Conservazione delle fatture elettroniche: obblighi di legge

Secondo la normativa vigente, le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica e tale obbligo di conservazione ricade sia sull'emittente della fattura che sul destinatario della stessa.

Scopriamo, in questo articolo, cosa è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e a cosa serve.

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Per conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche intendiamo un insieme di procedure informatiche, disciplinate dalla legge (DECRETO 17 giugno 2014), che garantiscono nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in formato digitale. Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia — negli anni — di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione). E queste fatture manterranno il loro valore legale e giuridico inalterato nel tempo. 

Alla conservazione sostitutiva è obbligato sia chi emette fattura sia chi la riceve. A differenza di quanto si potrebbe pensare, quando si parla di conservazione elettronica non si tratta semplicemente di avere il file della fattura salvato sul PC come un qualsiasi altro file, ma si tratta di conservarle nel modo che viene chiarito ed esplicitato dalle direttive presenti nel CAD — ossia nel Codice dell’Amministrazione Digitale.

Per quanto riguarda il metodo effettivo di conservazione, si possono adottare due modalità: si può decidere di rivolgersi a operatori privati certificati o, in alternativa, si può ricorrere al servizio di conservazione a norma dell’ Agenzia delle Entrate che, seppur di non immediata intuizione, è comunque reso gratuito a tutti i soggetti IVA. Spesso anche gli operatori privati certificati offrono il servizio di conservazione gratuitamente nei loro pacchetti.

Per le fatture che passano attraverso il servizio di interscambio (SDI) dall'adesione al servizio dell'Agenzia delle Entrate, la conservazione digitale delle fatture elettroniche è automatica.

Conservare le fatture elettroniche, tempi di conservazione

A partire dal 1° luglio 2022, l'archiviazione delle fatture è obbligatoria per chiunque abbia una partita IVA, anche per i paesi a regime fiscale semplificato, con alcune eccezioni.

La conservazione delle fatture elettroniche è da effettuare entro tre mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi annuale.

In particolare, i file delle fatture elettroniche che sono stati acquisiti dallo SdI (Sistema di Interscambio) dal 1°gennaio vengono memorizzati fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento o fino alla definizione di eventuali giudizi. Questi file possono essere utilizzati:

• dalla Guardia di Finanza per assolvere alle funzioni di polizia economica e finanziaria;
• dall'Agenzia delle Entrate e dalla Guardia di Finanza per le attività di analisi del rischio e di controllo a fini fiscali.

Viene quindi previsto più tempo, rispetto agli ordinari termini per gli accertamenti, (31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione oppure, in caso di dichiarazione omessa, al 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui si sarebbe dovuto effettuare l’adempimento dichiarativo). Questa modifica ha una sua ragion d’essere ben precisa: consente, infatti, di utilizzare le informazioni acquisite per potenziare l’attività di contrasto alle forme di illegalità, comel’evasione fiscale, anche in settori diversi da quello strettamente tributario, quali, ad esempio, la spesa pubblica, il mercato dei capitali e la tutela della proprietà intellettuale.