Beleg einfach erklärt: Arten, Buchung und Aufbewahrung

Belege bilden das Fundament einer transparenten und gesetzeskonformen Buchhaltung. Ohne Beleg kein Nachweis – und ohne Nachweis keine Buchung. In diesem Artikel erfährst Du, welche Belegarten es gibt, wie Du Belege korrekt verbuchst und wie lange Du sie aufbewahren musst. Besonders für Selbstständige und kleine Unternehmen ist ein gutes Belegmanagement entscheidend.

Was sind Belege?

Ein Beleg ist ein Nachweis über einen Geschäftsvorfall – zum Beispiel über einen Verkauf, Einkauf oder eine Zahlung. Laut dem Prinzip „keine Buchung ohne Beleg“ darf ein Vorgang nicht buchhalterisch erfasst werden, wenn kein entsprechender Nachweis vorliegt.

Belege helfen, Umsätze, Kosten und betriebliche Abläufe transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Sie dienen als Grundlage für die Buchung, für Steuererklärungen und für mögliche Betriebsprüfungen.

Belege-Beispiele aus dem Alltag

Zu den häufigsten Beispielen für Belege gehören:

Eingangsrechnungen von Lieferant:innen
Ausgangsrechnungen an Kund:innen
Quittungen von Barzahlungen
Kassenzettel oder digitale Belege aus Apps
Gutschriften, Kontoauszüge und Spendenquittungen

Jeder dieser Belege dokumentiert eine finanzielle Bewegung, die buchhalterisch berücksichtigt werden muss.

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Belegarten im Überblick

Je nach Herkunft und Zweck unterscheidet man zwischen verschiedenen Belegarten. Diese Einteilung ist wichtig, damit Du Buchungen korrekt vornehmen und Deine Unterlagen sortieren kannst.

Interne Belege (Eigenbelege)

Eigenbelege entstehen direkt im Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise Ausgangsrechnungen, Entnahmebelege oder Lohnlisten. Wenn ein Beleg fehlt – beispielsweise ein verlorener Kassenzettel – kann ein Eigenbeleg als Ersatz erstellt werden. Dabei muss der Vorgang detailliert beschrieben und datiert sein.

Wenn Du selbst Verkäufe tätigst oder Leistungen erbringst, bist Du bei Barverkäufen nach § 146a Abs. 2 AO verpflichtet, bei jeder Transaktion einen Beleg, beispielsweise eine Rechnung oder einen Kassenbon, auszustellen und an den/die Empfänger:in auszuhändigen. Dies dient der Transparenz und Bekämpfung von Steuerhinterziehung.

Externe Belege (Fremdbelege)

Fremdbelege stammen von Dritten – zum Beispiel Eingangsrechnungen von Lieferanten, Kontoauszüge oder Quittungen. Sie sind häufig die wichtigsten Nachweise in der täglichen Buchhaltung.

Notbelege (Ersatzbelege)

Fehlt ein Beleg und kann auch nicht mehr beschafft werden, kannst Du einen Ersatzbeleg erstellen. Er zählt zu den Eigenbelegen und wird deshalb oft als solcher bezeichnet. Achte darauf, dass er alle Pflichtangaben wie Betrag, Datum und Beschreibung des Vorgangs enthält. Notbelege sollten die Ausnahme bleiben – sind es zu viele, kann das Finanzamt misstrauisch werden.

Belege buchen leicht gemacht

Ein gut strukturierter Belegprozess spart Zeit und senkt Fehlerquellen. Belege buchst Du folgendermaßen:

Vorbereitung: Sortiere, prüfe und stemple die Belege.
Kontierung und Buchung: Ordne sie dem passenden Konto zu und gib die Umsatzsteuer, das Datum und den Buchungssatz an.
Archivierung: Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung müssen alle Belege sicher aufbewahrt werden.

Nutze moderne Tools für die vorbereitende Buchhaltung, um Deine Prozesse effizient zu gestalten.

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Digitale Belege: Zukunft der Buchhaltung

In der modernen Buchhaltung gewinnen digitale Belege immer mehr an Bedeutung. Sie erleichtern die Ablage, sparen Platz und ermöglichen eine schnelle Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware. Damit digitale Belege anerkannt werden, müssen sie den GoBD entsprechen – also unveränderbar gespeichert, nachvollziehbar benannt und jederzeit einsehbar sein.

Besonders wichtig: Originalbelege dürfen nach dem Scannen nur vernichtet werden, wenn es sich um Papierdokumente handelt. Bei E-Mails oder PDF-Rechnungen gilt das digitale Format selbst als Original und muss entsprechend archiviert werden. Auch mobile Apps zur Belegerfassung sind zulässig – selbst Fotos von Belegen aus dem Ausland sind steuerlich anerkannt, solange sie den Vorschriften entsprechen.

Aufbewahrungsfristen von Belegen

Belege müssen nicht nur korrekt verbucht, sondern auch angemessen aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht für Belege unterscheidet sich je nach Dokumentenart. Damit Du nicht den Überblick verlierst, findest Du hier eine praktische Übersicht:

Dokumentenart	Aufbewahrungsfrist	Rechtliche Grundlage
Ein- und Ausgangsrechnungen	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Buchungsbelege	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Jahresabschlüsse und Bilanzen	10 Jahre	§ 257 Abs. 1 HGB
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB
Lohn- und Gehaltsunterlagen	10 Jahre	§ 41 EStG
Verträge und Kaufbelege	6–10 Jahre	je nach Relevanz
Eigenbelege	10 Jahre	Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“

Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Weitere Informationen findest Du beispielsweise beim Bundesfinanzministerium.

Belege verloren oder nicht vorhanden – was tun?

Im Alltag kann es passieren, dass ein Beleg verloren geht oder gar nicht ausgestellt wird. In solchen Fällen kommt der sogenannte Eigenbeleg oder Ersatzbeleg ins Spiel. Dabei handelt es sich um einen selbst erstellten Beleg, der den Geschäftsvorfall nachvollziehbar dokumentiert. Wichtig ist, dass dieser Beleg so viele Informationen wie möglich enthält: Datum, Betrag, Anlass, beteiligte Personen und eine kurze Beschreibung des Vorfalls. Auch eine Unterschrift ist erforderlich, um die Richtigkeit zu bestätigen.

Strafen und Probleme bei Betriebsprüfungen

Fehlende oder fehlerhafte Belege können rechtliche und finanzielle Folgen wie Steuernachzahlungen inklusive Strafzinsen, Bußgelder oder Verlust des Vorsteuerabzugs nach sich ziehen. Bei einer Betriebsprüfung wird genau geprüft, ob alle Buchungen belegbar sind. Achte also auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit.

Eigenbelege sollten die Ausnahme bleiben – bei häufiger Verwendung kann das Finanzamt misstrauisch werden und sie im Zweifel nicht anerkennen. Auch für den Vorsteuerabzug reichen sie nicht aus.

Belege sind essenziell für die Buchhaltung, denn sie belegen jeden Geschäftsvorfall. Dabei gilt die Regel „keine Buchung ohne Beleg“. Wer die Aufbewahrungsfristen von Belegen kennt und systematisch arbeitet, spart also Zeit und Nerven.

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