Dans cet article, nous aborderons le fonctionnement des rappels de paiement au sein des PME en France et vous guiderons sur comment envoyer une relance de paiement de manière optimale.
Les étapes pour envoyer une relance de paiement
Voici les étapes à suivre pour relancer une facture impayée en France :
1. Vérifiez la date d'échéance de la facture
Avant d'entamer toute démarche, assurez-vous que le paiement est bien en retard. Consultez la facture originale et notez la date à laquelle le paiement aurait dû être effectué.
2. Commencez par un mail amical de relance
Lorsque vous relancez un client pour paiement, optez dans un premier temps pour une approche douce. Rédigez un e-mail poli rappelant au client la facture impayée, en y joignant une copie de celle-ci. Mentionnez que vous êtes à disposition pour discuter de tout éventuel souci ou malentendu.
3. Si pas de réponse, contactez le client par téléphone
Si le mail n'obtient pas de réponse après un délai raisonnable (par exemple une semaine), appelez le client. Cela peut permettre de résoudre rapidement la situation, car certains clients peuvent simplement avoir omis le paiement ou avoir rencontré des problèmes temporaires de trésorerie.
4. En dernier recours, envoyez une lettre de relance officielle
Si le téléphone ne donne pas de résultats, il est temps d'officialiser votre demande. Rédigez une lettre de relance, plus formelle, où vous détaillez le montant dû, la date d'échéance passée et les éventuelles pénalités ou intérêts de retard. Il est aussi pertinent d'indiquer une nouvelle date limite pour le règlement.
5. Si l'impayé persiste, envisagez un service de recouvrement
Si toutes vos tentatives restent infructueuses, il se peut que vous ayez besoin d'aide extérieure. Vous pouvez soit engager une agence de recouvrement, soit envisager des procédures judiciaires pour récupérer le montant dû. Assurez-vous cependant d'être bien informé sur vos droits et ceux du débiteur avant de prendre une telle décision.
Modèle de mail pour une relance de paiement
La facture a dépassé la date limite prévue dans le contrat initial et malgré une relance téléphonique, le paiement n'a pas été effectué ? Nous avons préparé ci-dessous un modèle de mail de rappel de paiement, que vous pouvez utiliser pour adresser une lettre de relance à un client ou un partenaire commercial qui n'a pas encore réglé une facture.
Notez qu’à compter de 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront adopter la facturation électronique selon des procédures strictement encadrées. Dans cette optique, vous pouvez adresser cette lettre de rappel soit par courrier traditionnel, soit par e-mail. N'oubliez pas de joindre à nouveau la facture en attente de règlement et de rappeler le délai de paiement.
Objet : Relance concernant la facture n° [numéro de facture]
Cher(e) [Nom du client ou de l'entreprise],
J'espère que vous allez bien.
Je me permets de vous adresser ce mail afin de vous rappeler la facture n° [numéro de facture] datée du [date de la facture], dont le montant s'élève à [montant de la facture] €. À ce jour, nous n'avons pas reçu votre paiement et la facture semble avoir dépassé la date d'échéance fixée au [date d'échéance].
Nous comprenons que des oublis peuvent survenir et nous souhaitons vous donner toutes les facilités pour régulariser cette situation. Si ce paiement a déjà été effectué, je vous prie de bien vouloir nous en informer et, si possible, de nous fournir une preuve de transaction.
Dans le cas contraire, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder au règlement dans les plus brefs délais afin d'éviter d'éventuels désagréments.
Vous trouverez ci-joint la copie de la facture pour référence.
Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire et vous remercions par avance pour votre réactivité.
Bien cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
[Votre entreprise]
[Vos coordonnées]
Comment faire des relances de paiement professionnelles avec Finom
Avec Finom, dès la création d'une facture, une date limite de paiement est définie. Elle est inscrite clairement sur la facture conformément à la législation. Cette échéance, fruit d'un accord initial avec le client, souligne l'importance du respect des délais de paiement.
Nous sommes conscients qu'il n'est pas toujours évident pour les professionnels de garder une trace de toutes leurs créances. C'est pourquoi Finom offre un outil de rapprochement bancaire efficace, permettant de s'assurer que les transactions correspondent aux factures émises. Grâce à cette fonction, il est plus facile de surveiller le solde bancaire, de détecter d’éventuelles dettes et d'envoyer une relance écrite si nécessaire.
Ces mécanismes de rappel de paiement ainsi que notre service assurent une gestion financière plus sereine et efficace pour nos utilisateurs.
Notifications proactives de Finom
La plateforme Finom est proactive, et ce avant même que la date d'échéance de la facture ne soit dépassée. En effet le système enverra régulièrement des notifications de relance aux clients, notamment en ce qui concerne leur délai restant de paiement. Le rappel arrivera via le canal de votre choix et vous pourrez le choisir également au moment de l'émission de la facture. Cette notification les encouragera également à vous avertir s'ils savent déjà qu'ils ne pourront pas respecter le délai imparti, une petite prévoyance supplémentaire qui pourrait vous aider à vous organiser en conséquence, dans le temps et avec plus de confort.
Partage facile de votre facture numérique
Lorsque vous avez terminé de remplir votre facture numérique, vous pouvez alors partager ce document avec votre client via la plateforme de votre choix, en choisissant entre e-mail, WhatsApp, Facebook et Telegram. Si vous devez utiliser un autre canal, ne vous inquiétez pas : vous pouvez tout simplement copier le lien et le coller là où ça vous convient le mieux.
À ce stade, Finom aura besoin de plus de détails, que vous pourrez saisir tranquillement à l'étape suivante. Choisir le mode via e-mail, par exemple, ouvrira automatiquement un formulaire de contact pré-rempli sur lequel vous pourrez vérifier que les coordonnées et les informations sont correctes.
Activation de la relance de paiement
Vous pourrez ainsi choisir d'activer ou non la relance de paiement Finom d'un simple clic. En bas de la fenêtre, sélectionnez « Rappelez au client de payer votre facture » : ce faisant vous vous assurerez que, jusqu'à ce que le montant soit payé, le client reçoive régulièrement un simple rappel. Cliquez sur « Envoyer» et voilà c'est tout!
Rapprochement bancaire et suivi des paiements
Facile, vous ne trouvez pas ? Lorsque votre facture est payée, n'oubliez pas d'ajouter le paiement via la fonction prévue à cet effet. De cette façon, vous garderez ainsi une trace de vos revenus et vous identifierez d'abord les paiements manquants, gardant toujours la situation financière sous contrôle. Un des nombreux avantages du rapprochement bancaire !
Simplification de la gestion d'entreprise avec Finom
Gérer sa propre entreprise, en tant que freelances, startuppers ou entrepreneurs, suppose d’assumer de nombreuses responsabilités, et d’investir du temps et de l'énergie au quotidien afin de mener efficacement ses affaires.
Pour nous, à Finom, il est important que les utilisateurs puissent se consacrer à leurs besoins, en optimisant leur comptabilité et leurs tâches administratives. Grâce à ces relances de paiement, vous pourrez non seulement compter sur une opération simple et rapide, mais vous vous éviterez surtout de perdre du temps à envoyer des e-mails ou à contacter vos clients par téléphone en faisant face à des conversations désagréables.
Découvrez l'offre complète de Finom
Avant de vous lancer, savez-vous que Finom fournit aux entrepreneurs, aux PME et aux travailleurs indépendants les produits les plus performants ? Nos services financiers rassemblent la gestion bancaire, la comptabilité et la facturation dans une solution numérique tout-en-un, toujours disponible sur votre portable. Consultez votre compte où que vous soyez et faites des affaires de la manière la plus simple, avec Finom. Consultez nos solutions financières et trouvez celle qui vous convient le plus !
En résumé
La relance des factures impayées est un processus en plusieurs étapes, de la vérification des dates d'échéance aux recours externes dans les cas les plus sérieux. Une approche graduelle, commençant par un mail amical et aboutissant, si nécessaire, à une lettre formelle, est recommandée. L'utilisation d'outils spécialisés, comme ceux proposés par Finom, peut simplifier cette gestion et augmenter l'efficacité des relances.
FAQ
Une relance de paiement est-elle un type de facture ?
Non, une relance de paiement n'est pas un type de facture. C'est une communication adressée à un client pour lui rappeler une facture impayée et l'inciter à régler son dû. Une facture est un document officiel attestant d'une transaction, tandis qu'une relance est un outil de suivi pour garantir le paiement de cette transaction.
Combien de temps faut-il attendre avant d'envoyer un rappel de paiement ?
Le délai dépend des conditions stipulées dans le contrat ou sur la facture elle-même. Généralement, une relance de paiement peut être envoyée dès le lendemain de la date d'échéance, mais il est courant d'attendre quelques jours, voire une semaine, pour tenir compte d'éventuels retards bancaires ou d'autres complications administratives.
Combien de fois faut-il envoyer une relance de paiement ?
Il est recommandé d'envoyer jusqu'à trois relances de paiement : une initiale, une seconde si la première est ignorée, et une dernière avant de considérer des mesures plus sévères comme faire appel à une agence de recouvrement ou entreprendre des démarches judiciaires. Il est sage de laisser un intervalle raisonnable entre chaque relance, typiquement de 7 à 15 jours, pour donner au client le temps de réagir et de régler sa facture sans compromettre votre gestion du temps.
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