Come fare una fattura: la guida completa per compilarla

Come fare una fattura? La fattura è un documento fiscale che viene redatto dal venditore o dal prestatore di servizi, titolare di Partita Iva, per comprovare l’avvenuta cessione di beni o servizi e il diritto a riscuoterne il prezzo. 

Inoltre, è lo strumento che vi permette di essere in regola con il fisco: solo con la fattura potrete infatti dimostrare le vostre entrate e uscite e pagare l’imposta sul valore aggiunto (IVA), qualora siate in regime ordinario. 

In questo articolo vedremo nel dettaglio come compilare una fattura e come farlo in base alla vostra ragione sociale e al vostro regime fiscale. 

Esiste un modello di fattura unica?

Gli imprenditori in fase di avviamento si chiedono se esista un unico modello di fatturazione. Non esiste un unico modello di fattura; una fattura può anche essere compilata a mano, purché contenga tutti gli elementi richiesti dalla legge e sia emessa in duplice copia. Il documento originale deve essere consegnato al cliente e una copia rimane all'emittente per l'archiviazione e la conservazione dei dati. Esistono ormai moltissimi modelli di fattura e la fattura può essere realizzata anche in Excel o Word. Ma un numero crescente di imprenditori preferisce applicazioni e programmi speciali con cui la fatturazione diventa semplice e diretta.

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica è entrata in vigore in Italia nel 2014 per la Pubblica Amministrazione, ma solo nel 2019 è stato diffuso l’obbligo di fattura elettronica per quasi tutti i titolari di partita IVA. 

Suggerimenti Finom: Come creare una fattura elettronica?

Questa fattura non presenta grandi differenze di compilazione rispetto alla fattura cartacea. Le differenze sostanziali risiedono soprattutto nelle modalità di emissione della fattura: la fattura elettronica, completamente in formato digitale, passa infatti attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) prima di raggiungere il vostro cliente. 

Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate abilitato ad effettuare dei controlli sulle fatture emesse da imprenditori e professionisti prima di trasmetterle ai clienti. 

La fattura fiscale ha varie funzioni: 

• Vi permette di avere diritto al pagamento in caso di cessione di beni o prestazione di servizi;
• Vi protegge da un punto di vista legale, perché rappresenta una sorta di conclusione dei contratti tra voi e i vostri clienti;
• Vi permette di mantenere la contabilità della vostra attività;
• Vi permette di dichiarare l’IVA e, se possibile, usufruire di eventuali esenzioni. Dunque vi permette di essere in regola con il fisco.

Poiché la fattura è un documento vitale per la vostra attività, è bene compilarla in modo corretto e tenere conto di eventuali variazioni. 

Di seguito troverete una guida su come si compila una fattura nel modo corretto, anche a seconda di ragioni sociali e regimi forfettari che richiedono alcune modifiche rispetto alla fattura fiscale ordinaria.

Come compilare correttamente una fattura?

I dati da inserire si dividono in due parti. Una parte della fattura viene detta descrittiva, l’altra è invece detta tabellare.

La parte descrittiva della fattura deve contenere: 

• La data della fattura;
• Il numero della fattura - la numerazione delle fatture è progressiva;
• La ragione sociale, l’indirizzo, il codice fiscale, il numero della partita IVA e il codice assegnato dal Registro delle Imprese dell’emittente;
• Gli stessi dati che avete inserito nella sezione precedente, ma riferiti al cliente;
• Eventuali termini e condizioni.

La parte tabellare è invece quella che contiene i dati relativi ai prodotti o servizi forniti al cliente. In questa parte è necessario indicare: 

• La natura e descrizione del bene o servizio e la quantità del bene ceduto o del servizio reso;
• Il prezzo unitario;
• Il prezzo complessivo;
• Eventuali sconti o spese accessorie;
• L’aliquota IVA e l’ammontare dell’IVA (qualora questa imposta sia applicabile)
• Il totale dovuto.

Questi sono i dati obbligatori da inserire in fattura. 

È però bene specificare che non tutte le fatture fiscali sono uguali. Le varie tipologie dipendono dal tipo di attività e dal regime fiscale adottato. 

Suggerimenti Finom: Come scaricare una fattura?

Come si fa una fattura in base a ragione sociale e regime fiscale

Vediamo ora quali sono i dati da inserire in fattura a seconda della vostra ragione sociale e del regime fiscale che avete adottato. 

La ragione sociale è la vostra denominazione. Questa indica la natura della vostra ditta e, se siete liberi professionisti, può semplicemente corrispondere con il vostro nome completo. 

Se possedete una ditta individuale o una società con regime fiscale ordinario, potrete compilare le fatture con i dati elencati in precedenza. 

Se invece il vostro è il regime forfettario, dovete tener presente che questo va indicato in fattura, poiché non siete soggetti alla ritenuta d’acconto. 

La ritenuta d’acconto è una parte del vostro compenso che viene trattenuta dal cliente: lui verserà questa parte di compenso come anticipo IRPEF per vostro conto. 

Ovviamente, anche i liberi professionisti devono emettere la fattura, ma loro dovranno tenere conto anche della Cassa di previdenza.

I liberi professionisti, infatti, si suddividono in due categorie: coloro che sono iscritti a un albo e coloro che non lo sono.

I liberi professionisti iscritti all'albo emettono quella che viene definita parcella: questi dovranno indicare in fattura anche il contributo obbligatorio che devono versare alla propria Cassa di previdenza. Tale contributo obbligatorio viene calcolato solo sull’imponibile.

I liberi professionisti non iscritti all’albo, non avendo una Cassa previdenziale, fanno riferimento alla Gestione separata INPS. 

Alcuni liberi professionisti scelgono di applicare questo tipo di contributi previdenziali alle proprie fatture: in questo caso, il contributo previdenziale va segnalato come rivalsa INPS in fattura - secondo i termini previsti dalla legge. Questo contributo può essere infatti addebitato ai clienti. 

Anche i liberi professionisti possono optare per il regime forfettario, e anche in questo caso il regime deve essere indicato in fattura. 

È bene ricordare, inoltre, che i titolari di partita IVA in regime forfettario non hanno l’obbligo di fattura elettronica, a meno che non abbiano a che fare con la Pubblica Amministrazione. 

Suggerimenti Finom: Come personalizzare il layout della fattura?

Altri tipi di fattura: come compilare la fattura semplificata e la fattura differita

Ora scopriamo in cosa consistono la fattura semplificata e la fattura differita. Conoscere questo tipo di fatture è importante perché anche in questo caso ci sono delle differenze di compilazione rispetto alla fattura ordinaria. 

La fattura semplificata, come ci dice il nome, è una fattura che contiene un minor numero di dati rispetto a quella ordinaria. 

Nello specifico, per compilare la sezione relativa alla natura dei beni o dei servizi resi potrete inserire delle descrizioni più generiche. 

Questo tipo di fattura può essere utilizzata per importi non superiori ai 400 euro o per note di variazione di qualunque importo.

La fattura differita, invece, può essere emessa in seguito alla prestazione di un servizio o alla cessione di beni come una sorta di documento riepilogativo. 

Questa fattura può essere utilizzata a patto che venga emessa entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello delle prestazioni o delle cessioni di servizi, e a patto che le operazioni indicate siano avvenute con lo stesso cliente e nello stesso mese. 

Nel compilare questa fattura dovrete, ovviamente, inserire una data successiva rispetto alla vendita. 

Inoltre, nel caso della prestazione di servizi, questi dovranno essere maggiormente dettagliati.

Conclusioni

Compilare una fattura può essere estremamente complesso, soprattutto se si tengono in conto tutte le peculiarità da conoscere in base alla vostra ragione sociale e al vostro regime fiscale.

Tuttavia, con l’entrata in vigore dell’uso esteso della fattura elettronica non si sono verificate modifiche significative nel modo in cui compilare le fatture fiscali. 

La digitalizzazione della fattura e il passaggio attraverso il Sistema di Interscambio comportano però una più approfondita conoscenza dei sistemi informatici. 

È proprio per questo motivo che è importante semplificare il processo e affidarsi a dei professionisti in caso di incertezze. 

Con Finom potrete compilare le vostre fatture in pochi click. 

Vi basterà semplicemente registrarvi e inserire i vostri dati e quelli della vostra attività. In tal modo le vostre fatture saranno in parte precompilate. 

Potrete compilare e inviare una fattura direttamente dalla piattaforma, e avrete l’opportunità di scegliere se emettere o meno fattura elettronica, di inserire termini e note, di impostare automaticamente diciture utili per il rispetto dei termini di legge a seconda del vostro regime fiscale di appartenenza e della vostra ragione sociale. 

Potrete emettere fatture in pochi minuti, sia scaricando l’apposita applicazione sul vostro cellulare che sul sito web. 

Il piano Solo, inoltre, vi permette di usufruire dei servizi di contabilità, banking e fatturazione di Finom a titolo gratuito, avendo il supporto di una squadra di esperti.