KPI: Schlüsselkennzahlen für den Unternehmenserfolg

KPIs sind wichtige Kennzahlen zur Messung von Unternehmensleistungen. Mit KPIs erhältst Du wertvolle Daten zur Analyse des Fortschritts einzelner Abteilungen und des gesamten Unternehmens. In unserer Übersicht erfährst Du, wie KPIs helfen, fundierte Entscheidungen zur Strategieoptimierung zu treffen.

Was ist ein KPI?

Die Abkürzung KPI steht für “Key Performance Indicator”. Laut KPI-Definition handelt es sich hierbei um eine Kennzahl, die die Erfolge oder Misserfolge eines Unternehmens oder Projekts ausdrückt.

KPIs können in verschiedenen Bereichen wie Finanzen, Kundenbindung oder Produktion angewendet werden. Durch die Analyse von KPIs können Unternehmen ihre Strategien gezielt anpassen.

KPI-Bedeutung: Warum sind KPIs in der Geschäftswelt wichtig?

Diese Indikatoren unterstützen Unternehmen bei verschiedenen strategischen und operativen Aufgaben:

Zielgerichtete Leistungsmessung. Mit KPIs kann das Unternehmen seine Leistungen in Bezug auf spezifische Ziele messen. Es überwacht so seine Fortschritte und kann feststellen, ob die aktuelle Entwicklungsstrategie erfolgreich ist.
Optimierte Entscheidungsfindung. KPIs bieten eine gute Entscheidungsbasis. Sie sind wie ein Kompass, der Unternehmen auf dem richtigen Weg hält. Dadurch fällt es Führungskräften leichter, Entscheidungen über die Ressourcennutzung oder Strategien zu treffen.
Erhöhte Transparenz. Dank KPIs wissen alle Mitarbeiter:innen, ob sie effektiv arbeiten und welche Ziele noch zu erreichen sind. Die Erstellung einer KPI-Roadmap ermöglicht die Priorisierung wichtiger betrieblicher Kennzahlen.

Arten von KPIs

Key Performance Indicators werden in verschiedene Kategorien eingeteilt. Ihre Klassifizierung hilft bei der Auswahl und Verfolgung der richtigen Ziele. Hier nennen wir die gängigsten Arten dieser wichtigen Kennzahlen.

Führende KPIs

Für diese Kennzahlen verwendet man auch den Begriff “Leading KPIs”. Diese Indikatoren sagen zukünftige Leistungen hervor oder beeinflussen sie. Mit ihnen können sich Unternehmen auf zukünftige Trends und Herausforderungen vorbereiten, angemessene Entscheidungen treffen und strategische Unternehmensziele bei Bedarf anpassen.

Beispiele für führende KPIs sind die Anzahl der Kaufanfragen und das Social-Media-Engagement wie Likes, Kommentare und Shares. Sie bieten Aufschluss darüber, wie viele potenzielle Kund:innen Interesse an einem Produkt zeigen. So lassen sich zukünftige Verkäufe prognostizieren.

Nachlaufende KPIs

Sie werden auch Lagging KPIs genannt und messen bereits eingetretene Ereignisse. Diese Einblicke in die historische Leistung des Unternehmens helfen dabei, die Wirksamkeit von entwickelten Strategien zu bewerten und zu verstehen, ob die festgelegten Ziele erreicht wurden. Auf Grundlage der durchgeführten Analyse lassen sich Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen notwendig sind.

Ein Beispiel für einen Lagging KPI ist die Kundenbindungsrate, also der Prozentsatz der Kund:innen, die über einen festgelegten Zeitraum gehalten werden. Sie veranschaulicht den Erfolg von Strategien zur Kundenzufriedenheit. Auch die Fluktuationsrate der Mitarbeiter:innen ist eine nachlaufende KPI. Dies ist die Rate, mit der Mitarbeiter:innen die Firma verlassen, die zeigt, ob es Probleme mit der Belegschaft gibt.

Hohe KPIs

Wenn man KPIs als “hoch” beschreibt, bedeutet das starke Leistungen oder positive Ergebnisse in einem bestimmten Bereich. Hohe KPIs bestätigen den Erfolg des Unternehmens bei der Erreichung strategischer Ziele. Unternehmen streben stets danach, diese positiven Trends zu verstärken.

Beispiele für positive KPIs sind das Umsatzwachstum, das einer erfolgreichen Verkaufsstrategie entspricht, und eine hohe Conversion Rate in Marketingkampagnen. Letztere bedeutet, dass viele Interessenten tatsächlich zu Kund:innen werden.

Niedrige KPIs

Diese Kennzahlen weisen auf Herausforderungen oder Verbesserungspotential im Unternehmen hin. So können Unternehmen ihre Schwächen erkennen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen.

Beispiel für niedrige KPIs sind eine niedrige Marge, was nicht genug Gewinn bedeutet, oder eine geringe Kundenzufriedenheit, die darauf hinweist, dass ein Unternehmen die Bedürfnisse der Kund:innen nicht ausreichend erfüllen kann.

Man unterscheidet auch andere Arten von KPIs, darunter strategische (hochrangige) und operationale (taktische) KPIs sowie funktionale KPIs, die für einzelne Abteilungen gelten.

Auswahl der richtigen KPIs

Wie sieht der ganze Prozess der effektiven Auswahl und Anwendung von KPIs aus?

Klare Ziele definieren: Du solltest zuerst die strategischen Ziele Deines Unternehmens oder Projekts formulieren. Natürlich sollten diese Ziele spezifisch, messbar und erreichbar sein. Identifiziere dabei sowohl langfristige als auch kurzfristige Ziele.
Spezifische KPIs auswählen: Die ausgewählten KPIs sollten direkt mit Deinen Zielen verknüpft sein. Spezifische KPIs helfen, Ressourcen gezielt einzusetzen und Leistungen effektiv zu steuern. Bei der Auswahl der richtigen KPI solltest Du unnötige Ablenkungen vermeiden und Dich auf die wichtigsten Aspekte konzentrieren.
Daten erfassen: Eine regelmäßige und systematische Datenerfassung ist für KPIs sehr wichtig. Stell sicher, dass alle Daten korrekt und konsistent sind. Nur in diesem Fall ist eine zuverlässige Leistungsbewertung möglich.
Regelmäßige Analyse: Analysiere die erfassten Daten gründlich, um die Ergebnisse richtig zu interpretieren. Überprüfe dabei auch, ob eine Anpassung von KPIs erforderlich ist.

Verwendung von KPIs in verschiedenen Branchen

Hier findest Du ein paar Beispiele für relevanten KPIs in verschiedenen Industriezweigen und Märkten auf.

Branche	Relevante KPIs	Erläuterungen
Einzelhandel	Gesamtumsatz	Umsatz im gesamten Unternehmen
	Rückgabequote	Anteil der zurückgegebenen Produkte
	Warenkorbgröße	durchschnittlicher Warenkorbwert pro Kunde
Produktion	Produktionsvolumen	Anzahl der hergestellten Produkte in einem bestimmten Zeitraum
Produktion	Ausschussquote	Anteil der defekten Produkte
Dienstleistungen	Erstkontaktlösungsrate	Anzahl der beim Erstkontakt gelösten Probleme
Dienstleistungen	Antwortzeit	Reaktionszeit auf Kundenanfragen
Online-Marketing	ROI (Return on Investment)	Gewinn im Verhältnis zu den investierten Kosten
Online-Marketing	CPA (Cost per Acquisition)	Kosten für die Gewinnung neuer Kund:innen

Praktische Tipps zur Auswahl, Verfolgung und Analyse von KPIs

Unten findest Du Tipps dazu, welche Maßnahmen Du ergreifen kannst, um verschiedene KPIs effektiv einzusetzen.

SMART-Methode anwenden: Die aussagekräftigen KPIs sollten spezifisch (klar definiert), messbar (quantifizierbar), erreichbar (realistisch), relevant (signifikant) und zeitgebunden (time-bound) sein.
Datenvisualisierung nutzen: Mit modernen Tools zur Datenvisualisierung kannst Du Deine KPIs übersichtlich darstellen.
Mitarbeiter:innen einbeziehen: Binde Deine Mitarbeiter:innen von Anfang an in sämtliche Prozesse der KPI-Definition und -Verfolgung ein. Dadurch wächst ihr Verständnis und ihre Motivation, die Ziele zu erreichen.
Feedback einholen: Du solltest regelmäßig Feedback vom Team und von Stakeholdern einholen, um sicherzustellen, dass Deine KPIs relevant und effektiv sind. So kannst Du potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben, beispielsweise indem Du KPIs bei Bedarf korrigierst.
Anpassungsfähigkeit gewährleisten: In einem instabilen Umfeld sollte jedes Unternehmen bereit sein, seine definierten Kennzahlen anzupassen, damit die aktuellen KPIs die laufende Situation widerspiegeln können.

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