Een betalingsherinnering is een essentieel instrument binnen uw debiteurenbeheer om openstaande facturen op een professionele manier alsnog betaald te krijgen. In dit artikel leest u hoe u betalingsherinneringen opstelt, welke toon passend is en wanneer het moment daar is om over te gaan tot aanmaningen.

Inhoud

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een schriftelijke of digitale mededeling waarmee u uw klant wijst op een openstaande factuur die nog niet is voldaan. Het is vaak de eerste stap in het opvolgen van een betaling die na de afgesproken vervaldatum is uitgebleven. Met een herinnering vraagt u op een vriendelijke en professionele manier om alsnog tot betaling over te gaan, zonder direct juridische stappen te nemen.

Een tijdige betalingsherinnering is belangrijk voor een goed beheer van uw debiteuren. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat deze nog wordt betaald. Door snel en consequent een herinnering te sturen, vergroot u de kans op een tijdige betaling en voorkomt u vertraging in uw cashflow. Een duidelijke en professioneel opgestelde herinnering helpt bovendien om misverstanden te voorkomen en de relatie met uw klant goed te houden.

Ontdek onze zakelijke rekening

Betalingsherinnering sturen: wanneer en hoe?

Een eerste betalingsherinnering verstuurt u bij voorkeur vijf tot zeven dagen nadat de betalingstermijn is verlopen. Zo geeft u uw klant ruimte om alsnog te betalen, zonder dat u het risico loopt op langdurige openstaande posten.

De meeste ondernemers kiezen voor e-mail. Dat is snel, overzichtelijk en past goed binnen een zakelijke relatie. Bij hogere bedragen of als eerdere herinneringen zijn genegeerd, kan een brief per post meer gewicht geven aan uw boodschap.

1e betalingsherinnering: opbouw en toon

Een eerste betalingsherinnering is bedoeld als een vriendelijk duwtje in de rug. De toon is respectvol en klantgericht, zonder direct streng over te komen. U gaat ervan uit dat het om een vergissing of onoplettendheid gaat, en u biedt uw klant de kans om alsnog te betalen.

De opbouw is overzichtelijk en zakelijk. Begin met een korte aanhef en benoem duidelijk om welke factuur het gaat. Vermeld het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe betaaltermijn. Maak duidelijk dat betaling nog uitblijft, maar houd de toon vriendelijk. U kunt eventueel afsluiten met een positieve noot, zoals: “Mocht u inmiddels betaald hebben, dan mag u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.”

Kies voor een milde toon bij betrouwbare klanten of kleine bedragen. Is er vaker sprake van te late betaling, dan mag uw benadering iets formeler zijn.

Meer over de gratis factuurdienst

Betalingsherinnering voorbeeld: van 1e tot laatste betalingsherinnering

Hieronder behandelen we voorbeeldteksten voor verschillende fasen in het herinneringsproces: van een eerste vriendelijke herinnering tot een laatste, formele waarschuwing. Door uw toon en formuleringen zorgvuldig af te stemmen op de situatie, vergroot u de kans op betaling zonder de relatie met uw klant onder druk te zetten.

1e betalingsherinnering: voorbeeld

Geachte heer/mevrouw,

Volgens onze administratie is onderstaande factuur nog niet voldaan:

Factuurnummer: 2025-00123

Factuurdatum: 12 juni 2025

Bedrag: € 540,00

Vervaldatum: 12 juli 2025

Wij verzoeken u vriendelijk het bedrag alsnog binnen zeven dagen over te maken. Mocht u de betaling inmiddels hebben gedaan, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam of bedrijfsnaam]

Bij een tweede betalingsherinnering mag de toon iets formeler worden.

2e betalingsherinnering: voorbeeld

Geachte heer/mevrouw,

Ondanks onze eerdere herinnering staat de onderstaande factuur nog open. Wij verzoeken u het bedrag binnen vijf werkdagen te voldoen:

Factuurnummer: 2025-00123

Factuurdatum: 12 juni 2025

Bedrag: € 540,00

Vervaldatum: 12 juli 2025

Bij uitblijven van betaling behouden wij ons het recht voor om verdere stappen te overwegen.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam of bedrijfsnaam]

Wanneer ook de tweede herinnering zonder reactie blijft, is het verstandig om een laatste, duidelijke betalingsherinnering te sturen voordat u verdere stappen overweegt.

Laatste betalingsherinnering: voorbeeld

Geachte heer/mevrouw,

U heeft inmiddels meerdere herinneringen ontvangen voor onderstaande factuur. Tot op heden is geen betaling ontvangen:

Factuurnummer: 2025-00123

Factuurdatum: 12 juni 2025

Bedrag: € 540,00

Vervaldatum: 12 juli 2025

Wij verzoeken u dringend het bedrag binnen drie werkdagen over te maken. Blijft betaling uit, dan zien wij ons genoodzaakt om verdere stappen te nemen, waaronder het inschakelen van een incassobureau.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam of bedrijfsnaam]

Zorg ervoor dat uw formuleringen in elke fase beleefd blijven, maar ook juridisch correct zijn. Door helder te communiceren, voorkomt u onnodige escalatie en behoudt u controle over uw debiteurenbeheer.

Betalingsherinnering, aanmaning en het verschil

Een betalingsherinnering is een vriendelijk verzoek tot betaling, vaak zonder juridische lading. Een aanmaning is formeler, bevat doorgaans een laatste betaaltermijn en kan verwijzen naar mogelijke vervolgstappen, zoals incassokosten of rente.

U schakelt over van herinnering naar aanmaning wanneer eerdere betalingsherinneringen geen resultaat opleveren, meestal na twee pogingen. De toon wordt dan zakelijker, maar blijft correct. Een aanmaning maakt duidelijk dat het om een serieuze betalingsverplichting gaat en dat verdere actie volgt bij uitblijven van betaling.

Aanmaning: voorbeeld

Wanneer eerdere betalingsherinneringen geen effect hebben gehad, volgt een formele aanmaning. Deze brief maakt duidelijk dat betaling nu echt vereist is en dat er verdere stappen kunnen volgen. Zorg ervoor dat uw toon professioneel blijft, maar ook vastberaden. Hieronder volgt een voorbeeld:

Geachte heer/mevrouw,

Ondanks eerdere betalingsherinneringen is onderstaande factuur nog steeds niet voldaan. Hiermee stellen wij u formeel in gebreke:

Factuurnummer: 2025-00123

Factuurdatum: 12 juni 2025

Hoofdsom: € 540,00

Vervaldatum: 12 juli 2025

Wij verzoeken u het openstaande bedrag, vermeerderd met de wettelijke rente en eventuele buitengerechtelijke incassokosten conform artikel 6:96 BW, binnen vijf werkdagen te voldoen op onze rekening.

Indien betaling binnen deze termijn uitblijft, dragen wij de vordering zonder verdere aankondiging over aan een incassobureau of deurwaarder. Dit kan leiden tot extra kosten die volledig voor uw rekening komen.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam of bedrijfsnaam]

Vermeld altijd de factuurgegevens, een duidelijke uiterste betaaltermijn en mogelijke gevolgen van niet-betalen. Zo voldoet u aan de vereisten en voorkomt u misverstanden.

Debiteurenbeheer verbeteren met een effectieve betalingsherinnering

Consistent en vriendelijk communiceren is de sleutel tot een effectief debiteurenbeheer. Als u betalingsherinneringen op tijd en met de juiste toon verstuurt, zorgt u ervoor dat klanten sneller betalen zonder dat de relatie daaronder lijdt. Toon begrip, blijf professioneel en wees duidelijk over wat u verwacht.

Automatisering kan hierbij veel werk uit handen nemen. Met digitale tools kunt u herinneringen vooraf inplannen, opvolging standaardiseren en overzicht houden op openstaande bedragen. Zo voorkomt u dat facturen blijven liggen en houdt u uw administratie strak georganiseerd.

Een goed ingericht systeem zorgt niet alleen voor snellere betalingen, maar ook voor rust en vertrouwen bij zowel uzelf als uw klant.

Lees onze andere artikelen:

Laatste artikelen