Fattura differita: una guida completa sul suo funzionamento in Italia

In questo articolo, daremo una spiegazione dettagliata sul significato della fattura differita, evidenziando vantaggi e procedure pratiche per la sua applicazione. Sarà utile per imprenditori, contabili e professionisti che desiderano ottimizzare la gestione delle proprie fatture.

Cos’è la fattura differita?

Una fattura differita è un documento fiscale, spesso emesso come fattura elettronica, in un momento diverso rispetto a quello in cui è avvenuta la transazione di beni o la prestazione di servizi. È una tipologia di fattura che racchiude tutte le operazioni effettuate verso un cliente nell’arco di un mese. 

La normativa di riferimento è l’articolo 21 del D.P.R. 633/1972, che stabilisce le regole da seguire per una corretta emissione della fatturazione differita. In particolare, l'articolo stabilisce che la fattura differita deve essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui sono state effettuate le operazioni continuative di vendita o di prestazione di servizi.

Inoltre, la normativa prevede che ogni operazione inclusa nella fattura differita debba essere documentata mediante un Documento di Trasporto (DDT) o altri documenti equivalenti. Questi devono contenere le informazioni necessarie per identificare con precisione la transazione in questione.

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Quando viene utilizzata la fattura differita

La fattura differita viene utilizzata in diverse situazioni. Vediamo quali sono:

• Operazioni ricorrenti: è ideale utilizzare la fattura differita per vendite ripetute nel corso del mese, raggruppando così tutte le operazioni in un’unica fattura.
• Collegamento a un medesimo soggetto: la fattura differita consente di semplificare la gestione delle transazioni collegate a un unico cliente.
• Cessioni di beni accompagnate da documenti di trasporto: è giusto applicare questo tipo di fattura alle cessioni di beni accompagnate da DDT (documento di trasporto), che certificano il trasporto delle merci.
• Prestazioni di servizi documentate da ricevute o rapporti di intervento: se documentate correttamente, è possibile utilizzare la fattura differita anche per prestazioni di servizi.
• IVA esigibile al momento dell’operazione: l’IVA garantisce una gestione fiscale più efficiente in quanto diventa esigibile al momento dell’operazione.

Quando si emette la fattura differita?

La fattura differita deve essere emessa entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello in cui è avvenuta l’operazione. Si utilizza questo metodo perché permette di riepilogare alle aziende le fatture e di raggruppare le operazioni avvenute nel corso di un mese in un’unica fattura riepilogativa.

Se il termine di invio della fattura elettronica differita non viene rispettato, si rischiano sanzioni. L’articolo 6 del D.Lgs. n. 471/97, riporta che l’importo minimo da pagare in caso di sanzioni è di 500 €. Tuttavia, per motivazioni specifiche, l’importo può essere ridotto.

Se siete confusi sulle scadenze, ecco alcuni esempi che vi aiuteranno a capire come funziona:

• Se viene effettuata un’operazione il 10 febbraio, la fattura deve essere emessa entro il giorno 15 del mese di marzo.
• Se un’operazione avviene il 30 aprile, la fattura deve essere emessa entro il giorno 15 maggio.
• Se un’operazione viene effettuata il 5 maggio, la fattura deve essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo.

Quale data riportare nella fattura differita

La data della fattura differita deve indicare il giorno in cui viene effettivamente emessa la fattura, che non deve superare il quindicesimo giorno del mese successivo. Nella fattura è necessario specificare la data di esecuzione dell’operazione o la data di consegna dei beni. Facendo questo, si ottiene un chiaro riferimento temporale per le transazioni.

La data dell’operazione è rilevante ai fini dell’esigibilità dell’IVA. Un errore nelle date può portare a sanzioni amministrative. Se l’operazione avviene il 30 giugno, la fattura deve essere emessa entro il 15 luglio. In questo caso, la data dell’operazione dipende dall’esigibilità dell’IVA, ma l’emissione della fattura deve comunque avvenire entro i termini previsti.

Dati di fatturazione della fattura differita

Vediamo quali sono i dati di fatturazione:

1. Numero e data della fattura: in ogni fattura devono essere scritti la data di emissione e un numero univoco.

2. Dati del venditore e dell’acquirente: devono essere scritti anche il nome, la partita IVA e l’indirizzo di entrambe le parti.

3. Riferimenti ai documenti di consegna:

• Numero del Documento di Trasporto o un altro documento di consegna: è fondamentale includere il numero del DDT o di qualsiasi altro tipo di documento di consegna.
• Data di spedizione o consegna dei beni: deve essere indicata la data in cui sono stati spediti o consegnati i beni.

4. Dettagli della transazione:

• Descrizione dei beni o servizi: deve esserci una descrizione dettagliata dei beni e dei servizi.
• Quantità e prezzo unitario: devono essere specificati la quantità dei beni, la quantità dei servizi e il prezzo unitario.
• Importo totale e aliquota IVA applicata: devono essere chiaramente indicati l’importo totale della transazione e l’aliquota IVA applicata.

5. Data di esigibilità dell’IVA: la data di esigibilità dell’IVA deve essere specificata solo se diversa dalla data di emissione della fattura.

6. Note aggiuntive: 

• Se applicabili, devono essere incluse informazioni riguardo le transazioni intracomunitari.
• Se applicabile, deve essere indicata una qualsiasi esenzione o deroga fiscale.

Quali codici utilizzare nella fattura differita

Nella fattura differita, è fondamentale utilizzare i codici appropriati per garantire una corretta emissione e registrazione. I codici da utilizzare sono:

• Il codice TD24 nella fattura differita viene utilizzato per le fatture relative a beni e servizi collegati ai Documenti di Trasporto. È regolato dall’articolo 21, comma 4, lettera a) del D.P.R. 633/72.
• Il codice TD25 è un codice applicato alle fatture per operazioni triangolari interne. È regolato dall’articolo 21, comma 4, lettera b) del D.P.R. 633/72.

In sostanza, il TD24 è adatto quando la fattura è emessa per operazioni che coinvolgono lo stesso cliente nello stesso mese. Il TD25 è particolarmente indicato in situazioni che richiedono un'elaborazione automatica da parte delle autorità fiscali, soprattutto in scenari di transazioni complesse.

In sintesi, è consigliabile scegliere il TD24 per le fatture differite standard legate a vendite o servizi documentati, mentre il TD25 va scelto per le operazioni più complesse che coinvolgono intermediari o vendite a terzi.

Come redigere una fattura differita

Per redigere una fattura differita, è necessario seguire questi passaggi:

1. Inserire i dati obbligatori: inserire il numero e la data della fattura per poi inserire i dati del fornitore e del cliente. Nello specifico, è necessario scrivere il nome, l’indirizzo, la partita IVA o codice fiscale.
2. Indicare i riferimenti ai documenti di consegna: riportare i numeri dei Documenti di Trasporto o altri documenti che provano la consegna dei beni o servizi. Inoltre, è necessario specificare la data di consegna o esecuzione delle operazioni.
3. Descrivere i beni o servizi forniti: inserire una descrizione dei prodotti o servizi forniti, e indicare quantità, prezzi unitari e importo totale.
4. Calcolare e indicare l’IVA: applica l’aliquota IVA corretta e calcolare l’imposta. Specifica eventuali esenzioni se necessario.
5. Trasmissione tramite Sistema di Interscambio: assicurati che la fattura venga inviata entro il quindicesimo giorno del mese successivo all’operazione. Inoltre, verifica che la fattura sia correttamente ricevuta dal Sistema di Interscambio.
6. Archiviazione e gestione contabile: conserva la fattura in formato digitale e integra la fattura con i registri contabili.

Esempio pratico della fattura differita

Per illustrare l'uso della fattura differita, consideriamo un caso d'uso pratico che coinvolge un'azienda di consulenza e un cliente.

Fattura Differita

Fattura N.: 001/2024  

Data di emissione: 15 febbraio 2024  

Data di riferimento: Gennaio 2024  

Dati del Fornitore

Nome Fornitore: [Nome del Consulente]  

Indirizzo: [Indirizzo del Consulente]  

Partita IVA: [Partita IVA del Consulente]  

Dati del Cliente

Nome Cliente: [Nome del Cliente]  

Indirizzo: [Indirizzo del Cliente]  

Partita IVA: [Partita IVA del Cliente] 

Riepilogo delle Operazioni

Dettagli Fiscali

• IVA (22%): 396,00 €  
• Totale Fattura (IVA inclusa): 2.196,00 €

Modalità di Pagamento

Si prega di effettuare il pagamento entro il 15 marzo 2024 tramite bonifico bancario alle seguenti coordinate:

• Banca: [Nome della Banca]  
• IBAN: [IBAN del Consulente]  

Note: Questa fattura differita è emessa ai sensi dell'articolo 21 del D.P.R. 633/1972 e si riferisce alle operazioni effettuate nel mese di gennaio 2024.

Fattura differita per i beni: struttura e requisiti

La fattura differita per i beni deve rispettare specifici requisiti per attestare l'avvenuta consegna:

• Prova di consegna obbligatoria: la fattura deve includere la documentazione che attesti l’avvenuta consegna dei beni.
• Integrazione dei Documenti di Trasporto: devono essere riportati i riferimenti ai Documenti di Trasporto per garantire la tracciabilità della transazione.
• Trasferimenti intracomunitari: per le operazioni all’interno dell’UE e in caso di trasferimento intracomunitario, la data rilevante è quella della spedizione dei beni.

Fattura differita per i servizi: struttura e requisiti

La fattura, che deve essere emessa entro il quindicesimo giorno del mese successivo alla prestazione del servizio, deve essere utilizzata quando i servizi sono prestati in modo continuativo o su base periodica.

Quando si deve emettere una fattura differita per i servizi, sono necessarie due documentazioni:

• Contratto o accordo che descriva la prestazione del servizio.
• Eventuali rapporti di lavoro o documentazioni che attestino l’esecuzione dei servizi.

Contenuto della fattura differita per i servizi:

• Dati del fornitore e del cliente, come nome, partita IVA e indirizzo.
• Descrizione dettagliata del servizio prestato.
• Periodo di riferimento del servizio.
• Importo totale e aliquota IVA applicata.

L’IVA diventa esigibile alla data di conclusione del servizio o al momento di pagamento anticipato, se previsto. Se il servizio coinvolge un soggetto estero, si emette la fattura in esenzione IVA ai sensi dell’articolo 7-ter della Legge 633/1972. 

Fattura differita e fattura elettronica

La fattura differita, che deve essere emessa entro il quindicesimo giorno del mese successivo all’operazione, può essere emessa in formato elettronico sempre rispettando i requisiti previsti per la fattura tradizionale. La fattura deve essere trasmessa tramite Sistema di Interscambio.

Contenuto obbligatorio:

• La fattura elettronica differita deve includere i riferimenti ai DDT o altri atti di consegna.
• Devono essere riportati i dati del fornitore e del cliente, e la descrizione in dettaglio delle operazioni.

I vantaggi dell’integrazione includono:

• La tracciabilità e l’archiviazione delle operazioni consentono di controllare in tempo reale le transazioni e i documenti per garantire una maggiore sicurezza.
• L’automatizzazione della gestione fiscale riduce il rischio di errori umani per migliorare la precisione delle registrazioni contabili.

Fattura differita e super differita: differenze e limiti

Come avete scoperto in questo articolo, la fattura differita permette di riassumere in un unico documento tutte le transazioni effettuate verso un cliente nello stesso mese, semplificando così la gestione contabile.

La fattura super differita, invece, viene utilizzata in casi specifici, come le cessioni di beni in contesti particolari, e può essere emessa con tempi di emissione estesi oltre il termine ordinario. Questa fattura è tipicamente applicata nelle transazioni triangolari, in cui una parte vende beni a una terza parte attraverso un intermediario.

Entrambe le fatture devono essere emesse entro i termini previsti in modo da evitare sanzioni, ma la fattura super differita richiede un tipo di documentazione specifica per giustificare i tempi di emissione più lunghi.

Ecco alcuni dei principali vantaggi e svantaggi di questi due tipi di fatture:

Differenza tra fattura differita e fattura immediata

Ecco elencate le principali differenze tra la fattura immediata e differita:

Vantaggi della fattura differita

Come avrete già capito, la fattura differita presenta diversi vantaggi. Esaminiamoli:

• Maggiore flessibilità gestionale: il limite di emissione della fattura offre alle aziende più tempo per raccogliere e verificare tutte le informazioni necessarie.
• Ottimizzazione della contabilità: la fattura differita permette di consolidare più operazioni in un’unica fattura, facilitando la gestione contabile.
• Migliore gestione del flusso di cassa: le aziende sono in grado di gestire meglio il proprio flusso di cassa grazie alla possibilità di emettere la fattura dopo la consegna dei beni.
• Riduzione degli errori: le aziende hanno un rischio ridotto di commettere errori, perché hanno più tempo a disposizione per emettere le fatture.
• Conformità normativa: la fattura differita, che offre un periodo di tempo adeguato per verificare le informazioni, aiuta le aziende a rispettare le normative fiscali.

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Fattura differita: software per la fatturazione elettronica

I software per la fatturazione elettronica offrono funzionalità che possono rendere la gestione delle fatture più semplice grazie a:

• Automatizzazione dell’emissione: consente di programmare l’emissione della fattura, evitando ritardi.
• Integrazione con Documenti di Trasporto e documenti di consegna: facilita l’associazione della fattura ai documenti necessari, come il Documento di Trasporto.
• Calcolo automatico dell’IVA: calcola automaticamente l’IVA, riducendo il rischio di errori nella gestione fiscale.
• Generazione di report periodici:  facilita la contabilità generando dei report periodici.

Vantaggi dell’utilizzo del software:

• Permette di risparmiare tempo grazie all’automatizzazione di operazioni manuali.
• Diminuisce drasticamente il rischio di errori umani grazie al calcolo automatico.
• Facilita la gestione di tutte le fatture e i documenti,  grazie all’archiviazione digitale.

Il software deve essere conforme alle normative e alle leggi italiane, in particolare per quanto riguarda l’invio tramite il Sistema di Interscambio. Il software, inoltre, deve essere in grado di generare report periodici.

Domande frequenti

Quali controlli sono necessari per evitare errori nelle fatture differite?

Per evitare errori, è importante prestare attenzione alla compilazione delle fatture, utilizzare un software affidabile e verificare che le fatture contengano tutte le informazioni corrette prima di essere emesse.

Si può usare la fattura differita per operazioni intracomunitarie?

Si, può essere utilizzata. I requisiti e le regole sono gli stessi delle operazioni nazionali, e la data di riferimento deve coincidere con quella di partenza del trasporto o della spedizione dei beni.

Quali sono i rischi di un ritardo di emissione?

Si possono rischiare sanzioni amministrative, che variano dal 90% al 180% dell’importo dell’IVA, con un minimo di 500 €.