Die Unbedenklichkeitsbescheinigung ist ein Nachweis dafür, dass Du keine offenen Zahlungen bei Finanzbehörden oder Sozialkassen hast. Sie wird oft bei Immobilienkäufen, Bauvorhaben oder Gewerbeanmeldungen verlangt. Hier erfährst Du, wann die Bescheinigung Pflicht ist, wie Du sie beantragst und worauf es dabei ankommt.

Inhalt

Was ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung?

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung ist ein offizielles Schreiben, welches bestätigt, dass Du keine offenen Zahlungen bei Behörden hast – etwa beim Finanzamt oder bei Sozialkassen. Am bekanntesten ist die steuerliche Bescheinigung vom Finanzamt.

Diese brauchst Du häufig bei finanziellen oder geschäftlichen Vorhaben, zum Beispiel bei der Immobilienfinanzierung, der Gründung eines Unternehmens, einem Bauprojekt oder der Anmeldung von Mitarbeitenden. Auch bei der Namensänderung Deines Unternehmens oder vor der Kreditvergabe durch eine Bank kann sie verlangt werden.

Welche Stelle die Bescheinigung ausstellt, hängt vom konkreten Anlass ab. Geht es um Steuern, ist das Finanzamt zuständig. Bei Bauvorhaben ist es oft der SOKA-Bau, bei sozialversicherungsrechtlichen Themen die Krankenkasse.

Allen gemeinsam ist: Die Bescheinigung soll zeigen, dass Du keine Rückstände hast und somit keine finanziellen Risiken mitbringst. Auch Privatpersonen können sie brauchen, etwa beim Kauf eines Grundstücks. Entscheidend ist immer, dass keine offenen Zahlungen bestehen.

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In welchen Fällen ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung erforderlich?

Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung brauchst Du in vielen Lebenslagen – besonders dann, wenn Du einen Vertrag abschließen willst. Hier ist ein Überblick über die häufigsten Fälle:

Immobilienkauf: Beim Kauf eines Grundstücks stellt das Finanzamt gemäß § 22 GrEStG eine Unbedenklichkeitsbescheinigung aus, nachdem die Grunderwerbsteuer vollständig gezahlt wurde. Diese ist Voraussetzung für den Grundbucheintrag.

Kreditvergabe: Manche Banken verlangen eine Bescheinigung, bevor sie Dir einen Kredit gewähren. Sie prüfen damit, ob Du beim Finanzamt oder bei Sozialversicherungen Schulden hast.

Bauvorhaben: Planst Du einen Neubau oder Umbau, kann die Baubehörde eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung verlangen. So stellt sie sicher, dass keine finanziellen Risiken bestehen.

Gewerbeanmeldung: Wer ein Unternehmen gründet oder ein Kleingewerbe anmelden möchte, muss in einigen Fällen eine Unbedenklichkeitsbescheinigung einreichen – etwa in der Gastronomie oder im Baugewerbe, und insbesondere bei Freistellungsbescheinigungen und unklaren Meldefristen.

Namensänderung bei Firmen: Möchtest Du den Namen Deiner Firma ändern, kann das Finanzamt eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung verlangen, beispielsweise, wenn auch eine neue Steuernummer vergeben wird. Für Firmennamen selbst gibt es außerdem separate Unbedenklichkeitsbescheinigungen, die vom Registergericht (Handelsregister) ausgestellt werden können.

Krankenkasse: Die Unbedenklichkeitsbescheinigung von der Krankenkasse wird zum Beispiel bei Betriebsprüfungen und Förderanträgen relevant. Außerdem wird sie verlangt, wenn Du ein Restaurant eröffnen oder Mitarbeitende anmelden möchtest.

Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts: Beantragen und Voraussetzungen

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt ist die bekannteste Form dieser Bescheinigung. Sie dient als offizieller Nachweis, dass keine Steuerrückstände bestehen und alle Pflichten gegenüber dem Finanzamt erfüllt sind. Beantragen kannst Du sie sowohl als Unternehmer:in oder Freiberufler:in als auch als Privatperson, zum Beispiel beim Kauf einer Immobilie.

Der Antrag erfolgt meist formlos, also schriftlich oder per E-Mail beim zuständigen Finanzamt. Einige Ämter bieten auch ein Online-Formular an. Oft genügt die Angabe von Name, Steuernummer und Verwendungszweck. Je nach Bundesland können weitere Nachweise nötig sein, zum Beispiel eine Kopie des Ausweises oder Belege bereits geleisteter Zahlungen.

Das Finanzamt prüft dann, ob alle Steuererklärungen abgegeben wurden und keine Zahlungen offen sind. Ist das der Fall, wird die Bescheinigung in der Regel problemlos ausgestellt. Gibt es hingegen Rückstände oder Unklarheiten, kann der Antrag abgelehnt oder die Bescheinigung eingeschränkt werden. Es lohnt sich also, offene Punkte im Vorfeld zu klären.

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Unbedenklichkeitsbescheinigung online beantragen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Viele Finanzämter bieten inzwischen die Möglichkeit, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung online zu beantragen. Der Antrag läuft folgendermaßen ab:

  1. Zuständiges Finanzamt finden: Nutze die Finanzamt-Suche Deines Bundeslandes, um die richtige Stelle zu ermitteln.
  2. Online-Formular aufrufen oder herunterladen: Auf der Website des Finanzamts findest Du entweder ein Formular zum Download oder ein Online-Formular direkt im Browser. Alternativ ist auch eine Übermittlung über ELSTER möglich.
  3. Angaben vollständig eintragen: Trage Deine Steuernummer, Deinen Namen und den Verwendungszweck korrekt und vollständig ein. Manche Ämter verlangen auch einen Identitätsnachweis.
  4. Antrag absenden: Reiche das Formular digital oder per E-Mail ein – je nach Vorgabe des Finanzamts.
  5. Bearbeitungszeit abwarten: Die Bearbeitung dauert in der Regel 7 bis 14 Tage. In dringenden Fällen kannst Du den Bearbeitungsstatus telefonisch erfragen.

Achte bei der Antragstellung darauf, die aktuellen Formulare zu verwenden und alle Pflichtfelder auszufüllen. Andernfalls könnte Dein Antrag abgelehnt werden oder sich die Bearbeitung verzögern.

Was kostet eine Unbedenklichkeitsbescheinigung?

Die Kosten für eine Unbedenklichkeitsbescheinigung sind in Deutschland nicht einheitlich geregelt. Sie hängen vom Bundesland und der zuständigen Behörde ab. In bestimmten Fällen ist die Ausstellung kostenlos – vor allem, wenn die Bescheinigung für interne Verwaltungszwecke verwendet wird, etwa für eine Prüfung durch das Finanzamt.

Anders sieht es aus, wenn eine Bescheinigung für externe Anträge oder Verträge benötigt wird. In diesem Fall können Gebühren zwischen 5 und 20 € anfallen. Einige Kommunen verlangen zusätzlich eine Verwaltungsgebühr. Wer sich nicht sicher ist, fragt am besten direkt beim zuständigen Amt nach.

In der Regel trägt die antragstellende Person oder das Unternehmen die Kosten selbst. Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Kostenübernahme durch Dritte, etwa Käufer oder Banken.

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Besondere Fälle: Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung der SOKA-Bau

Die SOKA-Bau, also die Sozialkasse der Bauwirtschaft, verlangt von Bauunternehmen regelmäßig eine Unbedenklichkeitsbescheinigung. Diese bestätigt, dass das Unternehmen alle Sozialkassenbeiträge ordnungsgemäß entrichtet hat, und ist oft Voraussetzung für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen oder die Zusammenarbeit mit Generalunternehmen.

Um die Bescheinigung zu erhalten, müssen alle Zahlungen an die SOKA-Bau pünktlich und vollständig geleistet werden. Auch Arbeitsstunden und Löhne müssen korrekt gemeldet werden. Bestehen Rückstände oder Unstimmigkeiten, wird die Bescheinigung verweigert oder nur eingeschränkt ausgestellt.

Für Subunternehmer:innen und kleinere Baubetriebe kann diese Bescheinigung entscheidend sein. Ohne sie riskierst Du, von lukrativen Projekten ausgeschlossen zu werden. Deshalb solltest Du regelmäßig prüfen, ob Deine SOKA-Bau-Meldungen aktuell und vollständig sind – das spart im Ernstfall Zeit und Nerven.

Gültigkeit und Fristen der Unbedenklichkeitsbescheinigung

Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung ist in der Regel nur eine Momentaufnahme. Sie zeigt den Stand Deiner Zahlungen und Abgaben zum Zeitpunkt der Ausstellung. Eine gesetzlich festgelegte Gültigkeitsdauer gibt es nicht. In der Praxis verlangen viele Stellen jedoch ein aktuelles Dokument, das nicht älter als drei Monate ist. Wird sie später erneut gebraucht, musst Du also eine neue Bescheinigung anfordern.

Möchtest Du die Bescheinigung mehrfach nutzen, solltest Du das vorher mit den Behörden abstimmen. In einigen Fällen musst Du sie mehrfach einreichen – je nachdem, was geprüft wird und wie lange die Bearbeitung dauert.

Wann ist keine Unbedenklichkeitsbescheinigung erforderlich?

Nicht bei jedem Verwaltungsverfahren musst Du eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vorlegen. Viele Behörden verzichten darauf, wenn sie bereits auf andere Weise prüfen können, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind, beispielsweise über Datenabfragen bei Finanzämtern oder Krankenkassen. 

Bei einfachen Verfahren wie einer Gewerbeanmeldung ohne besondere Genehmigung, einem Immobilienkauf unter 2.500 € oder bei bestimmten Erbschaftsfällen ist die Bescheinigung oft nicht nötig. Im Zweifel lohnt sich aber immer eine kurze Rückfrage bei der zuständigen Stelle.

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