Les frais de débours permettent aux micro-entrepreneurs de sortir certaines dépenses de leur chiffre d’affaires. C’est l’unique dispositif qui compense l’interdiction de déductions de charge de ce régime. Découvrons comment utiliser ce dispositif pour votre micro-entreprise en 2025.

Contenu

Les frais de débours et leur différence avec les frais professionnels

Les frais de débours sont des dépenses engagées au nom et pour le compte exclusif d’un tiers, comme le mentionne l’article 267 du CGI (Code Général des Impôts). La distinction entre vos frais professionnels et vos débours détermine votre niveau de cotisations. Les frais professionnels classiques (bureau, abonnements, ordinateurs) restent à votre charge en micro-entreprise. 

Aucune déduction n’est possible sur ces sommes. Les notes de frais concernent vos propres dépenses, remboursées après coup. Les frais de débours d’un micro-entrepreneur ne font pas partie de l’activité propre. Il peut s’agir d’une facture au nom du client, d’un paiement pour son compte, d’un remboursement au centime près, sans aucune marge. 

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Pourquoi utiliser les frais de débours en micro‑entreprise ?

Les frais de débours d’un auto-entrepreneur représentent votre seule marge de manœuvre fiscale face à l’impossibilité de déduire vos charges. Chaque euro exclu de votre CA économise de 12,3 % à 21,2 % de cotisations selon votre activité. 

L’URSSAF reconnaît explicitement ce dispositif, à condition de respecter scrupuleusement les formalités : mandat préalable, facture au nom du client, remboursement sans marge. 

Au-delà des cotisations, les débours préservent également votre statut de micro-entrepreneur. Les seuils 2025 (188 700 € pour les commerces et 77 700 € pour les services) risquent plus vite d’être atteints. 

Vos clients professionnels peuvent aussi en profiter. La facture établie directement à leur nom leur permet de récupérer la TVA immédiatement, même si vous êtes en franchise. Ils bénéficient directement des garanties légales du fournisseur et du SAV.

Impact des frais de débours sur le chiffre d’affaires du micro‑entrepreneur

Les frais de débours en micro-entreprise créent une distinction comptable fondamentale entre CA déclaré et sommes encaissées. Votre relevé bancaire affiche 50 000 € d'entrées, mais si 15 000 € correspondent à des débours, vous ne déclarez que 35 000 € à l’URSSAF. 

Auto‑entrepreneur soumis ou non à la TVA : quels effets ?

En franchise de TVA, les frais de débours présentent un paradoxe intéressant. Vous achetez TTC sans récupération possible, mais si la facture est au nom de votre client, lui récupère intégralement cette TVA. 

Liste 2025 des dépenses éligibles aux frais de débours

L’administration fiscale est stricte sur l’éligibilité des dépenses aux frais de débours. Seules les dépenses spécifiquement engagées pour un client identifié, avec mandat préalable et facture à son nom, peuvent sortir de votre CA. 

Débours frais de déplacement (train, avion, hôtel)

Les frais de débours liés aux déplacements constituent le cas le plus complexe juridiquement. En effet, la SNCF et les compagnies aériennes émettent les titres au nom du voyageur, pas du payeur. Toutefois, il existe une solution, souvent acceptée par l’URSSAF : établir une convention de débours mentionnant explicitement cette contrainte technique, accompagnée des justificatifs originaux.

Pour les hôtels, demandez systématiquement la facturation au nom de votre client lors de la réservation. Les plateformes comme Booking offrent désormais cette possibilité. 

Frais de débours : transport et logistique

Les frais de débours en transport comprennent l’expédition de marchandises, les courses urgentes ou encore la logistique événementielle. Les transporteurs comme Chronopost ou DHL facturent au nom de votre client, sur simple demande. 

Sous‑traitance et achats de matières premières

La sous-traitance entre dans les débours uniquement si votre client reconnaît et valide le sous-traitant. 

Les matières premières suivent la même logique. L’artisan peintre peut exclure peinture et rouleaux achetés spécifiquement pour un chantier. Attention cependant : les outils et consommables récurrents restent des charges non déductibles.

Les exclusions courantes

Certaines dépenses ne passeront jamais en débours. Voici quelques-unes des exclusions définitives : 

  • carburant et indemnités kilométriques (sauf véhicule de location)
  • vos abonnements professionnels (téléphone, internet, logiciels)
  • matériel informatique personnel (même utilisé pour un client)
  • frais de bouche non événementiels
  • assurances professionnelles
  • cotisations et taxes

Pour vous aider, voici une check-list complète.

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Check‑list : conditions légales pour engager un frais de débours

Pour valider un débours, quatre conditions cumulatives sont nécessaires. 

Mandat écrit du client

Le mandat préalable constitue une protection juridique absolue. L’URSSAF exige un document écrit mentionnant la nature exacte des achats, le budget maximum et la signature du client. 

Facture au nom du client

Une autre condition non négociable, la facture fournisseur doit porter les coordonnées complètes de votre client final : nom, prénom ou raison sociale, adresse, SIRET pour les professionnels. 

Paiement séparé et conservation justificatifs

Idéalement, utilisez un compte bancaire professionnel distinct avec des libellés explicites : “Débours client X - Achat Y”. 

  • Conservation des justificatifs

Veillez aussi à conserver ces justificatifs, pour une durée de 10 ans : 

  • mandat signé original
  • facture fournisseur acquittée
  • preuve de paiement (relevé de carte bancaire, virement)
  • facture de refacturation avec mention "débours"
  • preuve d'encaissement du remboursement

Modèle de facture avec frais de débours : notre exemple pas‑à‑pas

Structurez votre facture ainsi : 

PRESTATIONS PROFESSIONNELLES

  • Conception graphique site web : 2 500,00 € HT.
  • Intégration responsive : 1 500,00 € HT. 

Sous-total prestations : 4 000,00 € HT TVA non applicable : art. 293B du CGI.

FRAIS DE DÉBOURS (refacturation sans marge)

  • Hébergement OVH Premium (fact. n°2025-1234) : 238,80 € TTC.
  • Photos Shutterstock (fact. n°ST-5678) : 149,00 € TTC.
  • Nom de domaine Gandi (fact. n°GD-9012) : 35,88 € TTC. 

Sous-total débours : 423,68 € TTC.

TOTAL GÉNÉRAL : 4 423,68 €.

Au-delà des mentions classiques de facturation (numéro unique de facture, date d’émission et de réalisation, etc.), les débours exigent des précisions supplémentaires :

  • débours : sommes avancées pour votre compte
  • référence du mandat client (date, devis n°)
  • numéro de chaque facture fournisseur
  • justificatifs joints en annexe
  • montants refacturés sans marge ni commission

Vous trouverez ici des templates Word, PDF et Excel pour toutes vos factures. 

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Comptabilisation des frais de débours : écritures & registres

Dans cette partie, nous verrons les écritures adaptées à votre statut.

Comptes 467 et 512

Même sans obligation de comptabilité d’engagement, certains micro-entrepreneurs tiennent une comptabilité simplifiée. Les débours s’enregistrent alors via le compte 467 : 

Au paiement fournisseur :

  • Débit : 467 - Débours client X : 500 €
  • Crédit : 512 - Banque : 500 €

À l'encaissement client :

  • Débit : 512 - Banque : 1 700 €
  • Crédit : 706 - Prestations : 1 200 €
  • Crédit : 467 - Débours client X : 500 €

Cette méthode optionnelle facilite les contrôles. Elle démontre votre maîtrise du mécanisme et facilite un éventuel passage au réel. 

Votre livre des recettes et registre des achats nécessite une colonne supplémentaire nommée “Montant débours” pour justifier l’écart entre encaissements et CA déclaré.

Frais de débours et TVA : règles 2025 pour auto‑entrepreneurs

Concernant la TVA, deux règles s’appliquent :

  • Franchise en base : vous achetez avec TVA, mais ne la facturez pas à vos clients et ne pouvez pas la récupérer. Un client assujetti peut récupérer la TVA sur les débours uniquement si la facture est à son nom.
  • Client assujetti : le gain net pour lui est d’environ 20 % de TVA sur chaque débours. Si vous passez au régime réel, n’ajoutez jamais de TVA sur les débours, car cela constituerait une double taxation illégale.

Cas pratiques sectoriels : débours et frais de déplacement

Chaque métier et secteur rencontrent des spécificités en matière de débours. Voici quelques exemples pour vous aider à intégrer au mieux ce concept. 

Artisan du bâtiment : achat matériaux

Les matériaux spécifiques pour un chantier peuvent être comptabilisés comme pour un débours, ce n’est pas le cas du stock général. 

Photographe freelance : location studio

La location d’un studio avec une facture au nom d’un client peut être comptée comme débours. À l’inverse, le matériel loué, y compris à votre client, rentre dans votre CA. 

E‑commerce : frais de port remboursés

Les frais de port d’un colis peuvent être remboursables en cas de factures séparées. Les commissions d’une marketplace, impossible à séparer, rentrent dans votre CA. 

Transporteur : différences entre frais de route vs débours

Les péages avec télépéage génèrent une facture mensuelle globale impossible à individualiser par client. Même problème pour le carburant. Solution : facturer des indemnités kilométriques forfaitaires dans votre CA plutôt que des débours impossibles à justifier.

Erreurs fréquentes lors des frais de débours et comment les éviter

Trois erreurs concentrent 90 % des redressements URSSAF sur les débours. La première concerne l’ajout d’une marge cachée, par exemple arrondir une facture de 127,43 € à 130 € entraîne automatiquement la requalification en chiffre d’affaires.

Deuxième piège, les justificatifs incomplets : un seul ticket perdu suffit pour faire rejeter l’ensemble du débours, avec des pénalités à la clé. Pour éviter les situations compliquées, scannez systématiquement vos tickets. 

Dernière erreur, la confusion des comptes bancaires. En effet, mélanger les débours clients et achats personnels sur le même compte éveille immédiatement les soupçons. 

FAQ 

Comment prévoir les frais de débours dans un devis ?

Mentionnez “Débours estimés xxx € sur justificatifs, refacturés au réel”. Prévoyez une marge de sécurité. 

Comment traiter les billets de train, nuits d’hôtel ou autres frais de déplacement émis à mon nom ? 

Il est possible de traiter ces achats avec une convention de débours spécifique mentionnant l'impossibilité technique de facturation au nom du client. Pour les hôtels, privilégiez toutefois la réservation directe au nom du client.

Les montants remboursés au titre des frais de débours doivent‑ils être inclus dans le chiffre d’affaires déclaré à l’URSSAF ?

C’est impossible. Les débours sont explicitement exclus du CA déclaré. Les inclure constitue une erreur déclarative pouvant entraîner des cotisations indues et risquer un dépassement des seuils de la micro-entreprise. 

Que faire si le fournisseur refuse ou ne peut pas facturer au nom du client ?

Si la facturation au nom du client est techniquement impossible, abandonnez le débours pour ces dépenses. 

Les achats de marchandises ou de matières premières sont‑ils éligibles aux frais de débours ?

Les matériaux spécifiques à un chantier identifié sont éligibles avec facture au nom du client. En revanche, le dropshipping et les stocks destinés à la revente ne peuvent pas passer en débours, car ils constituent votre activité commerciale principale.

Quel formalisme pour l’accord écrit du client ?

Un devis signé suffit s'il mentionne explicitement "débours pour [description précise] - montant maximum [X] €".

Le client peut‑il récupérer la TVA sur des frais de débours avancés par un micro‑entrepreneur bénéficiant de la franchise en base de TVA ?

Oui, c'est l'avantage majeur du dispositif ! La facture étant établie au nom du client, il peut récupérer la TVA même si vous êtes en franchise.

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