Lettre de relance pour une facture impayée : astuces de rédaction

Une entreprise peut être amenée à rédiger une lettre de relance pour facture impayée en cas de retard de paiement, d'oubli, ou encore de contestation de facture de la part d’un client. Le non paiement d’une facture est un problème assez courant et peut avoir des conséquences importantes sur la trésorerie d’une entreprise, d’autant plus s’il s’agit d’une petite structure.

Pour vous aider, nous vous proposons de découvrir nos conseils pour rédiger votre lettre de relance, accompagnés de plusieurs exemples.

Comment rédiger correctement une lettre de relance pour facture impayée ?

La lettre de relance de facture impayée, ou lettre de recouvrement, est un document qui permet de relancer un client qui est en retard de paiement. Son but est d’encourager le dialogue entre les partis au vue de résoudre le problème de paiement. Elle permet de faire part au client de sa dette et de lui demander le paiement de cette dernière.

Lors de la rédaction de la lettre de relance, il convient de faire preuve de politesse et de modération dans ses propos pour conserver de bonnes relations commerciales avec son client, tout en faisant preuve de fermeté. Le but est d’être cordial, clair et concis.

Pensez bien sûr aux formules de politesse, à indiquer votre adresse de facturation et vos informations de contact. Vous pouvez également joindre un RIB, au cas où le client ne dispose pas des bonnes informations pour effectuer son virement.

Que doit contenir votre lettre de relance pour facture impayée ?

Votre lettre de relance pour facture impayée doit idéalement contenir les éléments suivants :

Le numéro de facture : Mentionnez clairement le numéro de facture concerné, par exemple : "Facture n°1234" ;
La date de la facture : Indiquez la date d'envoi de la lettre, par exemple : "Le 23 juillet 2024" ;
Le montant total dû, pénalités de retard incluses s’il y en a, par exemple : "Montant dû : 1 500 €" ;
Le délais de paiement : rappeler les conditions de paiement convenues à l'origine (par exemple : "Conformément aux conditions générales de vente, le paiement était dû le 18 juillet 2024") ou donner un nouvel délai de paiement (par exemple : "Nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation dans un délai de 7 jours") ;
La demande d’un règlement rapide ;
Les conséquences possibles en cas de non-paiement.

Au sujet du dernier point, il est essentiel d'étayer ses propos. Il convient simplement d’indiquer au client les actions en justice éventuellement encourues si la situation n’est pas régularisée. Pensez à accompagner votre lettre de relance d’une copie de la facture impayée.

Quand envoyer une lettre de relance pour facture impayée ?

Lorsqu’il s’agit de relance, il est important de trouver le moment opportun. Mais une chose est sûre, plus tôt la relance est effectuée, plus tôt vous pourrez potentiellement recevoir le règlement du client.

Pour optimiser le flux de trésorerie de votre entreprise, il est important de diminuer au maximum les délais de paiement. Pour cela, il peut être intéressant de mettre en place un système de pré-relance ou de relance préventive avant échéance. Cette démarche est effectuée en tant que rappel et avec bienveillance. Vous pouvez simplement joindre au client le détail de ses factures, avec les dates de règlement qui ont été entendues.

Si le règlement n’est pas réalisé après la date d'échéance de la facture, vous pouvez alors procéder à la relance pour retard de paiement. Vous pouvez adapter votre mode de relance aux habitudes de votre client (mail, SMS, courrier, etc).

Il est parfois nécessaire de procéder à plusieurs relances pour recouvrer la facture auprès du client. Il peut donc être intéressant de se baser sur un calendrier pour l’envoi de ses relances. Voici un exemple de relances en escalade :

Relance préventive avant la date d'échéance ;
Première relance à J + 7 de la date d’échéance ;
Deuxième relance à J + 14 de la date d'échéance ;
Troisième relance à J + 21 (avec une mention d’une potentielle mise en demeure) ;
Lettre de mise en demeure formelle à J+30 ;
Déclenchement d’une procédure contentieuse de recouvrement.

Comment envoyer une relance pour une facture impayée ?

Plusieurs options peuvent être envisagées pour vos relances de facture impayée. Le choix peut être effectué en fonction du client et de vos relations avec ce dernier, du montant de la facture impayée, ou encore de l’ampleur du retard.

La première relance peut être effectuée par :

Téléphone (appel ou SMS);
E-mail ;
Courrier postal ;
Lettre recommandée.

Si l’impayé persiste, il sera essentiel de procéder à la rédaction d’une mise en demeure. Ce courrier peut être envoyé par lettre recommandée postale ou par lettre recommandée électronique (LRE).

L’envoi d’une mise en demeure sans passer par une lettre de relance de facture impayée est possible. Toutefois, nous la déconseillons. Il pourrait s’agir d’un simple oubli de la part de votre client et il est donc préférable d’agir avec courtoisie afin de préserver une relation commerciale saine.

En résumé, le courrier électronique est la méthode la plus rapide et la plus économique, mais il peut manquer de formalisme. Le courrier postal est plus formel, tandis que le courrier recommandé est la forme la plus légale, mais aussi la plus coûteuse. Le choix de la méthode dépend de la relation avec le client, du montant de la facture et de l'urgence de la situation

Modèles de lettres de relance pour facture impayée

Voici quelques modèles que vous pouvez utiliser pour faciliter la rédaction et l’automatisation de vos relances de facture impayées :

Exemple de lettre de relance préventive

Madame/Monsieur [nom du client],

Votre facture [n° de facture] du [date de la facture] d’un montant de [montant en € TTC] arrivera à échéance le [date d’échéance de la facture].

Nous vous remercions de bien vouloir procéder à son règlement avant la date d’échéance. Vous trouverez la facture en pièce jointe.

Si nous venons à recevoir votre règlement avant la réception de cette relance, nous vous prions de ne pas en tenir compte.

Nous vous remercions de procéder au règlement, et restons à votre entière disposition pour toute éventuelle question.

[Salutations]

[Signature]

Exemple de lettre de relance avec mention de mise en demeure

Madame/Monsieur [nom du client],

Suite à notre relance du [date de la relance], nous sommes toujours dans l’attente du paiement de la facture [n° de facture] du [date de la facture] d’un montant de [montant en € TTC] qui est arrivée à échéance le [date d’échéance de la facture].

Nous vous remercions de bien vouloir procéder à son paiement dans les meilleurs délais. Vous trouverez la facture en pièce jointe.

Nous tenons à vous préciser qu’il s’agit de la dernière relance avant la mise en demeure pour recouvrement. Nous vous remercions donc de procéder au règlement dans les meilleurs délais.

[Salutations]

[Signature]

Que faire si cela la relance pour facture impayée ne suffit pas ?

Avant d’engager une action en justice pour impayé (assignation en paiement au fonds, référé-provision, injonction de payer), il est important d’essayer de recouvrer la facture à l’amiable.

Si le client de régularise pas sa situation, il faudra alors lui faire parvenir une mise en demeure de payer portant la mention « mise en demeure ». Cette mise en demeure permet de faire connaître la prochaine étape au client : le passage de son dossier au contentieux. L’entreprise pourra alors déposer plainte devant un tribunal. Pour recouvrer sa dette, elle peut également faire appel à une agence de recouvrement.

Pour prévenir de telles situations à l'avenir, l’entreprise peut mettre en place des bonnes pratique comme :

La vérification de crédit des clients ;
La mise en place de paiements anticipés ;
L’automatisation des rappels.

Conclusion

Le non paiement d’une facture est un problème rencontré assez couramment par les entreprises. Il peut avoir des conséquences importantes sur sa trésorerie, d’autant plus s’il s’agit d’une petite structure comme une TPE ou une micro-entreprise.

Pour éviter les impayés, il convient d’être proactif et de mettre en place un système de pré-relance qui permet de rappeler la dette du client avant échéance de la facture. D’autres solutions peuvent également être mises en place comme la vérification de la solvabilité des clients, ou encore la mise en œuvre de paiement anticipés.

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