Alle Unterlagen für die Steuererklärung rechtzeitig zusammenzustellen, hilft Dir, Zeit zu sparen und Rückfragen vom Finanzamt zu vermeiden. Wer gut vorbereitet ist, gibt die Erklärung sicher und stressfrei ab.

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Unterlagen für die Steuererklärung: Vorbereitung ist alles

Schon mal panisch Belege zwei Tage vor der Abgabefrist gesucht? Mit einem klaren System passiert Dir das nicht, egal ob digital oder analog. Nutze beschriftete Ordner oder smarte Tools, um Belege und Nachweise direkt richtig abzulegen.

Stelle Dir am besten die Frage „Was brauche ich für die Steuererklärung?“ und erstelle eine persönliche Checkliste. Eine gut geführte Auflistung hilft Dir, den Überblick zu behalten, und spart im besten Fall auch Steuern.

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Allgemeine Unterlagen für die Steuererklärung

Zu den wichtigsten Unterlagen für die Steuererklärung gehören Deine persönlichen Angaben. Dazu zählen:

  • Deine Steuer-ID
  • Deine aktuelle Bankverbindung
  • Informationen zu Deinem Familienstand
  • Deine Religionszugehörigkeit
  • Deine Steuerklasse

Auch Nachweise zu Deinen Einkünften dürfen nicht fehlen. Ebenfalls relevant sind Informationen zur Krankenversicherung. 

Als Angestellte:r brauchst Du Deine Lohnsteuerbescheinigung. Rentner:innen fügen die Rentenbezugsmitteilung bei. Wenn Du selbstständig arbeitest, sind die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder eine andere Form der Gewinnermittlung nötig.

Gerade bei der Steuererklärung für Kleinunternehmer:innen kommt es auf eine einfache, aber vollständige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge an. Auch kleinere Belege können steuerlich relevant sein.

Unterlagen für die Steuererklärung: Werbungskosten richtig absetzen 

Wenn Du Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit hast, kannst Du viele Ausgaben als Werbungskosten geltend machen. Dazu zählt unter anderem der tägliche Arbeitsweg. Dabei gilt die Entfernungspauschale: Für die ersten 20 km setzt Du 0,30 € pro Kilometer an, ab dem 21. Kilometer sogar 0,38 €. Diese Regelung ist bis Ende 2026 befristet.

Beispiel: Fährst Du 25 km zur Arbeit? Dann kannst Du 8,90 € pro Tag ansetzen. Bei 220 Arbeitstagen ergibt das über 1.950 € im Jahr ohne einen einzigen Beleg.

Auch typische Arbeitsmittel wie Laptop, Drucker oder Fachliteratur kannst Du steuerlich berücksichtigen. Gleiches gilt für Bewerbungskosten, Fortbildungen oder eine doppelte Haushaltsführung – etwa bei einer Zweitwohnung am Arbeitsort.

Falls Du eine Immobilie vermietest, kannst Du auch Ausgaben für Instandhaltung, Kreditzinsen, Nebenkosten oder Fahrtkosten zur Immobilie absetzen, beispielsweise bei Besichtigungen oder Reparaturen. Arbeitest Du im Homeoffice, kannst Du hierfür auch ohne separates Arbeitszimmer 6 € pro Tag, höchstens jedoch 1.260 € im Jahr geltend machen.

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Unterlagen für die Steuererklärung rund um Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen

Zu den klassischen Sonderausgaben zählen Beiträge zur Kranken- oder Haftpflichtversicherung, Altersvorsorgeaufwendungen oder gezahlte Kirchensteuer. Auch Spenden lassen sich absetzen – dabei sollte man die Bescheinigungen nicht vergessen. Ausbildungskosten, zum Beispiel für ein Zweitstudium, gehören ebenfalls dazu.

Außergewöhnliche Belastungen sind hingegen zwangsläufige Ausgaben wie Krankheitskosten, Pflegeaufwendungen oder Unterhaltszahlungen an Angehörige. Sie müssen belegt werden und können nur dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn sie die zumutbare Eigenbelastung übersteigen. Diese liegt – abhängig von Einkommen, Familienstand und Kinderzahl – zwischen 1 % und 7 % des Gesamtbetrags der Einkünfte.

Für Unterhaltszahlungen an gesetzlich unterhaltsberechtigte Personen gilt im Jahr 2025 ein Höchstbetrag von 12.096 €. Zusätzlich können Beiträge zur Basis-Kranken- und Pflegeversicherung berücksichtigt werden. Voraussetzung ist, dass das Vermögen der unterstützten Person weniger als 15.500 € beträgt. Bezieht sie außerdem Einkünfte oder Bezüge von mehr als 624 € pro Jahr, wird der abziehbare Betrag entsprechend gekürzt.

Welche Unterlagen für die Steuererklärung bei Kindern und Familie wichtig sind

Wenn Du Kinder hast, lohnt sich ein genauer Blick auf mögliche Steuervergünstigungen. Dafür brauchst Du allerdings die passenden Nachweise. 

Wichtig sind die Kindergeldbescheide und – falls Du Betreuungskosten absetzen willst – Rechnungen oder Verträge. Nach § 10 EStG kannst Du zwei Drittel der angefallenen Betreuungskosten geltend machen, höchstens jedoch 4000 € pro Kind und Jahr. Achte darauf, dass die Belege den Namen des Kindes und den Zahlungszeitraum enthalten.

Für volljährige Kinder in Ausbildung brauchst Du eine aktuelle Ausbildungsbescheinigung. Sie zeigt dem Finanzamt, dass weiterhin Anspruch auf kinderbezogene Steuervergünstigungen besteht. 

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Unterlagen für die Steuererklärung: Welche Belege braucht das Finanzamt wirklich?

Nicht jeder Beleg muss mit der Steuererklärung eingereicht werden, Du solltest sie aber griffbereit haben. Wichtige Belege sind etwa Spendenquittungen oder Kirchensteuer-Nachweise. Diese fordert das Finanzamt häufig an.

Wer eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) einreicht, muss bestimmte Unterlagen wie Rechnungen oder Buchungsbelege sorgfältig dokumentieren. Auch hier gilt: Sie müssen nicht immer eingereicht, aber stets aufbewahrt werden.

Viele Ausgaben, beispielsweise Pauschalen für Arbeitsmittel oder Fahrtkosten, kannst Du ohne Beleg geltend machen. Trotzdem lohnt es sich, alles gut zu dokumentieren. Falls das Finanzamt prüft, bist Du so vorbereitet. Für Geschäftsunterlagen gilt laut § 147 AO eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren – für private Belege, etwa Steuerbescheide oder Spendenquittungen, in der Regel 6 Jahre.

Hebe auch Deinen letzten Einkommensteuerbescheid auf – er dient oft als Referenz für künftige Abgaben oder Rückfragen. Am besten speicherst Du Belege digital.

Welche Tools können Dir beim Sammeln der Unterlagen für die Steuererklärung helfen?

Mit der richtigen Technik wird es deutlich einfacher, Deine Steuererklärung selber zu machen. Mit modernen Dokumentenscannern oder Smartphone-Apps lassen sich Belege im Handumdrehen digitalisieren – ideal für die papierlose Ablage.

Beliebte Lösungen für die Belegorganisation sind z. B.:

  • DATEV Belegbilderservice: exportiere Belege und Rechnungen direkt für Deine Steuerkanzlei.
  • Addison: eine professionelle Softwarelösung für Steuerkanzleien und Selbstständige, um Prozesse zu automatisieren.
  • CamScanner oder Adobe Scan: ideal für die schnelle Digitalisierung von Quittungen und Rechnungen direkt mit dem Smartphone

Achte bei der Auswahl des Tools besonders auf Datenschutz.

Mit dieser Checkliste hast Du alle Unterlagen für die Steuererklärung parat

Welche Unterlagen brauche ich für die Steuererklärung? Hier findest Du die wichtigsten Unterlagen kurz und übersichtlich gegliedert:

Für Angestellte:

  • Steuer-ID und Bankverbindung
  • Lohnsteuerbescheinigung
  • Nachweise für Werbungskosten (z. B. Fahrtkosten, Arbeitsmittel)

Für Selbstständige:

  • Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder Gewinnermittlung
  • Belege zu Betriebsausgaben
  • Versicherungsnachweise

Für Familien:

  • Kindergeldbescheide
  • Nachweise für Betreuungskosten
  • Ausbildungsbescheinigungen volljähriger Kinder

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