Einkommensnachweise einfach erklärt

Ein Einkommensnachweis ist in vielen Situationen unverzichtbar – etwa bei einer Wohnungsbewerbung, einem Kreditantrag oder in einer geschäftlichen Beziehung. In diesem Artikel erfährst Du, welche Formen des Einkommensnachweises es gibt, wann sie benötigt werden und wie Du sie korrekt erstellst.

Was ist ein Einkommensnachweis?

Ein Einkommensnachweis ist ein offizielles Dokument, das Deine regelmäßigen Einnahmen belegt – besonders bei Kredit- oder Mietverträgen ist dieser Nachweis entscheidend.

Ein Einkommensnachweis kann verschiedene Einkommensarten umfassen, etwa Lohn, Gehalt, Renten oder Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit. Im Unterschied zu einer Gehaltsabrechnung, die nur das Einkommen aus einem Arbeitsverhältnis abbildet, zeigt der Einkommensnachweis Dein gesamtes finanzielles Bild – inklusive Nebeneinkünften oder Kapitalerträgen.

Typische Einkommensquellen sind:

• Lohn oder Gehalt aus einer Festanstellung
• Einkünfte aus selbstständiger Arbeit
• Renten oder Sozialleistungen
• Erträge aus Kapitalvermögen oder Vermietung

Ein Einkommensnachweis ist weit mehr als nur ein Gehaltszettel, denn er zeigt, wie stabil und leistungsfähig Deine wirtschaftliche Situation wirklich ist.

Wann wird ein Einkommensnachweis benötigt?

Ob bei der Wohnungssuche, einem Kreditantrag oder einer behördlichen Prüfung – in vielen Situationen verlangen Institutionen einen Einkommensnachweis, um Deine finanzielle Zuverlässigkeit zu prüfen.

Typische Fälle, in denen Du einen Einkommensnachweis vorlegen musst:

• Wohnungsbewerbung: Vermieter:innen möchten sicherstellen, dass die Miete regelmäßig bezahlt wird.
• Kreditvergabe: Banken verlangen Nachweise über Deine Einkünfte, bevor sie einen Vertrag genehmigen.
• Behördliche Anträge: Behörden verlangen einen Einkommensnachweis, etwa bei Anträgen auf Elterngeld, Bürgergeld oder Studienförderung.
• Bürgschaften und Mietbürgschaften: Hier dient der Einkommensnachweis als Beleg für Zahlungsfähigkeit.

Bei Selbstständigen und Freiberufler:innen gelten besondere Anforderungen. Da sie keine Gehaltsabrechnungen vorlegen können, dienen stattdessen Einkommensteuerbescheide, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) als Nachweis. Wer gerade gegründet hat, kann vorübergehend Kontoauszüge oder eine Bürgschaft verwenden, um seine Zahlungsfähigkeit zu belegen.

Welche Unterlagen nötig sind, hängt oft von der Steuerklasse und der Art Deiner Beschäftigung ab. So verlangen Banken bei befristeten Arbeitsverträgen meist zusätzliche Sicherheiten.

Kurz gesagt: Ohne einen passenden Einkommensnachweis sind heute kaum größere Verträge oder Finanzgeschäfte möglich.

Welche Formen und Unterlagen gelten als Einkommensnachweis?

Was als Einkommensnachweis gilt, hängt davon ab, in welcher Lebens- oder Berufssituation Du Dich befindest. Grundsätzlich kann jedes offizielle Dokument, das Deine Einnahmen belegt, als Nachweis dienen.

Für Arbeitnehmer:innen gelten in der Regel folgende Unterlagen:

• Aktuelle Gehaltsabrechnungen oder Lohnabrechnungen der letzten drei Monate
• Verdienstbescheinigung oder Arbeitsvertrag
• Nachweis über gezahlte Sozialversicherungsbeiträge

Für Selbstständige und Freiberufler:innen:

• Einkommensteuerbescheide der letzten Jahre
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Für Rentner:innen oder Empfänger:innen staatlicher Leistungen:

• Rentenbescheid oder Bewilligungsbescheid
• Kontoauszüge über regelmäßige Zahlungseingänge

Nicht als Einkommensnachweis anerkannt werden informelle, selbst verfasste Abrechnungen oder unbestätigte Einnahmelisten.

Ein gültiger Einkommensnachweis sollte in der Regel immer von einer dritten, offiziellen Stelle stammen, zum Beispiel von Arbeitgeber:in, Finanzamt oder Versicherungsträger.

Einkommensnachweis: Anforderungen und Prüfung durch Dritte

Wenn Du einen Vertrag abschließen oder eine Wohnung mieten möchtest, verlangen Vermieter:innen, Banken oder Behörden häufig einen aktuellen Nachweis über Dein Einkommen. Dabei ist wichtig, dass Du Deinen Einkommensnachweis erstellst, ohne unnötige persönliche Daten offenzulegen.

Datenschutz spielt hierbei eine große Rolle: Angaben wie Religionszugehörigkeit, Familienstand oder nicht mitziehende Kinder dürfen geschwärzt werden. Zulässig sind nur Informationen, die Deine Zahlungsfähigkeit belegen – etwa Höhe des Nettoeinkommens und regelmäßige Einnahmen.

Wichtige Punkte bei der Erstellung:

• Nur offizielle, nachvollziehbare Dokumente verwenden
• Alle Beträge klar und vollständig angeben
• Datum und Aussteller:innen prüfen
• Unterlagen aktuell halten (max. drei Monate alt)

Tipp: Achte darauf, dass Dein Einkommensnachweis professionell wirkt und alle relevanten Angaben enthält. Das erhöht Deine Glaubwürdigkeit bei Vermieter:innen und Kreditgeber:innen.

Einkommensnachweis für Selbstständige und Freiberufler:innen: Besonderheiten 

Für Unternehmer:innen und Freiberufler:innen gelten beim Nachweis des Einkommens besondere Regeln. Ein Einkommensnachweis für Selbstständige ist meist aufwendiger, da kein fester Lohnzettel existiert. Statt monatlicher Gehaltsabrechnungen dienen offizielle Finanzdokumente als Belege für die wirtschaftliche Lage.

Typische Unterlagen für Selbstständige:

• Einkommensteuerbescheide der letzten zwei bis drei Jahre
• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• Kontoauszüge mit regelmäßigen Zahlungseingängen

Die folgende Übersicht zeigt, welche Nachweise in der Praxis typischerweise für Arbeitnehmer:innen und Selbstständige anerkannt werden.

Eine Vorlage für den Einkommensnachweis von Selbstständigen hilft, alle relevanten Informationen übersichtlich zusammenzustellen und strukturiert einzureichen. So lassen sich auch komplexe Einnahmen und Ausgaben transparent darstellen.

Umgang mit schwankendem Einkommen: Praxis-Beispiele und Empfehlungen

Da Selbstständige und Freiberufler:innen oft unregelmäßige Einnahmen erzielen – etwa durch projektbasierte Arbeit oder saisonale Aufträge – ist eine vorausschauende Liquiditätsplanung entscheidend.

Es empfiehlt sich, monatliche Rücklagen für Steuern, Versicherungen und Fixkosten zu bilden und Überschüsse gezielt für schwächere Monate zu nutzen. Eine regelmäßige betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) hilft, Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten und frühzeitig finanzielle Engpässe zu erkennen.

Praktisch ist zudem der Einsatz digitaler Buchhaltungs-Tools, die Prognosen und Cashflow-Analysen automatisch aktualisieren. So bleibt Dein Einkommen auch bei Schwankungen langfristig planbar und stabil.

Einkommensnachweise für Selbstständige: die EÜR

Freiberufler:innen dürfen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG unabhängig von Umsatz oder Gewinn nutzen und müssen nur bei eindeutig kaufmännischer Unternehmensstruktur bilanzieren. Für gewerbliche Selbstständige gelten seit dem 1. Januar 2024 die erhöhten Schwellenwerte des Wachstumschancengesetzes: Erst ab 800.000 € Jahresumsatz oder 80.000 € Gewinn besteht nach § 141 AO eine Bilanzierungspflicht. Liegen die Werte darunter, bleibt die EÜR weiterhin zulässig. Das Grundprinzip bleibt einfach:

Einnahmen – Ausgaben = Überschuss

Diese Berechnung lässt sich mit Buchhaltungsprogrammen wie DATEV innerhalb weniger Klicks durchführen.

Wenn Du erst kurze Zeit selbstständig bist und noch keinen Steuerbescheid hast, kannst Du vorübergehend eine aktuelle BWA oder EÜR vorlegen. Da die Einkünfte bei Selbstständigen schwanken können, ist es ratsam, zusätzliche Belege zur eigenen Bonität bereitzuhalten – etwa eine SCHUFA-Auskunft oder eine Bürgschaft.

Ein professionell geführter und nachvollziehbarer Einkommensnachweis vermittelt Vertrauen und zeigt, dass Dein Geschäft auf einer soliden Grundlage steht.

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FAQ

Welche Unterlagen reichen bei einer Wohnungsbewerbung als Nachweis aus?

In der Regel genügen die letzten drei Gehaltsabrechnungen oder ein Steuerbescheid. Selbstständige können zusätzlich Kontoauszüge oder eine betriebswirtschaftliche Auswertung vorlegen.

Darf ich persönliche Daten im Einkommensnachweis schwärzen?

Ja, Du darfst alle Angaben schwärzen, die für die Bonitätsprüfung irrelevant sind – etwa Religionszugehörigkeit oder Familienstand. Wichtig ist nur, dass Dein Einkommen eindeutig erkennbar bleibt.

Wie kann ich als Freiberufler:in mein Einkommen belegen?

Als Einkommensnachweis für Freiberufler:innen gelten meist aktuelle Steuerbescheide, eine EÜR oder die BWA. Wenn diese noch nicht vorliegen, können aktuelle Kontoauszüge als Übergangslösung dienen.

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