Scritture contabili: come funzionano e quali tenere in azienda

Cosa sono le scritture contabili?

Le scritture contabili sono documenti fondamentali per qualsiasi attività economica: servono a registrare in modo ordinato e cronologico tutte le operazioni aziendali, come l’incasso di una fattura o il pagamento di una bolletta.

Dal punto di vista amministrativo, permettono di tenere sotto controllo la gestione con una visione chiara dell’andamento dell’impresa. Sul piano fiscale, invece, sono un obbligo previsto dalla legge: grazie a queste registrazioni, l’Agenzia delle Entrate può verificare la correttezza dei conti ed effettuare eventuali controlli.

Quali sono le scritture contabili obbligatorie?

Le scritture da tenere obbligatoriamente variano in base alla forma giuridica dell’attività e al regime fiscale adottato. In generale, le imprese e i professionisti in regime ordinario devono predisporre almeno il libro giornale, dove vengono annotate giorno per giorno le operazioni, il libro degli inventari, che fotografa la situazione patrimoniale dell’azienda, e i registri IVA legati alla gestione delle vendite e degli acquisti.

A questi si possono aggiungere altri documenti come il libro mastro, il registro dei beni ammortizzabili o, nel caso delle società, i libri sociali che documentano le decisioni prese da soci e amministratori.

Sono soggetti all’obbligo tutti gli imprenditori commerciali, le società (di persone o di capitali) e i professionisti in regime ordinario o semplificato. Restano, invece, esclusi i piccoli imprenditori, come artigiani o coltivatori diretti, e chi opera in regime forfettario, per i quali la normativa prevede degli adempimenti minimi, limitati alla numerazione e conservazione delle fatture (ora solo elettroniche).

Esempi di scritture contabili

Un esempio di scrittura contabile è la registrazione di una fattura di vendita. Quando un’azienda vende un prodotto per 1.000 €, con IVA al 22%, deve rilevare il ricavo nel conto economico e il credito verso il cliente nel conto finanziario, secondo il principio della contabilità a partita doppia.

Si registra il totale da incassare nel dare, mentre nell’avere si registrano i ricavi e l’IVA da versare all’Erario.

Quando, invece, l’impresa riceve una fattura di acquisto, ad esempio per l’approvvigionamento di merci, registra il costo sostenuto, l’IVA detraibile e il debito nei confronti del fornitore.

Il costo e l’IVA sono registrati nel dare, mentre l’obbligazione verso il fornitore va nell’avere.

Un altro esempio utile è la prima nota, un registro di uso interno in cui si annotano le operazioni quotidiane di cassa o di banca e che serve come base per le successive registrazioni ufficiali.

Variazione del depositario delle scritture contabili

Il depositario delle scritture contabili è il soggetto incaricato della loro conservazione e nella maggior parte dei casi coincide con il commercialista dell’azienda. Tuttavia, è possibile affidare questo compito anche a un altro soggetto esterno, a condizione che venga formalmente nominato.

Se l’azienda decide di cambiare depositario, deve comunicarlo all’Agenzia delle Entrate entro 30 giorni, utilizzando l’apposito modello e indicando i dati completi del nuovo incaricato. Nel caso in cui l’impresa non provveda, sarà il depositario uscente ad avere l’obbligo di notificare il cambiamento entro 60 giorni, avvisando l’azienda e trasmettendo la comunicazione all’Agenzia.

Estratti autentici delle scritture contabili

Gli estratti autentici delle scritture contabili sono copie certificate di registrazioni contabili che possono essere utilizzate come prova in sede legale, ad esempio per richiedere un decreto ingiuntivo in caso di mancato pagamento da parte di un cliente.

L’autenticazione di questi documenti può essere effettuata dall’amministratore della società o da un soggetto con poteri di rappresentanza legale. Per essere valida, deve attestare che l’estratto è conforme all’originale, riportando data, firma e timbro dell’azienda.

Per predisporre correttamente un estratto autentico, è consigliabile utilizzare la carta intestata, allegare eventuali documenti a supporto (come fatture o contratti) e apporre una firma leggibile e per esteso, che confermi ufficialmente la veridicità dei dati riportati.

Correzione degli errori nelle scritture contabili

Anche nelle operazioni di contabilità più precise possono verificarsi degli errori, ma è fondamentale correggerli nel modo giusto, rispettando quanto previsto dalla legge. Non è ammesso, infatti, modificare direttamente o cancellare le registrazioni già effettuate: ogni correzione deve avvenire tramite una nuova scrittura contabile di rettifica, che lasci traccia dell’errore originario.

Le modifiche devono essere chiare, ordinate e giustificabili, senza interlinee, cancellature o abrasioni. L’obiettivo è garantire la massima trasparenza e tracciabilità.

A vigilare sulla correttezza delle correzioni è l’amministratore o il commercialista incaricato, che deve assicurarsi che tutte le registrazioni siano effettuate secondo le regole di una contabilità ordinata e conforme alla normativa.

Conservazione delle scritture contabili

Le scritture contabili vanno conservate per almeno 10 anni, come previsto dall’art. 2220 del Codice Civile. Questo obbligo riguarda non solo i libri contabili veri e propri (come libro giornale, inventari, mastri), ma anche tutta la documentazione collegata: fatture, contratti, corrispondenza commerciale e altri documenti che servono a ricostruire i fatti di gestione dell’impresa.

Accanto all’obbligo civilistico, esiste anche un obbligo fiscale: secondo l’art. 22 del DPR 600/1973, i documenti contabili devono essere tenuti per almeno 5 anni dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno in cui la scrittura è stata registrata. In pratica, i 5 anni si calcolano in relazione ai termini di accertamento fiscale, ma non sostituiscono l’obbligo decennale previsto dal Codice Civile.

La conservazione può avvenire:

• Su supporto cartaceo, con documenti numerati e ordinati;
• In formato elettronico, mediante sistemi di conservazione digitale a norma, conformi al CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e alle regole tecniche AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

In caso di smarrimento, danneggiamento o distruzione delle scritture (ad esempio per furto o incendio), la responsabilità ricade sull’imprenditore o sul depositario incaricato. È, quindi, fondamentale adottare delle misure adeguate per proteggere la documentazione, anche ricorrendo a backup digitali o a copie sicure.

Efficacia probatoria delle scritture contabili

Le scritture contabili hanno un vero e proprio valore legale e possono essere utilizzate come prova durante i procedimenti civili o tributari. Tuttavia, per avere efficacia probatoria a favore dell’imprenditore, devono essere tenute in modo regolare, nel rispetto delle norme previste dal Codice Civile.

Questo significa che devono essere numerate, bollate (se richiesto) e redatte secondo i criteri dell’ordinata contabilità: niente spazi vuoti, cancellature o irregolarità formali. Se questi requisiti non sono rispettati, le scritture possono comunque essere utilizzate in sede di giudizio, ma solo contro l’imprenditore, non a suo favore.

Anche gli estratti autentici delle scritture contabili possono essere prodotti come prova, ad esempio tra due imprenditori, a condizione che siano firmati da un rappresentante legale e che riportino in modo fedele e completo i dati registrati all’interno dei libri ufficiali.

Certificazione e vidimazione di una scrittura contabile

La certificazione e la vidimazione delle scritture contabili servono ad attestare la loro regolarità formale. La vidimazione consiste nell’apposizione di un timbro ufficiale e di una numerazione progressiva sul libro contabile. In passato veniva eseguita dal notaio o dalla Camera di Commercio, ma oggi è richiesta solo per determinati registri, come ad esempio quelli sociali delle società di capitali.

La certificazione, invece, riguarda la conformità dei dati riportati nelle scritture rispetto alla realtà contabile dell’azienda. Può essere effettuata dall’amministratore o dal commercialista e serve a garantire che quanto registrato nei documenti corrisponda effettivamente alle operazioni svolte dall’impresa.

È importante distinguere la certificazione dall’autenticazione, la quale attribuisce valore legale a una copia o a un estratto di scrittura contabile, rendendolo così utilizzabile, ad esempio, in sede giudiziaria.

Per certificare correttamente una scrittura, è necessario indicare la data, apporre la firma del legale rappresentante e dichiarare che il contenuto è coerente con i registri ufficiali dell’impresa.

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FAQ

Cosa succede se si perdono le scritture contabili in caso di incendio o furto?

In caso di incendio o furto, la perdita delle scritture contabili va denunciata alle autorità e comunicata all’Agenzia delle Entrate. In questi casi, è bene tenere a portata di mano la denuncia e fare il possibile per recuperare i documenti essenziali, come estratti conto e fatture.

Le scritture contabili devono essere firmate digitalmente?

No, le scritture contabili non devono essere firmate digitalmente. Se però vengono archiviate in formato elettronico, devono essere conservate secondo delle regole ben precise al fine di garantire la loro autenticità, l’integrità e l’accessibilità nel tempo.

Quali sanzioni si rischiano in caso di irregolarità nelle scritture contabili?

In caso di irregolarità nelle scritture contabili, si rischiano sanzioni amministrative e fiscali, come multe, accertamenti induttivi e limitazioni alla deducibilità dei costi. Nei casi più gravi, possono esserci anche delle conseguenze penali.

È possibile modificare una scrittura contabile dopo la chiusura dell’esercizio?

Dopo la chiusura dell’esercizio, una scrittura contabile non può essere modificata direttamente, ma può essere rettificata con una nuova registrazione nell’esercizio successivo.

Le scritture contabili possono essere utilizzate per ottenere finanziamenti o contributi pubblici?

Sì, le scritture contabili possono essere utilizzate per dimostrare la solidità economica e finanziaria dell’azienda. Sono, infatti, spesso richieste per ottenere dei finanziamenti bancari o dei contributi pubblici, insieme al bilancio d’esercizio e ad altri documenti contabili.

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