Ordine di acquisto e fattura: quali sono le differenze fra questi documenti fiscali?

Ordini di acquisto vs fattura: sono documenti ufficiali legalmente vincolanti che includono dettagli sull'attività commerciale dell’azienda. Entrambi vengono usati per concludere un accordo di pagamento e possono essere inviati per posta o digitalmente. Un ordine di acquisto indica, per l'appunto, un acquisto, mentre una fattura indica una vendita.

Navigare nel mondo della finanza è un processo complicato. Ci sono molti termini e documenti finanziari che anche le persone con una solida esperienza del settore a volte non comprendono appieno. Una delle differenze più comuni emerge quando si tratta di specificare le differenze fra ordine di acquisto e fattura. 

In questo articolo scopriremo a cosa servono questi due distinti documenti fiscali che rivestono un ruolo importante nella gestione corretta della propria impresa.  

Cos’è un ordine d’acquisto?

Un ordine di acquisto è un documento ufficiale che conferma la creazione di un ordine da parte di un compratore e impone certi obblighi ad un venditore. Il processo è piuttosto semplice: un compratore ordina prodotti o servizi e poi invia un ordine di acquisto al venditore, che ne autorizza l’acquisto. Quando il venditore accetta l’accordo, l’ordine di acquisto diventa un documento legalmente vincolante. Anche un semplice ordine di acquisto solitamente contiene molte informazioni, ovvero:

• Data di acquisto
• Data di consegna
• Numero dell’ordine d’acquisto
• Descrizione dell’ordine
• Prezzo dell’ordine
• Nome dell’acquirente
• Indirizzo di consegna (indirizzo individuato dall’acquirente)
• Nome del venditore
• Indirizzo di fatturazione (indirizzo del venditore)
• Termini e condizioni generali
• Termini di pagamento
• Firma del titolare dell’ordine stesso.

Moduli di richiesta di pagamento

Gli ordini d’acquisto vengono spesso confusi con le richieste di acquisto, conosciute anche come moduli di richiesta di acquisto. Pur avendo delle caratteristiche in comune, si tratta di documenti sostanzialmente diversi.  Le richieste d’acquisto sono usate principalmente da grandi aziende per fare ordini attraverso il  loro reparto acquisti.  Una volta che il reparto acquisti riceve l’ordine da un impiegato, supervisiona la consegna del prodotto dal venditore esterno.  Perciò, la differenza principale riguarda il fatto che la richiesta d’acquisto viene usata per elaborare ordini internamente all’azienda attraverso il reparto responsabile dell’approvvigionamento di beni e servizi in azienda. I moduli di richiesta di acquisto vengono usati raramente da piccole aziende.  

Cos’è un numero d’ordine di acquisto?

Un numero di ordine di acquisto è un numero identificativo univoco assegnato sia all’ordine d’acquisto che alla corrispondente fattura del fornitore. Serve a far sì  che il venditore invii gli stessi prodotti o servizi ordinati dall’acquirente e assicura la piena corrispondenza tra l’ordine di acquisto e la relativa fattura. 

Tipi di ordini di acquisto

La gestione delle forniture è parte fondamentale di qualsiasi impresa di successo, di qualunque dimensione essa sia.. Supponiamo che la tua impresa non abbia un processo coerente per la gestione delle forniture. In questo caso, c’è un alto rischio di perdite causato da errori di acquisto costosi.  Gli ordini d’acquisto possono senza dubbio aiutarti a minimizzare le spese non necessarie; per questo è necessario che tu sia consapevole dei principali tipi di ordini di acquisto . 

• Ordini di acquisto permanenti. Gli ordini di acquisto permanenti vengono usati quando un acquirente deve fare acquisti ricorrenti con frequenza.  Gli ordini di acquisto permanenti permettono l’ordine degli stessi beni e servizi più volte entro un certo periodo e prevedono l’utilizzo delo stesso numero d’ordine di acquisto.
• Ordini di acquisto generici. Gli ordini d'acquisto generici vengono creati quando l’acquirente ha bisogno di effettuare diversi acquisti a un prezzo prestabilito entro un certo periodo. Gli ordini d’acquisto generici vengono generalmente utilizzati nel settore B2B e vengono spesso associati a sconti o altri incentivi.

Come vengono usati gli ordini d’acquisto?

Gli ordini d’acquisto sono strumenti fiscali efficaci che vengono usati per tracciare gli stati degli ordini e gestire i pagamenti dei fornitori.  Alcuni ordini d’acquisto possono anche implicare forniture preliminari che le parti (il compratore e il venditore) hanno accordato prima dell'acquisto. Queste forniture possono includere anche qualsiasi accordo - dalla spedizione di beni con servizi tutto merci al pagamento dell’ordine in criptovaluta.  

Gli ordini di acquisto forniscono ai venditori informazioni come il numero di prodotti da spedire all’acquirente e la data entro la quale verrà effettuato il pagamento degli stessi.  Prenditi un po’ di tempo per ordinare la tua banca dati di ordini di acquisto e gestiscila in modo saggio.  Diventerà un potente strumento che ti aiuterà nei seguenti aspetti: 

• Restare informato su quanti beni hai venduto ad un cliente specifico;
• Tenere traccia delle date di pagamento;
• Facilitare il riordino dell’inventario dal tuo produttore;
• Prevenire l'eccesso di stoccaggio dell’inventario;
• Evitare la confusione di ordini;
• Assicurare una consegna puntuale degli ordini di acquisto
• Creare una fattura corretta.

Quali sono i vantaggi degli ordini d’acquisto?

La natura indicizzata degli ordini di acquisto li rende uno strumento gestionale efficace sia per le piccole imprese che per le grandi compagnie.  Ecco alcuni vantaggi sostanziali che potrai sfruttare implementando gli ordini di acquisto nel tuo sistema aziendale: 

• Stabilire una struttura chiara.  Un ordine di acquisto impone certi requisiti per il venditore e li rende facili da seguire.
• Evitare ordini di acquisto “doppi” duplicati d’ordine.  Gli ordini d’acquisto monitorano il numero di richieste in arrivo.  Se il volume di richieste d’ordine aumenta all’improvviso, è fondamentale assicurarsi che il sistema d’ordine funzioni correttamente.  Con un ordine di acquisto, puoi eseguire una veloce verifica del numero di ordini effettuati da un cliente, evitando dunque la consegna di ordini doppi, che potrebbe causare perdite a carico della tua azienda.
• Evitare sovraccosti. Un ordine d’acquisto serve come prova di un prezzo concordato fra te e un fornitore o produttore specifico.  Se il produttore cambia il prezzo, fai riferimento all'ordine di acquisto corrispondente e indica il costo iniziale.  In questo modo, potrai pagare al prezzo di acquisto preventivamente concordato.
• Individuare le possibili perdite.  Analizzare gli ordini di acquisto può essere utile quando si tratta di specificare quali ordini aumentano la crescita della tua azienda e quali causano perdite significative senza offrire particolare valore.  Grazie a queste conoscenze, hai l'opportunità di gestire la tua impresa in modo strategico.
• Gestire efficacemente l’inventario.  Usa un software ad hoc per tenere in ordine il tuo sistema di ordine d’acquisto, così come la visibilità dell’inventario; potrai determinare quando fare rifornimento e facilitare il flusso di lavoro.

Cos’è una fattura?

Una fattura è un documento fiscale emesso dal venditore o dal fornitore di un bene.  Serve come strumento per sollecitare il pagamento e tenere traccia delle transazioni aziendali.  Le fatture vengono inviate quando i termini di un ordine di acquisto corrispondente sono state soddisfatte, ad es. alla consegna di un prodotto fisico al cliente o quando è stato fornito un servizio.  

Le fatture solitamente vanno di pari passo con gli ordini d'acquisto, in quanto entrambi i documenti specificano l’importo esatto dovuto al venditore.  Le fatture sono spesso chiamate “rendiconti”, “fatture di vendita”, o “parcelle”. Una fattura viene sempre creata in risposta ad un ordine d’acquisto corrispondente, anche se l’ordine è stato risolto in modo informale.  In altre parole, prima c’è l’ordine di acquisto, poi c’è la fattura. 

Non importa ciò che la tua azienda offre: prodotti virtuali o tangibili, servizi online o offline, i modelli di fattura di base devono includere le seguenti informazioni: 

• Data fattura
• Numero fattura
• Numero dell’ordine d’acquisto
• Descrizione dell’ordine
• Il prezzo di ogni articolo ordinato
• Nome del compratore
• Indirizzo di consegna (indirizzo del compratore)
• Nome del venditore
• Indirizzo di fatturazione (indirizzo del venditore)
• Importo totale dovuto
• Tasse (se presenti)
• Sconti (se presenti)
• Termini di pagamento
• Firma del venditore.

Tipi di fattura

Un venditore può emettere diversi tipi di fattura. Cercare di capire quale tipologia di fattura è più idonea per le tue esigenze può essere una procedura snervante. Devi prendere in considerazione fattori come il settore merceologico di riferimento, i documenti di fatturazione in uso nonché i piani di pagamento offerti ai tuoi clienti.  Oltre alle fatture standard, ci sono almeno tre tipi che dovresti considerare per gestire un'azienda di successo:

• Fatture di vendita. Una fattura di vendita viene generalmente emessa dal venditore al compratore una volta che è stata effettuata la consegna dei prodotti ordinati.  Una fattura di vendita mira a fornire dettagli su un prodotto specifico, il numero di articoli ordinati, e altre informazioni importanti, come il metodo di consegna e la data di pagamento.  Una fattura di vendita è un documento fiscale legalmente vincolante che serve per ottenere il pagamento. Fatture di acquisto. Il termine “fattura di acquisto” presenta le stesse caratteristiche di una fattura di vendita, con cui condivide anche le stesse finalità  Viene generalmente emessa una volta che il venditore riceve un ordine di acquisto e assolve il proprio  obbligo. Una fattura di acquisto contiene più o meno le stesse informazioni che contiene una normale fattura: termini di pagamento, descrizione dell’ordine, dettagli di consegna, ecc.
• Fattura con Partita IVA. Se hai una Partita IVA registrata, devi inviare un documento extra, conosciuto come fattura con Partita IVA. In questo tipo di documento finanziario, dovrai comunque fornire le informazioni di fatturazione di base. È necessario inserire anche il numero di partita IVA.

Come vengono usate le fatture?

Una fattura generalmente include la descrizione dei prodotti che devono essere consegnati al cliente, il prezzo dell'articolo, e i dettagli di pagamento. Oggi la maggior parte delle aziende usa servizi di fatturazione online (come Finom) per l’emissione di fatture e l'accettazione di pagamenti dai propri clienti. 

Adottare un sistema di fatturazione online intelligente per la gestione della tua azienda ti aiuterà a rendere più semplice la tua vita. . Per esempio, può permetterti di programmare promemoria per i tuoi clienti quando devono pagare per i beni ricevuti o avvisare il commercialista quando il pagamento è arrivato. Niente più email imbarazzanti - non dovrai più richiedere tu il tuo denaro. 

Mantenere aggiornata e ordinata la banca dati delle fatture, ti aiuterà a gestire in modo più semplice e fluido tutti gli appuntamenti col Fisco. . Ma per cosa altro vengono utilizzate le fatture? Vediamo, di seguito, altre loro funzioni: Riscuotere. I venditori non riceveranno il pagamento per i prodotti o i servizi venduti finché non inviano una fattura al compratore. 

• Fornire visibilità. Una fattura fornisce una descrizione dettagliata del prodotto ordinato, dando al reparto contabilità la trasparenza necessaria su ciò che gli altri dipartimenti comprano. Dunque, le fatture permettono la proiezione di fondi.
• Gestire i pagamenti.  Le fatture possono essere usate come strumenti analitici per tenere traccia di quanti prodotti sono stati venduti, quanti soldi sono stati guadagnati, e quante fatture ancora non sono state pagate.
• Creare una “traccia cartacea”. Le fatture creano una “traccia cartacea” fra il compratore e il venditore. Emettendo, inviando, e accettando fatture, le parti stabiliscono un comportamento corretto e trasparente tra di loro e accettano di soddisfare i termini del rispettivo accordo di pagamento.

Quali sono i vantaggi delle fatture?

Se usate in modo saggio, le fatture sono un’ottima soluzione per le piccole aziende per supervisionare il flusso di profitto e spese. Oltre a fornire informazioni corrette sui servizi completati e i prodotti consegnati, le fatture rendono anche più semplice addebitare costi ai clienti in modo puntuale. Avrai comunque qualche conto con saldi in sospeso, ma usare un sistema di fatturazione online ridurre decisamente il numero di debitori.

• Nessuno stress per assolvere i tuoi obblighi fiscali. Tutti odiano pagare le tasse. Quindi perché non fare qualcosa per rendere la stagione delle tasse meno pesante? Fintanto che il tuo sistema di fatturazione è in ordine, puoi accedere alle informazioni in qualsiasi momento e facilitare il processo di verifica e riconciliazione.
• Elaborazione e pagamento accelerati. Resisti alla tentazione ed evita di includere il minimo indispensabile in una fattura. Sappiamo che sembra una buona idea per risparmiare un po’ di tempo; tuttavia, se fornisci più informazioni sull’ordine, i clienti saranno meno disposti a torturarti con milioni di domande in futuro. Le fatture comprensive possono servire come ottimo strumento per accelerare il processo di pagamento.
• Registrazione dei crediti crediti. Le fatture possono anche servire per la registrazione dei tuoi crediti. I crediti sono i pagamenti dovuti dall’acquirente in seguito alla consegna di prodotti o servizi ma che non sono ancora stati saldati. Tenere questa statistica è molto più facile se implementi un sano sistema di fatturazione. I dati raccolti possono essere usati non solo dal reparto contabilità, ma anche presentati a potenziali investitori, perché comprendano la tendenza in positivo della tua azienda.
• Rafforzamento della brand identity del proprio marchio, grazie a una personalizzazione delle funzionalità. . Usa software di fatturazione (come l'app di Finom) per personalizzare le tue fatture. La personalizzazione può influenzare tantissimo sulla percezione della tua azienda  e migliorare la sua immagine generale.Comprendere le differenze fra ordine di acquisto e fattura

La differenza principale tra una fattura e un ordine di acquisto è il loro scopo. Un ordine di acquisto viene emesso quando un compratore richiede la consegna di beni o servizi. Allo stesso tempo, una fattura serve come richiesta di pagamento e viene creata dopo che viene soddisfatto un ordine.

Quali sono le somiglianze? Come abbiamo già detto, gli ordini di acquisto e le fatture non sono identiche ma correlate, in quanto fanno riferimento allo stesso prodotto. Contengono informazioni identiche riguardanti il compratore e il venditore, ad es. nomi o indirizzi, ma cosa più importante, entrambi i documenti costituiscono accordi legalmente vincolanti. Una fattura per un ordine di acquisto viene emessa al completamento del servizio d’ordine.

Ecco una lista di tutte le somiglianze e differenze fra questi due documenti finanziari in una tabella:

Considerazioni finali

Il funzionamento del sistema fiscale non è semplice. e. Tutte le scartoffie da compilare possono essere un grosso problema, soprattutto se sei titolare di una piccola impresa. Tuttavia, prendersi cura della salute finanziaria della propria azienda è un impegno essenziale che non può essere ignorato. Fortunatamente, ci sono diversi modi per automatizzare e ottimizzare alcuni dei processi all’interno della propria azienda. 

Esiste una soluzione che può cambiare la tua vita lavorativa per sempre. Puoi sfruttare una vasta gamma di servizi finanziari offerti da Finom, tra cui un sistema di fatturazione online di prim'ordine. Installa l'app Finom (Finom per IOS, Finom per Android) e scopri i vantaggi del suo servizio di fatturazione elettronica innovativo. Contabilità, fatturazione, multi-banking, riconciliazione - tutte queste funzioni di gestione finanziaria sono disponibili sul tuo telefono. Gestisci le tue fatture e altri documenti finanziari in pochi click.