Die doppelte Buchführung ist ein zentrales System der Unternehmensbuchhaltung. In diesem Artikel erfährst Du mehr über die Grundlagen, die gesetzlichen Verpflichtungen und die Funktionsweise. Außerdem findest Du hier Praxisbeispiele und passende Softwarelösungen.

Inhalt

Was ist doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung basiert auf dem Prinzip der doppelten Eintragung, das im 15. Jahrhundert in Italien entwickelt wurde. Jeder Geschäftsvorfall wird mit zwei gleichwertigen, aber gegenläufigen Buchungen erfasst – einmal auf der Soll- und einmal auf der Haben-Seite. Dieses Prinzip, das auf der Saldierung von Soll und Haben beruht, gewährleistet nicht nur die Vollständigkeit der Buchführung, sondern auch eine umfassende Kontrolle der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage.

Die doppelte Buchführung bildet die Grundlage für eine transparente und zuverlässige Finanzberichterstattung. Sie bietet einen detaillierten Überblick über die finanzielle Situation und dient als wichtiges Steuerungsinstrument. Die vorbereitende Buchhaltung geht ihr voraus. Sie bildet die Grundlage für die doppelte Buchführung und umfasst das Sammeln, Ordnen und Aufbereiten aller relevanten Belege.

Die detaillierte Erfassung aller Geschäftsvorfälle ermöglicht fundierte Entscheidungen in Bezug auf Investitionen, Finanzierung und strategische Ausrichtung. Darüber hinaus ist sie für Banken, Investoren und andere Stakeholder essenziell, um das Unternehmen zu beurteilen und das Kreditrisiko einzuschätzen. Zudem ist mit der doppelten Buchführung die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet, insbesondere die Erstellung eines ordnungsgemäßen Jahresabschlusses.

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Ab wann ist die doppelte Buchführung verpflichtend?

Die Pflicht zur doppelten Buchführung hängt von der Rechtsform und den Höchstgrenzen von Umsatz und Gewinn ab:

  • Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG sind grundsätzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet.
  • Auch Personengesellschaften wie OHG und KG können je nach Größe und Umsatz der Pflicht unterliegen.
  • Einzelunternehmen sind erst ab Überschreitung der gesetzlichen Umsatz- und Gewinngrenzen zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Die Gewinnermittlung ist ein entscheidender Schritt, um festzustellen, ob die Pflicht zur doppelten Buchführung besteht.

Ab wann die doppelte Buchführung für Einzelunternehmen gilt

Für Einzelunternehmer:innen besteht die Buchführungspflicht erst ab Überschreitung bestimmter Umsatz- und Gewinngrenzen. Diese Grenzen werden jährlich vom Gesetzgeber angepasst und müssen daher regelmäßig überprüft werden.

Die Überschreitung muss nicht nur einmalig, sondern über einen bestimmten Zeitraum hinweg bestehen. Es kommt also nicht nur auf den aktuellen Umsatz an, sondern auch auf die Entwicklung über mehrere Geschäftsjahre. Ignoriert man die Buchführungspflicht, drohen Bußgelder und weitere rechtliche Konsequenzen.

Kleinere Unternehmen oder Unternehmen in der Anfangsphase, in der die Pflicht zur doppelten Buchführung noch nicht greift, sollten ein Kassenbuch führen, um Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten.

Buchführungspflicht bei Überschreiten der Umsatz- und Gewinngrenzen

Bei Überschreiten der gesetzlichen Umsatz- und Gewinngrenzen besteht für Einzelunternehmen und bestimmte Personengesellschaften die Pflicht zur doppelten Buchführung. Diese Grenzen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und Einkommensteuergesetz (EStG) festgelegt. Sie können sich ändern und sollten jährlich überprüft werden. Die derzeitige Umsatzgrenze liegt bei 800.000 Euro pro Jahr, die Gewinngrenze beträgt 80.000 Euro pro Jahr.

Bestandteile der doppelten Buchführung: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung

Die doppelte Buchführung basiert auf der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Beide sind untrennbar miteinander verbunden und bilden die Grundlage für die Unternehmensberichterstattung.

Was gehört zur Bilanz?

Die Bilanz gibt Auskunft über die Vermögens-, Finanz- und Eigenkapitallage eines Unternehmens und bietet Einblicke in Finanzstruktur und Liquidität.

Sie basiert auf dem Grundsatz, dass Aktiva = Passiva sind. Die Aktiva umfassen das Anlage- und Umlaufvermögen. Die Passiva setzen sich aus Eigen- und Fremdkapital zusammen.

Gewinn- und Verlustrechnung: Ermittlung des Unternehmenserfolgs

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) stellt das Gegenstück zur Bilanz dar. Sie zeigt den Erfolg eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum, in der Regel ein Geschäftsjahr.

Die GuV ergibt sich aus einer Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen. Zu den Erträgen zählen beispielsweise Umsatzerlöse und Zinserträge. Aufwendungen entstehen etwa durch Materialkosten oder Personalaufwand. Die Differenz aus Erträgen und Aufwendungen ergibt den Jahresüberschuss (Gewinn) oder Jahresfehlbetrag (Verlust).

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Einfache vs. doppelte Buchführung: Die wichtigsten Unterschiede

Die doppelte Buchführung ist für größere Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Sie basiert auf dem Prinzip der doppelten Eintragung (Soll und Haben), bei dem jeder Geschäftsfall auf zwei Konten erfasst wird. Dieses System ermöglicht eine umfassende Analyse der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage.

Die einfache Buchführung ist deutlich schlanker. Sie kommt meist in Form der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zum Einsatz und erfasst Einnahmen und Ausgaben lediglich auf einer Seite. Sie genügt den Anforderungen vieler Kleinunternehmer:innen, liefert aber weniger detaillierte Informationen.

Der zentrale Unterschied liegt somit in der Komplexität, dem Informationsgehalt und der rechtlichen Verpflichtung zur Anwendung.

Von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur doppelten Buchführung

Der Wechsel von der EÜR zur doppelten Buchführung ist oft notwendig, wenn ein Unternehmen wächst und die gesetzlichen Anforderungen für die doppelte Buchführung erfüllt. Dieser Wechsel erfordert einen erhöhten Aufwand an Buchhaltungsarbeit und -wissen. Eine Umstellung sollte gut geplant und begleitet werden, möglicherweise durch eine:n Steuerberater:in.

Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres muss zunächst eine Eröffnungsbilanz erstellt werden. Darin werden alle Vermögenswerte und Schulden erfasst. Die bisherigen EÜR-Daten sollten überprüft und angepasst werden, damit sie übernommen werden können. 

Außerdem braucht es einen neuen Kontenplan. Auch die Buchungslogik muss umgestellt werden. In vielen Fällen ist dafür eine neue Buchhaltungssoftware nötig. So wird sichergestellt, dass alle Geschäftsvorfälle korrekt erfasst werden.

Vorteile und Nachteile der doppelten Buchführung

Die doppelte Buchführung hat bestimmte Vorteile: 

  • detaillierte Einblicke in die Finanzlage
  • verbesserte Planungsgrundlage
  • höhere Kreditwürdigkeit
  • bessere Unternehmensführung und -kontrolle

Natürlich hat sie aber auch einige Nachteile: 

  • höherer Aufwand an Zeit und Kosten
  • komplexere Buchhaltung
  • Erfordernis spezieller Kenntnisse oder externer Expert:innen

Die Entscheidung für die doppelte Buchführung hängt von den individuellen Bedürfnissen und der Größe des Unternehmens ab. Kleinunternehmen profitieren oft von der Einfachheit der EÜR, während größere Unternehmen die Vorteile der doppelten Buchführung nutzen sollten.

System der doppelten Buchführung: So funktioniert’s

In der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsfall vollständig dokumentiert. Die Erfassung erfolgt chronologisch. Dabei werden alle Transaktionen mit Datum, Betrag und Buchungstext festgehalten.

Diese Aufzeichnungen werden dann ins Hauptbuch übertragen. Hier erfolgt die systematische Zuordnung zu den entsprechenden Konten. Diese Konten werden in zwei Gruppen unterteilt: Bestandskonten und Erfolgskonten.

Bestandskonten bilden die Grundlage der Bilanz. Sie zeigen, wie viel Vermögen, Schulden und Eigenkapital ein Unternehmen besitzt. Erfolgskonten erfassen hingegen Erträge und Aufwendungen. Sie fließen am Jahresende in die Gewinn- und Verlustrechnung ein.

Zusätzlich können Nebenbücher geführt werden, etwa ein Kassenbuch oder ein Anlagenbuch. Sie dienen der genaueren Nachverfolgung einzelner Bereiche und ergänzen das Hauptbuch.

Am Jahresende werden alle Konten abgeschlossen. Aus den Endbeständen der Bestandskonten entsteht die Bilanz. Die Erfolgskonten zeigen, ob das Unternehmen einen Gewinn oder Verlust erzielt hat.

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Freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchführung: Wann lohnt es sich?

Ein freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchführung lohnt sich, wenn der zusätzliche Aufwand durch bessere Übersicht und fundiertere Entscheidungen ausgeglichen wird. Besonders sinnvoll ist er für wachsende Unternehmen mit zunehmender Komplexität. Auch wer Investoren gewinnen oder seine Bonität gegenüber Banken verbessern möchte, profitiert von einer strukturierten Finanzdarstellung.

So wechselst Du von der einfachen zur doppelten Buchführung 

Der Wechsel zur doppelten Buchführung erfordert Planung, ein geeignetes Buchhaltungssystem, eine Kontrolle durch Steuerberater:innen und die Schulung von Mitarbeiter:innen. Idealerweise startest Du zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Zunächst analysierst Du den aktuellen Stand der Buchhaltung und entscheidest, welche Kontenstruktur künftig verwendet werden soll.

Alle bisherigen Einnahmen und Ausgaben müssen in die neue Systematik überführt werden. Dazu gehört auch, Anfangsbestände korrekt zu erfassen und vorhandene Belege neu zuzuordnen. Eine Buchhaltungssoftware, die die doppelte Buchführung unterstützt, ist bei diesem Schritt hilfreich.

Zusätzlich empfiehlt sich eine enge Abstimmung mit einem:r Steuerberater:in. Diese:r kann die Eröffnungsbilanz prüfen und bei der Einrichtung des Kontenrahmens unterstützen. Je nach Unternehmensgröße kann auch eine Schulung für Mitarbeitende sinnvoll sein, um die neuen Abläufe reibungslos umzusetzen.

Vor- und Nachteile des Wechsels im Überblick

Das Unternehmen profitiert bei einem solchen Übergang zweifellos von vielen Vorteilen: 

  • detaillierte Finanzinformationen
  • verbesserte Planung und Kontrolle
  • fundierte Unternehmensentscheidungen
  • höhere Kreditwürdigkeit
  • bessere Darstellung der Unternehmensentwicklung gegenüber Banken und Investoren
  • fundiertere Steuerplanung

Du kannst selbst entscheiden, ob diese Vorteile die folgenden Nachteile aufwiegen: 

  • erhöhter Aufwand an Zeit und Kosten
  • Notwendigkeit spezieller Kenntnisse oder externer Unterstützung
  • komplexere Buchhaltungsprozesse
  • höhere Anschaffungskosten für Software und Beratung

Das Wachstum des Unternehmens und die damit verbundene Komplexität der Geschäftsprozesse sprechen in der Regel für den Wechsel.

Software für doppelte Buchführung: Automatisierung der Buchhaltung

Eine Software für die doppelte Buchführung automatisiert zeitintensive Prozesse wie die Erfassung von Geschäftsvorfällen und die Erstellung von Berichten. Funktionen wie automatische Kontenzuordnung, Datenimport und -export sowie die Erstellung von Bilanz und GuV sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen. Die Wahl der Software hängt von der Unternehmensgröße und individuellen Bedürfnissen ab.

Vorteile einer Software für doppelte Buchführung

Eine Buchhaltungssoftware erleichtert die Finanzverwaltung erheblich. Sie automatisiert viele Prozesse und liefert wichtige Daten für fundierte Entscheidungen.

Vorteile von Buchhaltungssoftware sind:

  • automatisierte Erfassung und Berichterstellung
  • Fehlerminimierung
  • jederzeit aktuelle Einblicke in die Finanzen
  • fundierte Entscheidungsgrundlage
  • automatische Kontenzuordnung, Mahnwesen, Umsatzsteuervoranmeldung, Bilanz- und GuV-Erstellung
  • vereinfachte Arbeitsabläufe

Software für doppelte Buchführung: Welche Programme gibt es?

Achte bei der Wahl der Software darauf, dass sie mit den Anforderungen Deines Unternehmens mitwachsen kann: z. B. durch API-Anbindung, DATEV-Export oder integrierte Steuerauswertungen. Moderne Lösungen wie Finom kombinieren diese Funktionen häufig mit weiteren Features wie Rechnungsstellung, Spesenmanagement und Banking. Für größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen kommen oft branchenspezifische oder integrierte ERP-Systeme zum Einsatz.

Beispiel für eine doppelte Buchführung

Das folgende Beispiel veranschaulicht die doppelte Buchführung mit einer einfachen Reihe an Geschäftsvorfällen.

Ausgangslage und Buchungssätze

Ein Unternehmen kauft Waren im Wert von 1000 € netto auf Rechnung, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Später bezahlt es die Rechnung per Banküberweisung. Die Buchungssätze lauten folgendermaßen:

 SollHaben
Wareneinkauf auf ZielWareneinkauf 1000 €Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190 €
Vorsteuer 190 €
Bezahlung der RechnungVerbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190 €

Konto 1.190 €

 

Erstellung der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung

Die vereinfachte Bilanz weist auf der Aktivseite unter „Vorräte“ einen Warenwert von 1000 € aus, sofern eine Lagerbestandsbuchung erfolgt. Die Passivseite zeigt das Eigenkapital vereinfacht und unverändert auf; die Verbindlichkeiten wurden durch die Zahlung ausgeglichen.

In der Gewinn- und Verlustrechnung wird der Wareneinkauf zunächst als Aufwand erfasst. Wird eine Lagerbestandsveränderung gebucht, erfolgt eine Korrektur über den Posten „Bestandsveränderung“. Da die Waren noch nicht verkauft wurden, sind aktuell keine Umsatzerlöse vorhanden – es entsteht also zum jetzigen Zeitpunkt kein Gewinn oder Verlust.

So interpretierst Du die Ergebnisse richtig

Die Bilanz zeigt Waren im Wert von 1000 € und keine Verbindlichkeiten. Sobald die Waren verkauft werden, entstehen Umsatzerlöse. Gleichzeitig wird der Wareneinsatz als Aufwand verbucht. Dadurch aktualisieren sich GuV und Bilanz.

Häufige Fragen zur doppelten Buchführung

Sind Selbstständige zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Nicht zwingend. Dies hängt von Umsatz, Gewinn und Rechtsform ab. Kleinunternehmer:innen und Freiberufler:innen können oft die Einnahmenüberschussrechnung nutzen.

Wann beginnt die Buchführungspflicht?

Grundsätzlich besteht ab Beginn der Tätigkeit eine Aufzeichnungspflicht. Die Pflicht zur doppelten Buchführung gilt jedoch erst ab Überschreiten der gesetzlichen Grenzen oder bei bestimmten Rechtsformen.

Wie lange müssen Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden.

Welche Fehler sollte man bei der doppelten Buchführung vermeiden?

Eine falsche Kontenzuordnung, fehlende oder unvollständige Belege und die Nichtbeachtung von GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) sollten vermieden werden.

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