Een grootboekrekening: inzicht en praktisch gebruik

Een grootboekrekening is een onderdeel van het grootboek, en bevat alle informatie over 1 onderdeel van de onderneming. Het is dus de basis van de boekhouding, waarin alle financiële wijzigingen per categorie worden genoteerd. 

Wat is een grootboek en wat is een grootboekrekening?

Voordat we dieper ingaan op wat een grootboekrekening is, is het belangrijk om te weten wat het verschil is tussen een grootboek en een grootboekrekening. 

Het verschil tussen een grootboek en een grootboekrekening

Een grootboek is het complete overzicht van alle financiële zaken van een onderneming. Het omvat namelijk alle financiële gegevens van een onderneming. Het bevat alle transacties die in de administratie plaatsvinden, netjes gesorteerd.

Een grootboekrekening is een onderdeel van het grootboek, waar alle boekingen over één onderwerp worden bijgehouden. Alle grootboekrekeningen van een bedrijf samen vormen een grootboek. 

Basisuitleg grootboekrekening en waarom het belangrijk is

Een grootboekrekening is bedoeld om alle transacties die plaatsvinden in een bedrijf overzichtelijk te ordenen op onderwerp. Door een grootboekrekening te bekijken heeft de organisatie inzicht in het reilen en zeilen van dat onderdeel van het bedrijf. 

Het belang van het maken / bijhouden van een grootboekrekening is drieledig: 

• Het geeft inzicht in waar geld vandaan komt en waar het naartoe gaat.
• Het is de basis om financiële rapportages te kunnen maken zoals de balans evenals de winst- en verliesrekening.
• Zorgt voor consistentie en controleerbaarheid van uw administratie.

Grootboekrekening: betekenis, codes en overzicht

Voor het overzichtelijk houden van de administratie maakt men gebruik van een grootboekrekeningenoverzicht. Hierin staan de codes en de bijbehorende grootboekrekeningen, zodat iedereen de goede code kan gebruiken.

Wat is een standaard grootboekrekening-codelijst en wat is het belang van consistent gebruik?

Grootboekrekeningcodes zijn unieke getallen die meestal uit 4 cijfers bestaan. Hiermee wordt de specifieke grootboekrekening aangeduid.

Enkele voorbeelden van grootboekcodes en de bijbehorende categorie zijn:

• 1000: kas
• 1600: voorraad
• 4000: omzet
• 8000: kosten

Consistentie bij het gebruik van deze codes is heel belangrijk. Alleen dan kunnen boekingen snel gevonden en gecontroleerd, en fouten in rapportages worden voorkomen. Daarnaast kunnen cijfers over verschillende periodes eenvoudig worden vergeleken.

Door grootboekcodes incorrect te gebruiken is het onmogelijk om een goede, efficiënte bedrijfsvoering te handhaven en om conclusies te trekken over de zakelijke resultaten. 

De betekenis van een grootboekrekening in de boekhouding

In een zakelijke boekhouding is de grootboekrekening de plaats waar gelijke soort transacties samenkomen. Het is dus een verzamelbak voor één type financiële activiteiten, zodat alles netjes gesorteerd is voor analyse en rapportage.

Overzicht van een grootboekrekening-codelijst en de toepassing

Een typische lijst van grootboekrekening codes ziet er vaak zo uit:

Per codebereik zijn nog diverse subcategorieën. Welke dit precies zijn, verschilt per organisatie en bedrijfstak.

Structuur van een grootboekrekeningenoverzicht

De structuur van een grootboekrekening bestaat vaak uit een hoofdafdeling, subcategorieën en code, naam en omschrijving. 

1. Hoofdindeling in categorieën:

• activa
• passiva
• eigen vermogen
• omzet
• kosten
• resultaat

2. Subcategorieën voor verdere precisie.

• activa → vlottende activa → debiteuren
• kosten → personeelskosten → lonen en salarissen

3. Code + Naam + Omschrijving

• code: 6100
• naam: huurkosten
• omschrijving: huur van kantoorruimte

Door deze structuur aan te houden kunnen meerdere mensen de administratie doen zonder dat er verwarring ontstaat over de correcte manier van boeken.

Grootboekrekening: voorbeeld en gebruik in de praktijk

Om dit te verduidelijken geven we een concreet voorbeeld van grootboekrekening 1300 – Debiteuren.

Om boekingen correct aan een grootboekrekening te koppelen moet het volgende stappenplan gevolgd worden: 

Stap 1: bepaal de aard van de transactie.

Stap 2: zoek de juiste grootboekrekeningcode.

Stap 3: kies de juiste kant van de boeking (debet of credit).

Stap 4: boek de betaling in.

Stap 5: controleer de categorie.

Door deze stappen te volgen weet u zeker dat de transactie in de goede grootboekrekening geboekt wordt. 

Grootboekrekening: software en automatisering

Het gebruik van speciale software voor het opstellen van grootboekrekeningen biedt meerdere voordelen. Met gespecialiseerde boekhoudsoftware kunt u onder andere automatisch transacties boeken. Bankkoppelingen lezen transacties automatisch in en facturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste grootboekrekening. Daarnaast kunt u In realtime inzicht krijgen, zo hebt u altijd een actueel overzicht van balans en de winst- en verliesrekening.

Met deze software kunt u verder rapportages en analyses maken, zoals een uitdraai van de jaarcijfers en btw-overzichten. Tot slot kunt u koppelingen met andere systemen maken, zoals bijvoorbeeld met het CRM-systeem, het voorraadbeheer, de salarisadministratie en e-commerceplatforms.

Populaire boekhoudpakketten met grootboekfuncties zijn onder andere: 

• Exact Online
• AFAS
• Twinfield
• Visma eAccounting
• Moneybird 
• SnelStart

Welk programma het meest geschikt is, is afhankelijk van de organisatie / het bedrijf. Het kan de moeite waard zijn om meerdere pakketten te vergelijken en het programma uit te kiezen dat het beste bij de organisatie past. 

Grootboekrekening en belastingaangifte

In moderne boekhoudsoftware worden grootboekrekeningen vaak gekoppeld aan de bijbehorende btw-codes. Bijvoorbeeld:

• rekening *omzet hoog tarief* → btw-code 1 
• rekening *omzet verlegd* → btw-code 4 
• rekening *inkoop goederen EU* → btw-code 5

Zo kan het systeem bij de btw-aangifte automatisch het juiste bedrag per rubriek invullen. Dit biedt de volgende voordelen. Er zijn geen handmatige berekeningen meer nodig, waardoor er minder kans op fouten en boetes is. Daarnaast is er directe aansluiting tussen administratie en belastingportaal.

Voor de belastingaangifte in Nederland zijn de relevante grootboekrekeningen voor belastingrapportages onder andere:

• btw af te dragen
• btw te vorderen
• omzet hoog tarief 
• omzet laag tarief 
• omzet 0% en vrijgesteld
• inkoopkosten en bedrijfskosten 
• loonkosten
• privé-opnamen / stortingen

Een boekhoudpakket dat te koppelen is aan de grootboekrekeningen van het bedrijf bespaart dus veel tijd en vermindert de kans op fouten.

Graag op de hoogte blijven over Finom? Abonneer dan op onze maandelijkse nieuwsbrief voor de laatste updates!

Door te klikken op “→” gaat u akkoord met onze algemene voorwaarden.

FAQ

Hoe lang is een grootboekrekening?

Een grootboekrekening loopt meestal per boekjaar.

Wat is een zuivere grootboekrekening?

Dat is een rekening waarop alleen mutaties van één soort worden geboekt, zonder tussentijdse saldi.

Wat betekent grootboekrekening eigen vermogen?

Dit is een rekening waarop het geïnvesteerde vermogen en behaalde resultaten van de eigenaar staan.

Welke grootboekrekening moet u gebruiken bij ontvangen geld zonder factuur?

Meestal 'tegenrekening' zoals 'Overige opbrengsten' of 'Vooruitontvangen bedragen'.

Wat is 'FOR' bij een grootboekrekening?

De FOR, de fiscale oudedagsreserve, is een boekhoudkundige voorziening voor pensioenopbouw door ondernemers.

Lees onze andere artikelen:

• Kostprijs berekenen: leer de belangrijkste methoden en formules
• Belastingschijven 2025: alles over de tarieven en regels
• Factuur voorbeeld
• Belasting over bonus in Nederland
• Deponeren jaarrekening: uitleg voor ondernemers