Aufbewahrungsfristen sind ein Thema, das viele Unternehmer:innen gern aufschieben – bis es ernst wird. Dabei ist es gar nicht so kompliziert: Wer weiß, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen, spart sich Ärger mit dem Finanzamt und bleibt auf der sicheren Seite. In diesem Artikel erfährst Du, wie lange Du was aufheben musst, was sich bald ändert und wie Du mit einer einfachen Tabelle den Überblick behältst.

Inhalt

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: Was gilt und warum ist das wichtig?

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen sind keine lästige Option, sondern gesetzliche Pflicht – für jeden Betrieb. Sie helfen Dir, bei Prüfungen schnell die passenden Unterlagen vorlegen zu können.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) schreiben vor, dass Du bestimmte Dokumente sechs, acht oder zehn Jahre lang aufbewahren musst. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge oder Bilanzen.

Diese Pflicht gilt nicht nur für große Firmen. Auch Einzelunternehmen, Freiberufler:innen, GbR oder GmbH müssen sich daran halten. Und das sogar dann, wenn sie gar keine Bücher führen müssen – nur die Steuerrelevanz zählt.

Besonders wichtig sind die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge und Lieferscheine. Ob analog oder digital – alles muss nachvollziehbar und geordnet sein. Und spätestens mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 wird klar: Auch bei der Archivierung ist Digitalisierung Pflichtprogramm.

Wichtig: Aufbewahren heißt nicht nur „nicht wegwerfen“. Es bedeutet auch, dass alles geordnet, vollständig und lesbar bleibt – egal ob auf Papier oder digital. Nur so bist Du rechtlich auf der sicheren Seite.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Tabelle für Geschäftsunterlagen

Die gesetzliche Aufbewahrungsfristen-Tabelle zeigt, wie lange Du geschäftliche Unterlagen aufbewahren musst. Grundlage sind §147 der Abgabenordnung (AO) und § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB). Je nach Dokument gelten sechs oder zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem sie erstellt wurden.

Wir haben die wichtigsten Aufbewahrungsfristen von Unterlagen in einer kompakten Tabelle zusammengestellt – inklusive Dokumente wie Lieferscheine, deren Aufbewahrungsfristen in der Regel sechs Jahre betragen.

Dokument / UnterlageFristGesetzliche Grundlage
Jahresabschlüsse, Bilanzen10 Jahre§ 257 HGB, § 147 AO
Buchungsbelege, Rechnungen8 Jahre§ 147 AO, § 14b UStG
Handelsbriefe (z. B. Angebote)6 Jahre§ 257 HGB
Verträge6–10 Jahreje nach Relevanz
Lieferscheine6–8 Jahre§ 147 AO, 6 Jahre ohne Buchungsbelegfunktion, 8 Jahre mit Buchungsbelegfunktion
Lohnabrechnungen6 Jahre§ 41 EStG

Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung: Was muss wirklich archiviert werden?

In der täglichen Buchhaltung fallen viele unterschiedliche Dokumente an, und nicht alle haben dieselbe Aufbewahrungsfrist. Entscheidend ist, ob ein Dokument steuerlich relevant ist.

Für Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge oder Verträge gilt in der Regel eine Frist von acht bis zehn Jahren. Sie müssen vollständig, lesbar und sortiert archiviert werden, damit eine Prüfung jederzeit möglich ist.

Bei Lieferscheinen gibt es eine Besonderheit: Diese musst Du in der Regel sechs bis acht Jahre aufbewahren – aber nur, wenn sie buchungsrelevant und steuerlich relevant sind, beispielsweise als Nachweis für eine Lieferung oder Leistung. Reine Transportbelege ohne Buchungsbezug können in der Regel früher entsorgt werden.

Auch für digitale Belege wie E-Rechnungen gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht bis zehn Jahren, sofern sie steuerlich relevant sind. Digitale Dokumente musst Du unveränderbar, vollständig und lesbar speichern. Ein einfaches PDF reicht nicht – es muss klar nachvollziehbar sein, wann und wie ein Beleg erstellt und gespeichert wurde. Zudem müssen alle digitalen Unterlagen regelmäßig gesichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen von Unternehmen: Was das Finanzamt erwartet

Die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen von Unternehmen beträgt in der Regel zehn Jahre. Das gilt für alles, was das Finanzamt später prüfen möchte, darunter Steuerbescheide, Lohnsteuerbescheinigungen, Umsatzsteuervoranmeldungen oder Gewinnermittlungen.

Auch Schreiben vom Finanzamt oder Prüfberichte gehören dazu. Wenn Du mit einer Buchhaltungssoftware arbeitest, musst Du zusätzlich die sogenannte Verfahrensdokumentation aufbewahren. Sie beschreibt, wie Du Deine Unterlagen erstellst und speicherst – zum Beispiel digital.

Die Frist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem ein Dokument erstellt wurde. Eine Steuererklärung für das Jahr 2024 darf also frühestens am 31.12.2034 gelöscht werden.

Unser Tipp: Sortiere Steuerunterlagen nach Jahren – das spart Zeit bei Rückfragen oder Prüfungen. Und Du weißt immer, was schon gelöscht werden darf.

Aufbewahrungsfristen: Neues Gesetz – Was sich 2025 ändert

Nach dem neuen Gesetz bleiben die Aufbewahrungsfristen im Grundsatz gleich. Für viele Dokumente gelten nun sechs, acht beziehungsweise zehn Jahre. Ab 2025 kommt jedoch Bewegung ins Spiel: Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt. Das heißt, dass Rechnungen in einem einheitlichen Format erstellt und digital an andere Unternehmen (B2B) übermittelt werden müssen.

Wer analog arbeitet, sollte jetzt umstellen – denn auch elektronische Belege müssen laut GoBD unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar sein.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem ein Dokument entstanden ist, nicht am Tag der Erstellung.

Ein Beispiel: Du stellst am 14. Juni 2025 eine Rechnung aus. Die Frist beginnt nicht sofort, sondern erst am 31. Dezember 2025. Von da an läuft die zehn-Jahres-Frist – also bis Ende 2035.

Diese Regel gilt für alle Arten von Unterlagen: Rechnungen, Belege, Verträge oder Steuerbescheide. Deshalb ist es wichtig, Dokumente immer mit Datum und Jahr zu archivieren. So weißt Du genau, wann etwas gelöscht oder entsorgt werden darf.

Welche Unterlagen dürfen 2025 gelöscht werden?

Am 31.12.2024 endet die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für alle steuerlich relevanten Unterlagen aus dem Jahr 2014. Das heißt: Ab Januar 2025 dürfen beispielsweise Rechnungen, Verträge oder Steuerbescheide aus 2014 gelöscht oder vernichtet werden – sofern sie nicht unter eine längere Frist fallen oder Teil eines laufenden Verfahrens sind.

Besondere Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Für Privatpersonen gelten keine festen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie bei Unternehmen. Trotzdem lohnt es sich, wichtige Unterlagen freiwillig aufzubewahren – vor allem für Garantien, Versicherungen oder Steuerunterlagen.

Ein Beispiel: Handwerkerrechnungen solltest Du drei Jahre aufheben. Das ist die gesetzliche Verjährungsfrist für Gewährleistung. Auch Kaufbelege oder Verträge solltest Du mindestens drei Jahre sichern. Alte Kontoauszüge oder Kassenzettel kannst Du meist früher entsorgen.

Eine einfache Ablage nach Jahren spart Platz und sorgt für Überblick, wenn Du doch mal was brauchst.

Was passiert bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht?

Wer Unterlagen zu früh entsorgt, riskiert Ärger – und im Zweifel bares Geld. Bei einer Betriebsprüfung musst Du belegen können, was Du verbucht hast. Fehlen die Unterlagen, kann das zu Schätzungen, Steuernachzahlungen oder sogar Bußgeldern führen.

Deshalb gilt: Lieber ein Jahr zu viel aufheben als eins zu wenig. Gut sortierte Unterlagen, egal ob digital oder analog, sparen Zeit und Geld.

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