Sachbezugswerte 2025: Steuervorteile für Mitarbeiter und Firmen

Was sind die Sachbezugswerte 2025?

Sachbezugswerte, oft auch einfach als Sachbezüge bezeichnet, sind freiwillige Zusatzleistungen von Arbeitgeber:innen an ihre Beschäftigten. Sie stellen einen geldwerten Vorteil dar, werden aber nicht in bar ausgezahlt. Stattdessen erhalten die Beschäftigten beispielsweise Verpflegung, Unterkunft oder andere Waren und Dienstleistungen.

Die Sachbezugswerte spielen eine wichtige Rolle, da sie die Grundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge auf diese Leistungen bilden. Darüber hinaus sind die Lohnabrechnung und Sachbezüge direkt miteinander verbunden.

Welche Sachbezüge gibt es?

Unternehmen können ihre Mitarbeiter:innen zusätzlich zum Gehalt mit verschiedenen geldwerten Vorteilen belohnen, darunter:

• Verpflegung
• Wohnen
• Mobilität (vergünstigte Fahrkarten für Bus und Bahn, Kilometergeld für die Nutzung des eigenen Autos oder sogar Firmenwagen)
• zusätzliche Absicherungen

Einige Sachbezüge sind bis zu einer bestimmten Freigrenze steuer- und sozialversicherungsfrei. Andere müssen pauschal versteuert oder dem regulären Arbeitslohn zugerechnet werden.

Ab wann gelten die neuen Sachbezugswerte 2025?

Die neuen Sachbezugswerte treten am 1. Januar 2025 in Kraft. Sie basieren auf der 15. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV), die im November 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde. Die SvEV bildet die Rechtsgrundlage für die Ermittlung der amtlichen Sachbezugswerte. Sie dient auch zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge, die sowohl von Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen auf Sachbezüge zu entrichten sind. 

Amtliche Sachbezugswerte 2025 für Verpflegung und Unterkunft

Im Vergleich zum Vorjahr steigen die Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft im Jahr 2025 spürbar an. 

Sachbezugswerte: Verpflegung

Die Sachbezugswerte für Verpflegung werden monatlich festgelegt und gelten jeweils für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Die Höhe der Werte hängt von der Art der Beschäftigung und dem Alter ab. In dieser Sachbezugswerte 2025-Tabelle findest Du einen Überblick:

Sachbezugswerte 2025: Unterkunft 

Die Höhe des Sachbezugswerts für die Unterkunft hängt von der Art der Unterbringung ab. Es wird unterschieden zwischen:

• Wohnung: Hier ist der ortsübliche Mietwert maßgeblich. Allerdings gilt gemäß § 8 Absatz 2 Satz 12 EStG, dass kein Sachbezug vorliegt, wenn der/die Arbeitnehmer:in mindestens zwei Drittel des ortsüblichen Mietwerts selbst trägt und dieser nicht mehr als 25 € je Quadratmeter ohne umlagefähige Kosten beträgt.
• Unterkunft: Hier gelten feste Sätze, die davon abhängen, ob es sich um eine freie Unterkunft, eine Unterkunft im Haushalt des:r Arbeitgeber:in oder eine Gemeinschaftsunterkunft handelt. Für eine freie Unterkunft gelten folgende Sätze: 
  • Volljährige Arbeitnehmer:innen: 9,40 € pro Tag / 282,00 € pro Monat 
  • Jugendliche und Auszubildende: 7,99 € pro Tag / 239,70 € pro Monat 

Für eine Unterkunft im Haushalt des:r Arbeitgeber:in oder eine Gemeinschaftsunterkunft:

• Volljährige Arbeitnehmer:innen: 7,99 € pro Tag / 239,70 € pro Monat
• Jugendliche und Auszubildende: 6,58 € pro Tag / 197,40 € pro Monat

Beispielrechnung: Arbeitnehmer:innen erhalten täglich ein kostenloses Mittagessen in der Kantine. Bisher wurde hierfür ein Sachbezugswert von 124,00 € pro Monat angesetzt. Jetzt muss der/die Arbeitgeber:in monatlich 132,00 € Sachbezugswert für Mittagessen 2025 versteuern und die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge abführen. Dies führt zu einer Erhöhung der Abgabenbelastung für Arbeitnehmer:innen um 8,00 € pro Monat. Eine korrekte Buchhaltung für Sachbezüge ist hierbei unerlässlich, um steuer- und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen zu erfüllen und Strafen zu vermeiden.

Steuerliche Behandlung der Sachbezugswerte 2025

Sachbezüge sind grundsätzlich als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt zu behandeln, da sie einen geldwerten Vorteil darstellen. Eine wichtige Ausnahme bildet die sogenannte 50-Euro-Freigrenze nach § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG. Wenn der Wert der Sachbezüge, die ein:e Arbeitnehmer:in pro Monat erhält, diese Grenze nicht überschreitet, sind die Sachbezüge steuer- und sozialversicherungsfrei. 

Pauschalbesteuerung von Sachbezügen: Vor- und Nachteile

Für bestimmte Sachbezüge, insbesondere im Bereich der Verpflegung und Unterkunft, besteht die Möglichkeit der Pauschalversteuerung. Rechtsgrundlage hierfür ist § 37b EStG. Dabei handelt es sich um eine Vereinfachung, bei der Arbeitgeber:innen die Sachbezüge pauschal mit 30 % versteuern können.

Die Pauschalbesteuerung vereinfacht die Lohnabrechnung erheblich, da die individuellen Steuersätze der Arbeitnehmer:innen keine Rolle spielen. Zudem übernehmen Arbeitgeber:innen die Steuerlast, was für Arbeitnehmer:innen attraktiv sein kann. Unter Umständen ist die Pauschalbesteuerung jedoch teurer als die individuelle Besteuerung. Dies gilt besonders, wenn der individuelle Steuersatz des:r Arbeitnehmer:in unter dem Pauschalsteuersatz von 30 % liegt.

Geldwerter Vorteil

Ein häufiges Beispiel für einen geldwerten Vorteil ist der Zuschuss zum Mittagessen. Arbeitgeber:innen können die Mahlzeiten ihrer Mitarbeitenden bis zu einem Betrag von 7,50 € pro Arbeitstag bezuschussen. Dieser Betrag setzt sich aus dem Sachbezugswert (4,40 €) und einem zusätzlichen steuerfreien Zuschuss (3,10 €) zusammen.

Übersteigt die Zuzahlung des:r Arbeitnehmer:in den amtlichen Sachbezugswert von 4,40 €, entsteht kein steuerpflichtiger Vorteil. Liegt die Zuzahlung darunter, ist der Differenzbetrag als geldwerter Vorteil zu versteuern – entweder individuell oder pauschal durch den Arbeitgeber. Der versteuerte Betrag wird dann dem Bruttolohn hinzugerechnet, aber vom Nettolohn abgezogen, da der:die Arbeitnehmer:in die Leistung ja bereits erhalten hat.

Sachbezugswerte aus Arbeitgebersicht: Vorteile und Herausforderungen 

Sachbezüge können eine attraktive Möglichkeit sein, Mitarbeiter:innen zu motivieren und an das Unternehmen zu binden. Sie stellen eine zusätzliche Leistung zum Gehalt dar und können das Image des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber stärken. Steuerfreie oder pauschal versteuerte Sachbezüge sind für Arbeitnehmer:innen besonders attraktiv, da sie den Nettolohn erhöhen. Dies kann die Motivation und Leistungsbereitschaft von Arbeitnehmer:innen erhöhen.

Darüber hinaus haben Arbeitgeber:innen die Möglichkeit, Sachbezüge auch den Familienangehörigen ihrer Mitarbeiter:innen zukommen zu lassen, sofern diese im selben Haushalt leben. Auch für diese Zuwendungen gelten die üblichen Freigrenzen und steuerlichen Regelungen. Indem Arbeitgeber:innen Familienangehörige in ihre Benefits einbeziehen, können sie den Ruf des Unternehmens als familienfreundlicher Arbeitgeber steigern.

Allerdings ist die Gewährung von Sachleistungen auch mit administrativem Aufwand verbunden. Die korrekte steuerliche Behandlung und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen erfordern eine sorgfältige Planung und Dokumentation.

Praktische Umsetzung der Sachbezugswerte 2025 im Unternehmen

Es ist wichtig, sich mit den verschiedenen Aspekten der Sachbezugswerte auseinanderzusetzen und die Prozesse im Unternehmen entsprechend anzupassen.

Wie unterscheiden sich Sachbezugswerte von anderen steuerfreien Arbeitgeberleistungen?

Sachbezugswerte gelten nicht für andere steuerfreie Arbeitgeberleistungen wie beispielsweise Fahrtkostenzuschüsse oder Kindergartenzuschüsse. Sachbezugswerte beziehen sich spezifisch auf die Bewertung von geldwerten Vorteilen, die Arbeitnehmer:innen durch die Bereitstellung von Verpflegung oder Unterkunft erhalten. Andere steuerfreie Leistungen unterliegen anderen Regelungen und Freigrenzen, die gesondert zu beachten sind.

Digitale Essensmarken: Flexible Lösungen für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen

Digitale Essensmarken ermöglichen Arbeitnehmer:innen, ihre Mahlzeiten in verschiedenen Restaurants oder Supermärkten auszuwählen und die Kosten über eine App oder Karte abzurechnen. Arbeitgeber:innen profitieren von einer einfachen Verwaltung und Abrechnung der Essenszuschüsse. Die Arbeitnehmer:innen können selbst entscheiden, wo und was sie essen möchten. Bei Verpflegungspauschalen stehen hingegen oft nur bestimmte Kantinen zur Verfügung.

Um die Verwendung der Sachbezugswerte zu optimieren, sollten die Arbeitgeber die Anzahl der zu erstattenden Tage pro Monat festlegen. Einige Anwendungen für digitale Gutscheine gewähren zum Beispiel nur an Arbeitstagen Essenszuschüsse. Für Urlaubs- und Krankheitstage ist keine Erstattung zu zahlen.

Welche technischen Lösungen gibt es zur Verwaltung von Sachbezugswerte 2025?

Unternehmen stehen verschiedene technische Lösungen zur Verfügung, um die Verwaltung der Sachbezugswerte 2025 zu vereinfachen und zu automatisieren:

• Lohnabrechnungssoftware mit integrierter Sachbezugsverwaltung
• spezielle Software für die Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits
• Apps für digitale Essensmarken
• Cloud-basierte Lösungen
• individuelle Softwarelösungen

Durch den Einsatz geeigneter technischer Lösungen können Unternehmen Fehler vermeiden und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gewährleisten.

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FAQ

Welche Branchen profitieren besonders von den neuen Sachbezugswerten?

Sachbezüge sind attraktiv für Branchen mit niedrigem Lohnniveau oder hohem Personalbedarf, da sie die Mitarbeiterbindung stärken. Auch Unternehmen mit Kantinen oder Werkswohnungen profitieren.

Welche Dokumente müssen Arbeitgeber für die korrekte Abrechnung der Sachbezugswerte 2025 aufbewahren?

Arbeitgeber müssen detaillierte Aufzeichnungen über Art und Wert der Sachbezüge führen. Relevant sind Lohnabrechnungen, Verfahrensdokumentationen, Verträge, elektronische Datensätze und Belege für Sachbezüge.

Wie erfolgt die Ermittlung der Sachbezugswerte für Teilzeitbeschäftigte?

Die Sachbezugswerte gelten grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte. Es erfolgt keine proportionale Kürzung, es sei denn, die Leistung wird tatsächlich nur anteilig gewährt – beispielsweise bei einem Firmenwagen, der nur an bestimmten Tagen genutzt werden darf.

Wie verhält sich die Steuerpflicht von Sachbezugswerten bei internationalen Mitarbeitenden?

Bei internationalen Mitarbeiter:innen ist der steuerliche Wohnsitz entscheidend. Bei Ansässigkeit in Deutschland gelten die gleichen Regeln wie für inländische Arbeitnehmer:innen.

Dürfen Sachbezüge auch rückwirkend für vergangene Monate gewährt werden?

Sachbezüge dürfen in der Regel nicht rückwirkend gewährt werden. Sie müssen im jeweiligen Monat berücksichtigt werden, in dem sie gewährt werden sollen.