Gemeinkosten: Definition, Beispiele und Optimierungsmöglichkeiten

Was sind Gemeinkosten?

Gemeinkosten sind ein wichtiger Bestandteil der Kostenrechnung und spielen eine bedeutende Rolle in der finanziellen Steuerung eines Unternehmens. Doch was versteht man unter Gemeinkosten, und wie grenzen sie sich von anderen Kostenarten ab?

Definition der Gemeinkosten und ihre Abgrenzung

Gemeinkosten sind jene Kosten, die nicht direkt einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden können. Sie entstehen in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens und werden oft auf mehrere Kostenstellen verteilt.

Ein Beispiel für Gemeinkosten sind Mietkosten für Büroräume oder Energiekosten für die gesamte Produktion. Diese Kosten können nicht einem einzelnen Produkt zugeordnet werden, sondern müssen auf mehrere Produkte oder Dienstleistungen verteilt werden.

Unterschiede zwischen Gemein- und Einzelkosten

Es ist entscheidend, den Unterschied zwischen Einzelkosten vs. Gemeinkosten zu verstehen. Einzelkosten sind direkte Kosten, die einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden können. Gemeinkosten hingegen sind indirekte Kosten, die mehreren Produkten oder Dienstleistungen zugeordnet werden müssen.

Hier ist eine übersichtliche Tabelle, die die Hauptunterschiede zwischen Einzel- und Gemeinkosten verdeutlicht:

Beispiele für Gemeinkosten

Gemeinkosten können in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens anfallen. Hier sind einige typische Beispiele:

• Verwaltungskosten, z. B. für Buchhaltung und Controlling
• Personalkosten für nicht direkt produktionsbezogene Tätigkeiten
• IT-Kosten, einschließlich Softwarelizenzen und Wartung
• Marketing- und Werbekosten, die nicht auf ein bestimmtes Produkt zurückzuführen sind.

Arten von Gemeinkosten

Nicht alle Gemeinkosten sind gleich. Sie lassen sich, je nach ihrem Ursprung und ihrer Berechnungsweise, in verschiedene Kategorien einteilen.

Fixe und variable Gemeinkosten

Ein Unternehmen trägt sowohl fixe als auch variable Gemeinkosten. Fixe Gemeinkosten bleiben unabhängig von der Produktionsmenge konstant, z. B. Miete oder Gehälter für Verwaltungsmitarbeiter. Variable Gemeinkosten hingegen schwanken in Abhängigkeit von der Produktion oder den erbrachten Dienstleistungen.

Produktionsbezogene Gemeinkosten

Produktionsbezogene Gemeinkosten sind Kosten, die in der Fertigung entstehen, aber nicht direkt einem einzelnen Produkt zugeordnet werden können. Dazu gehören zum Beispiel Wartungskosten für Maschinen oder Energiekosten für Produktionsanlagen.

Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten

Neben den Produktionskosten gibt es auch Gemeinkosten in der Verwaltung und im Vertrieb. Diese umfassen Gehälter von Büroangestellten, Kosten für Kundenakquise und Vertriebsmaßnahmen sowie Kosten für Büroausstattung.

Primäre und sekundäre Gemeinkosten

Ein weiteres Kriterium zur Unterscheidung ist die Unterteilung in primäre und sekundäre Gemeinkosten.

• Primäre Gemeinkosten umfassen Ausgaben für externe Ressourcen wie Miete, Energie oder Dienstleistungen.
• Sekundäre Gemeinkosten entstehen durch innerbetriebliche Leistungen und interne Verrechnungen, z. B. Kosten für IT-Abteilungen, die anderen Abteilungen zugeordnet werden.

Berechnung und Verteilung von Gemeinkosten

Eine präzise Berechnung der Gemeinkosten ist essenziell für eine realistische Kostenkalkulation. Es gibt verschiedene Methoden zur Gemeinkostenverteilung.

Zuschlagskalkulation

Die Zuschlagskalkulation ist eine der gängigsten Methoden zur Berechnung und Verteilung der Gemeinkosten. Dabei wird ein prozentualer Zuschlag auf die Einzelkosten angewendet, um die nicht direkt zurechenbaren Kosten zu decken.

Beispiel:
Ein Unternehmen stellt Maschinen her. Die Materialkosten für ein einzelnes Produkt betragen 200 Euro, und die direkten Lohnkosten belaufen sich auf 50 Euro. Das Unternehmen hat berechnet, dass die Gemeinkosten 80 % der direkten Lohnkosten betragen. Daraus ergibt sich:

• Einzelkosten: 200 € (Material) + 50 € (Lohn) = 250 €
• Gemeinkosten (80 % von 50 €): 40 €
• Gesamtkosten pro Produkt: 290 €

Die Zuschlagskalkulation sorgt dafür, dass die indirekten Kosten – also die Gemeinkosten – anteilig auf die einzelnen Produkte oder Dienstleistungen umgelegt werden.

Gemeinkostenschlüssel

Nicht immer lassen sich Gemeinkosten durch einen einfachen Prozentsatz berechnen. In solchen Fällen nutzen Unternehmen einen Gemeinkostenschlüssel, um die Kosten fair auf verschiedene Produkte oder Dienstleistungen zu verteilen. Je nach Branche und Unternehmen können verschiedene Schlüssel genutzt werden:

• Maschinenstunden – geeignet für produzierende Unternehmen, die viele Maschinen nutzen.
• Materialverbrauch – besonders relevant in der Fertigung, wo die Materialkosten einen großen Teil der Gesamtkosten ausmachen.
• Umsatzanteile – häufig im Handel und in Dienstleistungsunternehmen genutzt.
• Anzahl der Mitarbeitenden – hilfreich für die Verteilung von Verwaltungs- und Personalkosten.

Beispiel:
Ein Unternehmen hat Gemeinkosten von 1.000.000 € im Jahr und nutzt Maschinen 50.000 Stunden jährlich. Der Gemeinkostenzuschlag pro Maschinenstunde beträgt also:

1.000.000 € ÷ 50.000 Stunden = 20 € pro Maschinenstunde

Wenn eine Produktionslinie 200 Maschinenstunden für ein bestimmtes Produkt benötigt, würden diesem Produkt 4.000 € Gemeinkosten zugeordnet.

Die Wahl des richtigen Gemeinkostenschlüssels ist entscheidend, um Kosten gerecht zu verteilen und die Rentabilität einzelner Produkte oder Dienstleistungen realistisch einzuschätzen.

Beispiel zur Berechnung von Gemeinkosten

Stellen wir uns ein kleines Unternehmen vor, das handgefertigte Möbel herstellt. Die jährlichen Gemeinkosten betragen 500.000 €, und das Unternehmen produziert 50.000 Einheiten verschiedener Möbelstücke. Um die Gemeinkosten pro Einheit zu berechnen, nutzt es eine einfache Verteilungsmethode:

500.000 € ÷ 50.000 Einheiten = 10 € Gemeinkosten pro Produkt

Das bedeutet, dass jedes Möbelstück mit einem Fixbetrag von 10 € an Gemeinkosten belastet wird. Diese Methode eignet sich gut für Unternehmen mit relativ gleichartigen Produkten, ist jedoch weniger genau, wenn die Produkte stark variieren.

Gemeinkosten in der Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung spielt eine entscheidende Rolle bei der Gemeinkostenverteilung. Hierbei werden die Gemeinkosten verschiedenen Kostenstellen zugewiesen, um eine detailliertere Kontrolle und Optimierung zu ermöglichen.

Beispiele für typische Kostenstellen:

• Produktion – z. B. Stromkosten für Maschinen, Wartungskosten
• Verwaltung – z. B. Büromiete, Gehälter der Verwaltungsmitarbeitenden
• Vertrieb – z. B. Marketingkosten, Reisekosten für den Außendienst

Angenommen, ein Unternehmen hat folgende Gemeinkostenstruktur:

In der Praxis werden die Gemeinkosten innerhalb der Kostenstellenrechnung weiter unterteilt, um sie möglichst genau einzelnen Produkten oder Dienstleistungen zuordnen zu können. So können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und gezielt Einsparpotenziale identifizieren.

Ein besonders wichtiger Bereich der Kostenstellenrechnung ist die innerbetriebliche Leistung, also die Verrechnung von Kosten zwischen verschiedenen Abteilungen. Ein Beispiel hierfür sind interne IT-Dienstleistungen oder die Wartung der Produktionsanlagen.

Eine präzise Berechnung und Verteilung der Gemeinkosten ist von großer Bedeutung für:

• Exakte Preiskalkulation – Verhindert überhöhte oder zu niedrige Preise.
• Bessere Rentabilitätsanalyse – Unternehmen erkennen, welche Produkte oder Dienstleistungen profitabel sind.
• Gezielte Kosteneinsparung – Durch detaillierte Zuordnung können ineffiziente Bereiche identifiziert und optimiert werden.

Für eine effiziente Kostenverwaltung setzen viele Unternehmen auf moderne Controlling-Software. Mehr dazu erfährst Du in unserem Artikel über Controlling.

Für Klein- und mittelständische Unternehmen kann eine gute Kostenkontrolle den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust ausmachen. Besonders relevant wird das, wenn es darum geht, Gemeinkosten steuerlich abzusetzen. Viele dieser Aufwendungen zählen zu den Betriebsausgaben und können im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Steuerabsetzungen für Kleinunternehmer ermöglichen es, die tatsächliche Steuerlast spürbar zu senken. Daher lohnt es sich, bereits bei der Kostenplanung auch den steuerlichen Aspekt im Blick zu behalten.

Gemeinkostenwertanalyse (GWA)

Die Gemeinkostenwertanalyse (GWA) ist eine Methode zur Optimierung von Gemeinkosten.

Was ist die GWA?

Die Gemeinkostenanalyse (GWA) ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, um eine fundierte Kostenkontrolle und Effizienzsteigerung zu gewährleisten. Durch die präzise Analyse und Verteilung der Gemeinkosten können Unternehmen Einsparpotenziale identifizieren und ihre Ressourcen gezielter einsetzen.

Vorteile und Anwendungsbereiche

Die Vorteile der GWA liegen insbesondere in folgenden Bereichen:

• Kostenreduktion – Optimierung von Verwaltungskosten und Prozesskosten
• Effizientere Nutzung von Ressourcen – Bessere Zuweisung von Gemeinkosten
• Verbesserte Entscheidungsfindung – Fundierte Daten für strategische Planung
• Optimierung von Produktionsprozessen – Genaue Analyse der Gemeinkostenstruktur.

Durch die systematische Anwendung der GWA profitieren Unternehmen jeder Größe von einer besseren Kostentransparenz und einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.

Die Gemeinkostenwertanalyse (GWA) kann in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt werden, um Kosten zu reduzieren und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Sie hilft Unternehmen, indirekte Kosten gezielt zu identifizieren, transparent zu machen und langfristig zu optimieren.

Kostenreduktion in der Verwaltung

In vielen Unternehmen entstehen hohe Verwaltungskosten, die oft schwer einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden können. Mithilfe einer detaillierten Kostenstellenrechnung können diese Kosten besser analysiert und gezielt reduziert werden.

Beispiele für Optimierungsmaßnahmen:

• Mietkosten pro Abteilung berechnen und Büroflächen effizienter nutzen (primäre Gemeinkosten)
• Büromaterial zentralisiert beschaffen, um Mengenrabatte zu nutzen
• Personalkosten durch Automatisierung administrativer Tätigkeiten senken

Vergleich der Verwaltungskosten vor und nach der Optimierung

Dank der GWA lassen sich Verwaltungskosten in diesem Beispiel um bis zu 20 % senken.

Optimierung von Produktionsprozessen

Auch in der Produktion spielen fixe und variable Gemeinkosten eine große Rolle. Eine detaillierte Kostenanalyse kann helfen, Prozesse effizienter zu gestalten und Einsparpotenziale zu identifizieren.

Mögliche Maßnahmen:

• Energieverbrauch senken, indem auf energieeffiziente Maschinen umgestellt wird
• Wartungsintervalle optimieren, um Reparaturkosten zu reduzieren
• Materialbeschaffung verbessern, um Lieferengpässe zu vermeiden

Ein Beispiel:
Ein Fertigungsbetrieb stellt fest, dass hohe Energiekosten durch veraltete Maschinen entstehen. Durch den Einsatz moderner Geräte mit besserer Energieeffizienz können die Kosten um 15 % gesenkt werden.

Effizientere Nutzung von Ressourcen

Neben der Verwaltung und Produktion lassen sich durch die GWA auch in anderen Bereichen Kosten optimieren. Besonders in der Logistik, im Marketing und bei innerbetrieblichen Leistungen gibt es oft ungenutzte Einsparpotenziale.

Optimierungsmöglichkeiten:

• Fuhrparkmanagement verbessern, um Kraftstoffkosten zu reduzieren
• Marketingbudgets effizienter einsetzen, indem ungenutzte Kanäle gestrichen werden
• IT-Kosten senken, indem Softwarelösungen zentralisiert werden

Ein Beispiel:
Ein Unternehmen nutzt verschiedene Softwarelösungen, die sich teilweise überschneiden. Durch die Konsolidierung auf eine Cloud-basierte Lösung lassen sich die IT-Kosten um 25 % senken.

Mit der richtigen Strategie kann die GWA dazu beitragen, die Gemeinkosten langfristig zu senken und damit die Profitabilität eines Unternehmens zu steigern.

Beispiel der GWA in der Praxis

Ein mittelständisches Unternehmen analysiert seine IT-Gemeinkosten und stellt fest, dass veraltete Systeme hohe Wartungs- und Lizenzkosten verursachen. Durch die Einführung einer Cloud-basierten Softwarelösung werden die indirekten Kosten um 20 % gesenkt. 

Gleichzeitig verbessert sich die Effizienz der IT-Abteilung, da weniger Zeit für manuelle Updates und Fehlerbehebungen benötigt wird. Die eingesparten fixen und variablen Gemeinkosten können in die Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse investiert werden, wodurch langfristig weitere Einsparungen entstehen.

Moderne Ergänzung zur GWA: die Prozesskostenrechnung (PKR)

Die Prozesskostenrechnung (PKR) ist eine moderne Methode der Kostenrechnung, die als Alternative zur traditionellen Gemeinkostenrechnung eingesetzt wird. Sie konzentriert sich auf einzelne Geschäftsprozesse, die Ressourcen verbrauchen.

Die zentrale Idee besteht darin, zunächst alle wesentlichen Prozesse zu identifizieren – zum Beispiel Auftragserfassung, Logistik oder Qualitätskontrolle – und ihren Ressourcenbedarf zu bestimmen. Anschließend werden die Kosten auf Basis der tatsächlichen Prozessauslastung verteilt.

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Optimierung der Gemeinkosten

Eine gezielte Optimierung hilft Unternehmen, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und finanzielle Ressourcen effizienter einzusetzen.

Strategien zur Kostenreduktion

Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, ihre fixen und variablen Kosten zu senken. Besonders wichtig sind dabei eine durchdachte Prozessoptimierung, eine bessere Nutzung von Ressourcen und der gezielte Einsatz von neuen Technologien.

Beispiele für Maßnahmen:

• Verschlankung von Prozessen zur Reduzierung unnötiger Verwaltungskosten
• Effiziente Nutzung von Büroflächen zur Senkung der Mietkosten (primäre Gemeinkosten)
• Reduktion von Energie- und Materialverbrauch in der Produktion (indirekte Kosten).

Digitalisierung und Automatisierung

Die digitale Transformation bietet enorme Chancen zur Reduktion von Gemeinkosten. Viele Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten lassen sich durch den Einsatz moderner Technologien senken.

Vorteile der Digitalisierung:

• Cloud-Software hilft, interne Prozesse effizienter zu gestalten und sie den Kostenstellen zugeordnet zu verwalten
• Automatisierung von Buchhaltungs- und Verwaltungsaufgaben senkt Personalkosten
• Digitale Workflows reduzieren den Papierverbrauch und beschleunigen Entscheidungsprozesse.

Ein Beispiel:
Ein Unternehmen setzt eine automatisierte Rechnungssoftware ein. Dadurch werden manuelle Fehler reduziert, Arbeitszeit eingespart und Buchhaltungskosten gesenkt.

Outsourcing als Möglichkeit zur Einsparung

Viele klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) nutzen Outsourcing, um bestimmte Gemeinkostenarten zu senken. Besonders bei buchhalterischen Dienstleistungen und IT-Services ist dies eine effektive Strategie.

Beispiel für Outsourcing:
Ein Unternehmen lagert seine Lohnbuchhaltung aus. Statt eine eigene Abteilung zu betreiben, werden die Kostenstellen verteilt, und das Unternehmen spart Fixkosten für Personal und Infrastruktur.

Durch die Kombination dieser Optimierungsstrategien können Unternehmen ihre Gemeinkosten nachhaltig senken und ihre finanzielle Flexibilität verbessern.

FAQ

Warum sind Gemeinkosten für Unternehmen wichtig?

Gemeinkosten beeinflussen die Rentabilität eines Unternehmens erheblich. Eine präzise Erfassung und Optimierung sind daher essenziell.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Kontrolle von Gemeinkosten?

Die größte Herausforderung besteht darin, Gemeinkosten transparent darzustellen und effizient zu verwalten.

Welche Softwarelösungen gibt es zur Verwaltung von Gemeinkosten?

Es gibt zahlreiche Controlling- und Buchhaltungssoftwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Gemeinkosten zu optimieren.

Was zählt zu den Gemeinkosten im Einzelhandel?

Dazu gehören Mietkosten, Energiekosten, Marketingausgaben und Verwaltungskosten.