Diferencia entre albarán y factura: ¿cuándo usarlos?

Comprender la diferencia entre albarán y factura es fundamental para tener un mayor control financiero y mercantil de tu negocio. Aquí te enseñaremos la importancia de ambos documentos, sus usos y principales diferencias. ¡Vamos a comenzar!

¿Qué es un albarán?

El albarán es un documento que genera un proveedor al momento de entregar un producto o terminar de ofrecer un servicio al comprador. En otras palabras, funciona como una nota donde se establece que el comprador estuvo conforme con los productos entregados o el servicio que recibió.

Dicha constancia solo justifica que se hizo la entrega de la mercancía solicitada, pero en ningún momento obliga al cliente a hacer el pago de lo recibido (para eso se hace uso de las facturas).

¿Qué información debe tener un albarán?

Existen ciertos datos fundamentales que no pueden faltar en un albarán para que sea aceptado. No obstante, como no es un documento con validez fiscal, su formato no es tan rígido y se puede modificar. Aun así, te recomendamos que incluya lo siguiente:

Un título que indique claramente que se trata de un albarán o nota de entrega.
Nombre y datos fiscales del proveedor que emite el documento.
Nombre y NIF del comprador. Su dirección fiscal es opcional.
Fecha de emisión del albarán, así como la fecha que acredita la entrega del producto
Número de documento, el cual debe seguir la serie propia del proveedor.
Descripción y cantidad de la mercancía que se entregó.
Firma del receptor una vez que reciba el producto.

Si en la operación intervino un transportista, también debe indicarse en el albarán.

Como puedes ver, es importante prestar atención a la información que se incluye en un albarán y factura.

¿Cuándo se usa un albarán?

Esencialmente, un albarán se utiliza únicamente cuando se entrega algún producto a un comprador, o al prestar un servicio. De esta forma, el proveedor tendrá una constancia de los productos o servicios contratados y tendrá el derecho de emitir la factura para cobrar.

Por su parte, el comprador tiene un documento donde se especifican las características que deben tener los productos a recibir. Así es posible hacer algún reclamo al vendedor en caso de tener un inconveniente con la calidad de la mercancía. Eso sí, dicho reclamo tiene que ocurrir antes de firmar el albarán.

¿Cuál es el tiempo de validez de un albarán?

Una diferencia entre factura y albarán muy importante es su tiempo de validez. La nota de entrega no tiene un periodo de validez específico, ya que, al no tener peso en la gestión financiera de una empresa, no es obligatorio almacenarla.

Eso sí, esto no significa que debes deshacerte de estos documentos mercantiles. Muchas veces resultan de gran utilidad para mantener un control del inventario dentro de la empresa, así como también pueden incluir información de los productos que no necesariamente aparece en las facturas y, justo por eso, deben conservarse.

Tipos de albarán

Es importante conocer cuáles son las variaciones que existen para este tipo de documento. Aunque su uso es el mismo, las notas de entrega tienen dos clasificaciones:

Albarán valorado: en este documento, además de incluirse una descripción detallada de los productos y la cantidad entregada, se muestra el precio que tiene cada producto por separado y si se aplica algún descuento especial. Aunque incluye el coste de los productos, en ningún momento se debe confundir el albarán y la factura.
Albarán no valorado: este es el formato más simple, puesto que no se incluye ningún precio. Ahora bien, lo más usual es que se entregue directamente con la factura, de manera que quien lo reciba tenga toda la información de la compra inmediatamente.

Ejemplo de un albarán

A continuación, queremos mostrarte un formato básico para un albarán valorado que puedes replicar para tu empresa o modificarlo si así lo deseas.

Albarán de entrega

N.° de albarán:
Fecha de emisión:
Fecha de entrega:

Datos del vendedor:

Razón social:
Dirección fiscal:
NIF/CIF:

Datos del cliente:

Razón social:
NIF/CIF:

Detalle de la compra:

Descripción	Cantidad	Unidad	Precio unitario	Importe total
Producto 1
Producto 2
Producto 3

Firma proveedor: __________________________
Firma del receptor: __________________________

¿Qué es una factura?

Para entender la diferencia entre albarán y factura vale la pena conocer qué es cada documento por separado. En este sentido, una factura es un documento con validez fiscal que se utiliza para detallar la realización de una operación comercial entre dos partes.

Allí se establecen datos relacionados a la venta de un producto o servicio, dándole mayor prioridad al coste de los productos y los respectivos impuestos que debe pagar el comprador. Ahora bien, la entrega de una factura no implica el pago inmediato, ya que esto depende de la negociación realizada entre ambas partes.

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¿Qué información debe contener una factura?

Al ser un documento con validez fiscal, es obligatorio que contenga cierta información del vendedor y comprador. Esto se debe a que, además de ser un comprobante de la transacción comercial, es un documento que puede ser solicitado por la Agencia Tributaria a la hora de deducir impuestos. Basándose en esto, una factura debe tener:

Título que indique claramente qué es una factura.
Numeración propia de la empresa que emite el documento y fecha de emisión.
Información fiscal de ambas partes, la cual en este caso es obligatoria (razón social, dirección y NIF).
Descripción detallada de los productos o prestación de servicios y su cantidad.
Precio unitario de los productos e importes totales.
Condiciones de pago: fechas límites y formas de pago (opcional).

La diferencia entre factura y albarán valorado es que, aunque ambos muestran un precio por producto, solo la factura incluirá los impuestos, como el IVA repercutido (el que el vendedor cobra al comprador) y tendrá validez fiscal. Para entender qué es el IVA soportado y repercutido, es clave diferenciar entre el IVA que se paga a proveedores y el que se cobra a clientes.

¿Cuándo se usa la factura?

Cada vez que se hace una transacción de algún bien o servicio prestado, es obligatorio para el proveedor generar una factura. Este es un derecho para el comprador, ya sea que la use para controlar sus gastos o para deducciones fiscales. En la era digital, muchas empresas optan por la factura electrónica, que simplifica la facturación electrónica y reduce costes operativos.

Hay que destacar que la factura se entrega una vez que el comprador recibe el producto y asegura que está en perfecto estado. Cómo puedes imaginar, esto significa que se emite una factura solo después de que se firma el albarán.

¿Cuál es el periodo de validez de una factura?

El albarán y factura, al tener usos diferentes a nivel fiscal, no tienen el mismo periodo de validez. En este sentido, la Agencia Tributaria exige que las facturas se tienen que conservar por un periodo de mínimo 5 años después de su emisión.

Esto es indispensable para tener pruebas en caso de necesitar más información al hacer tus declaraciones de impuestos o al deducir los mismos en caso de hacer compras necesarias para mantener tu actividad económica.

Ejemplo de una factura

Aquí te dejamos un pequeño ejemplo de una factura que puedes usar en tu negocio:

Factura

N.° de factura:
Fecha de emisión:

Datos del vendedor:

Razón social:
Dirección fiscal:
NIF/CIF:
Contacto:

Datos del cliente:

Razón social:
Dirección fiscal:
NIF/CIF:
Contacto:

Detalle de la compra:

Descripción	Cantidad	Unidad	Precio unitario	Precio Total
Producto 1
Producto 2
Producto 3

Subtotal
Impuestos (5% IVA)
Total

Entrega:
Condiciones de pago:
Fecha de vencimiento:
Validez:
Términos adicionales:

Observaciones: __________________________
Firma del proveedor: __________________________
Firma y sello del comprador: __________________________

Diferencias principales entre albarán y factura

Ahora que conoces los conceptos de albarán y factura, seguramente es más fácil entender cuáles son sus diferencias. A continuación, te dejamos una lista con las características que varían entre ambos documentos:

Para iniciar, el albarán se entrega antes que la factura, nunca al revés.
Un albarán no tiene validez fiscal, por lo que no es obligatoria en comparación con la factura.
En la nota de entrega solo se necesita especificar la descripción de los productos vendidos y su cantidad.
La factura, por su parte, incluirá el precio unitario, impuestos e importe total a pagar.
No existe una validez de tiempo para un albarán, mientras que la factura se tiene que conservar mínimo 5 años.
La factura se debe usar en la contabilidad de la empresa, mientras que el albarán solo ofrece un respaldo para el control del inventario.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio entregar un albarán a un comprador?

Legalmente no se establece que el albarán sea obligatorio. Sin embargo, es recomendable hacer una nota de entrega al momento de entregar algún producto u ofrecer un servicio.

¿Cuál es la diferencia más importante entre un albarán y una factura?

Fundamentalmente, su mayor diferencia radica en que la factura tiene validez fiscal para la Agencia Tributaria, mientras que el albarán no, aun cuando es valorado.

¿Quién debe emitir el albarán y la factura?

Ambos documentos deben ser emitidos por el proveedor y luego entregado al comprador. En este sentido, es obligación del emisor incluir todos los datos pertinentes en ambos documentos.

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