Suplidos: Qué son, su función y cómo se registran en la contabilidad

Significado de suplido: Concepto contable y uso en facturas

Cuando hablamos de suplidos o gastos suplidos nos referimos a cualquier gasto que realiza un profesional o empresa en nombre de su cliente, y según el servicio que esté proporcionando. El cliente tendrá la obligación de reembolsar el dinero siempre y cuando se cumplan algunos requisitos. 

Esencialmente, el profesional realiza el gasto como un simple intermediario, quien cobra el dinero sin incluir ningún margen de ganancia. Esta es precisamente la diferencia entre suplidos y gastos refacturables: Los últimos son gastos a los que se puede agregar un porcentaje de beneficio. 

¿Qué son los suplidos en una factura?

Cuando un profesional realiza el cobro de sus servicios, debe incluir en la factura al cliente todos los gastos suplidos que haya realizado, además del cobro por sus honorarios. La distinción de ambos conceptos tiene que ser clara, detallando los gastos que se deben reembolsar. 

Esta factura será sumamente importante al momento de contabilizar suplidos, sobre todo al considerar el pago de impuestos del profesional y el cliente. También es importante mencionar que el gasto suplido tiene que aparecer en una factura simplificada. 

¿Qué documentación se debe adjuntar a los suplidos?

Para que una factura de suplidos sea válida, se ha de adjuntar algún documento que avale que se realizó el gasto en nombre del cliente. En este sentido, es necesario agregar una copia de la factura original del gasto, donde aparecerá el monto pagado y que debe coincidir exactamente con la factura del profesional. 

Buenas prácticas y errores comunes en la factura con suplidos

Las pequeñas y medianas empresas, autónomos y los profesionales de cualquier área, tienen que asegurarse de cumplir con ciertas prácticas legales al cobrar los gastos suplidos: 

• La factura tiene que identificar claramente cuáles son los suplidos en la contabilidad. 
• Se deben entregar y mantener copias de las facturas del gasto original. 
• Los importes pagados deben coincidir con los gastos suplidos en la factura. 
• Se ha de incluir una descripción detallada del gasto original.

Si cumples con estas actividades, podrás evitar algunos errores comunes, como modificar el monto del gasto para agregar un margen de ganancia, no colocar el justificante del gasto, facturar gastos propios como suplidos o confundir estos gastos con gastos deducibles. 

Tratamiento fiscal de los suplidos

Estos gastos no forman parte de la base imponible del IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) del profesional, ya que este será soportado por el cliente en una cuenta contable de suplidos. Por su parte, tampoco se aplican retenciones del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas), puesto que los gastos no corresponden a sus honorarios. 

Requisitos legales y fiscales de los gastos suplidos

Para que un gasto sea considerado legalmente como suplido, se tienen que cumplir algunos requisitos, tales como: 

• El pago se realiza en nombre del cliente y no debe corresponder a un gasto propio de la actividad profesional. 
• Tiene que existir una relación directa entre el gasto que se está realizando y el servicio que presta el profesional. 
• En un ejemplo de factura con suplidos, el gasto original tiene que estar a nombre del cliente, separando el suplido de los gastos propios. 
• Obligatoriamente, el importe del suplido tiene que ser igual al pago realizado inicialmente. 

Es necesario destacar la relevancia de explicarle al cliente cuál es la naturaleza del gasto que se va a realizar, indicando, para que haya consentimiento, el monto exacto que se ha de pagar.

Plazos para repercutir suplidos al cliente

El PGC (Plan General Contable) no especifica un plazo concreto para repercutir los suplidos. Sin embargo, lo más recomendable es agregar estos gastos a la factura del servicio profesional prestado para que el cliente tenga pleno entendimiento de la necesidad del gasto. 

Cuenta contable de suplidos: ¿Dónde registrar estos conceptos?

Basados en el PGC, los suplidos no se deben registrar ni como gasto ni como ingreso propio en los libros contables. Al actuar como intermediarios, los profesionales recuperan la misma cantidad de dinero que pagaron en principio. 

En este sentido, el tratamiento contable adecuado para estos casos consiste en registrar el gasto en una cuenta de deudores por servicios diversos, específicamente la «(440) Deudores varios».

Dicha cuenta se utiliza para registrar créditos con terceros de carácter temporal, los cuales, en este contexto, califican como suplidos. Por ejemplo, los gastos suplidos de notaría, ITV (Inspección Técnica de Vehículos) y otros se registran en subcuentas de la principal (440). 

Contabilizar suplidos: Guía paso a paso con ejemplos prácticos

Para entender mejor cómo es el registro contable de los gastos suplidos, te presentamos un ejemplo de un abogado que paga 150 € en concepto de tasas judiciales a nombre de su cliente, a quien luego le entrega una factura con honorarios de 500 €. 

Asiento del pago del suplido: 

El registro de los gastos suplidos se realiza en la cuenta (440) de la siguiente forma: 

• Debe: (440) Deudores varios (150 €).
• Haber: (572) Bancos (150 €).

Asiento luego del pago de la factura: 

Una vez que se emite la factura por los honorarios - en la que se incluye el IVA repercutido del 21 % únicamente sobre los honorarios, y se añade el importe de los suplidos sin IVA - se realiza el siguiente asiento contable:

• Debe: (430) Clientes (755 €)  [500 (honorarios) + 105 (IVA) + 150 (suplido)]
• Haber: (705) Prestación de servicios (500 €)
• Haber: (477) Hacienda Pública, IVA repercutido (105 €) [500 * 0.21]
• Haber: (440) Deudores varios (150 €)

No hay que olvidar que los suplidos no llevan IVA en la factura que emites a tus clientes, por lo tanto deben aparecer con el tipo de IVA del 0%.

¿Qué ocurre si el cliente no paga un suplido?

En caso de que un cliente no realice el pago de los suplidos, estos se consideran como una deuda comercial ordinaria. Tal escenario implica que el profesional tiene que seguir los procedimientos de reclamación de deudas, incluyendo una reclamación amistosa y formal antes de llegar al reclamo judicial. 

Facturación de suplidos: Normativa y modelos oficiales

El Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre establece todas las normas que regulan las obligaciones de facturación, incluyendo el pago de los suplidos. En él se mencionan los requisitos que debe cumplir el gasto y su tratamiento fiscal. 

Ahora bien, con respecto a los modelos oficiales de declaración de impuestos, podemos destacar lo siguiente: 

• Modelo 303: La declaración trimestral del IVA para los profesionales no incluye la base imponible de los gastos suplidos. En términos contables, estos gastos son reembolsados y no se relacionan con los servicios del profesional o la empresa. 
• Modelo 347: En la declaración anual de operaciones con terceros sí se mencionan los suplidos, pero sólo en el caso de las actividades realizadas con un mismo cliente superan los 3 005.06 € en total (honorarios + suplidos). 

Aunque no existen procedimientos específicos para registrar estos gastos, se recomienda tener un libro de registro de todas las facturas generadas. Esto ayuda a mantener un control de los gastos que debe reembolsar cada cliente. 

Suplido en nómina: Concepto, tratamiento fiscal y contable

Si en una empresa alguno de tus trabajadores realiza un gasto asociado a sus obligaciones, la empresa debe realizar un suplido en nómina. Este concepto se refiere a los pagos que se hacen al empleado como reembolso a través de la nómina. 

Dicho pago no corresponde a una remuneración del trabajador, por lo que no se realiza ninguna retención del IRPF. Para que esto ocurra, tienen que justificar correctamente los gastos, tal como te mencionamos en las secciones anteriores. No obstante, cada empresa puede tener políticas internas específicas sobre cómo justificar los gastos suplidos. 

Suplidos en sectores específicos: Casos y particularidades

Existen algunas áreas profesionales donde se aplican los gastos suplidos con mayor frecuencia o donde se tienen que considerar algunos requisitos adicionales. Aquí destacan casos como: 

• Suplidos en el sector jurídico: Los abogados suelen aplicar los suplidos frecuentemente al pagar tasas judiciales, gastos de procurador, notaría, registros e incluso gastos de desplazamiento o alojamiento. 
• Suplidos internacionales: Igualmente, se pueden hacer suplidos si se realiza un gasto fuera de España. Eso sí, para ello se han de considerar aspectos tales como los cambios de divisa, el IVA deducible del extranjero y la justificación del gasto. 

Aunque cada gasto suplido se aplica de forma diferente según la profesión, los requisitos legales de las facturas se mantienen igual. 

Software de facturación y suplidos: Cómo elegirlo para 2025

Si tu empresa o servicio profesional maneja una gran cantidad de suplidos al año, resulta conveniente invertir en un software de facturación que te permita organizar y manejar tus finanzas con mayor facilidad. En este sentido, los programas que escojas deben tener características como: 

• Permitir la separación de las líneas de facturación de honorarios y suplidos. 
• Ser capaz de asignar el tipo de IVA del 0 % a los gastos suplidos. 
• Habilitar la opción de adjuntar la factura original del gasto. 
• Generar un informe de suplidos recibidos y por cobrar. 
• Permitir la personalización de las facturas. 
• Ser compatible con tu sistema de contabilidad. 

Es importante que determines cuáles son tus necesidades de manera que puedas evaluar varias opciones de software hasta conseguir el que mejor se adapte a tus requerimientos. 

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FAQ

¿En qué sectores no es habitual aplicar suplidos y por qué?

Existen sectores donde los suplidos no se aplican habitualmente, ya que la adquisición de productos o servicios no requiere la figura de un intermediario. Aquí se incluyen sectores financieros, hostelería, restauración o industrias de manufactura, entre otros. 

¿Un suplido puede considerarse ingreso si no se justifica correctamente?

Sí, un suplido puede considerarse como un ingreso ordinario por parte de la Agencia Tributaria si este no está bien justificado. Esto implica que el monto recibido estará sujeto a impuestos. 

¿Cómo gestionar suplidos cuando el proveedor no emite factura válida?

En estos casos, es importante insistir al proveedor para que emita la factura correctamente. Si esto no es posible, lo más recomendable es ingresar el monto del gasto como parte de tus honorarios y no como suplidos. 

¿Cómo afecta el retraso en el reembolso de suplidos a la contabilidad del ejercicio fiscal?

Contablemente, el asiento del suplido permanecerá como un saldo pendiente para la empresa o profesional. Aunque el gasto no repercute en el pago de impuestos, sí puede generar un desequilibrio económico. 

¿Se pueden emitir suplidos a nombre de un tercero por cuenta del cliente?

Emitir suplidos a nombre de un tercero es posible sólo si se cumplen los requisitos de facturación y justificación de los gastos. Lo más importante es que la factura esté a nombre del cliente final.