Le Fichier des Écritures Comptables est un élément de la comptabilité des entreprises soumises à l’impôt. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour éviter les erreurs et respecter les obligations prévues par l’article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales.

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Qu’est-ce que le Fichier des Écritures Comptables ?

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un document informatisé qui regroupe l’ensemble des écritures comptables d’une entreprise sur une période donnée. Son rôle est de garantir une traçabilité complète des opérations financières. Il assure l’uniformisation des pratiques comptables et permet aux entreprises de mieux structurer leurs données pour les bilans comptables. Il facilite aussi les contrôles fiscaux. 

Ce fichier est un outil indispensable pour les vérifications menées par l’administration fiscale. Il permet à l’administration fiscale de s’assurer de la conformité des déclarations effectuées par les sociétés. Pour les entreprises, le FEC permet également de disposer d’une base de données fiable, qui facilite les analyses de bilan et aide à identifier d’éventuelles anomalies avant qu’elles ne deviennent problématiques.

Le FEC est-il obligatoire ?

Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises utilisant une comptabilité informatisée ont l’obligation de produire un Fichier des Écritures Comptables en cas de contrôle fiscal. Cette obligation est inscrite dans l’article A47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales. Les entreprises doivent donc être en mesure de fournir ce fichier lorsqu’un avis d’examen de comptabilité ou un avis de vérification est initié par l’administration fiscale.

Toutes les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR) dans la catégorie des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) sont concernées par cette obligation si elles tiennent leur comptabilité informatisée. En revanche, celles qui utilisent encore un système de comptabilité manuelle n’y sont pas soumises. 

Différence entre le FEC et d’autres documents comptables

Le FEC se distingue d’autres documents comptables couramment utilisés, tels que le grand livre et la balance générale : 

  • Le grand livre est un registre qui regroupe toutes les écritures comptables d’une entreprise, classées par compte. Il offre une vue d'ensemble détaillée des mouvements financiers de chaque compte. 
  • La balance générale récapitule les soldes des comptes à une date donnée. Elle offre un aperçu synthétique de la situation comptable de l’entreprise.

Contrairement à ces documents, le FEC possède une structure spécifique et un format strictement défini par l’administration fiscale. Il est conçu pour être analysé automatiquement par des logiciels de vérification de comptabilité. Un outil de test des fichiers des écritures comptables (FEC) est disponible sur le site du Ministère de l’Économie. Il permet de détecter facilement les incohérences et de s’assurer de l’intégrité des fichiers des écritures comptables.

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Qui doit tenir un FEC ?

La responsabilité de la production et de la conservation du FEC incombe au dirigeant de l’entreprise. Il doit veiller à ce que son entreprise respecte les obligations comptables et fiscales en vigueur. Toutefois, cette tâche peut être déléguée à un expert-comptable ou à un service comptable interne, qui auront pour mission de garantir la conformité du fichier et son accessibilité en cas de contrôle.

Toutes les entreprises soumises à une comptabilité informatisée et relevant de l’IS ou de l’IR (catégorie BIC) doivent produire un FEC. En revanche, les micro-entreprises et les entreprises soumises à une comptabilité de trésorerie ne sont pas concernées par cette obligation.

Que contient le Fichier des Écritures Comptables ?

Le FEC doit inclure un ensemble d’informations obligatoires pour garantir la traçabilité complète des opérations comptables. Parmi les éléments essentiels figurent : 

  • le numéro de compte, 
  • la date d’écriture, 
  • le libellé de l’opération, 
  • la date de validation,
  • les montants débités et crédités. 

Les références des pièces justificatives associées à chaque transaction doivent également être mentionnées afin de permettre une vérification de comptabilité précise des mouvements financiers.

Un autre élément important du FEC est le lettrage de l’écriture, qui permet d’identifier les liens entre différentes transactions. La date de lettrage doit être renseignée lorsque l’opération est associée à un autre mouvement. Le fichier doit également inclure un identifiant de la devise, avec la possibilité d’indiquer le montant en devise à blanc si non utilisé.

Ce fichier est soumis à une structure normalisée et doit être produit sous un format électronique spécifique, généralement en texte (TXT) ou en XML. Les entreprises doivent ainsi s’assurer qu’elles utilisent un logiciel de comptabilité capable de générer un fichier conforme aux exigences réglementaires.

Comment garantir la conformité du FEC ?

Pour assurer la conformité du FEC, il est essentiel d’utiliser un logiciel de comptabilité agréé et régulièrement mis à jour. Ce dernier doit être capable de produire un fichier respectant le format imposé par l’administration fiscale. Il faut conserver une copie du fichier dans ses systèmes informatisés pendant au moins six ans, comme l’exige la réglementation fiscale.

Les entreprises doivent mettre en place des contrôles internes pour garantir la fiabilité du FEC. Parmi les points de contrôle à surveiller figurent l’exactitude des écritures comptables, la cohérence des montants et le respect des normes imposées. Réaliser des audits internes de manière régulière permet d’anticiper d’éventuelles anomalies et de limiter les risques en cas de contrôle fiscal.

Quelles sont les sanctions en cas de non-transmission ou de non-conformité du FEC ?

Le non-respect des obligations liées au FEC peut entraîner des sanctions financières importantes. En cas de non-transmission ou de non-conformité du fichier lors d’un contrôle fiscal, l’entreprise risque une amende de 5 000 €. Si un redressement fiscal est appliqué, une majoration de 10 % des droits rappelés peut également être exigée par l’administration.

Plusieurs entreprises ont déjà été sanctionnées pour des manquements liés au FEC. L’absence de fichier, des erreurs dans les écritures comptables ou un format non conforme peuvent être détectés lors d’un avis de vérification, entraînant des pénalités. 

FAQ

Un FEC peut-il être établi sous format Word ou Excel ?

Non, un FEC ne peut pas être établi sous Word ou Excel. Il doit être généré en format XML ou TXT par un logiciel de comptabilité conforme aux exigences fiscales.

Où trouver le fichier FEC ?

Le FEC est généré par le logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise. Il est stocké dans le système informatique comptable et peut être récupéré par l’expert-comptable ou le dirigeant en cas de besoin.

Quand faire le FEC ?

Le FEC doit être généré à la clôture de chaque exercice comptable. Il doit être conservé pendant six ans et remis à l’administration fiscale en cas de contrôle fiscal.

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