La gestion des stocks permet d’éviter les ruptures. Elle réduit aussi les coûts et optimise les flux. Dans cet article, nous présentons les différentes méthodes de gestion des stocks. Nous verrons aussi quels outils et bonnes pratiques sont indispensables pour une gestion efficace.
Définition de la gestion des stocks
La gestion des stocks désigne l’ensemble des processus mis en place pour suivre, organiser et optimiser les produits ou les matières premières d’une entreprise, depuis leur entrée en entrepôt jusqu’à leur sortie. Elle permet notamment de connaître les quantités disponibles, leur emplacement, et à quel moment il faudra réapprovisionner.
Maîtriser ses stocks, c’est éviter à la fois les excès et les ruptures. Cela permet :
- De réduire les coûts : un excès de stock engendre des frais de stockage et d’assurance. Mais, un manque peut entraîner une perte potentielle de ventes.
- D’optimiser les flux : en planifiant plus efficacement les achats, la production et la logistique.
- D’améliorer la rentabilité : les quantités étant mieux adaptées aux besoins réels. Les économies réalisées peuvent être réinvesties intelligemment.
- De gagner en réactivité : en permettant une réponse plus rapide aux imprévus.
- De fiabiliser les données : les données de stock peuvent être prises en compte dans les décisions de stratégie d'entreprise.
Comment fonctionne la gestion de stock ?
La gestion de stock suit généralement un cycle en plusieurs phases :
- Réception des marchandises : le fournisseur livre les produits qui sont alors vérifiés et enregistrés dans le système de gestion des stocks.
- Stockage : les articles sont ensuite rangés selon l’organisation définie du lieu de stockage.
- Préparation des commandes : lorsqu’un client passe commande ou qu’un produit part en production, les articles sont retirés du stock.
- Expédition ou utilisation : les produits sont expédiés, livrés ou utilisés pour la fabrication d’un autre produit.
- Réapprovisionnement : les seuils d’alerte permettent d’anticiper les besoins en produits. Lorsqu’un stock atteint un niveau critique, une commande fournisseur est automatiquement déclenchée.
Le cœur de la gestion de stock, c’est le suivi précis de chaque mouvement. Les entrées doivent être systématiquement enregistrées (achats, retours, production) et les sorties doivent être suivies (ventes, transferts, pertes).
Le gestionnaire de stock est un maillon essentiel de cette chaîne. Son rôle est de contrôler les niveaux de stock, de veiller à la conformité des livraisons, d’anticiper les besoins en réapprovisionnement, de mettre en place des méthodes d’optimisation (FIFO, Kanban, etc), et surtout, de collaborer avec les équipes achats, logistique et production.
Quels sont les différents types de stock ?
En fonction de l’entreprise et de ses besoins, il existe plusieurs types de stock qui répondent à différentes situations.
Stock de sécurité
Aussi appelé stock de précaution, c’est une réserve supplémentaire conservée pour faire face aux imprévus. Il peut être utilisé en cas de retard de livraison, d’augmentation soudaine de la demande ou en cas de problème de production ou de transport.
Stock tampon
Il est prévu pour absorber les écarts entre le rythme de production et celui de la consommation. Il est utilisé pour des activités irrégulières ou sujettes à des variations. Il sert à limiter les effets des changements de cadence, à compenser les délais de réapprovisionnement et à stabiliser le processus de fabrication.
Stock saisonnier
Il est constitué en prévision d’une période de forte demande. Il est typique des secteurs où les ventes varient selon les saisons. Ce type de stock doit être anticipé à l’avance, car il mobilise de la trésorerie et de l’espace de stockage pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois.
Stock en transit
Il correspond aux marchandises en cours d’acheminement entre le fournisseur et l’entrepôt, ou entre deux sites logistiques. Il est déjà acheté ou produit, mais pas encore physiquement disponible. Ce stock peut constituer une grosse part du capital immobilisé, surtout en cas d’importation internationale.
En savoir plus sur le service de facturation gratuitLes méthodes de gestion des stocks les plus utilisées
Il n’existe pas une seule bonne méthode de gestion des stocks, mais plusieurs approches selon la nature de l’activité, le volume des ventes et les objectifs de performance.
Réapprovisionnement calendaire
Cette méthode consiste à passer commande à intervalles réguliers, indépendamment de la quantité de stock restante.
| Avantages | Inconvénients |
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Méthode de recomplètement
Les stocks sont remontés jusqu’à un niveau maximum prédéfini à chaque réapprovisionnement. On commande la quantité nécessaire pour atteindre ce niveau.
| Avantages | Inconvénients |
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Point de commande
Une commande est déclenchée dès que le niveau de stock atteint un seuil critique que l’on appelle le « point de commande ». Ce seuil doit être défini en tenant compte du délai d’approvisionnement.
| Avantages | Inconvénients |
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Réapprovisionnement à la commande
Aucune marchandise n’est stockée à l’avance. Les produits sont commandés uniquement lorsqu’ils sont vendus ou nécessaires.
| Avantages | Inconvénients |
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Dropshipping
Le dropshipping est un modèle dans lequel l’entreprise ne stocke rien : le fournisseur expédie directement les produits au client final.
| Avantages | Inconvénients |
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Gestion de stock basée sur les codes-barres
Chaque article est identifié par un code-barres unique, scanné à chaque entrée ou sortie. Cela permet un suivi en temps réel.
| Avantages | Inconvénients |
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Gestion de stock avec la technologie RFID
La RFID (Radio Frequency Identification) permet d’identifier automatiquement les produits grâce à des puces sans contact. Cette technologie est souvent plus rapide et plus efficace que les codes-barres.
| Avantages | Inconvénients |
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Comment optimiser la gestion des stocks ?
La gestion de stock dépend de l’organisation physique de l’entreprise, de ses processus internes et de sa rigueur dans son suivi des stocks. Un entrepôt bien organisé permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de sécuriser les marchandises. Chaque produit doit être facilement identifiable avec un étiquetage clair et une codification systématique.
Un stock bien géré est un stock visible en temps réel avec des outils capables de mettre à jour automatiquement les mouvements (entrées, sorties, transferts). Des procédures documentées unifient les pratiques et réduisent les erreurs humaines.
L’accès à la zone de stockage doit être réservé aux personnes autorisées pour mieux sécuriser les produits et éviter les mouvements non enregistrés.
En savoir plus sur FinomOutils pour une gestion de stock efficace
De bonnes intentions ne suffisent pas pour bien gérer ses stocks : des outils adaptés sont indispensables.
L’utilisation de tableau de gestion des stocks sur Excel est une solution pour les TPE (Très Petites Entreprises) ou dans les débuts d’activité. Ce type de tableau permet d’enregistrer manuellement les mouvements, de calculer les quantités disponibles ou de suivre les réapprovisionnements.
Sinon, des solutions gratuites sont accessibles pour les petites structures. Elles proposent des fonctionnalités de base comme la gestion des articles, le suivi des mouvements ou la génération de rapports avec des alertes en cas de niveau critique.
Les petites et moyennes entreprises peuvent aussi utiliser des applications mobiles permettant d'enregistrer des mouvements de stock directement depuis un smartphone ou une tablette, souvent via le scan du code-barres.
Enfin, pour les plus grandes structures, les systèmes de gestion automatisée, comme les WMS (Warehouse Management System) ou les modules de certains ERP (Enterprise Resource Planning, en français planification des ressources d'entreprise) permettent de piloter toute la chaîne logistique. Ils intègrent des outils comme la lecture de codes-barres ou la RFID et mettent les données à jour en temps réel.
Les avantages d’un logiciel de gestion de stock
L'adoption d'un logiciel de gestion de stock transforme les opérations logistiques avec des bénéfices mesurables :
- L'automatisation élimine les fautes de saisie et erreurs de comptage coûteuses.
- Tableaux de bord centralisés offrant une vue d'ensemble instantanée des stocks.
- Notifications automatiques selon les seuils définis sans intervention manuelle.
- Processus automatisés libérant les équipes pour des tâches stratégiques.
L’avenir de la gestion des stocks
La gestion de stock devient plus intelligente, plus réactive et plus automatisée grâce aux nouvelles technologies. L’intelligence artificielle permet d’analyser les habitudes de consommation, de prévoir les besoins à venir et même de déclencher automatiquement des réapprovisionnements au bon moment. La gestion prédictive s’appuie sur des données historiques et des tendances pour anticiper des besoins.
Des technologies comme l’internet des objets (IoT) apportent une visibilité physique directe grâce à des capteurs qui suivent l’emplacement, la température et les niveaux de chaque produit.
Des technologies comme la blockchain peuvent rendre chaque mouvement de stock infalsifiable et transparent. Elle renforce la confiance entre les acteurs de la chaîne logistique.
Enfin, si l’on se projette encore plus dans le futur, l’informatique quantique pourrait révolutionner la gestion logistique en traitant des milliers de scénarios complexes en quelques secondes.
FAQ
Comment sécuriser les accès aux stocks ?
Limitez les accès aux zones de stockage et utilisez un bon logiciel pour tracer chaque mouvement. Définissez les rôles et les responsabilités de chacun pour réduire les risques de vol ou d’erreur.
Quels documents administratifs doivent accompagner une bonne gestion de stock ?
Des documents comme le bon de livraison, le bon de sortie, la fiche de stock ou le bon de transfert permettent de tracer les mouvements et facilitent les audits.
Quelles sont les responsabilités juridiques en cas de mauvaise tenue de stock ?
La responsabilité de l’entreprise en cas de contrôle fiscal peut être engagée. Une mauvaise gestion peut conduire à des sanctions financières ou pénales, surtout dans les secteurs avec des obligations strictes (santé, alimentaire).
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