Libro degli inventari: come si compila, quando serve, cosa contiene

Il libro degli inventari è uno dei registri contabili obbligatori per chi adotta la contabilità ordinaria. Non è solo un adempimento formale: tenerlo aggiornato ti aiuta a evitare sanzioni, a gestire meglio i tuoi flussi finanziari e a offrire garanzie in caso di controlli o richieste di fido bancario.

Libro degli inventari: cos’è e a cosa serve

Il libro inventari è previsto dall’articolo 2217 del Codice civile e rientra tra i principali libri contabili obbligatori. Al suo interno va riportata una panoramica aggiornata della situazione dell’impresa: beni, debiti, crediti, elementi patrimoniali e contabili.

La funzione del libro è rendere tracciabili e verificabili i dati finanziari aziendali, supportando la costruzione del bilancio di esercizio, dello stato patrimoniale e del conto economico. Si tratta quindi di un documento di sintesi strategico e normativamente rilevante.

Che differenza c’è tra libro inventari e libro giornale?

Il libro inventari è spesso confuso con il libro giornale. Tuttavia, il secondo registra ogni movimento contabile in ordine cronologico, mentre il primo restituisce un quadro riepilogativo annuale della situazione aziendale. Entrambi sono obbligatori, ma rispondono a funzioni e logiche diverse.

Libro inventari obbligatorio: chi deve tenerlo e quando

La tenuta del libro inventari è obbligatoria per:

• società di capitali (SRL, SRLS, SPA)
• società di persone (SNC, SAS) che applicano la contabilità ordinaria
• imprese individuali soggette per legge alla contabilità ordinaria
• altre imprese e PMI che adottano volontariamente la contabilità ordinaria

I soggetti in regime forfettario o semplificato sono esonerati dalla tenuta del libro inventari ai fini fiscali. Tuttavia, secondo l’art. 2214 del Codice civile, l’obbligo permane per gli imprenditori commerciali, indipendentemente dal regime fiscale adottato, se non rientrano tra i “piccoli imprenditori” (artigiani, coltivatori, ecc.).

Il libro inventari va redatto all’inizio dell’attività (con un inventario iniziale) e ogni anno, entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. In caso di mancato aggiornamento o di assenza del libro, si rischiano sanzioni e la perdita di validità delle altre scritture contabili.

Contenuto del libro inventari: cosa bisogna includere

Il contenuto del libro inventari è regolato e deve includere almeno:

• inventario iniziale all’avvio dell’attività
• bilancio d’esercizio completo (stato patrimoniale e conto economico)
• nota integrativa, se prevista per legge
• elenco dettagliato di attività e passività aggiornato alla data di chiusura

Tra le voci tipiche da inserire troviamo:

• ratei e risconti
• rimanenze finali di magazzino
• beni strumentali
• debiti bancari e finanziari
• crediti commerciali
• investimenti in immobilizzazioni materiali o immateriali

Ogni voce deve essere verificabile, coerente con la contabilità generale e registrata nel rispetto del principio della competenza economica.

Beni materiali, immateriali e coerenza contabile

Quando compili il libro degli inventari, è importante essere specifico nella descrizione delle voci patrimoniali. Non basta indicare “beni aziendali” o “attrezzature”, ma occorre distinguere tra beni materiali e immateriali. Vediamo cosa significa nello specifico.

Beni materiali

Questi includono elementi fisici utilizzati nell’attività:

• macchinari e impianti (es. presse industriali, stampanti 3D)
• attrezzature d’ufficio (es. computer, sedie ergonomiche)
• mezzi di trasporto (es. furgoni, scooter aziendali)

Ogni voce va accompagnata da data d’acquisto, valore originario, ammortamenti applicati e valore residuo. Se disponi di un registro cespiti, assicurati che le informazioni coincidano.

Beni immateriali

Sono spesso trascurati, ma vanno inseriti con altrettanta cura:

• licenze software (es. Adobe, gestionali cloud)
• brevetti e marchi registrati
• costi pluriennali per lo sviluppo di app o piattaforme digitali

Questi beni influenzano decisamente il bilancio, e in particolare lo stato patrimoniale. Per evitare errori, verifica che quanto indicato nel libro coincida con le voci di immobilizzazioni immateriali in bilancio.

Compilazione del libro inventari: come redigerlo correttamente

La compilazione del libro inventari può avvenire in formato cartaceo, con pagine numerate progressivamente senza obbligo di vidimazione. Resta invece obbligatorio l’uso della marca da bollo ogni 100 pagine, secondo le disposizioni dell’Agenzia delle Entrate.

In alternativa, il libro inventari può essere tenuto in formato elettronico, firmato digitalmente dal legale rappresentante e conservato secondo normativa (ad esempio, con soluzioni integrate per le fatture elettroniche e i registri contabili).

Entrambi i formati devono garantire immodificabilità e integrità delle informazioni inserite.

Tipologie di inventario: annuale, a rotazione, permanente

A seconda della struttura e della gestione interna, puoi optare per:

• inventario annuale redatto una volta l’anno
• inventario a rotazione con controlli ciclici sulle diverse categorie di beni
• inventario permanente aggiornato in tempo reale, utile per chi gestisce molte scorte o ha necessità di controllo continuo

La scelta del tipo dipende dalla complessità operativa, dalla tipologia di beni gestiti e dal sistema informativo aziendale.

Accorgimenti pratici per una buona redazione

Infine, per una corretta compilazione del libro inventari, ti consigliamo di:

• Usare un software gestionale aggiornato, come Danea, TeamSystem o Fatture in Cloud.
• Verificare sempre la coerenza con il bilancio di esercizio.
• Non effettuare cancellature o correzioni non tracciate.
• Documentare ogni variazione secondo il principio della contabilità a partita doppia.
• Effettuare regolarmente l’aggiornamento del libro inventari, anche nei casi in cui la normativa non imponga una frequenza intermedia.

La vidimazione del libro degli inventari è stata abrogata dall’art. 8 della Legge 383/2001. Pertanto, non è più obbligatoria, nemmeno per i registri cartacei. È sufficiente numerare progressivamente le pagine prima dell’uso. Tuttavia, l’assolvimento dell’imposta di bollo rimane obbligatorio, anche per i registri elettronici, secondo le modalità previste.

Esempio di libro inventari: struttura e strumenti utili

Per capire meglio come redigere il libro degli inventari, è utile partire da un esempio pratico.

Immagina un negozio di rivendita. Entro i successivi 90 giorni dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi, l’imprenditore dovrà riportare nel libro inventari una serie di informazioni obbligatorie, ordinate in modo chiaro.

Ad esempio, un libro inventari completo dovrebbe includere:

• inventario iniziale con data di costituzione e descrizione dei beni
• bilancio di esercizio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa)
• elenco analitico di crediti, debiti, disponibilità liquide, cespiti, giacenze
• annotazioni accessorie in caso di variazioni rilevanti rispetto all’anno precedente

La struttura del libro inventari può variare (solo in termini di layout) a seconda del software utilizzato, ma è importante che tutte le voci siano coerenti con il bilancio di esercizio e con gli altri registri contabili, come il libro giornale o il registro dei corrispettivi.

Software consigliati per la compilazione

Per semplificare la compilazione del libro inventari, oggi è possibile usare strumenti digitali che garantiscono precisione e conformità normativa. Questi strumenti consentono di automatizzare i calcoli, generare stampe conformi per il libro inventari, e integrarsi con i flussi legati a fatture elettroniche, registro cespiti, partita doppia e adempimenti fiscali.

Ecco una tabella riassuntiva sui software che si possono utilizzare per gestire la compilazione del libro inventari:

Per chi usa un conto aziendale smart, questi strumenti possono integrarsi anche con le funzionalità di gestione del cash flow, rendendo il processo contabile più snello e coerente.

Libro degli inventari elettronico e formati alternativi

Oggi è prassi gestire il libro degli inventari in formato digitale, anche grazie alla normativa che consente la tenuta elettronica dei registri contabili, purché siano rispettate alcune condizioni fondamentali.

Formato elettronico con firma digitale

La versione digitale del libro inventari deve essere:

• firmata digitalmente entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi riferita allo specifico anno d’esercizio
• conservata a norma, secondo le disposizioni dell’Agenzia delle Entrate
• immutabile e non modificabile a posteriori

Per garantire ciò, è necessario dotarsi di sistemi di conservazione digitale certificata, anche integrati nel software gestionale. In alternativa, è possibile affidarsi a provider esterni accreditati per la conservazione delle fatture elettroniche e dei registri contabili.

Fogli mobili e pagine eccedenti

Nel caso in cui si opti ancora per il formato cartaceo, è possibile utilizzare fogli mobili (rilegati dopo la stampa) o registri prestampati. Tuttavia, bisogna prestare attenzione alla numerazione progressiva delle pagine e alla marca da bollo da apporre sul libro inventari.

Il vantaggio del formato elettronico è evidente: evita errori manuali, semplifica l’archiviazione e accelera i controlli in sede di revisione. E in effetti, la maggior parte delle imprese opta ormai per la digitalizzazione.

Vidimazione e marca da bollo del libro inventari

La vidimazione è l’autenticazione iniziale del registro da parte della Camera di Commercio. Ad oggi, la vidimazione iniziale del libro inventari non è più obbligatoria, nemmeno nel formato cartaceo. È sufficiente numerare progressivamente le pagine prima dell’utilizzo, senza passare dalla Camera di Commercio.

L’unico caso in cui la vidimazione resta prevista riguarda i libri sociali (es. libro soci o decisioni) delle società di capitali, non i libri contabili.

La numerazione deve essere fatta prima della compilazione, manualmente o in modo automatizzato, purché non modificabile.

Costi e imposta di bollo

L’imposta di bollo resta dovuta sia per i registri cartacei che digitali. Le regole variano in base al formato e al tipo di impresa. Per il formato cartaceo:

• 16 € ogni 100 pagine per società di capitali
• 32 € ogni 100 pagine per altre imprese

D’altra parte, per il formato elettronico:

• 16 € ogni 2.500 registrazioni per società di capitali
• 32 € ogni 2.500 registrazioni per altre imprese

Si versa con Modello F24 (codice 2501) entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Ad esempio, con un esercizio chiuso al 31 dicembre, la scadenza sarà il 30 aprile dell’anno successivo.

Inoltre, se il libro cartaceo termina, puoi proseguire su un secondo volume, numerato in continuità, o usare fogli mobili numerati, senza nuova vidimazione. L’importante è mantenere la numerazione progressiva e assolvere l’imposta di bollo.

Aggiornamento del libro inventari e scadenze da rispettare

Per evitare sanzioni, è fondamentale rispettare i termini di aggiornamento previsti dalla normativa. Nello specifico, l’aggiornamento del libro inventari deve avvenire:

• entro 90 giorni dalla presentazione della dichiarazione dei redditi riferita all’esercizio fiscale considerato
• contestualmente alla firma del Bilancio di esercizio
• anche per i registri elettronici, con apposizione della firma digitale

Per evitare errori, ti consigliamo di consultarti con il commercialista per la revisione dei dati, di usare software che permettano l’esportazione diretta del bilancio nel libro degli inventari, e di archiviare le versioni firmate in cloud o su server certificati per la conservazione digitale

Se hai più sedi operative o gestisci società con strutture complesse, potresti dover tenere più registri inventari distinti. In questi casi, verifica con il tuo consulente quali obblighi si applicano alla tua realtà.

Sottoscrizione del libro degli inventari: chi deve firmare

Il libro degli inventari non è completo finché non viene firmato. La normativa stabilisce con chiarezza che il registro deve essere sottoscritto dal legale rappresentante dell’impresa, ovvero dalla persona che ha la responsabilità formale e giuridica della società. Nelle SRL, SPA o SRLS, di solito si tratta dell’amministratore unico o del consiglio di amministrazione; nelle ditte individuali, del titolare.

La firma ha un ruolo essenziale: certifica l’autenticità delle informazioni contenute e conferma che il documento riflette fedelmente la situazione economico-patrimoniale dell’impresa. In assenza della firma, il registro è considerato non conforme, con conseguenze fiscali e legali.

Cosa succede se manca la firma

La mancata sottoscrizione del libro inventari può portare a diverse complicazioni. In caso di controlli, le scritture contabili potrebbero non essere riconosciute valide. Inoltre, si rischiano sanzioni amministrative da parte dell’Agenzia delle Entrate e, in situazioni di contenzioso, la mancanza di firma può minare la credibilità fiscale dell’azienda.

La firma, nel caso del formato digitale, deve essere apposta digitalmente e accompagnata da una marca temporale, per garantire l’autenticità e l’integrità del documento.

Conseguenze in caso di irregolarità del libro inventari: cosa rischi

Essere superficiali nella gestione del libro inventari può costare caro. La normativa è chiara: il registro deve essere redatto, aggiornato e conservato secondo le regole previste dal Codice civile e dalle disposizioni fiscali.

Sanzioni fiscali e amministrative

Tra le sanzioni previste in caso di irregolarità troviamo:

• multe amministrative da 1.000 a 8.000 €, in base alla gravità dell’infrazione (art. 9 D.Lgs. 471/1997)
• presunzione di inattendibilità delle scritture contabili
• perdita di alcuni benefici fiscali (es. deducibilità di alcuni costi)
• possibile disconoscimento del bilancio in caso di contenziosi

Anche errori formali, come una data errata o la mancanza della vidimazione, possono costituire motivo di contestazione (anche se meno gravi), soprattutto in caso di controlli incrociati con altri registri, come il libro giornale o il registro dei corrispettivi.

Perdita di validità delle scritture contabili

Il rischio principale è che l’intera contabilità venga considerata inattendibile. Questo può accadere non solo in caso di assenza del registro, ma anche se non viene aggiornato nei tempi previsti; mancano la firma o la marca da bollo; oppure il contenuto è incompleto o contraddittorio rispetto al bilancio di esercizio.

Caso pratico: sanzioni e irregolarità nel libro inventari

Vediamo un esempio concreto. Una PMI dimentica di aggiornare e firmare il libro degli inventari entro i 90 giorni previsti dopo la presentazione della dichiarazione dei redditi.

Supera quindi il 29 gennaio 2027 – 90 giorni dopo il 31 ottobre 2026, termine per la dichiarazione (ma attenzione: se un’impresa presenta la dichiarazione prima del 31 ottobre, i 90 giorni partono dalla data effettiva di presentazione).

1. Verifica dell’Agenzia delle Entrate: nel maggio successivo, l’azienda riceve una notifica per controllo incrociato tra Bilancio, Libro giornale e Registro dei corrispettivi.
2. Contestazione: durante l’ispezione, emerge che il libro non è aggiornato, manca la firma digitale e contiene dati non coerenti con il bilancio depositato.
3. Sanzione: l’impresa riceve una multa tra 1.000 e 8.000 €, un verbale di irregolarità contabile e una possibile limitazione dell’accesso a incentivi o contributi.
4. Difesa e rimedi: con l’aiuto del commercialista, l’azienda dimostra l’attività svolta correttamente sul gestionale, ma non trascritta nel libro. Dopo ricorso e aggiornamento retroattivo, la sanzione viene ridotta, ma il potenziale danno reputazionale rimane.

Più libri inventari per attività o sedi distinte

Non tutte le aziende sono centralizzate. Alcune operano con filiali, unità locali o divisioni autonome, magari anche in regioni diverse. In questi casi, può nascere il dubbio: serve un solo libro inventari o sono necessari più registri distinti?

Quando serve più di un registro

La regola generale è che basta un unico libro degli inventari, ma ci sono eccezioni:

• se le sedi hanno autonomia gestionale e contabile, può essere opportuno (e talvolta richiesto) mantenere più registri distinti
• in presenza di gruppi aziendali con società giuridicamente separate ma legate, ogni soggetto deve tenere un proprio libro
• se l’impresa è molto strutturata, con divisioni indipendenti, avere più libri può semplificare la rendicontazione e l’organizzazione contabile

In questi casi si parla di libri inventari plurimi, ognuno relativo a una sede o divisione. Tutti vanno comunque numerati, firmati e aggiornati secondo le stesse regole previste per il registro unico.

Più libri inventari per attività distinte: esempi pratici

Nello specifico, in alcune realtà aziendali può essere vantaggioso – o necessario – tenere più libri inventari separati. Facciamo degli esempi concreti dei casi più comuni.

Un’impresa con sede legale a Milano e stabilimento produttivo in Puglia può decidere di tenere due registri distinti: uno per la sede amministrativa e uno per la sede operativa. Questo facilita la complessa gestione locale dei cespiti e delle giacenze.

Oppure, immagina un gruppo con tre SRL controllate: una commerciale, una logistica e una IT. Ogni società, avendo partita IVA e contabilità autonoma, deve avere un proprio libro inventari obbligatorio, anche se tutte fanno parte dello stesso gruppo.

Questa scelta agevola anche eventuali controlli o fusioni future, mantenendo ordinati i dati e le responsabilità contabili.

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FAQ

Il libro degli inventari va tenuto anche se l’impresa è inattiva?

Sì, se l’azienda è iscritta in contabilità ordinaria, l’obbligo permane anche in caso di inattività temporanea. Deve comunque essere compilato e aggiornato almeno annualmente.

È obbligatorio stampare il libro inventari ogni anno anche se è digitale?

No, se viene gestito in formato elettronico e conservato a norma con firma digitale e marca temporale, non è necessario stamparlo. Tuttavia, è obbligatorio conservarlo in modo che sia sempre consultabile e opponibile in caso di controllo. 

Cosa fare se ho perso fisicamente il libro inventari cartaceo?

In caso di smarrimento, è necessario: presentare denuncia alle autorità competenti; conservare copia della denuncia; ricostruire il libro partendo dai documenti contabili disponibili; comunicare l’accaduto al commercialista e, se necessario, all’Agenzia delle Entrate. È inoltre consigliabile procedere alla conservazione digitale dei registri per evitare simili inconvenienti in futuro.

Qual è la differenza tra inventario continuativo e libro inventari?

L’inventario continuativo è un metodo di gestione delle giacenze di magazzino, aggiornato costantemente. Il libro inventari, invece, è un documento periodico e istituzionale che sintetizza tutta la situazione patrimoniale dell’azienda. Non vanno confusi: servono a scopi diversi.

In caso di fusione tra aziende, come si gestisce il libro inventari?

In caso di fusione, ogni società mantiene i propri registri fino alla data dell’atto di fusione. Da quel momento, la nuova società (o quella incorporante) deve: redigere un nuovo libro degli inventari a partire dalla data di fusione; includere l’inventario finale delle aziende incorporate; gestire in archivio i vecchi registri per il tempo previsto dalla legge.

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