Kanban ist ein einfaches, aber hoch effektives System zur Projektverwaltung. In diesem Artikel lernst Du die Grundlagen und Prinzipien der Kanban-Methode kennen und erhältst praktische Beispiele für die Umsetzung. 

Inhalt

Kanban als effizientes Werkzeug

Kanban stammt ursprünglich aus der Lean-Philosophie und hat sich in diversen Bereichen als effektives Zeitmanagement-Instrument etabliert. Diese agile Methode ermöglicht nicht nur eine transparente Visualisierung von Arbeitsabläufen, sondern unterstützt auch die Überwachung und die Steuerung von Arbeitsabläufen. Sie erleichtert die kontinuierliche Überwachung von Fortschritten und die Identifizierung von Engpässen.

Unternehmen stehen im Jahr 2025 vor großen Herausforderungen: Schnelle Prioritätenwechsel, ständiger Anpassungsbedarf an Marktveränderungen und der intensive Wettbewerb erfordern flexible und schnelle Reaktionen. Kanban bietet genau diese Flexibilität und Schnelligkeit. Es ermöglicht eine effiziente Bewältigung dieser Herausforderungen durch transparente Prozesse und kontinuierliche Verbesserungen.

Was ist Kanban? Von den Ursprüngen zur modernen Anwendung

Kanban ist eine agile Methode wie Scrum, die zur visuellen Steuerung des Arbeitsflusses dient. Sie entstand im Toyota Production System, wurde von David J. Anderson weiterentwickelt und wird heute über die Fertigung hinaus auch in der Softwareentwicklung, im Marketing und in vielen anderen Bereichen eingesetzt. Kanban fokussiert sich auf die Optimierung des bestehenden Workflows, anstatt ihn vollständig zu verändern.

Kernprinzipien von Kanban

Kanban wird von drei Kernprinzipien geprägt:

  • Visualisierung. Der Arbeitsfluss wird sichtbar gemacht, typischerweise auf einem Kanban-Board. Dies ist ein zentrales Element dieser agilen Methode.
  • WIP-Begrenzung (Work in Progress). Die Anzahl gleichzeitig bearbeiteter Aufgaben wird begrenzt, um den Fokus zu schärfen und "Bottlenecks" aufzudecken.
  • Verbesserung (Kaizen). Die regelmäßige Reflexion und Optimierung des Prozesses sind essentiell.

Kanban in der Praxis: Visualisierung und Arbeitsflussmanagement

Jedes persönliche Kanban-Board ist so einzigartig wie sein Nutzer. Es gibt viele Möglichkeiten, ein Kanban-Board zu gestalten, die sich je nach Bedarf und Kontext unterscheiden. 

Kanban-Boards

Hier sind ein paar Beispiele für Kanban-Boards, die über einfache To-Do-Listen hinausgehen und die Vielseitigkeit der Methode für Unternehmen verdeutlichen.

Im Marketing

Ein solches Kanban-Board könnte Spalten wie "Ideenfindung", "Planung & Briefing", "Content-Erstellung", "Review & Korrektur", "Freigabe" und "Veröffentlichung" enthalten. Aufgabenkarten könnten detaillierte Informationen zu Kampagnen, Zielgruppen, Budgets und Deadlines enthalten.

Ein WIP-Limit pro Spalte würde sicherstellen, dass das Team nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet, und helfen, den Fokus zu behalten und Engpässe zu vermeiden. Zusätzliche Spalten für "Blockiert" oder "Warten auf…" ermöglichen die transparente Kommunikation von Problemen.

In der Software-Entwicklung

Ein komplexeres System könnte Spalten für "Backlog", "Analyse", "Design", "Entwicklung", "Testing", "Deployment" und "Abgeschlossen" verwenden. Aufgabenkarten könnten detaillierte User Stories, technische Spezifikationen und Schätzungen der Arbeitszeit enthalten.

Hier sind Schwimmspuren (Swimlanes) für verschiedene Entwicklerteams sinnvoll, um den Arbeitsfortschritt innerhalb der einzelnen Teams zu visualisieren. Das WIP-Limit pro Spalte und Schwimmspur steuert den Arbeitsfluss und verhindert Überlastung. Regelmäßige Sprint-Reviews und Retrospektiven sind ein integraler Bestandteil der erfolgreichen Anwendung von Kanban in diesem Kontext.

Im Projektmanagement

Ein Board könnte verschiedene Projektphasen abbilden, beispielsweise "Initiierung", "Planung", "Ausführung" und "Abschluss". Die Karten könnten Projektmeilensteine, Verantwortlichkeiten und die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben enthalten.

Die Visualisierung der Zusammenhänge und Abhängigkeiten ermöglicht die frühzeitige Erkennung von potentiellen Problemen und die proaktive Anpassung des Projektplans. Ein WIP-Limit hilft auch hier, Ressourcen effektiv einzusetzen und Projektverzögerungen zu minimieren.

Aufgabenkarten

Eine effektive Aufgabenkarte im Kanban-System sollte mehr Informationen enthalten als nur eine reine Aufgabenbeschreibung. Überflüssige Details sollten jedoch vermieden werden, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Hier ist eine Auflistung der wichtigen Informationen, die auf jeder Karte stehen sollten:

  • Die Aufgabe sollte klar und eindeutig formuliert sein, idealerweise in einem Satz. Vermeide vage Formulierungen. Ein gutes Beispiel: "Landingpage für neues Produkt X erstellen" ist besser als "Landingpage machen".
  • Eine klare Kennzeichnung der Priorität ist essentiell, beispielsweise mit einem Zahlensystem von 1-3 (1 = höchste Priorität) oder durch visuelle Kennzeichnungen wie Farben: Rot = Hoch, Gelb = Mittel, Grün = Niedrig. Die Prioritäten sollten im Kontext des gesamten Boards und der Unternehmensziele definiert werden.
  • Auch Personen, die für die Erledigung der Aufgabe zuständig sind, sollten genannt werden. Dies kann durch Name, Initialen oder ein eindeutiges Symbol erfolgen.
  • Zuletzt muss die Frist oder Deadline dargestellt werden, in der Regel als realistisches Datum oder Zeitfenster für den Abschluss der Aufgabe. Die Frist sollte mit dem Team abgestimmt werden und realistisch sein.

Die visuelle Darstellung des Prozesses entspricht einem Diagramm mit Spalten von links nach rechts. Jede Karte enthält die oben genannten Informationen in verkürzter Form. Die Kanban-Karten werden von links nach rechts gelesen und visualisieren so den Fortschritt der Aufgaben.

Die Farben der Karten können die Priorität anzeigen, die Größe der Karte hingegen könnte den geschätzten Arbeitsaufwand der entsprechenden Aufgabe darstellen. So funktioniert Kanban, indem es den bestehenden Workflow optimiert, anstatt ihn komplett zu verändern.

Vorteile von Kanban für Unternehmen im Jahr 2025

Im Jahr 2025 ist die Fähigkeit zur schnellen Anpassung an Veränderungen essentiell. Änderungen der Prioritäten oder neue, dringende Aufgaben lassen sich bei Kanban leicht in den Workflow integrieren. Die Visualisierung macht es einfach, Ressourcen und Prioritäten dynamisch anzupassen, ohne den gesamten Plan über Bord werfen zu müssen.

Erhöhte Transparenz

Alle Beteiligten können den aktuellen Stand der Arbeit einsehen. Durch den transparenten Überblick über den Arbeitsfortschritt lassen sich Engpässe im Workflow schnell identifizieren. Es ist sofort ersichtlich, wo sich Aufgaben stauen oder wo Teammitglieder überlastet sind. Dies ermöglicht rechtzeitige Maßnahmen zur Entlastung und zur Optimierung des Arbeitsablaufs.

Verkürzung der Bearbeitungszeit von Aufgaben

Die Verkürzung der Bearbeitungszeit wird durch die WIP-Begrenzung und den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben erreicht. Anstatt viele Aufgaben gleichzeitig anzugehen und sich zu verzetteln, konzentriert sich das Team auf eine begrenzte Anzahl von Aufgaben, die parallel bearbeitet werden können.

Ein niedrigeres WIP-Limit reduziert die Arbeitszeit und ermöglicht einen fokussierten Arbeitsstil. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und Fehler werden minimiert. 

Bei weniger gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben sind Probleme schneller erkennbar. Engpässe oder Blockaden werden früher identifiziert und können somit schneller behoben werden.

Visualisierung

Die Visualisierung in Kanban-Systemen geht weit über die bloße Darstellung von Aufgaben hinaus. Sie ermöglicht einen ganzheitlichen Überblick über den Workflow und fördert einen proaktiven Informationsaustausch.

Die offene Sichtbarkeit des Arbeitsstands schafft Transparenz und Vertrauen innerhalb des Teams. Unsicherheiten werden reduziert, da jeder die Fortschritte und Herausforderungen erkennen kann. Dies führt zu einem stärkeren Zusammengehörigkeitsgefühl und fördert die Eigenverantwortung.

Außerdem sind Engpässe und Blockaden auch für die Beteiligten sofort erkennbar. Teammitglieder können proaktiv eingreifen, anstatt erst dann zu reagieren, wenn ein Problem bereits zu größeren Verzögerungen geführt hat. Dies verbessert die Reaktionsfähigkeit – es kann besser mit unerwarteten Herausforderungen umgegangen werden.

Erhöhung der Vorhersagbarkeit

Die bessere Vorhersagbarkeit durch die Verfolgung der Bearbeitungszeit von Aufgaben ist ein zentraler Vorteil von Kanban. Die kontinuierliche Erfassung und Analyse der Durchlaufzeiten (Lead Time) – also der Zeit von der Aufnahme einer Aufgabe bis zur Fertigstellung – erlaubt eine deutlich präzisere Planung von Fristen. Ausschlaggebend sind hierbei mehrere Faktoren:

  • Historische Daten als Grundlage. Bei Kanban werden im Lauf der Zeit Daten über die Bearbeitungszeit verschiedener Aufgabentypen gesammelt. Diese historischen Daten dienen als Grundlage für realistischere Schätzungen der Bearbeitungszeit zukünftiger Aufgaben. Ähnliche Aufgaben können somit basierend auf vergangenen Durchlaufzeiten genauer terminiert werden, wodurch unrealistische Fristen vermieden werden.
  • Identifizierung von Engpässen. Die Analyse der Durchlaufzeiten hilft, Engpässe im Workflow zu identifizieren. Längere Bearbeitungszeiten als üblich deuten auf Probleme hin, beispielsweise mangelnde Ressourcen, komplexe Abhängigkeiten von verschiedenen Aufgaben oder ineffiziente Prozesse. Die Behebung dieser Engpässe verbessert die Vorhersagbarkeit und ermöglicht eine zuverlässigere Zeitplanung.
  • Verbesserung der Schätzgenauigkeit. Durch die Analyse der historischen Daten und die Identifizierung von Engpässen verbessert sich die Genauigkeit der Schätzungen der Bearbeitungsdauer neuer Aufgaben. Dies reduziert die Unsicherheit bei der Zeitplanung und ermöglicht das Festlegen realistischer Fristen.
  • Proaktive Anpassung. Sollten sich die Durchlaufzeiten während der Bearbeitung unerwartet verlängern, wird dies frühzeitig erkannt. Das Team kann hierauf proaktiv reagieren, beispielsweise durch die Umverteilung von Ressourcen oder die Anpassung der Prioritäten, um die Fristen dennoch einzuhalten.

Die Implementierung von Kanban Schritt für Schritt

Kanban lässt sich einfach implementieren. Es ist ein iterativer Prozess, und der Schlüssel zum Erfolg liegt in der regelmäßigen Überprüfung und Optimierung des Systems. Hier findest Du einen detaillierten Aktionsplan zur Anwendung von Kanban.

Schritt 1: Identifiziere die wichtigsten Prozesse, die optimiert werden sollen.

Konzentriere Dich auf die Prozesse mit dem größten Verbesserungspotenzial. Wähle zunächst einen klar definierten Prozessbereich, anstatt zu versuchen, alles gleichzeitig zu optimieren.

Nutze Kennzahlen (Key Performance Indicators, kurz KPIs) wie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten oder Kundenfeedback, um kritische Prozesse zu identifizieren. Ein zu großer Umfang erschwert die anfängliche Implementierung und den Erfolg. Prioritätensetzung ist hier essentiell.

Schritt 2: Erstelle ein physisches oder digitales Kanban-Board.

Das Kanban-Board ist das Herzstück des Systems. Die Wahl zwischen physischem und digitalem Kanban-Board hängt von den Präferenzen des Teams und den verfügbaren Ressourcen ab. Ein physisches Board bietet mehr direkte Interaktion, während ein digitales Board flexibel und einfach zugänglich ist.

Wichtig ist eine klare und gut sichtbare Gestaltung, die für alle Teammitglieder verständlich ist. Die Größe sollte für den Umfang des Prozesses angemessen sein; ein zu großes Board kann unübersichtlich wirken.

Schritt 3: Definiere Spalten und Aufgabenkarten.

Die Spalten sollten den Workflow des ausgewählten Prozesses widerspiegeln – beispielsweise "To Do", "In Bearbeitung", "Prüfung" und "Fertig". Die Anzahl der Spalten sollte überschaubar bleiben. 

Die Aufgabenkarten sollten alle notwendigen Informationen enthalten: eine kurze Beschreibung, die Priorität, Verantwortliche, Fristen, Abhängigkeiten etc. Die Gestaltung der Karten sollte einheitlich sein und eine schnelle und einfache Erfassung des Status ermöglichen. Unnötige Informationen sind zu vermeiden, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

Schritt 4: Begrenze die Anzahl unvollständiger Arbeiten (WIP).

Die WIP-Begrenzung ist entscheidend für den Erfolg von Kanban. Beginne mit einem niedrigen WIP-Limit und erhöhe es vorsichtig, wenn das Team damit vertraut ist. Ein zu hohes Limit untergräbt den Vorteil der Fokussierung. Das Limit sollte für jede Spalte individuell festgelegt werden und sich an der Kapazität des Teams orientieren. Die WIP-Begrenzung erfordert Disziplin und eine offene Kommunikation innerhalb des Teams.

Schritt 5: Beginne mit der Arbeit und verbessere den Prozess kontinuierlich durch regelmäßige Retrospektiven.

Starte nun mit der Umsetzung. Dokumentiere den Prozess und die Herausforderungen. Führe regelmäßig Retrospektiven durch, um den Workflow zu analysieren und zu verbessern. Du solltest auch Feedback von den Beteiligten sammeln. Das Kanban-System sollte auf dieser Grundlage an die Bedürfnisse des Teams angepasst werden.

Kanban und Handelskalkulation

Die Einführung von Kanban in die Handelskalkulation zielt darauf ab, den gesamten Prozess von der Beschaffung bis zum Verkauf transparenter und effizienter zu gestalten. Dies geschieht durch die Anwendung von Kanban-Prinzipien und -Praktiken. Die kontinuierliche Verbesserung dieser Prozesse im Sinne des Kaizen-Prinzips führt zu langfristigen Effizienzsteigerungen.

Methoden der Handelskalkulation

Im Folgenden findest Du eine kurze Beschreibung der verschiedenen Methoden der Handelskalkulation:

  • Einkaufspreismethode. Der Verkaufspreis wird aus dem Einkaufspreis plus einem festgelegten Aufschlag berechnet. Diese Berechnung ist einfach, aber ungeeignet bei schwankenden Einkaufspreisen oder unterschiedlichen Kostenstrukturen.
  • Selbstkostenmethode. Hierbei werden alle Kosten von Einkauf, Herstellung, Vertrieb und Verwaltung ermittelt und auf die verkaufte Menge umgelegt. Der Aufschlag wird auf die Selbstkosten berechnet. Sie ist genauer, aber aufwändiger in der Ermittlung der Kosten. Varianten sind die Vollkostenrechnung und die Teilkostenrechnung, beispielsweise die Deckungsbeitragsrechnung.
  • Aufschlagskalkulation. Hierbei wird ein prozentualer oder fester Aufschlag auf den Einkaufspreis oder die Selbstkosten aufgerechnet. Dies ist eine einfache Methode, aber der Aufschlag muss sorgfältig berechnet werden, um die gewünschte Gewinnmarge zu erreichen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

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Integrationsoptionen entdecken

Integration von Kanban

Kanban kann in allen Phasen der Handelskalkulation eingesetzt werden. Ein Kanban-Board kann beispielsweise die einzelnen Schritte der Berechnung visualisieren – beispielsweise "Einkaufspreis ermitteln", "Kosten erfassen", "Aufschlag berechnen" und "Verkaufspreis festlegen"). Die Begrenzung von Works in Progress (WIP) hilft, die Anzahl gleichzeitiger Berechnungen zu begrenzen und den Prozess zu beschleunigen.

Auch hier sind die Durchlaufzeiten transparent und Engstellen können rasch identifiziert und beseitigt werden. Die regelmäßige Überprüfung des Boards mit dem Team ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung des Rechnungsprozesses. Die visuelle Darstellung fördert zudem die Transparenz und das Verständnis aller Beteiligten.

Kanban-Integration in das Bestands- und Logistikmanagement

Die Integration von Kanban in das Bestands- und Logistikmanagement verbessert die Effizienz der Warenbeschaffung und Lagerhaltung, indem sie den Bedarf visualisiert und den Prozessfluss optimiert. Dies kann mit Hilfe von Post-its bzw. Karten auf dem Kanban-Board erreicht werden, die den Fortschritt der Bestellungen und den Lagerbestand visuell darstellen.

Die Optimierung von Warenbeschaffungsprozessen mit Kanban wird anhand dieses Beispiels klar:

  • Definition von Kanban-Karten. Für alle Produkte oder Produktgruppen wird eine Kanban-Karte definiert. Diese Karten repräsentieren eine bestimmte Bestellmenge, beispielsweise 100 Stück.
  • Visualisierung des Bestands. Der aktuelle Lagerbestand jedes Produkts wird visualisiert. Dies kann auf einem physischen oder digitalen Kanban-Board erfolgen.
  • Pull-System. Sobald der Bestand eines Produkts unter eine festgelegte Mindestmenge sinkt, beispielsweise 20 Stück, wird eine Kanban-Karte vom Abschnitt “Lager” in den Abschnitt “Beschaffung” gepinnt. Dies initiiert den Beschaffungsprozess.
  • Beschaffungsprozess. Nun wird die Bestellung beim Lieferanten aufgegeben. Die Karte wandert dem Bestellprozess entsprechend auf dem Kanban-Board mit.
  • Lieferung und Auffüllung. Nach der Lieferung wird der Bestand im Lager aktualisiert, und die Kanban-Karte wird wieder an ihren ursprünglichen Platz gepinnt.
  • Kontinuierliche Verbesserung. Regelmäßige Reviews des Kanban-Boards helfen, den Beschaffungsprozess zu analysieren und zu optimieren. Lieferzeiten, Bestellmengen und Mindestbestände können angepasst werden.

Diese Methode kann auf verschiedene Bereiche des Logistikmanagements angewendet werden, beispielsweise die Steuerung des internen Materialflusses oder die Organisation der Versandabwicklung.

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