Fattura proforma: cos'è, come si differenzia da una fattura e quando utilizzarla

Una fattura proforma è un documento del tutto simile alla classica fattura elettronica, ma non ha valore fiscale. 

Imprese e professionisti se ne servono come uno strumento perevitare errori costosi e di ricevere i pagamenti dai propri clienti prima di emettere regolare fattura. 

Vediamo in dettaglio quali sono le caratteristiche di questo documento e quali sono i vantaggi per chi emette la fattura proforma. 

Fattura proforma: cos'è, cosa deve contenere e come si compila

Il significato della locuzione pro forma chiarisce l’utilizzo del documento: una fattura proforma è un documento che si emette per pura formalità. 

Esso è infatti privo di valore fiscale, ma non per questo è inutile. Al contrario, questo documento permette agli imprenditori di specificare gli elementi di un accordo economico con il cliente senza doversi servire di un documento fiscalmente valido come la classica fattura elettronica. 

La fattura proforma è una sorta di copia di una fattura fiscale ed è più dettagliata di un semplice preventivo. Usarla vi darà la possibilità di tenere sempre sotto controllo tutte le operazioni della vostra attività.

La fattura proforma è composta dagli stessi campi della fattura fiscale: 

• Dati dell’emittente e del cliente;
• Numero della fattura;
• Data di emissione e data di scadenza;
• Articoli, quantità, unità e prezzo;
• Percentuale IVA;
• Importo e totale imponibile.

Come compilare correttamente la fattura proforma?

 In primo luogo, il documento deve contenere la dicitura "fattura proforma" (in alto, nella parte iniziale che precede la parte descrittiva del documento). In secondo luogo, se si utilizza una numerazione, questa non deve avere nulla a che fare con la numerazione delle fatture fiscali (deve essere indipendente da essa). In terzo luogo, il modulo della fattura deve avere la seguente dicitura standard, posta in fondo al documento: 

“Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72).”

Molto spesso si utilizzano modelli per creare una fattura proforma, ma con Finom non è necessario cercare modelli o scaricarli. Con noi puoi creare una fattura proforma in un paio di clic e inviarla ai tuoi clienti via e-mail, Facebook, WhatsApp e Telegram. Leggi come fare nel nostro articolo qui sotto. 

Suggerimenti Finom: Fattura proforma: cos'è e come crearlo con Finom?

I vantaggi della fattura proforma 

Ma se la fattura proforma è del tutto identica alla fattura fiscale, perché utilizzarla? Vediamo insieme i vantaggi della fattura proforma in dettaglio: 

• Evitare errori costosi: inviando una fattura pro forma, sia voi che i vostri clienti avrete la possibilità di verificare che tutti i dati siano corretti - come il valore dei prodotti o dei servizi - e di procedere verso la chiusura della transazione in maniera più fluida. Un errore nell’importo da fatturare vi obbligherebbe a stornare la fattura e a emettere pertanto note di credito o debito, incorrendo in correzioni complesse.
• Evitare di anticipare il versamento dell’IVA: l’ammontare dell’IVA dovuta al fisco viene calcolato analizzando le fatture fiscali che avete emesso.

Se la scadenza per versare l’IVA si verifica nel periodo che intercorre tra l’emissione della fattura e il momento in cui viene effettuato il pagamento della stessa, sarete costretti ad anticipare l’imposta. Emettendo una fattura proforma potrete invece richiedere il pagamento al cliente, emettendo la fattura fiscale solo a pagamento avvenuto. 

• Inviare campioni omaggio o prodotti non imponibili: qualora voleste inviare dei campioni gratuiti - anche all’estero - o fornire servizi di prova, non dovreste pagare IVA perché non ci sarebbe un compenso. Potrete dunque usare la fattura proforma per rendicontare questo tipo di operazioni, mantenere una gestione ordinata della vostra attività e fornire un riferimento al cliente.
• Usarla come un promemoria: soprattutto i freelance e i piccoli imprenditori devono spesso affrontare il problematiche dei pagamenti in ritardo da parte dei clienti. In questi casi, la fattura proforma può funzionare come un vero e proprio promemoria. Al termine di questo articolo vi parleremo inoltre di un metodo che vi aiuterà a ricevere i pagamenti in tempi ancora più brevi del previsto.

Fattura proforma: quali sono le differenze tra fattura proforma e fattura fiscale?

• Natura: La fattura proforma non è un documento fiscale; la fattura sì.
• Diciture: la fattura proforma deve contenere la dicitura “fattura proforma”, e chiarire che il rilascio della fattura fiscale avverrà dopo il pagamento.
• Tempi: la fattura proforma viene rilasciata prima del pagamento; la fattura fiscale viene rilasciata dopo il pagamento.
• Numerazione: la fattura proforma ha una numerazione indipendente rispetto alla numerazione delle fatture fiscali.

Differenze tra preventivo e fattura proforma

Per comprendere meglio gli usi di una fattura proforma è fondamentale comprendere anche quali siano le differenze tra fattura proforma e preventivo. 

Un preventivo serve semplicemente a fornire al cliente delle informazioni senza che ciò presuppongono un accordo commerciale tra lui e il fornitore. 

La fattura proforma rappresenta il passo successivo: il cliente si è impegnato in un accordo, e voi potete usarla per usufruire dei vantaggi mostrati nella sezione precedente. 

La fattura vera e propria invece finalizza la transazione e ha validità fiscale. 

Conclusioni

La fattura proforma è un documento estremamente utile per tutti coloro che possiedono una partita IVA: vi permetterà di essere in regola con il fisco evitando errori e procedure costose. 

Si tratta inoltre di un documento non molto diverso dalle normali fatture fiscali. Non dovrete dunque imparare nuove regole per compilarlo. 

Esistono però dei sistemi che possono ulteriormente facilitare il vostro lavoro. 

Finom vi permette di creare le vostre fatture proforma ed elettroniche in pochi click, offrendo anche un piano gratuito a coloro che vogliono testare le sue funzionalità. 

Con Finom potrete inoltre abbreviare i tempi di attesa per ricevere i vostri pagamenti: potrete infatti dare la possibilità ai vostri clienti di pagare direttamente dalla pagina della fattura, rendendo l’intero processo rapido e totalmente online. 

Potrete compilare le vostre fatture e parcelle aggiungendo termini e note, e condividerle con i vostri clienti attraverso un semplice link. 

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