Projektmanagement-Tools 2025: Die 17 besten im Vergleich

Projektmanagement-Tools erleichtern die Projektarbeit: Sie helfen Teams, Aufgaben zu koordinieren, den Überblick zu behalten und Deadlines einzuhalten. Hier erfährst Du, welche Tools sich besonders lohnen – und welche Funktionen Dir wirklich helfen.

Was sind Projektmanagement-Tools?

Projektmanagement-Tools sind digitale Werkzeuge, die Dir helfen, Projekte strukturiert und effizient umzusetzen. Sie unterstützen Dich dabei, Aufgaben zu organisieren, Verantwortlichkeiten zu verteilen und klare Prioritäten zu setzen. Viele Tools bieten Dashboards, Kalender oder Board-Ansichten, mit denen Du Abläufe übersichtlich darstellen kannst.

Egal ob Solo-Projekt oder Teamarbeit – mit diesen Tools bleibt alles an einem Ort gebündelt. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für Verlässlichkeit. Wer regelmäßig mit Meilensteinen arbeitet, profitiert besonders.

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Was sind die Vorteile von Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Tools nehmen Dir nicht nur Arbeit ab – sie geben Dir die Kontrolle zurück. Statt Aufgaben per E-Mail, Chat oder Notizzettel zu jonglieren, steuerst Du alles zentral an einem Ort.

Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:

vereinfachte Kommunikation: Du findest alle Aufgaben, Kommentare und Dateien gebündelt in einem Tool. Das reduziert E-Mails und Missverständnisse.
höhere Transparenz: Du siehst jederzeit, wer woran arbeitet, was noch offen ist und wo Verzögerungen bestehen.
erleichtertes Management: Aufgaben lassen sich flexibel priorisieren. Du kannst mit nur einem Klick Deadlines anpassen und Verantwortlichkeiten zuweisen.
Zeitersparnis: Automatisierungen und Vorlagen beschleunigen wiederkehrende Abläufe und machen manuelle Arbeit überflüssig.
Visualisierung: Mit Kanban-Boards, Timelines oder Dashboards kannst Du Fortschritte und Abhängigkeiten klar darstellen.
erhöhte Sicherheit: Viele Tools arbeiten mit DSGVO-konformer Datenspeicherung auf europäischen Servern – das schützt Deine Informationen.
Flexibilität in der VUCA-Welt: In einem dynamischen Umfeld helfen Dir diese Tools, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Deine Ziele im Blick zu behalten.

Welche Projektmanagement-Tools gibt es?

Jedes Business tickt anders – und genauso unterschiedlich sind die Anforderungen an Projektmanagement-Tools. Vom simplen Aufgabenplaner bis zur komplexen Komplettlösung: Die Auswahl ist groß, und jede Lösung hat ihre eigenen Stärken.

Wir stellen Dir 17 Tools vor, die in Deutschland besonders beliebt sind – von Allroundern bis zu spezialisierten Lösungen. Alle sind DSGVO-konform nutzbar, viele davon auf Deutsch verfügbar. Unser Projektmanagement-Tools-Vergleich hilft Dir dabei, genau die Lösung zu finden, die wirklich zu Deinem Business passt.

1. Asana

Asana ist eines der flexibelsten Projektmanagement-Tools und besonders geeignet, wenn Du agile Methoden wie Scrum einsetzen möchtest. Es bietet strukturierte Aufgabenlisten, Workflows, Sprints und Zielverfolgung – perfekt für dynamische Teams. Automatisierungen lassen sich einfach aufsetzen, selbst im kostenlosen Basistarif. Integrationen mit Slack, Google Drive, Zoom und über 270 weiteren Apps sorgen dafür, dass alles miteinander verbunden ist.

Millionen von Nutzern weltweit vertrauen auf Asana, darunter mehr als 100.000 seriöse Unternehmen wie Amazon, Procter & Gamble, Coursera und Paypal. Für Unternehmen mit Wachstumsperspektive besonders spannend: Das Tool bietet umfangreiche Reporting-Funktionen und KI-gestütztes Ressourcenmanagement. Die mobile App ist für Android und iOS optimiert und erhält regelmäßig Top-Bewertungen.

2. Trello

Trello ist eines der Projektmanagement-Tools, die kostenlos starten – perfekt zum Ausprobieren für Solo-Selbständige, kleine Teams oder Start-ups. Du kannst Aufgaben einfach mit Kanban-Boards, Listen und Karten organisieren. Dank Drag-and-Drop verschiebst Du Aufgaben intuitiv von „To Do“ zu „Erledigt“.

Premium-Features wie Kalenderansicht und Zeiterfassung sind ab 5 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat verfügbar. Trello punktet mit einer schnellen Ladezeit, einer im App Store mit 4,5 von 5 Punkten bewerteten App und vielseitigen Power-Ups wie Integrationen und Add-ons, um Deinen Workflow individuell anzupassen.

3. Jira

Jira ist die erste Wahl für Entwickler-Teams, die komplexe Softwareprojekte effizient steuern wollen. Besonders stark sind die umfangreichen Roadmaps, skalierbaren Issue- und Bug-Tracking-Workflows sowie die Integrationen mit GitHub, Bitbucket und Confluence.

Über 150.000 Unternehmen wie Twitter oder Airbnb nutzen Jira täglich für ihre Produktentwicklung. Kleinere Teams profitieren von einem kostenlosen Tarif für bis zu 10 Benutzer:innen und 2 GB Speicherplatz. Business-Tarife starten bei 7,53 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat. Die Plattform bietet leistungsstarke Reporting-Tools und bleibt auch bei großen Projekten stabil und performant – auf Desktop und mobil.

4. Notion

Notion ist mehr als nur ein Projektmanagement-Tool: Es vereint Aufgabenplanung, Wissensmanagement und Collaboration in einem flexiblen Workspace. Notion ist als einer der Pioniere für kollaborative Bearbeitung in Echtzeit und anpassbare Dashboards bekannt. Die kostenlose Version eignet sich perfekt für kleine Teams mit bis zu 10 Personen. Für größere Teams oder erweiterte Funktionen gibt es Plus-Accounts ab 10 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat – diese sind ideal für Teams mit bis zu 100 Personen. Wer noch mehr Kollaborationsfunktionen und Admin-Rechte braucht, kann den Business-Plan nutzen, der bei jährlicher Abrechnung ab 15 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat verfügbar ist und für Teams mit bis zu 250 Personen empfohlen wird.

Notion bietet eine riesige Template-Bibliothek, die von Meeting-Notizen bis zu Content-Plänen reicht. Der mobile Zugriff auf iOS und Android ist stabil und intuitiv. Unternehmen wie Figma und Pixar nutzen Notion, um ihre Teams effizient zu organisieren. Gerade Remote-Teams schätzen die Flexibilität und die Möglichkeit, verschiedene Wissensbereiche zentral zu bündeln.

5. Factro

Factro ist ein deutsches Tool mit Fokus auf Sicherheit, Übersichtlichkeit und einfache Bedienung. Die Server stehen in Deutschland und die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform. Besonders praktisch: Die Projektstrukturierung mit Aufgabenpaketen, Gantt-Diagrammen und Prioritäten gelingt ohne Einarbeitungszeit.

Ein kostenloses Abonnement ist verfügbar, den Business-Plan gibt es ab 19,99 Euro pro Nutzer:in und Monat. Das Tool ist kompatibel mit allen gängigen Browsern, Windows und macOS.

Nutzer:innen loben vor allem die intuitive Handhabung und die verlässliche Performance auch bei großen Projekten. Factro ist perfekt für Agenturen, Marketing-Teams und Handwerksbetriebe, und besonders praktisch für sensible Branchen wie das Gesundheitswesen oder Rechtsdienstleister, die höchste Standards bei Datenschutz und Transparenz benötigen.

6. Wrike

Wrike hilft Unternehmen, viele Projekte parallel zu managen – von Agenturen über IT-Abteilungen bis hin zu Großunternehmen. Besonders spannend: Die KI-gestützte Work Intelligence priorisiert Aufgaben automatisch und optimiert Zeitpläne. Sie analysiert Termine und Teamauslastung und schlägt automatisch Prioritäten für Aufgaben vor - das spart wertvolle Zeit im Projektalltag.

Die Basisversion ist kostenlos; die Professional-Pläne starten bei 10 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat. Dank starker Integrationen, beispielsweise mit Salesforce oder Hubspot, bleibt Dein Workflow stets reibungslos. Die mobile App bietet einen Offline-Modus und Echtzeit-Synchronisation. Das Tool ist besonders geeignet für Teams, die Wert auf Transparenz, klare Prozesse und messbare Effizienz legen.

7. OpenProject

OpenProject ist das führende Open-Source-Projektmanagement-Tool aus Deutschland und ideal für Unternehmen, die volle Datenkontrolle und Datenschutz brauchen. Die Besonderheit: Es bietet die Möglichkeit zum Self-Hosting auf eigenen Servern, was gerade für Behörden, Kliniken und NGOs ein Pluspunkt ist.

Die Community Edition ist kostenlos verfügbar, Business-Tarife starten ab 5,95 Euro pro Nutzer:in und Monat. Positiv ist, dass OpenProject einen einzigartigen Preisplan-Rechner hat, der den Preis auf Grundlage der Anzahl der Mitarbeiter, des Hosting-Modus und der Laufzeit des Abonnements anpasst.

OpenProject punktet mit barrierefreier Nutzung, zertifizierter Datensicherheit und einer breiten Modul-Auswahl für klassisches und agiles Projektmanagement. Unter anderem setzen große öffentliche Einrichtungen wie das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt auf OpenProject.

8. Microsoft Project

Microsoft Project ist die professionelle Lösung für komplexe Unternehmensprojekte mit vielen Abhängigkeiten. Besonders hervorzuheben sind die umfangreiche Ressourcenplanung, das Portfolio-Management und das präzise Budget-Controlling. Die Software ist mit Microsoft 365 integriert und nutzt intelligente Vorhersage-Algorithmen zur Optimierung von Zeitplänen.

Die Cloud-Version erhält man ab etwa 10 US-Dollar pro Nutzer:in pro Monat. Besonders Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden profitieren von der Skalierbarkeit. Eine mobile Nutzung ist möglich, der Fokus liegt aber klar auf der Desktop-Planungstiefe. Microsoft Project ist ideal für Teams mit komplexen Projektlandschaften.

Projektmanagement-Tools: Microsoft Project

9. Airtable

Airtable verbindet die Flexibilität einer Tabelle mit der Leistungsfähigkeit einer relationalen Datenbank – perfekt für Kreativteams, Agenturen und Start-ups. Nutzer:innen können individuelle Workflows mit No-Code-Automationen und über 50 App-Integrationen gestalten. Durch die Verwendung von Zapier kann die Anzahl der Integrationen auf über 1000 erweitert werden.

Airtable bietet einen kostenlosen Basisplan, Pro-Abonnements beginnen bei 20 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die mobile App ermöglicht Zugriff auf Tabellen, Kalender und Kanban-Boards und wird regelmäßig für ihre intuitive Bedienung ausgezeichnet.

Neben klassischem Projektmanagement nutzen Unternehmen Airtable auch für die Eventorganisation, Content-Planung und interne Wissensdatenbanken. So verwendet Netflix Airtable beispielsweise für die Verwaltung von Inhalten und Produktionen.

10. Monday.com

Monday.com hebt farbenfrohe Visualisierung und Anpassbarkeit auf ein neues Level. Die neuen branchenspezifischen Vorlagen für HR, Marketing, Vertrieb und IT sind jederzeit einsatzbereit. Über 100.000 Unternehmen weltweit, darunter auch Coca-Cola und Adobe, setzen auf Monday. Die Plattform bietet Workdocs, Automatisierungen und visuelle Dashboards ab etwa 9 US-Dollar pro Monat und Nutzer:in.

Die mobile App überzeugt mit Echtzeit-Synchronisierung und anpassbaren Benachrichtigungen. Monday.com eignet sich besonders für Teams, die viele Prozesse parallel verwalten möchten, ohne dabei ihre Ziele aus den Augen zu verlieren.

11. ClickUp

ClickUp ist ein All-in-One-Projektmanagement-Tool, das Aufgaben, Dokumente, Ziele und Zeitmanagement unter einem Dach vereint. Besonders vorteilhaft sind die KI-gestützte Aufgabenpriorisierung, die individuell konfigurierbaren Dashboards und umfangreiche Zeiterfassungstools. Du kannst zwischen verschiedenen Ansichten wählen: Liste, Kanban, Kalender oder Gantt.

Die kostenlose Version erlaubt unbegrenzt viele Nutzer:innen, bietet jedoch nur grundlegende Funktionen. Der Business-Plan startet ab 12 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat bei jährlicher Abrechnung. Für kleine Teams mit Grundanforderungen gibt es eine günstigere Option ab 7 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat. Bei diesem Plan können zwar ebenfalls unbegrenzt viele Nutzer:innen hinzugefügt werden, er bietet aber einen eingeschränkten Funktionsumfang.

ClickUp ist besonders beliebt bei Remote-Teams, Agenturen und Tech-Start-ups. Es bietet Offline-First-Apps für iOS und Android und punktet mit extrem schnellen Ladezeiten. Dank granularer Benutzerrechte kannst Du Rollen und Zugriffsrechte exakt steuern – dies ist bei wachsenden Teams von Vorteil.

12. Basecamp

Basecamp setzt auf maximale Klarheit: Aufgaben, Termine, Dateien und Kommunikation sind in klar strukturierten Projekträumen gebündelt. Das Besondere ist der Preis von 15 US-Dollar pro Monat und Nutzer:in – unabhängig von der Teamgröße. Es gibt keine Zusatzkosten oder Add-ons. Basecamp ist ideal für kleine bis mittlere Teams, die eine einfache, transparente Struktur suchen.

Die App ist extrem stabil, läuft auch bei schwacher Internetverbindung flüssig und reduziert das E-Mail-Aufkommen drastisch. Besonders beliebt ist das Tool bei Agenturen, Non-Profits und Remote-First Unternehmen. Basecamp legt bewusst den Fokus auf Stressvermeidung und einfache Kommunikation statt auf komplexe Funktionen.

13. MeisterTask

MeisterTask ist ein intuitives Projektmanagement-Tool aus Deutschland, das sich für agile Teams und kreative Projekte eignet. Hervorzuheben sind die visuellen Kanban-Boards, intelligenten Automatisierungen und die integrierte Zeiterfassung. Diese sind auf deutschen Servern DSGVO-konform.

Die kostenfreie Basic-Version ist perfekt für Einzelunternehmer:innen; Business-Pläne gibt es ab 13,50 Euro pro Nutzer:in und Monat. Die mobile App überzeugt mit synchroner Echtzeitbearbeitung und Offline-Funktionalität. Die Automatisierung erleichtert den Alltag, etwa indem Aufgaben automatisch verschoben oder Teammitglieder bei Statusänderungen informiert werden. Besonders Agenturen und Start-ups schätzen die minimalistische, aber leistungsstarke Oberfläche, die auch bei komplexeren Workflows stets übersichtlich bleibt.

14. Awork

Awork ist ein modernes Projektmanagement-Tool aus Hamburg, das speziell für Kreativteams und Agenturen entwickelt wurde. Hiermit kannst Du Projekte mit farbigen Boards, Kalendern oder Listen planen. Ein großer Vorteil: Die integrierte Zeiterfassung läuft automatisch im Hintergrund und erleichtert die Abrechnung.

Awork bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase, danach starten Pläne bei 8 Euro pro Nutzer:in und Monat. Unternehmen wie Scholz & Friends und Viva con Agua setzen Awork im Tagesgeschäft ein. Die mobile App ist vollständig optimiert und bietet auch Push-Erinnerungen für Deadlines. Awork speichert alle Daten auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland.

15. Bitrix24

Bitrix24 vereint Projektmanagement, CRM, Kommunikation und Zeiterfassung in einer Plattform und ist somit perfekt für wachsende Teams. Besonders spannend sind die integrierten Workflows für Vertrieb, HR und Marketing sowie eigene private Cloud-Optionen. Eine kostenlose Version mit vielen Funktionen ist verfügbar; der Business-Plan „Basic“ startet bei 49 Euro pro Monat als Gesamtpreis für bis zu 5 Nutzer:innen.

Bitrix24 bietet native Apps für Windows, macOS, Android und iOS sowie Open-Source-Optionen. Zusätzlich bietet Bitrix24 ein integriertes Social Intranet, Video-Chats und Aufgabenfeeds für eine nahtlose interne Kommunikation. Das Tool ist somit ideal für Unternehmen, die interne Organisation und Kundenmanagement in einem System bündeln möchten.

16. Smartsheet

Smartsheet kombiniert eine klassische Tabellenoptik mit leistungsstarkem Projektmanagement, was sich vor allem für datengetriebene Teams eignet. Die Besonderheit hierbei sind die umfangreichen Reporting- und Automatisierungsfunktionen, die ohne Programmierkenntnisse genutzt werden können. Über 90 % der Fortune-100-Unternehmen nutzen Smartsheet für ihr Projekt- und Ressourcenmanagement.

Preise starten bei 9 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat für das Pro-Abonnement. Die Plattform bietet anpassbare Dashboards, leistungsstarke Integrationen, beispielsweise mit Salesforce und Jira, und stabile mobile Apps. Das Tool ist besonders geeignet für Marketingabteilungen, Bauprojekte und große cross-funktionale Teams, die Daten strukturiert steuern möchten.

17. Stackfield

Stackfield ist eines der sichersten Tools für Projektmanagement aus Deutschland mit einem kompromisslosen Fokus auf Datenschutz. Eine Besonderheit ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Aufgaben, Chats und Dateien, die für Kanzleien, Behörden und Agenturen ideal ist. Die Serverstandorte befinden sich ausschließlich in Deutschland.

Es gibt eine kostenlose Testversion; die Tarife starten ab etwa 11 Euro pro Nutzer:in und Monat. Stackfield bietet eine barrierefreie Oberfläche, Offline-Zugriff und höchste Sicherheitsstandards für mobiles und stationäres Arbeiten. Das Tool eignet sich perfekt für Unternehmen, die Vertraulichkeit großschreiben.