Die fünf Projektmanagement-Phasen sind ein Fahrplan zum Erfolg. Diese Phasen sind Initialisierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Ressourcen effizient verwalten und Deine Ziele innerhalb Deines Zeit- und Budgetrahmens erreichen kannst.

Inhalt

Was sind die fünf Projektmanagement-Phasen und wozu dienen sie?

Effizientes Management ist immer das Ergebnis eines strukturierten Ansatzes. Die 5 Phasen des Projektmanagements bieten eine bewährte Methodik, die das gesamte Projekt in logische Phasen unterteilt. Jede Phase hat dabei eine andere Funktion: 

  1. Initialisierung: Ziele und Motivation für das Projekt
  2. Planung: detaillierter Plan, Zuweisung von Ressourcen und Bewertung von Risiken
  3. Durchführung: Umsetzung der geplanten Aufgaben
  4. Überwachung: Verfolgung des Fortschritts und gegebenenfalls Anpassung
  5. Abschluss: Zusammenfassung und formaler Abschluss des Projekts

Dieses Phasenmodell des Projektmanagements wurde vom Project Management Institute in seiner offiziellen Referenz, dem Project Management Body of Knowledge Guide, definiert.

Vorteile eines phasenweisen Projektmanagements

Die Unterteilung eines Projekts in fünf Phasen bietet eine Reihe wichtiger Vorteile: 

  • Ein phasenweises Vorgehen vereinfacht die Koordination des Teams und verbessert die Zusammenarbeit. 
  • Die klare Planung in einzelnen Phasen optimiert den Ressourceneinsatz und verringert das Risiko von Budgetüberschreitungen und Zeitverzögerungen.
  • Ein regelmäßiges Monitoring ermöglicht es, notwendige Anpassungen schnell vorzunehmen. 

Insgesamt erhöhen die Phasen des Projektmanagements die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektabschlusses.

Projektmanagement-Phase 1: Initialisierung

In der Initialisierungsphase werden die Grundlagen für den gesamten Prozess gelegt. Es ist wichtig sicherzustellen, dass das Projekt in Bezug auf Ressourcen, Zeit und Technologie durchführbar ist. 

Der Schlüssel hierfür ist die Ausarbeitung einer Projektcharta. Darin werden die Ziele des Projekts, die Sachzwänge, die Beteiligten und die wichtigsten Parameter festgelegt. Hier ein Beispiel einer Projektcharta:

  • Name des Projekts: Entwicklung der mobilen Applikation Notes Pro
  • Projektziel: Entwicklung des Designs der Benutzeroberfläche
  • Projektmanager: Klaus Schulz
  • Mitglieder des Projektteams: Paul Klein, Franz Schneider, Sabine Fischer
  • Projektbudget: 50.000 €
  • Projektzeitrahmen: 6 Monate
  • Erfolgskriterien: App-Bewertung in App-Stores von mindestens 4,5 Sternen
  • Vorläufige Risikobewertung: Verzögerungen bei der Backend-Entwicklung und negatives Nutzerfeedback

Projektmanagement-Phase 2: Planung

In der Planungsphase wird eine Roadmap für die Erreichung der Ziele erstellt. Sie umfasst die Erstellung eines Projektplans, die Definition der Ziele und die Bewertung von Risiken.

Erstellung von Projektplänen

Bei der Erstellung eines guten Projektplans können verschiedene Instrumente eingesetzt werden. Dazu gehören die Zerlegung des Projekts in kleinere Aufgaben (Work Breakdown Structure), die Erstellung eines Gantt-Diagramms oder agile Methoden wie Scrum oder ein Kanban-Board.

SMART/CLEAR-Ziele und OKRs

Ein wichtiges Element eines erfolgreichen Projekts sind klar definierte Ziele. Für ihre Festlegung werden häufig die folgenden Strategien angewandt: 

  • SMART-Methode (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) dient dazu, spezifische und messbare Ziele zu formulieren.
  • CLEAR-Ziele (Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable, Refinable) ergänzen dieses Konzept um den Aspekt der Zusammenarbeit und des emotionalen Engagements.
  • OKR-Ziele (Objectives and Key Results) konzentrieren sich auf die Identifizierung von Schlüsselergebnissen, die für das Erreichen von umfassenderen Zielen erforderlich sind.

Richtig gesetzte Ziele sind die Grundlage für erfolgreiche Projekte.

Risikomanagement

Sind Aufgaben und Ziele festgelegt, kann man zur Nachhaltigkeitsbewertung des Projekts übergehen. Hierbei sollten potenzielle Risiken analysiert werden. In diesem Schritt werden mögliche Probleme und Bedrohungen identifiziert, die das Ergebnis beeinträchtigen könnten. Anschließend werden Strategien zur Risikominderung entwickelt, darunter Zeit- und Ressourcenreserven und Notfallpläne.

Projektmanagement-Phase 3: Durchführung

Die Durchführungsphase ist die aktive Aktionsphase, in der die Pläne in Ergebnisse umgesetzt werden. In dieser Phase konzentriert sich das Team auf die Erfüllung der in der Planungsphase festgelegten Aufgaben. Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert eine effiziente Arbeitsorganisation, eine klare Aufgabenverteilung und eine kontinuierliche Überwachung der Fortschritte.

Organisation und Koordination des Projektteams

Eine effektive Organisation der Teamarbeit ist der Schlüssel zum Erfolg des Projekts. In dieser Phase des Projektmanagements ist es wichtig, zunächst die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Beteiligten festzulegen und klare Kommunikationswege zu schaffen. Regelmäßige Treffen, zeitnahes Feedback und eine effektive Konfliktlösung sind für Teamarbeit unerlässlich.

Verteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten

Um Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, werden häufig Verantwortungsmatrizen verwendet. Eine der beliebtesten ist RACI, die für jede Aufgabe identifiziert: 

  • wer die Aufgabe ausführt (Responsible) 
  • wer für die Durchführung verantwortlich ist (Accountable)
  • wer als Experte oder Berater hinzugezogen wird (Consulted)
  • wer berechtigt ist, Informationen über das Projekt zu erhalten (Informed). 

Eine klare Rollenverteilung vermeidet doppelte Arbeit, beschleunigt den Entscheidungsprozess und erhöht die Gesamteffizienz des Teams.

Projektmanagement-Phase 4: Überwachung

Die Überwachung ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem der Fortschritt des Projekts beobachtet und die tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Ergebnissen verglichen werden. Regelmäßiges Monitoring trägt dazu bei, dass die Projektziele innerhalb des geplanten Zeit- und Budgetrahmens erreicht werden. Einer der wichtigsten Aspekte des Projekts ist die Analyse von Key Performance Indicators (KPIs). Sie vermitteln ein klares Bild des Projektstatus.

Überwachung der Aufgaben und Zwischenziele

Aufgaben und Projektmeilensteine können mit einer Vielzahl von Methoden und Instrumenten überwacht werden. Dazu gehören regelmäßige Teambesprechungen, die Verfolgung des Projektfortschritts und die Verwendung von Kennzahlen wie dem CPI (Cost Performance Index) und SPI (Schedule Performance Index). Der CPI zeigt, wie effizient die Ressourcen eingesetzt werden. Der SPI hingegen gibt an, wie gut das Zeitmanagement ist.

Analyse von Abweichungen und Korrekturmaßnahmen

Die Analyse von Abweichungen ist ebenfalls ein Aspekt der Überwachung. Wenn Abweichungen vom ursprünglichen Plan festgestellt werden, sollte eine Analyse durchgeführt werden, um die Ursache zu ermitteln und Gegenmaßnahmen zu entwickeln. Besonders die Untersuchung des Grundes für eine Abweichung ist deshalb wichtig.

Überwachungsinstrumente 

Für eine wirksame Überwachung werden verschiedene Instrumente eingesetzt. Dazu gehören spezielle Software für das Projektmanagement, Tabellenkalkulationsprogramme für die Fortschrittsüberwachung und Dashboards zur Visualisierung von Schlüsselindikatoren, beispielsweise für die Kosten-Nutzen-Analyse. Die richtigen Werkzeuge helfen, die Monitoringdaten in brauchbare Informationen umzuwandeln und die rechtzeitige Korrektur von Fehlern zu erleichtern.

Projektmanagement-Phase 5: Abschluss

Der formale Abschluss des Projekts umfasst mehrere wichtige Schritte. Es ist die letzte der 5 Phasen des Projektmanagements, in der die Ergebnisse zusammenfasst und der Erfolg aller vorhergehenden Phasen bestimmt wird. 

Analyse der Projektergebnisse

Die sogenannte Post-Mortem-Analyse der Projektergebnisse ist ein Schlüsselelement der Abschlussphase. Dabei wird bewertet, wie gut das Projekt umgesetzt wurde, ob die Ziele erreicht wurden und welche Ergebnisse erzielt wurden. Besonderer Wert wird auf die Ermittlung von Lessons Learned, zu Deutsch “gelernte Lektionen”, gelegt, die zur Verbesserung künftiger Projektmanagementprozesse genutzt werden können.

Unterschiedliche Standards für die Projektmanagement-Phasen

Obwohl das Phasenmodell des Projektmanagements von PMI weit verbreitet ist, gibt es auch andere Ansätze und Standards. 

  • In der IT-Branche werden häufig Varianten der verschiedenen Phasen verwendet, die speziell auf die Softwareentwicklung zugeschnitten sind. Diese lauten Analyse, Design, Entwicklung, Test und Einführung.
  • Die DIN-Normenreihe DIN 69901 sieht ebenfalls ein Fünf-Phasen-Modell vor, allerdings mit etwas anderen Phasenbezeichnungen: Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung, Abschluss. 
  • Größere Organisationen verwenden teils einen detaillierteren Ansatz mit mehr Phasen eines Projekts, einschließlich Pilotphasen und Phasen der schrittweisen Implementierung. 

Jedes Modell ist nur ein Werkzeug und sollte an die spezifischen Bedingungen des Projekts angepasst werden.

Tools für die Projektmanagement-Phasen im Jahr 2025

Modernes Projektmanagement wird durch eine breite Palette von Werkzeugen und Technologien gestützt. 

  • Projektmanagement-Software bietet Funktionen für die Planung, Fortschrittsüberwachung und Organisation von Teamarbeit. 
  • Cloud-basierte Dienste ermöglichen den weltweiten Zugriff auf Informationen und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten. 
  • Tools zur Datenvisualisierung helfen, Fortschritte zu analysieren und potenzielle Probleme rasch zu erkennen. 
  • KI spielt eine immer wichtigere Rolle bei der Automatisierung von Aufgaben, der Analyse von Daten und der Vorhersage von Risiken.

Es ist zu erwarten, dass diese Projektmanagement-Tools sich in Zukunft stetig weiterentwickeln werden, wodurch ein noch effizienteres Projektmanagement möglich sein wird.

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