Befristete Arbeitsverträge – Allgemeines und Rechtliches

Befristete Arbeitsverträge sind Verträge bei denen ein Unternehmen oder Arbeitgeber einen Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum anstellt und kann je nach Bedarf nach Ablauf der Laufzeit verlängert werden.

Ein befristeter Vertrag bedarf der Schriftform und kann „befristet“ (der Vertrag legt ein Enddatum und damit eine Laufzeit fest) oder unter bestimmten Umständen ungenau sein (z. B. bei Vertretung eines anderen Arbeitnehmers) und muss in diesem Fall eine Mindestdauer vorsehen. Die maximale Gesamtlaufzeit eines befristeten Arbeitsvertrags (eventuell einmal verlängert) beträgt in der Regel 18 Monate (in einigen Fällen sogar 24 Monate).

Befristete Arbeitsverträge mit einem sachlichen Grund

In Deutschland gibt es zwei verschiedene Arten von befristeten Arbeitsverträgen – mit Sachgrund und ohne Sachgrund.

Befristete Arbeitsverträge mit Begründung oder „sachlichen Gründen“ müssen vor Vertragsabschluss vom Arbeitgeber begründet werden. Sachliche Gründe sind eine vorübergehende Erhöhung des Arbeitsvolumens oder die Vertretung eines vorübergehend abwesenden Arbeitnehmers. Für diese Art von Verträgen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene kalendermäßige Befristung, da es darum geht den vorübergehenden Bedarf des Arbeitgebers zu decken solange dieser besteht.

Die wichtigsten Beispiele für das Vorliegen eines sachlichen Grunds sind die folgenden:

• Der betriebliche Bedarf für die anfallenden Arbeiten ist nur vorübergehend. Das ist der Fall, wenn bereits bei Vertragsbeginn ersichtlich und sicher ist, dass der Personalbedarf zukünftig wegfallen wird, z.B. erhöhte Nachfrage aufgrund eines bestimmten Projekts;

• Die Befristung im Anschluss an eine Ausbildung oder ein Studium erfolgt, um den Übergang des Arbeitnehmers zu einem späteren Arbeitsplatz zu erleichtern;

• Der Mitarbeiter als Vertretung eines anderen Mitarbeiters eingestellt wird, der z.B. krank oder in Elternzeit;

• Die Art der Arbeit eine Befristung rechtfertigt, die z.B. allgemein akzeptiert in Bezug auf die Beschäftigung von Künstlern oder Fußballtrainern;

• Die Befristung ist lediglich eine Probezeit;

• Gründe in der Person des Arbeitnehmers vorliegen, die die Befristung rechtfertigen, z.B. eine befristete Aufenthaltserlaubnis;

• Die Befristung beruht auf einem gerichtlichen Vergleich. Eine Befristung wird beispielsweise dadurch begründet, dass der Arbeitgeber eine Vertretung für einen Arbeitnehmer in Elternzeit oder ein bestimmtes Projekt einstellen muss.

Die Erfahrung zeigt jedoch, dass es ziemlich schwierig ist die Befristung eines Vertrages aus objektiven Gründen stichhaltig zu rechtfertigen.

Befristete Arbeitsverträge ohne einen sachlichen Grund

Dagegen unterliegt ein sachgrundlos befristeter Arbeitsvertrag strengeren Regeln. Ein Arbeitnehmer kann ohne sachlichen Grund befristet beschäftigt werden, jedoch (sofern ein anwendbarer Tarifvertrag nichts anderes vorsieht) nur für höchstens zwei Jahre, einschließlich höchstens drei Verlängerungen. Darüber hinaus ist eine befristete Beschäftigung ohne sachlichen Grund nur dann möglich, wenn der Arbeitnehmer zuvor noch kein Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitgeber hatte. In den ersten vier Jahren nach der Gründung kann ein Unternehmen ohne sachlichen Grund befristete Arbeitsverträge mit einer Laufzeit von bis zu vier Jahren eingehen, einschließlich so vieler Verlängerungen wie die Parteien vereinbaren. Arbeitnehmer über 52 Jahren, die unmittelbar vor Beginn der Beschäftigung mindestens vier Monate arbeitslos waren, können ohne sachlichen Grund mit einer Dauer von bis zu fünf Jahren befristet beschäftigt werden, einschließlich beliebiger Verlängerungen. 

Ein Vorschlagsentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 14. April 2021 zielt darauf ab die Nutzung befristeter Arbeitsverträge in Deutschland weiter einzuschränken. Zudem gibt es eine neue Quotenregelung: Dem Entwurf zufolge dürfen größere Unternehmen mit mehr als 75 Arbeitnehmern ohne sachliche Befristungsgründe nur maximal 2,5 Prozent ihrer Arbeitnehmer befristet beschäftigen. Künftig soll nach dem Entwurfsvorschlag eine befristete Beschäftigung ohne sachlichen Grund statt der bisherigen zwei Jahre nur noch für 18 Monate zulässig sein. Bis zu dieser Gesamtdauer kann der Arbeitgeber die Dauer nur einmal verlängern, nicht dreimal wie nach geltendem Recht. Dieses Gesetz soll im Januar 2022 in Kraft treten.

Befristete Arbeitsverträge müssen schriftlich abgeschlossen werden. E-Mails, PDF-Kopien, eingescannte Unterschriften, elektronische Unterschriften und dergleichen reichen nicht aus. Verletzt der Arbeitgeber das Schriftformerfordernis bleibt der Arbeitsvertrag selbst wirksam, die Regelung über den automatischen Ablauf nach Ablauf der sachgrundlosen Befristung ist jedoch unwirksam. Das bedeutet, dass der befristete Arbeitsvertrag in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übergeht.

Vor- und Nachteile eines befristeten Arbeitsverhältnisses 

Vorteile der Befristung des Arbeitsverhältnisses  

Befristete Arbeitsverträge sind für Arbeitnehmer sicherlich weniger attraktiv und erschweren damit der Personalabteilung die Rekrutierung, haben aber für Arbeitgeber große Vorteile:

- Befristete Arbeitsverträge enden automatisch und erfordern daher keine Abfindung, um sie zu beenden.

- Befristete Arbeitsverträge ermöglichen es Arbeitgebern Mitarbeiter länger als die kurze Wartezeit von sechs Monaten zu testen, beispielsweise können Arbeitgeber Arbeitsverträge mit einer Laufzeit von neun bis zwölf Monaten anbieten, um Arbeitnehmer zu testen bevor ihnen geschützte unbefristete Arbeitsverträge angeboten werden.

- Befristete Arbeitsverträge müssen im Rahmen der Unternehmenspolitik oft nicht für Personalzwecke berücksichtigt werden und bieten daher viel mehr Flexibilität bei der Personalplanung (weshalb diese Verträge häufig in internationalen Unternehmen zu finden sind).

Nachteile eines befristeten Arbeitsverhältnisses

Befristet beschäftigte Arbeitnehmer haben jedoch auch einige Nachteile. Da ein Vertrag befristet ist, hat man keinen festen Mitarbeiter. Daher kann es schwieriger sein ein zusammenhaltendes Team mit erheblicher Fluktuation von befristet beschäftigten Mitarbeitern aufzubauen. Man muss auch sicherstellen, dass man einen echten Grund für die Einstellung eines Mitarbeiters, dessen Arbeitsverhältnis befristet ist, hat. Es wäre beispielsweise nicht zulässig einen befristeten Vertrag als eine Art Test für einen potenziellen Mitarbeiter zu verwenden, um zu sehen wie er in der Rolle abschneidet.

Wie oft darf ein befristeter Arbeitsvertrag verlängert werden?

Wie schon erwähnt, sieht das Gesetz vor, dass befristete Arbeitsverträge innerhalb der Gesamtlaufzeit von zwei Jahren nur dreimal verlängert werden können. So ist es beispielsweise möglich zunächst eine sechsmonatige Laufzeit zu vereinbaren und diese dreimal um weitere sechs Monate (also insgesamt zwei Jahre) zu verlängern. Die Vereinbarung einer weiteren vierten Verlängerung ist jedoch nicht durchsetzbar, auch wenn die Höchstdauer von zwei Jahren noch nicht erreicht ist. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen: Wurde ein Vertrag zunächst für eine Laufzeit von drei Monaten erstellt und dreimal um drei Monate verlängert (insgesamt ein Jahr), kann keine vierte Verlängerung vereinbart werden.

Jede Verlängerung muss vor Ablauf der vorherigen Laufzeit abgeschlossen werden. Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung muss eine Verlängerung grundsätzlich VOR Ablauf der vorherigen Laufzeit abgeschlossen werden. Endet die vereinbarte Laufzeit beispielsweise am 30. Juni, muss der Folgevertrag am 30. Juni oder vor diesem Datum vereinbart werden. Eine Verlängerung eines bereits abgelaufenen Vertrages ist nicht möglich.

Nach der Rechtsprechung sind Änderungen anderer Geschäftsbedingungen im Rahmen einer Vertragsverlängerung nicht erlaubt. Wenn andere Bedingungen geändert wurden – zum Beispiel anderes Gehalt, andere Arbeitszeiten usw., gilt dies nicht mehr als gültige Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrags. Arbeitgeber sind daher gut beraten Vertragsänderungen vor oder nach der Vertragsverlängerung zu vereinbaren.

Wie kündige ich einen befristeten Arbeitsvertrag?

Ein befristeter Vertrag nach deutschem Recht endet automatisch wenn folgendes erreicht ist:

1.  Das im Vertrag vorgeschlagene und vereinbarte Enddatum;

2.  Am Ende des zweiten Beschäftigungsjahres (Verträge ohne Sachgrund);

3.  Wenn der vorübergehende Bedarf im objektiven Grund gedeckt ist (Verträge mit Sachgrund).

Es bedarf keiner Kündigungsfrist, es sei denn dies ist im Vertrag ausdrücklich angegeben. Achten Sie jedoch darauf das Auslaufen der Verträge im Auge zu behalten, um zu verhindern, dass einem Leiharbeitnehmer, dessen Vertrag bereits beendet ist, Arbeit zugewiesen wird. Leiharbeitnehmer sind Arbeitnehmer des Zeitarbeitsunternehmens bei Einsätzen bei einem Kundenunternehmen. Sie arbeiten auf der Grundlage eines befristeten Arbeitsvertrags in besonderer Form, wobei der Leiharbeitnehmer dem Auftraggeber das in der Regel vom Arbeitgeber ausgeübte Recht einräumt, dem Leiharbeitnehmer Weisungen zu erteilen. Im Vertrag muss ausdrücklich angegeben werden, dass es sich um ein befristetes Arbeitsverhältnis handelt.

Wie komme ich aus einem befristeten Arbeitsvertrag raus?

Befristete Arbeitsverträge können nicht vorzeitig beendet werden, wenn der Arbeitsvertrag eine solche Möglichkeit nicht vorsieht. Es sei denn, es liegt ein Kündigungsgrund aus wichtigem Grund vor. In diesem Falle spricht man von einer außerordentlichen Kündigung.

Befristete Verträge sind nicht die beste Option für KMU

Für wachsende KMU, die es sich nicht leisten können schlechte Einstellungsentscheidungen zu treffen, ist es eine der wichtigsten Geschäftsprioritäten, die richtige Person auf Anhieb und zu den niedrigsten Kosten zu rekrutieren. Als kleines Unternehmen benötigen Sie flexible Arbeitskräfte, wissen jedoch, dass Sie um Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen, möglicherweise Arbeitsplatzsicherheit bieten müssen. Wie entscheiden Sie, ob Sie Ihren Ressourcenbedarf mit einem festen Mitarbeiter, einem befristeten Auftragnehmer oder einem Gelegenheitsarbeiter decken sollten?

Befristete Arbeitsverträge haben zwar den Vorteil, dass sie bei Ausfall des Mitarbeiters nicht zum Ablaufdatum gekündigt werden müssen, binden die Mitarbeiter jedoch nicht langfristig an das Unternehmen. Befristete Arbeitsverträge schrecken potenzielle Arbeitskräfte mit guter Qualifikation unnötig ab, da sie keine langfristige Arbeitsplatzsicherheit bieten und in der Regel die Entwicklungsmöglichkeiten eines Mitarbeiters im Unternehmen einschränken. Um qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu sichern, sollten Gründer schon in der Anfangsphase des Unternehmens daran denken Mitarbeiter mit unbefristeten Arbeitsverträgen einzustellen.

Befindet sich ein KMU in einer umkämpften Branche, sind gute Mitarbeiter sehr gefragt. Nicht selten machen konkurrierende Unternehmen Angebote, um Top-Mitarbeiter und deren Know-how abzuwerben. Die Realität ist, dass solche Versuche mit befristeten Arbeitsverträgen nicht verhindert werden können. Enthält der Vertrag jedoch Kündigungspflichten für ausscheidende Mitarbeiter, eine Vertraulichkeitsklausel oder sogar mögliche Strafen bei außervertraglicher Kündigung, können Risiken in diesem Bereich minimiert werden.

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Fazit

Der Einsatz von befristeten Arbeitsverträgen in Ihrem Unternehmen bietet eine Reihe von Vorteilen. Befristete Mitarbeiter können Fähigkeiten und Erfahrungen mitbringen, die Ihre bestehenden Mitarbeiter möglicherweise nicht haben. Eine befristete Vereinbarung bietet auch Flexibilität, wenn Ihr Unternehmen sie benötigt, z. B. um Elternzeit oder einen vorhersehbaren Anstieg der saisonalen Nachfrage abzudecken. So können befristete Arbeitsverträge eine hilfreiche Ergänzung zur Personalplanung sein. Manchmal ist es jedoch besse, großartige Mitarbeiter als Festangestellte einzustellen, damit sie weiter wachsen und zu Ihrem Unternehmen beitragen können.