Dans le monde professionnel, un client peut demander une attestation de paiement après avoir réglé une facture. Dans ce guide, découvrez ses usages, ses obligations, des modèles d’attestation de paiement et les meilleures pratiques.

Contenu

Attestation de paiement : définition

Une attestation de paiement est un document rédigé par un fournisseur ou un prestataire. Il confirme qu’un règlement a bien été reçu de la part du client. Sa valeur probante en fait un justificatif utilisable devant une juridiction.

Dans les relations commerciales, l’attestation de paiement sécurise les échanges et rassure le client. Elle peut être délivrée par toute personne ou entreprise ayant encaissé le paiement.

L’attestation de paiement ne doit pas être confondue avec la facture acquittée. Cette dernière est simplement la facture initiale annotée de la mention « payée » ou « acquittée ». En revanche, l’attestation de paiement est un document synthétique souvent exigé par des tiers.

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Quand et pourquoi fournir une attestation de paiement ?

Une attestation de paiement est souvent demandée dans plusieurs situations : finalisation d’un marché public ou privé, constitution d’un dossier administratif, réponse à un appel d’offres, clôture de prestation ou règlement d’un acompte. Un client peut aussi la solliciter pour ses démarches internes ou comptables.

Il n’existe pas de loi imposant ce document dans toutes les transactions. Toutefois, un contrat ou une procédure spécifique peut en rendre la fourniture obligatoire. En marché public, l’acheteur peut exiger une preuve de règlement en plus d’autres justificatifs. Dans un contrat privé, elle peut être demandée pour débloquer un acompte, clore un projet ou valider une étape de travaux. Les banques, assurances ou investisseurs peuvent également la requérir avant de débloquer un financement ou une indemnisation.

Les secteurs les plus concernés sont le BTP, l’artisanat, les professions libérales, le conseil, les services aux entreprises et le travail indépendant.

Sans attestation, vous risquez :

  • retards de paiement
  • litiges commerciaux
  • blocage d’un dossier administratif
  • perte d’une opportunité professionnelle

Contenu obligatoire d’une attestation de paiement

Pour être recevable, une attestation de paiement doit contenir des mentions précises :

  • identité et coordonnées complètes du fournisseur ou prestataire (raison sociale, adresse, SIREN/SIRET) et du client
  • références de la facture reçue : numéro, date d’émission, montant total
  • informations sur le règlement : somme effectivement versée, mode de paiement (virement, chèque, espèces) et référence de transaction ou preuve de virement
  • date de paiement et lieu d’émission de l’attestation
  • signature de l’émetteur et cachet de l’entreprise

Ces informations garantissent la validité du document en cas de litige. Elles facilitent également l’archivage et le contrôle comptable.

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Modèle d’attestation de paiement : comment la rédiger ?

Une attestation de paiement peut être manuscrite ou générée par un logiciel de facturation. La version manuscrite reste valable, mais elle est moins pratique à archiver et plus sujette aux erreurs. Le logiciel, lui, permet une mise en page uniforme et l’ajout automatique des mentions légales.

Pour une présentation professionnelle :

  • utilisez un en-tête clair avec le logo et les coordonnées de l’entreprise
  • rédigez un texte simple et précis, sans formulations ambiguës
  • séparez les blocs d’informations : identité des parties, référence de la facture, montant payé, date et signature

Vous pouvez ajouter des mentions complémentaires. Par exemple, indiquer que l’attestation ne vaut pas quittance générale, ou préciser un lien avec un contrat ou un projet.

Exemple d’attestation de paiement

Jetons un œil à quelques modèles.

 Attestation pour une facture réglée

Je soussigné(e) [Nom, prénom], [fonction], atteste avoir reçu de [Nom du client] la somme de [montant] € en règlement intégral de la facture n° [référence], datée du [date].

Fait à [lieu], le [date]. Signature et cachet.

Modèle d’attestation de paiement pour auto-entrepreneur, TPE ou PME

Je soussigné(e) [Nom, prénom], [fonction], représentant [nom de l’entreprise], certifie avoir perçu de [Nom du client] le montant total de [montant] € pour la facture n° [référence] émise le [date].

Fait à [lieu], le [date]. Signature et cachet.

Attestation pour paiement partiel ou acompte

Je soussigné(e) [Nom, prénom], [fonction], atteste avoir reçu de [Nom du client] un acompte de [montant] €, correspondant à [X %] du total de la facture n° [référence]. Le solde restant dû est de [montant] €.

Fait à [lieu], le [date]. Signature et cachet.

Attestation pour client étranger : modèle bilingue

This is to certify that payment of € [amount] was received from [client name] for invoice [reference], dated [date].

Issued in [city], on [date]. Signature and stamp.

Ces exemples d’attestations de paiement doivent toujours reprendre les mentions obligatoires, être clairs et facilement vérifiables par toutes les parties concernées.

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Attestation de paiement et justificatifs associés

Une attestation de paiement ne remplace pas une facture. Cette dernière reste obligatoire pour respecter la loi et doit comporter ses propres mentions légales.

Elle se distingue aussi d’un reçu, qui prouve seulement la remise d’une somme, et d’un relevé bancaire, qui indique un mouvement d’argent sans lien direct avec une facture précise.

Dans certains cas, des administrations ou organismes privés peuvent exiger une attestation pour valider une procédure. C’est notamment le cas :

  • des chambres de commerce et d’industrie (CCI) pour certains dossiers de création ou de transmission d’entreprise
  • des organismes de financement (banques, plateformes de prêts, investisseurs) lorsqu’ils doivent vérifier qu’un paiement contractuel a été effectué
  • des assurances lors d’une indemnisation conditionnée au règlement préalable d’une facture à un tiers

Pour l’archivage, l’attestation doit être conservée 10 ans comme pièce justificative comptable (art. L123-22 du Code de commerce).

Bonnes pratiques pour gérer les attestations de paiement

Appliquer ces pratiques renforce la fiabilité de vos documents et sécurise vos transactions :

  • Automatiser l’édition avec un logiciel de facturation pour gagner du temps et éviter les erreurs.
  • Tenir un registre chronologique ou classé par client pour suivre toutes les attestations délivrées.
  • Vérifier la cohérence entre les attestations et la comptabilité afin d’éviter les écarts.
  • Envoyer uniquement sur demande ou lorsque le contexte l’impose. Vous limitez ainsi les documents inutiles.

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