Reisekosten für Dienstreisen abrechnen

Reisekosten sind die Kosten, die Ihnen entstehen, wenn Sie im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit reisen und über Nacht von zu Hause wegbleiben. Nachfolgend werden wir Ihnen erklären, welche Reisekosten Ihnen der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen kann.

Geschäftsreisen und Reisekosten: Was ist das?

Was gilt rechtlich als Dienstreise? Geschäftsreisen sind Reisen, die einzeln oder in einer Gruppe speziell zu geschäftlichen Zwecken unternommen werden, und umfassen keine Tagesausflüge, Ferien oder Urlaube. Der Begriff schließt sowohl die Fahrt zu Ihrem Zielort als auch die Rückfahrt in andere Städte und Länder mit ein. Kurz gesagt ist eine Geschäftsreise eine vorübergehende, externe Geschäftsaktivität. Seit 2014 werden außerbetriebliche Tätigkeiten im Einkommensteuergesetz (EStG) § 9 als Aufwendungen zugunsten der Einnahmensicherung oder -erhöhung beschrieben. Die mit einer Geschäftsreise verbundenen Kosten werden als Reisekosten bezeichnet.

Dies ist nicht immer ein großes Problem, wenn der Arbeitgeber Reisekosten übernimmt, aber wenn sie nicht übernommen werden, können sich diese tatsächlichen Kosten schnell summieren. Das anwendbare Recht ist in diesem Fall Absatz 5 des Einkommensteuergesetzes. Dies umfasst Mahlzeiten für reisende Arbeitnehmer und enthält im Wesentlichen Folgendes: Arbeitet der Arbeitnehmer außerhalb der Wohnung und des ersten Arbeitsortes (außerberufliche Tätigkeit), wird eine Verpflegungspauschale als Ausgleich für den Mehraufwand gezahlt.

Wenn also ein Mitarbeiter Hotelübernachtungen, Schulungs-/Seminargebühren, Flugtickets usw. selbst bezahlen muss, können diese in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Bedenken Sie, dass Sie die vom Arbeitgeber erstatteten Kosten in Ihrer Steuererklärung angeben müssen. Alternativ können diese Kosten bei gleichzeitiger Meldung von Arbeitgeberzuschüssen berücksichtigt werden.

Aufwendungen für Dienstreisen gelten steuerlich als Werbungskosten, da sie durch beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstanden sind. D. h.: Geht ein Arbeitnehmer vorübergehend einer beruflichen Tätigkeit an einem Arbeitsplatz nach, der nicht seiner regelmäßigen Arbeitsstätte entspricht (in der Regel seine Firmenadresse), gilt dies als Dienstreise. Dann können Werbungskosten geltend gemacht werden. Drei Bedingungen müssen erfüllt sein:

Erstens muss diese Reise im Interesse des Arbeitgebers sein. Dazu gehören zum Beispiel:

• Fahrten zu Kunden
• Aufgabenänderungs-Aktivitäten
• Weiterbildungen/Ausbildungen
• Meetings
• Kongresse
• Besuch von Messen, Ausstellungen usw.
• Forschungsreisen
• Expeditionen

Zweitens kann die Fahrt nicht in einem Firmenwagen unternommen werden. Ausgaben werden nur anerkannt, wenn die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln, in einem Mietwagen oder im eigenen PKW erfolgt ist.

Schließlich können nur Ausgaben abgezogen werden, die nicht von Ihrem Arbeitgeber übernommen werden.

Verfolgen und organisieren Sie Ihre Reisekosten mit Finom

Um sich mit Reisekosten und ihrer Abrechnung auseinanderzusetzen, hilft Finom seinen Nutzern, alle Kosten, die im Zusammenhang mit Dienstreise entstehen, zu verfolgen und zu organisieren.

1. Der Inhaber eines Finom-Geschäftskontos kann dem Mitarbeiter eine Karte mit bestimmten Limits ausstellen.

2. Ein Mitarbeiter kann bei einer Transaktion Fotos von Gehaltsschecks hochladen und damit die Transaktion mit einem Bestätigungsdokument abgleichen.

Mehrwert = Cashback wird für alle derartigen Kartentransaktionen angesammelt und jetzt auch erhöht.

3. Der Mitarbeiter kann diese Transaktion markieren, zum Beispiel „London Geschäftsreise​​“, damit der Inhaber das gesamte Reisebudget einsehen kann.

Der Inhaber eines Finom-Geschäftskontos kann für einen Mitarbeiter sowohl eine physische als auch eine virtuelle Debitkarte eröffnen. Eine virtuelle Karte kann in 1 Minute eröffnet und auf die gleiche Weise direkt über die App (Finom für Android, Finom für IOS) gesperrt werden.

Finom-Tipps: Wie lange dauert es, ein Geschäftskonto zu eröffnen?

Welche Kosten werden als Reisekosten übernommen?

Welche Kosten werden als Tagespauschale übernommen? Und worauf sollten Sie achten? Wir geben Ihnen einen schnellen Einblick in diese Taggelder innerhalb der Gesetzgebung.

Neben der administrativen Arbeit haben Tagegelder Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Mitarbeiter müssen nicht für jedes Sandwich, das sie auf Reisen kaufen, Unterlagen aufbewahren. Es macht eine detaillierte Spesenabrechnung überflüssig, die Quittungen benötigt, um die Ausgaben für jeden Tag zu dokumentieren. Sie müssen sich nur innerhalb der Grenzen des Betrags pro Tag halten. Die Tagespauschalen sind auch für Arbeitgeber praktisch, da sie bei ihren Reisekosten Gewissheit und Vorhersehbarkeit haben.

Reisekosten können als einkommensabhängige Abschnitte auf dem Formular Ihrer Steuererklärung geltend gemacht werden. Dabei kann eine von drei möglichen Berechnungsmethoden angewendet werden: Geschäftsreisende können entweder die Kilometerpauschale oder den fahrzeugindividuellen Kilometersatz verwenden, oder aber auch den Abzug auf die tatsächlich angefallenen Kosten stützen. Es können pauschal 20 Cent pro Kilometer bis maximal 150 Euro pro komplette Fahrt erstattet werden, sofern keine kostenlosen Verkehrsmittel zur Verfügung stehen. Dieser Freibetrag soll alle Kosten im Zusammenhang mit Autoreisen decken – eine Erstattung für mitreisende Passagiere und für zusätzliches Gepäck kann nicht gewährt werden. Die Verwendung des fahrzeugindividuellen Kilometersatzes bringt immer mehr Aufwand.

Wenn Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln an Ihr Geschäftsreiseziel reisen, können diese in voller Höhe abgezogen werden. Sie müssen diese Kosten nachweisen, also bewahren Sie Ihre Bus-, Zug- oder Taxiquittungen auf.

Welche weiteren Kosten kann ich in meiner Steuererklärung geltend machen?

•     Eintrittskarten (z. B. zu Messen)
•     Parkgebühren
•     Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr
•     Kosten für Mietwagen oder Taxis
•     Kosten für geschäftliche Telefonate
•     Gepäckversicherung
•     Gepäckgebühren

Übernachtungs- und Verpflegungskosten

Dauert Ihre Dienstreise mehrere Tage, können Sie bei Ihrer Steuererklärung 28 Euro pro vollen Arbeitstag geltend machen. Ab 2020 können 14 Euro für Tagesausflüge ab einer Dauer von 8 Stunden abgezogen werden, dieser Betrag gilt auch für An- und Abreisetage bei längeren Aufenthalten. LKW-Fahrer können jetzt auch ein Übernachtungsgeld von 8 Euro pro Übernachtung im eigenen Fahrzeug beanspruchen.

Übernachtungskosten (z.B. in einem Hotel) können vollumfänglich geltend gemacht werden. Die Pauschale deckt bereits Kosten für Verpflegung ab, daher müssen diese Kosten von der Hotelrechnungssumme abgezogen werden. Auch andere Reisenebenkosten (wie Parkgebühren) kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ersetzen.

Ausnahmen: Wenn Mahlzeiten während der Reise kostenlos angeboten oder wenn Mahlzeiten im Rahmen der erstattungsfähigen Reise oder Unterkunft bereitgestellt werden, muss man einen Prozentsatz von der Tagespauschale an diesem bestimmten Tag abziehen. Ein Beispiel hierfür könnte sein, dass das Frühstück in der Übernachtung inbegriffen ist, ein kostenloses Abendessen bei einer Konferenz angeboten wird oder Sie einen Kunden zu einem Geschäftsessen einladen. Bei inkludiertem Frühstück (z. B. im Hotelpreis) werden 20 Prozent der Tagespauschale abgezogen. Wenn Mittag- oder Abendessen angeboten wird, werden 40 Prozent des Preises abgezogen. Wenn alle Mahlzeiten zur Verfügung gestellt werden, wird der Zuschuss auf null reduziert.

Tipp: Bewahren Sie Ihre Rechnungen, Quittungen und Belege immer so auf, wie das Finanzamt sie verlangen kann. Das Finanzamt verlangt Einzelnachweise für Übernachtungskosten, für zusätzliche Verpflegungs- und Verpflegungskosten ist dies jedoch nicht erforderlich.

Telefon- und Internetkosten – Private und geschäftliche Zwecke

Telefon- und Internetkosten sind abzugsfähig. Da Telefon und Internet in den meisten Fällen auch privat genutzt werden, sollte die tatsächliche Nutzung für geschäftliche Zwecke abgeschätzt werden, um mögliche Schwierigkeiten bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Nicht nur Mitarbeiter auf Geschäftsreisen können Reisekosten absetzen. Andere sind:

• Vermieter, die zu ihren Immobilien reisen;
• Bewerber, die zu einem Vorstellungsgespräch reisen;
• Arbeitnehmer mit der doppelten Hausführung können maximal 46 Fahrten zwischen Wohnorten pro Jahr abziehen (einmal pro Woche minus 6 Wochen Urlaub).

Fazit

Wir haben hart daran gearbeitet, eine Vielzahl von Funktionen in einem Interface für unsere Kunden zu integrieren, um ein perfekt auf die lokalen Bedürfnisse zugeschnittenes Erlebnis zu bieten. Um Ihrem Finanzteam das Leben noch einfacher zu machen, bietet Finom Reisekostenabrechnung, um Unternehmern das Leben zu erleichtern. Auf diese Weise werden alle Ausgabeninformationen korrekt analysiert, ohne Raum für einen Missbrauch des Systems zu lassen.