Rechnungsdatum oder Leistungsdatum gehören zu den zentralen Angaben jeder Rechnung. Hier erfährst Du, welches Datum gilt, warum die Unterscheidung wichtig ist und wie Du typische Fehler bei der Rechnungsstellung vermeidest.

Inhalt

Rechnungsdatum oder Leistungsdatum? Definition und Unterschiede

Rechnungsdatum oder Leistungsdatum – diese beiden Angaben sind auf jeder Rechnung Pflicht und haben unterschiedliche Bedeutungen. Sie geben an, wann eine Leistung erbracht, eine Rechnung ausgestellt und die Umsatzsteuer fällig wird.

Das Rechnungsdatum zeigt den Tag der Ausstellung der Rechnung an. Es legt fest, wann Zahlungsfristen beginnen und wann der Geschäftsvorfall buchhalterisch erfasst werden darf. Besonders wichtig ist das, wenn Du eine Eingangsrechnung nach Leistungsdatum oder Rechnungsdatum buchen oder eine Ausgangsrechnung buchen möchtest – also entscheidest, in welchem Zeitraum der Umsatz verbucht wird.

Das Leistungsdatum gibt den Zeitpunkt der tatsächlichen Lieferung oder Dienstleistung an. Wenn beides zusammenfällt, gilt: Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum bzw. Rechnungsdatum entspricht Leistungsdatum. Läuft die Leistung über mehrere Tage, wird ein Leistungszeitraum angegeben, zum Beispiel „01.–31.07.2025“.

Die Unterscheidung ist entscheidend, weil sich die Fälligkeit der Umsatzsteuer nach dem Leistungszeitpunkt richtet – und somit auch, wann der Umsatz in der Steuererklärung erscheint.

KI-Buchhaltung erkunden

Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum – wann gilt das?

In vielen Fällen entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum. Das ist immer dann so, wenn eine Leistung sofort erbracht und gleichzeitig abgerechnet wird – etwa bei Sofortdienstleistungen, Barverkäufen oder digitalen Downloads. Auch Handwerksbetriebe, die nach Abschluss eines Auftrags direkt abrechnen, nutzen dieses Prinzip.

Auf der Rechnung kannst Du Formulierungen wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ oder „Leistung erbracht am Tag der Rechnungsstellung“ verwenden. Beide Varianten sind rechtlich zulässig und erfüllen die Anforderungen der Pflichtangaben auf einer Rechnung.

Der Vorteil liegt in der vereinfachten Buchhaltung, da Rechnungsdatum und Leistungsdatum identisch sind. Dadurch entfällt die Abgrenzung zwischen Perioden, die Fälligkeit der Umsatzsteuer ist eindeutig, und Du sparst Zeit bei der Steuererklärung sowie bei monatlichen Meldungen.

Rechnungsdatum vor Leistungsdatum – was ist zu beachten?

In bestimmten Fällen wird eine Rechnung erstellt, bevor die Leistung erbracht ist. Dieses Rechnungsdatum vor Leistungsdatum Szenario tritt häufig bei Vorkasse, Abschlagszahlungen oder länger laufenden Projekten auf. Das Rechnungsdatum kennzeichnet nur den Zeitpunkt der Ausstellung – steuerlich relevant bleibt jedoch das spätere Leistungsdatum.

Wenn Du also vorab abrechnest, muss nach der tatsächlichen Leistungserbringung das Leistungsdatum auf der Rechnung angepasst oder ergänzt werden. Damit bleibt der Zeitraum für Buchhaltung und Finanzamt nachvollziehbar. 

Steuerlich wirkt sich das deutlich aus: Für die Gewinnermittlung (bei Bilanzierung) bleibt das spätere Leistungsdatum maßgeblich. Für die Umsatzsteuer gilt jedoch eine wichtige Ausnahme: Erhältst Du eine Vorauszahlung oder Abschlagszahlung vor der Leistung, entsteht die Umsatzsteuer bei Soll-Versteuerung bereits mit dem Zahlungseingang. Sie ist also in der Umsatzsteuer-Voranmeldung des Monats der Vereinnahmung zu melden. Bei Ist-Versteuerung dagegen wird die Steuer, unabhängig vom Leistungsdatum, erst mit Zahlungseingang fällig.

Typische Fehler entstehen, wenn Zahlungen im alten Jahr eingehen, die Leistung aber erst im neuen Jahr erfolgt. In diesem Fall musst Du sie richtig abgrenzen und gegebenenfalls in der nächsten Steuererklärung berücksichtigen.

KI-Buchhaltung entdecken

Leistungsdatum auf der Rechnung: Pflichtangaben richtig formulieren

Das Leistungsdatum ist eine gesetzlich vorgeschriebene Angabe nach § 14 UStG. Es zeigt, wann die Lieferung oder Dienstleistung tatsächlich erfolgt ist – unabhängig davon, wann die Rechnung ausgestellt wurde.

Das Datum muss gut sichtbar im Rechnungsblock stehen, meist unterhalb der Positionsübersicht oder neben dem Rechnungsdatum. Wird die Leistung am selben Tag erbracht, reicht der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.

Wichtig ist die Abgrenzung: Das Leistungsdatum beschreibt den tatsächlichen Ausführungszeitpunkt, das Lieferdatum gilt bei Waren, und der Leistungszeitpunkt ist die steuerliche Grundlage für die Umsatzsteuer.

Beispiele: „Leistung erbracht am 15.07.2025“ oder „Lieferung im August 2025“.
Fehlt das Leistungsdatum, gilt die Rechnung als formal fehlerhaft – das kann den Vorsteuerabzug gefährden und zu Rückfragen durch das Finanzamt führen.

Leistungszeitraum auf Rechnung: Wenn Leistungen über mehrere Tage laufen

Ein Leistungszeitraum auf der Rechnung wird angegeben, wenn eine Leistung nicht an einem einzigen Tag erbracht wird, sondern sich über mehrere Tage, Wochen oder Monate erstreckt. Das betrifft vor allem Wartungsverträge, Agenturleistungen, Beratungsprojekte oder Bauaufträge.

Anstelle eines konkreten Datums gibst Du hier den Zeitraum an, zum Beispiel „Leistungszeitraum: 01.–31.07.2025“. Diese Formulierung ist eindeutig und erfüllt die Anforderungen der Pflichtangaben auf einer Rechnung.

Bei monatlicher Abrechnung oder wiederkehrenden Leistungen hilft der Leistungszeitraum, Umsätze richtig zuzuordnen – etwa in der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

In der Praxis solltest Du Teilleistungen eindeutig kennzeichnen. Erfolgt eine Lieferung oder Dienstleistung später als geplant, muss der Leistungszeitraum entsprechend angepasst werden, damit das Leistungsdatum und das Rechnungsdatum weiterhin korrekt und nachvollziehbar bleiben.

KI-Buchhaltungsagent ausprobieren

Umsatzsteuer: Fälligkeit nach Leistungszeitpunkt

Die Fälligkeit der Umsatzsteuer hängt davon ab, ob Du nach Soll- oder Ist-Versteuerung abrechnest.

Bei der Soll-Versteuerung (Regelfall) entsteht die Umsatzsteuer mit Ausführung der Leistung – maßgeblich ist also der Leistungszeitpunkt. Eine im Dezember erbrachte Leistung muss daher in der Umsatzsteuer-Voranmeldung für Dezember gemeldet werden, auch wenn die Rechnung erst im Januar geschrieben oder bezahlt wird.

Bei der Ist-Versteuerung (auf Antrag, meist für kleinere Unternehmen und Freiberufler:innen) entsteht die Umsatzsteuer erst, wenn das Geld tatsächlich auf Deinem Konto eingeht. Maßgeblich ist also der Zahlungseingang, nicht der Leistungszeitpunkt. Das schont die Liquidität, weil Du die Steuer erst abführst, wenn Du sie auch erhalten hast.

Bei Voraus- oder Abschlagszahlungen fällt die Umsatzsteuer bei Soll-Versteuerung schon mit dem Zahlungseingang an, auch wenn die Leistung erst später erbracht wird.

Steuererklärung: Rechnungsdatum oder Leistungsdatum entscheidend?

Ob in der Steuererklärung das Rechnungsdatum oder das Leistungsdatum entscheidend ist, hängt von der Art Deiner Buchführung und Versteuerung ab.

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zählt der Zeitpunkt des Zahlungseingangs oder der Zahlungsausgabe – also der tatsächliche Geldfluss. Das Leistungsdatum spielt hier nur eine untergeordnete Rolle.

Bei der Bilanzierung gilt das Leistungsdatum als maßgeblich, weil Umsätze und Aufwendungen periodengerecht abgegrenzt werden müssen.

In der Umsatzsteuer-Voranmeldung richtet sich der entscheidende Zeitpunkt nach der Versteuerungsart:

  • Bei der Soll-Versteuerung zählt grundsätzlich der Zeitpunkt, an dem die Leistung ausgeführt wird. Erhältst Du allerdings eine Vorauszahlung, wird die Umsatzsteuer bereits mit dem Zahlungseingang fällig.
  • Bei der Ist-Versteuerung ist dagegen immer der Zahlungseingang entscheidend.

Für Deine Steuererklärung bedeutet das: Prüfe immer, ob Rechnungsdatum und Leistungsdatum übereinstimmen, und dokumentiere Abweichungen sorgfältig. Rechnungen und Zahlungsbelege solltest Du mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.

Praxis-Checkliste & Fehlervermeidung

Damit Rechnungsdatum oder Leistungsdatum korrekt angegeben sind, lohnt sich vor jeder Rechnungsstellung ein kurzer Check:

  • Enthält jede Rechnung ein Rechnungsdatum und ein Leistungsdatum oder einen Leistungszeitraum?
  • Stimmen Leistungs- und Rechnungsdatum mit dem tatsächlichen Erbringungszeitraum überein?
  • Sind Beträge, Steuersätze und Empfänger:innen vollständig und korrekt?
  • Wurde die Rechnung im richtigen Zeitraum verbucht, also beim Eingangsrechnungen buchen oder Ausgangsrechnungen buchen korrekt zugeordnet?

Häufige Fehler bei Rechnungsdatum oder Leistungsdatum

Fehler entstehen oft, wenn das Leistungsdatum fehlt oder ein falscher Zeitraum angegeben wird. Auch die Verwechslung von Rechnungsdatum und Leistungsdatum kann die Umsatzsteuer-Fälligkeit in die falsche Periode bringen – mit Folgen für die Steuererklärung oder den Jahresabschluss.

Ein praktischer Hinweis: Nutze Buchhaltungssoftware, die das Leistungsdatum automatisch ergänzt. So sparst Du Zeit, minimierst Fehler und stellst sicher, dass jede Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Schau Dir unsere anderen Artikel an:

Letzte Artikel