La fattura accompagnatoria è un documento pratico e versatile, utilizzato da aziende e professionisti per unire in un solo file la fatturazione e le informazioni sul trasporto delle merci. Scopri quando viene utilizzata, cosa contiene e come compilarla correttamente per evitare errori o sanzioni.

Contenuti

Fattura accompagnatoria: significato e finalità principali

La fattura accompagnatoria è un documento che racchiude in un unico luogo sia i dati di fatturazione fiscali sia le informazioni relative al trasporto della merce, rendendo così più semplice la gestione dell’intera operazione di trasferimento dei beni.

Si usa solo per la cessione di prodotti fisici e accompagna fisicamente la spedizione, semplificandone la gestione. È disciplinata dall’art. 21 del D.P.R. 633/72.

Fattura accompagnatoria non valida ai fini fiscali

Attenzione, però: se nella fattura accompagnatoria mancano i dati essenziali oppure se viene utilizzata per prestazioni di servizi anziché per la cessione di beni, il documento non è valido ai fini fiscali e può comportare delle sanzioni o irregolarità nella contabilità.

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Fattura accompagnatoria: esempio e campi obbligatori

Per compilare una fattura accompagnatoria, è necessario inserire tutti i dati fiscali obbligatori: indirizzo di fatturazione di venditore e cliente, numero e data del documento, descrizione dettagliata dei beni, prezzi, IVA e modalità di pagamento.

A questi si aggiungono i dati di trasporto, come la data di spedizione, il mezzo utilizzato, il luogo di partenza e arrivo, e il nome del trasportatore se diverso dall’emittente. La numerazione deve essere progressiva e coerente con le altre fatture emesse in precedenza.

Anche se non serve la firma digitale, quando la merce viene trasportata fisicamente è consigliabile stampare due o tre copie del documento: una per chi spedisce, una per il trasportatore e una per il cliente.

Facsimile di fattura accompagnatoria

Ecco un esempio:

FATTURA ACCOMPAGNATORIA n. 105/2025

Data: 03/06/2025

Venditore: Alfa Srl - Milano - P.IVA 12345678901

Cliente: Beta Spa - Torino - P.IVA 09876543210

Prodotti:

  • 10 toner nero – 25,00 € cad.
  • 5 risme carta A4 – 4,50 € cad.

Totale imponibile: 272,50 € - IVA 22%: 59,95 € – Totale: 332,45 €

Trasporto: Furgone aziendale – Partenza: Milano – Destinazione: Torino

Pagamento: Bonifico 30 giorni

Questo tipo di documento può essere generato facilmente con l’aiuto di un programma di fatturazione elettronica, che consente anche l’invio tramite Codice SDI e Sistema di Interscambio.

Fattura accompagnatoria elettronica: obblighi e gestione con l’Agenzia delle Entrate

La normativa fiscale italiana prevede che la fattura accompagnatoria elettronica debba contenere gli stessi dati richiesti dalla versione cartacea. In aggiunta, deve essere generata in formato XML, firmata digitalmente e inviata al sistema SdI tramite codice destinatario o PEC.

Nel tracciato XML non è previsto un codice specifico: di fatto, si tratta di una fattura immediata a cui vengono aggiunti i dati relativi al trasporto. Proprio per questo è importante compilare con attenzione anche i campi relativi alla consegna, al fine di evitare errori o scarti da parte del sistema di interscambio.

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Differenza tra fattura e fattura accompagnatoria

La fattura ordinaria è il documento più usato per certificare la vendita di beni o servizi. Tuttavia, non include i dati sul trasporto della merce. Può essere emessa in due modi:

  • Immediata, entro 12 giorni dalla consegna;
  • Differita, entro il 15 del mese successivo, ma solo se è presente un DDT (Documento di Trasporto) che documenta la spedizione.

La fattura accompagnatoria, invece, consente di unire fatturazione e trasporto in un unico documento. Si emette nel momento in cui la merce viene spedita.

Fattura accompagnatoria o DDT?

Se hai bisogno solo di spedire la merce e preferisci emettere la fattura differita, allora il documento più adatto è il DDT. Se, invece, vuoi spedire e fatturare subito, la fattura accompagnatoria è la soluzione più comoda. L’unica accortezza è prestare attenzione a inviare la fattura elettronica correttamente tramite il sistema SdI.

Quando è preferibile la fattura accompagnatoria?

La fattura accompagnatoria è utile quando si vuole sostituire il DDT con un unico documento che gestisca sia fatturazione che trasporto. È vantaggiosa per cessioni sporadiche o quando si desidera semplificare la gestione documentale, anche se con la fatturazione elettronica presenta alcune complessità operative.

È molto usata nel settore B2B, dove la tracciabilità e la velocità di consegna sono essenziali. Nel B2C, invece, è meno frequente: spesso, infatti, si predilige la fattura elettronica semplice.

La scelta dipende, quindi, dal tipo di cliente, dalla frequenza delle spedizioni e dall’organizzazione interna dell’azienda.

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Fattura accompagnatoria e Sistema di Interscambio (SdI): entro quando inviarla?

Anche la fattura accompagnatoria elettronica deve essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI), come previsto per tutte le fatture elettroniche. L’invio deve avvenire entro 12 giorni dalla spedizione includendo tutti i dati fiscali e di trasporto in formato XML.

Se il file non viene consegnato correttamente (ad esempio per errori nel codice SDI o nella PEC), il sistema invia una notifica di scarto. In questo caso è necessario correggere l’errore e ritrasmettere la fattura entro i termini previsti così da evitare sanzioni o irregolarità nei registri IVA.

Fattura accompagnatoria: vantaggi per aziende e professionisti

La fattura accompagnatoria semplifica la gestione amministrativa perché riduce il numero di file da creare, stampare e conservare. Questo si traduce in meno errori, meno documenti e tempi più rapidi nella gestione contabile.

Dal punto di vista logistico, aiuta a tenere sotto controllo le spedizioni e ad avere una tracciabilità immediata della merce in entrata e in uscita, con vantaggi concreti anche per la gestione del magazzino.

FAQ

Fattura accompagnatoria non valida ai fini fiscali: quali errori evitare?

I principali errori sono: partita IVA cliente sbagliata, dati trasporto mancanti, descrizione merce inadeguata, o uso per servizi invece di beni.

Fattura accompagnatoria elettronica: come registrarla correttamente secondo le disposizioni dell’Agenzia delle Entrate?

Compilala con software abilitato, inviala al Sistema di Interscambio entro 12 giorni, controlla l’esito e registrala nel registro IVA vendite.

È obbligatorio conservare la fattura accompagnatoria in formato digitale?

Sì, per 10 anni tramite conservazione a norma. Puoi usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate o fornitori privati certificati.

Posso emettere una fattura accompagnatoria come lavoratore autonomo o freelance?

Sì, anche un lavoratore autonomo o freelance può emettere una fattura accompagnatoria, ma solo in caso di cessione di beni. Non è infatti prevista in caso di prestazione di servizi.

Qual è la differenza tra fattura e fattura accompagnatoria nel ciclo attivo e passivo?

Nel ciclo attivo, la fattura accompagnatoria consente di fatturare e spedire la merce in un solo documento, semplificando la gestione. Nel ciclo passivo, invece, aiuta a verificare che quanto ricevuto corrisponda a ciò che è stato effettivamente fatturato e consegnato.

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