Guía del Mandato SEPA para acreedores y deudores

¿Qué es el mandato SEPA?

El mandato SEPA (Single Euro Payments Area) es una autorización que permite a un acreedor, como un proveedor o vendedor, debitar fondos directamente de la cuenta bancaria del deudor dentro de la Unión Europea y otros países participantes. El mandato de adeudo directo es un documento emitido por el deudor que contiene los datos obligatorios necesarios y autoriza al acreedor a realizar cobros periódicos de manera automatizada.

El principal objetivo del mandato SEPA es unificar y facilitar los pagos transfronterizos dentro del área SEPA, lo que garantiza la seguridad y la eficiencia de las transacciones entre los países miembros. Este sistema incluye a los 27 países de la Unión Europea, además de Andorra, Ciudad del Vaticano, Mónaco, Reino Unido, San Marino, Suiza, Islandia, Liechtenstein y Noruega.

La diferencia entre el mandato SEPA y el documento SEPA reside en su función: el mandato SEPA es la orden que permite realizar el cobro, mientras que el documento SEPA es simplemente el formulario que se completa para formalizar dicha autorización. Este formulario varía según el tipo de adeudo, pero en todos los casos, los mandatos firmados deben cumplir con los requisitos establecidos para ser válidos y tener respaldo legal en caso de disputas.

Tipos de mandato SEPA

Existen dos formas de llevar a cabo el mandato de la Single Euro Payments Area: Mandato SEPA Core y Mandato SEPA B2B. Echemos un vistazo.

Mandato Sepa Core

El mandato SEPA Core está diseñado para transacciones entre consumidores y empresas. Permite a los acreedores realizar cobros recurrentes como pagos de facturas, alquileres o suscripciones, mediante un débito directo de la cuenta del deudor. La gran mayoría de los comercios que admiten adeudos aceptan la modalidad Adeudos directos SEPA.

Para que se ejecute correctamente, el deudor debe firmar la orden de domiciliación bancaria, ya sea mediante firma electrónica o física, y presentar todos los datos obligatorios a su entidad bancaria. El acreedor, por su parte, debe custodiar el mandato firmado para reflejar cualquier modificación o cancelación futura.

Es importante tomar esto en cuenta ya sea una firma electrónica o tradicional. Este esquema utiliza el formato específico ISO 20022 XML, y se clasifica según el tipo de adeudo: 

• FRST (primer pago)
• RCUR (recurrente)
• OOFF (pago único)
• FNAL (último pago)

En el caso de adeudos únicos, la solicitud debe presentarse a la entidad bancaria al menos 7 días hábiles antes del cobro. Para adeudos recurrentes, el plazo es de 4 días hábiles.

Para ilustrar cómo funciona, pongamos un ejemplo. Un habitante de España que habitualmente se encargue de comprar alimentos importados de manera mensual, puede generar un Mandato SEPA, para que la empresa que se ubica en otro país (Alemania) haga el cobro de manera automática. Por supuesto, esto podrá funcionar independientemente de que sea un pago único o recurrente. 

Mandato SEPA B2B

El Mandato SEPA B2B se utiliza exclusivamente para transacciones entre empresas o entre un empresario autónomo y una empresa. Se utiliza principalmente para pagos recurrentes como el reembolso de préstamos o compras importantes. A diferencia del mandato SEPA Core, el B2B no permite la devolución de los pagos una vez autorizados, lo que proporciona mayor seguridad para los acreedores.

El mandato SEPA B2B debe ser emitido y firmado por ambas partes, y la entidad bancaria que recibe la orden de domiciliación está obligada a conservar el documento mientras el mandato esté vigente. Además, es obligatorio que estas transacciones se realicen en euros y solo entre entidades empresariales dentro del espacio SEPA, excluyendo a los consumidores finales.

¿Cómo se rellena un mandato SEPA?

El proceso para rellenar un mandato SEPA varía según el tipo (Core o B2B), pero ambos deben cumplir con ciertos requisitos básicos y contener información detallada para su correcta ejecución:

1. Datos del acreedor:
   • Nombre del acreedor: nombre completo de la entidad que realizará los cobros. Ejemplo: "Servicios Energéticos, S.A."
   • Identificador del acreedor: el número de identificación del acreedor (ID), que es obligatorio. Este número puede ser proporcionado por la entidad que realiza el cobro.
   • Dirección completa: añadir la dirección postal del acreedor, incluyendo calle, ciudad y código postal.
2. Datos del deudor:
   • Nombre del deudor: nombre completo de la persona o empresa que autoriza el cobro. Ejemplo: "Juan Pérez García" o "Empresa XYZ, S.L."
   • Dirección completa: dirección postal del deudor.
   • Número de cuenta IBAN: debes proporcionar el IBAN de la cuenta desde la que se realizarán los pagos. Asegúrate de que el IBAN sea correcto y pertenezca al titular del mandato.
   • BIC: opcional, pero en algunos casos se solicita el código BIC (Bank Identifier Code), que identifica el banco.
3. Referencia del mandato: este campo puede ser proporcionado por el acreedor y sirve para identificar el mandato de manera única. Ejemplo: "Ref825859852".
4. Fecha y lugar de la firma: es necesario indicar la fecha y el lugar en el que se firma el mandato. Ejemplo: "Madrid, 12 de septiembre de 2024".
5. Firma del deudor: el deudor debe firmar el mandato para autorizar la domiciliación bancaria. Si es una empresa, puede ser necesario incluir la firma de un representante autorizado.

En el caso de un Mandato SEPA Core, el formulario debe incluir una autorización para que el banco del deudor procese las instrucciones de débito. El deudor tiene derecho a solicitar un reembolso de cualquier transacción no autorizada dentro de las ocho semanas posteriores al débito.

Para el Mandato SEPA B2B, además de los datos anteriores, se requiere una confirmación adicional del deudor, quien debe notificar a su banco sobre el mandato antes del primer cobro. Dado que en este tipo de mandato no se permite el reembolso de los pagos, es crucial que todas las partes revisen y firmen el documento cuidadosamente para evitar errores o malentendidos.

Formatos en los que se puede generar un mandato SEPA:

• Formato en papel: es el formato más común, donde el deudor firma físicamente el documento.
• Formato electrónico: en algunos casos, se permite un mandato electrónico, firmado mediante mecanismos de autenticación electrónica, como firmas digitales o validaciones a través de plataformas seguras.

Errores comunes al generar un Mandato SEPA

Es importante prestar suma atención al momento de hacer los mandatos firmados. Si cometemos errores, una de las dos partes podría desconfiar de tener que llenar un mandato completamente nuevo. Por ello, es importante seleccionar el IBAN correcto, que los datos estén bien, tener la liquidez necesaria para ejecutar el mandato, que estén todas las firmas y tener todos los datos de forma correcta. 

También debes mirar si la firma del deudor es correcta y si todos los datos de identificador del acreedor corresponden. Cualquier mínimo detalle podría retrasar lo que necesitas hacer.

¿Qué beneficios tiene el Mandato SEPA?

El hecho de que este mandato lleve funcionando desde hace más de 20 años y siga siendo uno de los principales en todo el continente, se debe a varios factores:

• Los pagos se pueden hacer de manera rápida: de hecho, quienes tienen muchos clientes, disponen de distintos mandatos SEPA, y así, no pierden demasiado tiempo en estos cobros.
• Facilidad para empresas y consumidores: como el banco se encarga de hacer las transacciones, no depende de una empresa o particular.
• Seguridad: la transacción se hace entre dos interesados, pero un tercero (el banco) se encarga de hacer que funcione de la manera correcta y con la seguridad necesaria. 
• Rango de precios y eliminación de tarjetas: el mandato SEPA te elimina las comisiones de tarjetas de banco, además de que no presenta límites de pagos incómodos que suelen tener otros métodos, ya sea un pago único o recurrente.
• Uniformidad en los pagos dentro de la zona SEPA: al estandarizar los procedimientos de pago, las empresas pueden operar más fácilmente en diferentes mercados europeos, fomentando así el comercio y la cooperación entre países.

Requisitos para emitir un mandato SEPA

Para emitir un mandato SEPA, es necesario cumplir ciertos requisitos clave que aseguren la validez del proceso:

• Documentación necesaria: el mandato requiere identificación completa del acreedor y deudor, IBAN, firma autorizada y referencia única de mandato.
• Requisitos legales y regulatorios: el mandato SEPA debe cumplir con la normativa europea de pagos, incluyendo la autenticación del deudor y consentimiento explícito. Es esencial garantizar que se cumplan las normativas sobre protección de datos personales, asegurando que la información del titular sea manejada adecuadamente.
• Responsabilidad de la empresa emisora y del titular de la cuenta: la responsabilidad en el contexto de un mandato SEPA se distribuye entre la empresa emisora y el titular de la cuenta. La empresa debe obtener y conservar el mandato firmado, mientras el titular es responsable de proveer datos precisos y actualizados.

Cómo gestionar y cancelar un mandato SEPA

Gestionar adecuadamente un mandato SEPA es fundamental para mantener el control sobre los pagos automáticos y garantizar su validez en el tiempo. A continuación, te explicamos cómo gestionar y, en su caso, cancelar un mandato SEPA:

1. Firma y almacenamiento del mandato: una vez firmado por el deudor, el acreedor debe conservar una copia del mandato, ya sea en formato físico o digital. Este documento es clave para demostrar el consentimiento del deudor en futuras auditorías o conflictos.
2. Envío a la entidad bancaria: el acreedor envía los datos del mandato a su banco para activar la domiciliación. Esta información debe incluir el IBAN, el nombre del deudor y la referencia única.
3. Control y actualización: el mandato debe ser gestionado de forma continua, revisando su vigencia y actualizando cualquier dato del deudor o acreedor, como cambios de cuenta bancaria o dirección.
4. Cobros periódicos o puntuales: el acreedor usa el mandato para procesar cobros automáticos conforme a los términos acordados. Estos pueden ser periódicos o puntuales, según lo indicado.

El deudor puede cancelar el mandato en cualquier momento. No es necesario involucrar a los bancos. El acreedor debe archivar y almacenar la documentación de la cancelación. El acreedor también puede cancelar un mandato en cualquier momento, de acuerdo con los términos del contrato. Debe informar al deudor sobre la cancelación en un plazo máximo de 5 días.

Una vez cancelado, el mandato no puede volver a utilizarse. Si se requieren cobros futuros, se debe obtener un nuevo mandato.

¿Cómo verificar y actualizar un mandato?

Es fundamental que tanto el acreedor como el deudor revisen periódicamente los datos del mandato (IBAN, nombre, dirección) para garantizar su exactitud. Si alguno de los datos cambia (cuenta bancaria, titularidad, etc.), el deudor debe notificar al acreedor. El acreedor deberá generar un nuevo mandato actualizado con la firma del deudor.

Tanto el acreedor como el deudor pueden verificar la vigencia del mandato consultando con sus respectivas entidades bancarias. En caso de errores, el mandato debe ser corregido o renovado.

¿Es obligatorio mantener el mandato SEPA?

Sí, el mandato SEPA es obligatorio mientras se realicen cobros domiciliados. El acreedor debe conservar el mandato firmado mientras esté vigente y haya pagos pendientes o recurrentes.

Sin embargo, si el deudor decide cancelar el mandato, este deja de ser obligatorio. La cancelación puede solicitarse directamente al acreedor o a la entidad bancaria, y debe hacerse con antelación suficiente para detener los cobros futuros.

Diferencias entre el mandato SEPA y otros tipos de mandatos

Las diferencias entre el mandato SEPA y otros tipos de mandatos, como los mandatos bancarios tradicionales o los mandatos fuera de la zona SEPA, radican en estos aspectos:

Mandato SEPA en el ámbito empresarial

El mandato SEPA en el ámbito empresarial es una herramienta clave para la automatización y gestión eficiente de pagos que permite a las empresas simplificar cobros y pagos recurrentes dentro de la zona SEPA. A continuación, se explica cómo implantar la SEPA en una empresa:

• Evaluación del sistema de pagos actual: la empresa debe revisar su actual infraestructura de pagos, identificando cómo se gestionan las domiciliaciones bancarias. Es crucial que el sistema sea compatible con los requisitos de SEPA, como el uso de IBAN y, en algunos casos, del BIC.
• Adaptación tecnológica: es recomendable implementar soluciones tecnológicas (ERP o sistemas bancarios) que puedan procesar pagos SEPA. Estos sistemas deben ser capaces de emitir los archivos XML ISO 20022, que es el formato estandarizado para las transacciones SEPA.
• Obtención del Identificador de Acreedor: Para realizar cobros SEPA, la empresa debe solicitar un Identificador de Acreedor SEPA (CI) a su banco. Este número único identifica a la empresa en todas sus domiciliaciones.
• Generación y archivo de mandatos: la empresa debe obtener los mandatos firmados por los clientes (deudores), ya sea en formato físico o digital. Es importante garantizar que todos los mandatos estén correctamente almacenados y accesibles en caso de auditoría o conflicto.
• Integración con bancos: la empresa debe configurar la relación con su banco para enviar los datos de los mandatos SEPA y gestionar los cobros domiciliados. Es necesario cumplir con los plazos de envío y con las reglas de anticipación de cobro establecidas por la normativa SEPA.

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Conclusión

En el caso de tener el interés de hacer un mandato SEPA como método de pago, anímate a proponer ese tipo de pago a la compañía o empresa. Eso sí, debes tener toda tu documentación al día y también en la entidad bancaria.

Si todo está correcto, basta con hacer la documentación de manera online o física, para que comiencen a ejecutarse los cobros en un día determinado del mes. Será tal cual como domiciliar un tipo de cobro de un servicio básico en tu día a día. 

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo cancelar un mandato SEPA ya emitido?

Actualmente, tanto el deudor como el acreedor pueden revocar el mandato SEPA en cualquier momento que se considere oportuno. Si la revocación es iniciativa del deudor, el banco que tiene la cuenta, no informará a la plataforma de pago. Sin embargo, las eventuales futuras transacciones que se refieren al mandato entrarán en impagos. En caso de que sea generado por el acreedor, de igual forma. No se notificará, pero simplemente se dejará de hacer el cobro en el tiempo correspondiente. 

¿Cómo se puede verificar la validez de un mandato SEPA?

Es importante tomar en cuenta que cada mandato SEPA dispone de una referencia única de mandato, nombre del pagador, número de cuenta IBAN, código BIC y nombre de la compañía del comerciante., además de también el código postal y el país. También es importante que se dispongan de las firmas necesarias. Se debe cumplir con cada uno de esos requisitos para que sea completamente válido.

¿Qué debo hacer si hay un error en un mandato SEPA emitido?

Independientemente de cuál sea el error que hayas notado en el mandato SEPA, deberás volver a generar un formulario correspondiente, ya que la entidad bancaria bajo ninguna circunstancia aceptará un documento con errores.