Fichar en el trabajo es una obligación para todas las empresas de España. Aquí te enseñaremos en qué consiste esta actividad, por qué se realiza y los beneficios que ofrece a empleadores y trabajadores. ¡Vamos a comenzar!

Contenido

¿Qué significa fichar en el contexto laboral?

Entendemos como fichar al acto de registrar las horas de entrada y salida de todos los empleados de una empresa. Esta es una actividad obligatoria para todos los negocios en España, si quieren cumplir con la normativa. 

Dentro del contexto laboral, tiene como objetivo controlar la asistencia de los trabajadores, así como garantizar el cumplimiento de los periodos máximos de trabajo permitidos según el Estatuto de los Trabajadores. 

Fichar en el trabajo también permite facilitar el cálculo de la nómina de los trabajadores, tanto de la jornada regular como de las horas extras trabajadas. 

Anteriormente, fichar era una acción opcional que realizaban las empresas más grandes para tener un control de sus empleados. Sin embargo, el 8 de marzo de 2019, se aprobó el Real Decreto Ley 8/2019 (Ley de Control Horario).

Desde ese momento, es obligatorio fichar y su incumplimiento puede acarrear algunas consecuencias legales para la empresa. 

Esta ley nace con la finalidad de sentar las bases adecuadas para el cumplimiento del Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Allí se especifican las horas de trabajo de los españoles y cómo se pueden distribuir cada semana. 

Hay que destacar que las jornadas laborales se pueden alterar según los convenios colectivos de las empresas, pero en ningún caso se puede dejar de cumplir con la normativa vigente. 

¿Cuáles son las características del sistema de control de fichaje?

Una de las principales características del fichaje en las empresas es que es responsabilidad del trabajador realizar el registro de su entrada y salida. Sin embargo, el empleador tiene que proporcionar el sistema para hacer dicha acción. Otras características del proceso son:

  • Accesibilidad: el sistema tiene que ser de fácil acceso para todos los trabajadores, ya que el registro de entradas y salidas es obligatorio. 
  • Cumplimiento normativo: los registros deben estar disponibles para realizar auditorías, así como también se deben mantener por un mínimo de cuatro años según indica la ley. 
  • Confiabilidad y precisión: si se utilizan sistemas modernos, es posible tener un registro exacto de todas las horas trabajadas por los empleados. 
  • Integración con la gestión de nóminas: existen software de control horario que se acoplan con otros programas financieros para la gestión de la nómina. De esta forma, el proceso de cálculo del salario se realiza mucho más rápido. 
  • Flexibilidad y personalización: estos programas son muy fáciles de configurar, de manera que se adaptan a las necesidades y horarios de cada empresa. 

Tipos de sistemas de fichaje

Conforme ha avanzado la tecnología, se han creado diferentes sistemas para fichar en las empresas. En este sentido, existen tres modalidades que se utilizan actualmente: 

  • Fichaje manual: este representa la modalidad menos usual. El empleado debe registrar a mano su hora de entrada y salida, generalmente en un libro común. También existe un sistema de tarjetas personales donde se hace el registro horario. 
  • Fichaje digital: aquí tenemos una gran variedad de opciones, desde el uso de tu teléfono móvil, aplicaciones, lectura de códigos QR, sistema biométrico o huella dactilar, etc. Su principal característica es que llevan a cabo el cálculo de las horas trabajadas de forma automática. 
  • Fichaje en remoto: es una modalidad que se hizo popular desde la pandemia. A través de programas en los ordenadores o en la nube, los empleados que trabajan desde casa pueden fichar al inicio y al final de las jornadas laborales. 

Beneficios del fichaje

Los beneficios de fichar en el trabajo son muy variados, tanto para empleadores como trabajadores. En el primer caso, la empresa puede optimizar su gestión de nóminas y tener un mejor control de la cantidad de horas que debe descontar a sus empleados. 

Esto, con el tiempo, resulta en una gestión más eficiente de los recursos de la empresa. Mientras más automático sea el proceso de fichaje a través del software de control horario, menos tiempo se pierde en este proceso, aumentando así el desempeño laboral en general. 

Con respecto a los trabajadores, dicho proceso contribuye a la protección de sus derechos. Al tener un registro de la horas trabajadas, es mucho más fácil comprobar cuánto tiempo se ha trabajado y comprobarlo con el salario recibido. Justo por eso, la transparencia de los datos es obligatoria. 

Obligaciones y responsabilidades relacionadas con el fichaje

Ambas partes, tanto empleadores como empleados, deben cumplir sus responsabilidades para que el proceso de fichar en el trabajo sea rápido y efectivo. En este sentido, el empleador tiene que: 

  • Mantener el sistema de fichaje actualizado según las leyes vigentes
  • Conservar los registros por un mínimo de cuatro años
  • Dar acceso a los registros para auditorías

Por su parte, el empleado tiene que cumplir con lo siguiente: 

  • Asegurarse de realizar un registro horario al entrar y salir de la empresa
  • Cumplir con sus horarios de trabajo estipulados
  • No suplantar a otro trabajador bajo ninguna circunstancia.

Consecuencias de no fichar correctamente

Así como los beneficios se aplican para ambas partes, las consecuencias también están presentes para las empresas y sus trabajadores. Recuerda que es obligatorio fichar.

Si durante una inspección laboral se detectan irregularidades en el registro y las empresas no cumplen la normativa, es posible que reciban una multa de hasta 180 000 €  (dependiendo de la gravedad de la infracción). 

Es por esta razón que la empresa tiene que revisar constantemente que sus empleados fichen en el trabajo, ya que, según el Estatuto de los Trabajadores, la organización tiene derecho a implementar sanciones al trabajador si demuestra que no sigue las normativas de fichaje. 

Dichas sanciones van desde la reducción del salario por un periodo de tiempo determinado, hasta un despido justificado en los casos más graves. 

Errores comunes con el fichaje y cómo evitarlos

Para evitar estos inconvenientes, es necesario mantener un proceso de control constante. La mayoría de los errores en el registro se dan cuando los empleados registran su entrada o salida fuera de su horario, generando algunas confusiones en el sistema. 

También existe la posibilidad de que se les olvide fichar, lo que ocasiona que pierdan su día de trabajo, puesto que, para efectos del sistema, no tendrán un registro horario de su asistencia. 

Para evitar situaciones como estas, le podemos recomendar a los empleadores tomar medidas como: 

  • Realizar una revisión periódica de los registros en búsqueda de errores 
  • Utilizar alarmas para recordar a los empleados de fichar su entrada o salida
  • Tener copias de los registros en la nube para evitar que se pierda la información
  • Implementar el uso de un software de control horario de fácil acceso
  • Ofrecer información detallada y formación a los empleados sobre cómo utilizar el sistema de fichaje, ya sea manual, digital o remoto

Es una práctica común tener varias formas de fichar en el trabajo, sobre todo en la modalidad digital. Esto responde a la necesidad de adaptarse lo máximo posible a los empleados, lo que garantiza su comodidad. 

Conclusión

Conforme avanza la tecnología, se crean nuevas formas de fichar en las empresas. Algunas de ellas utilizan la inteligencia artificial y el reconocimiento facial para generar el registro de la jornada de los empleados. 

Aunque estas innovaciones todavía no son muy usadas, sin duda alguna representan el futuro del proceso de fichaje y prometen una mayor eficiencia para el registro de asistencias.

Sin embargo, hay que considerar que, justo a causa de la incorporación de estos sistemas, es probable que se generen cambios en las normativas con el pasar de los años. Asegúrate de mantenerte informado para cumplir con las leyes y poder evitar recibir sanciones. 

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las consecuencias de fichar fuera de horario?

Para el empleado, la principal consecuencia es el incorrecto cálculo de los salarios, así como también la posible recepción de sanciones disciplinarias que pueden llegar hasta el despido (en los casos más graves). La empresa se puede enfrentar a multas y reclamos laborales con los sindicatos. 

¿Qué sucede si no fichó al entrar o salir del trabajo?

En estos casos, el sistema con el que se realiza el fichaje puede presentar un error en los registros, ya que estará “contando” más horas de las que realmente trabajó el empleado. Dicho error es fácil de detectar en auditorías o inspecciones laborales, generando así sanciones. 

¿Qué debo hacer si detecto un error en mi registro de fichaje?

Debes informar inmediatamente a tu supervisor para solicitar un cambio en el sistema en el departamento de Recursos Humanos. Consulta los manuales de empleados y reúne toda la información posible que demuestre el error. Verifica que se haya realizado el cambio y, de ser posible, solicita un comprobante. 

¿Cómo se regulan las horas extra a través del fichaje?

Los sistemas para fichar en el trabajo se configuran con un límite de horas para la jornada regular. De esta forma, si se sobrepasa este tiempo, las siguientes horas trabajadas se consideran como horas extra y se toman en consideración para el cálculo de la nómina.

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