuldig te bewaren, voorkomt u problemen bij fiscale controles en blijft uw administratie altijd op orde. Dit zorgt voor rust en zekerheid in uw bedrijfsvoering.

Belastingpapieren bewaren: hoelang is verplicht?

Belastinggerelateerde documenten vormen een belangrijk onderdeel van uw bewaarplicht. Denk aan aangiften, aanslagen, betalingsbewijzen en correspondentie met de Belastingdienst. Deze stukken moet u minimaal zeven jaar bewaren, zodat de fiscus uw aangiften kan controleren en eventuele navorderingen kan opleggen.

Praktische tips voor het bewaren:

Bewaar belastingpapieren gestructureerd per jaar in een map of digitale map.
Scan papieren documenten en sla ze veilig op in de cloud als back-up.
Zorg dat bestanden snel vindbaar zijn bij een controle, bijvoorbeeld via boekhoudsoftware met zoekfunctie.

Met overzichtelijke belastingpapieren bent u altijd voorbereid op een eventuele controle. Zo voldoet u eenvoudig aan de regels van de wettelijke bewaarplicht.

Meer over Finom

Hoelang moet u jaaropgaven bewaren als particulier?

Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht zoals voor ondernemers, maar het is verstandig om belangrijke financiële documenten te bewaren. Jaaropgaven en loonstroken bewaart u bij voorkeur minimaal vijf jaar, omdat de Belastingdienst in die periode nog kan navorderen.

Ook hypotheekgegevens, notariële akten en andere langdurige financiële documenten bewaart u zolang de lening loopt, plus enkele jaren daarna. Zo heeft u altijd bewijsstukken bij de hand bij vragen van de fiscus of uw bank, en voorkomt u problemen bij het indienen van belastingaangiften.

Administratie bewaren en digitale archivering

U mag uw administratie digitaliseren, zolang de digitale versie volledig, betrouwbaar, leesbaar en ongewijzigd blijft. De Belastingdienst moet deze binnen een redelijke termijn kunnen inzien, en dezelfde bewaartermijnen gelden als voor papieren archieven. Gebruik bij voorkeur beveiligde cloudopslag of professionele boekhoudsoftware en maak regelmatig back-ups. Zo voorkomt u gegevensverlies en blijft uw administratie altijd toegankelijk voor fiscale controles.

Administratie bewaarplicht: organiseren en veilig bewaren

Een gestructureerde administratie is niet alleen verplicht, maar helpt u ook om inzicht te houden en fouten te voorkomen. Dit kunt u bereiken met slimme tools en een duidelijke routine.

Maak gebruik van betrouwbare boekhoudsoftware of beveiligde cloudopslag, zoals online systemen die automatisch btw-gegevens, facturen en bankmutaties opslaan. Papieren en digitale documenten mogen gelijk worden behandeld door de Belastingdienst. U hoeft dus niet meer alles op papier te bewaren, zolang het bestand maar origineel en controleerbaar blijft.

Plan dagelijkse of wekelijkse momentjes in uw agenda voor administratieve routine: verwerk bonnetjes meteen, onderhoud uw mappenstructuur en werk bestanden bij. Automatisering, zoals koppeling met uw bankrekening of scan‑en‑herken-apps, bespaart u veel tijd en voorkomt dat een administratieve klus zich opstapelt.

Lees onze andere artikelen: