Les 5 pourquoi désigne une méthode de résolution de problèmes dont le fonctionnement est simple : poser successivement la question « Pourquoi » (au moins cinq fois), pour comprendre et identifier la cause véritable d’un problème et éviter ainsi qu’il ne se reproduise. La méthode des 5 pourquois est utilisée en gestion de projet ainsi que dans de nombreux secteurs d’activité : fabrication, production, prestation de service… Elle est pertinente dans de nombreux domaines.
Dans cet article, découvrez comment utiliser la méthode des 5 pourquoi, d’où elle vient, et ses différents avantages dans la sphère professionnelle.
Fondements et méthodologie des 5 pourquoi
La méthode des 5 pourquoi, aussi appelée 5 P en français, ou bien 5 W ou 5 Why en anglais, a été inventée par Sakichi Toyoda, le fondateur du géant automobile japonais Toyota. Pionnier et fer de lance de la méthode lean, Toyoda avait en effet pour habitude, à chaque fois que la marque faisait face à un problème, d’essayer d’en trouver la cause en posant 5 fois la question « pourquoi ? ».
Lors de l’utilisation la méthode, chaque réponse sert de base pour formuler la question suivante.
Exemple de méthodologie des 5 pourquoi
Afin de mieux comprendre en pratique comment s’applique la méthode des 5 P, voici un exemple concret :
Constat : La vente d’un produit phare de l’entreprise a baissé :
- Pourquoi les ventes ont-elles baissé ? Car les clients indiquent que le produit ne répond plus à leurs besoins.
- Pourquoi le produit ne répond-t-il plus à leurs besoins ? Car sa conception est inchangée depuis plusieurs années.
- Pourquoi la conception du produit n’a pas changé depuis plusieurs années ? Parce que l’entreprise a choisi de concentrer ses efforts de R&D sur d’autres produits et que les ventes de celui-ci étaient stables.
- Pourquoi les ventes étaient-elles stables ? Car l’entreprise avait une part de marché importante et peu de concurrence selon une étude de marché réalisée quelques années auparavant.
- Pourquoi la concurrence a-t-elle augmenté ? La R&D des concurrents a évolué, ce qui a créé une concurrence forte et de nouvelles attentes chez les consommateurs.
Dans ce cas de figure, le constat initial est que les ventes ont baissé. Plutôt que de pointer du doigt l’équipe de vente ou la qualité du produit, l’analyse des 5 P permet de définir le problème : l’entreprise a choisi de réduire la R&D sur ce produit et s’est laissée dépasser par la concurrence. La racine du problème est que le produit est aujourd’hui inadapté aux attentes des consommateurs pour cette raison.
Pourquoi utiliser la méthode des 5 P ?
Les 5 P sont souvent utilisés dans les approches de gestion lean car ils offrent plusieurs avantages. En voici quelques-uns.
1. Réduire les coûts
En identifiant la cause profonde d’un problème plutôt que ses conséquences en surface, il est plus facile de prendre les mesures pour résoudre le problème à la racine et donc réduire les coûts.
2. Améliorer la qualité
L’approche des 5 P soutient des pratiques d’amélioration continue et de management de la qualité. Elle est d’ailleurs souvent utilisée dans le secteur de la qualité, pour assurer un suivi optimal.
3. Favoriser une approche centrée sur le questionnement
En posant plusieurs couches de questions, la méthode des 5 P permet de favoriser une culture d’entreprise centrée sur le questionnement et sur la curiosité plutôt que sur la recherche d’un coupable ou la dissimulation des problèmes.
Conseils pour mettre en place les 5 pourquoi en entreprise
Pour réussir la mise en place de la méthode des 5 pourquoi en entreprise, voici quelques conseils utiles.
- Poser une question initiale spécifique
La première question du raisonnement des 5 questions est essentielle pour qu’il en découle les questionnements ultérieurs. Il est également important d’essayer de s’abstenir de poser des questions orientées ou biaisées qui pourraient mener à des réponses préconçues.
- Se laisser la liberté de poser plus ou moins de pourquoi
Les 5 pourquois servent de guide pour mener le questionnement et la recherche des causes profondes d’un problème. Mais en réalité, la logique de questionnement importe plus que le nombre de pourquoi en tant que tel. Vous pouvez vous limiter à 4 pourquoi si vous pensez avoir identifié la cause profonde, ou bien poursuivre le questionnement au-delà des 5 pourquoi. En revanche, s’arrêter trop tôt peut empêcher d’identifier la cause racine et de définir précisément le problème.
- Impliquer une équipe pluridisciplinaire pour varier les points de vue
Le fait d’impliquer plusieurs équipes différentes peut permettre d’identifier différentes causes fondamentales à un même problème. C’est pourquoi il est intéressant de varier les approches.
- Se concentrer sur la recherche de solutions
Plutôt que de rechercher le coupable derrière un problème, la méthode des 5 pourquoi doit servir à identifier les causes profondes des problèmes, qui sont rarement des personnes uniques, mais plutôt des systèmes inadaptés ou incomplets, pour trouver une solution adaptée.
Comment intégrer la méthode des 5 P à son entreprise
Pour systématiser l’utilisation des 5 pourquoi lorsque l’entreprise est confrontée à un problème, voici quelques éléments qui peuvent être mis en place.
Former les employés
En premier lieu, former ses employés à la méthode des 5 P permet de s’assurer que la démarche est bien comprise et adoptée par les collaborateurs.
Encourager l’adoption de cette méthode à la suite d’un problème
Lorsque survient un problème dans l’entreprise, il est important d’essayer d’y appliquer la méthode des 5 why pour en tirer les conclusions nécessaires.
Rendre visible les succès obtenus grâce à la méthode
Lorsque la méthode des 5 P a permis d’identifier et de corriger des problèmes avec succès, il est important de mettre en avant ces succès et de valoriser cette approche, afin qu’elle soit plus systématiquement adoptée par les collaborateurs dans le futur.
Se focaliser sur l’essentiel
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Exemples d'entreprises ayant utilisé les « 5 pourquoi »
Regardons un exemple d'utilisation de la méthode dans la vie réelle. Dans les années 1980, Ford a connu des problèmes avec son modèle Taurus. Les clients ont signalé que la voiture ne démarrait parfois pas.
Voici un exemple de cette logique :
- Pourquoi la voiture ne démarre-t-elle pas ? La batterie est à plat.
- Pourquoi la batterie est-elle à plat ? L'alternateur ne fonctionne pas.
- Pourquoi l'alternateur ne fonctionne-t-il pas ? La courroie de l'alternateur s'est rompue.
- Pourquoi la courroie s'est-elle rompue ? La courroie a dépassé sa durée de vie fonctionnelle et n'a pas été remplacée lors des derniers entretiens.
- Pourquoi n'a-t-elle pas été remplacée ? Le programme d'entretien préventif actuel ne prévoit pas le remplacement des courroies avant un certain kilométrage qui dépasse la durée de vie moyenne de la courroie.
Ford a ajusté ses directives d'entretien préventif pour les concessionnaires et les mécaniciens. Cela a conduit à moins de plaintes de clients concernant ce problème. Bien sûr, il s’agit d’un exemple très simplifié, mais il montre comment fonctionne la méthode.
En résumé
La méthode des 5 pourquoi est au cœur de l’approche du lean management. Simple et facile à mettre en œuvre, elle consiste à poser la question « Pourquoi » de manière répétée, à la recherche de causes potentielles de la survenance d’un problème. Lorsqu’elle est adoptée par l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise, la méthode des 5 P permet de traiter les problèmes à la source, d’améliorer la qualité mais aussi de réduire les coûts tout en favorisant la satisfaction et une approche centrée sur le questionnement.
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