Libro mayor: guía sobre este registro contable y su importancia

¿Qué es el libro mayor en contabilidad?

El libro mayor es uno de los registros contables más importantes que debe tener una empresa. Allí se registran y organizan por cuentas cada una de las transacciones económicas realizadas durante un año fiscal. 

Contrario a otras cuentas anuales en España, este libro no es obligatorio, es decir, que no se tiene que presentar ante Hacienda. Sin embargo, constituye una pieza fundamental para estudiar y evaluar la salud financiera y la contabilidad de una empresa. 

Función del libro mayor en la contabilidad

El Plan General de Contabilidad establece cuáles son las normas que deben seguir las empresas para realizar su registro contable, especificando también cómo se maneja el libro mayor y sus funciones. 

En este sentido, la importancia de este registro no se debe subestimar, ya que te permite: 

• Organizar todos los movimientos de la empresa en sus cuentas correspondientes para tener un control minucioso de las actividades. 
• Al tener las operaciones registradas en un solo libro, este sirve como la base para completar otros estados financieros como el balance general, el estado de pérdidas y ganancias, etc. 
• Hacer un análisis de la situación financiera de tu empresa con la finalidad de mejorar la toma de decisiones a futuro. 
• Al estar incluidas todas las transacciones realizadas, es más fácil detectar errores en el registro contable, evitando así posibles sanciones.
• Finalmente, la estructura y el nivel de detalle del libro mayor facilitan la tarea de conciliar las cuentas con los estados financieros externos.

Estructura del libro mayor

Antes de conocer cómo hacer un libro mayor, es importante que reconozcas los siguientes conceptos:

• Activos: son todos los bienes y derechos que posee tu empresa y que te generarán beneficios económicos en el futuro. Algunos ejemplos de activos son los terrenos, el dinero en efectivo, las cuentas por cobrar y las patentes, entre otros. 
• Pasivos: un pasivo es una obligación que se tiene con un tercero y que se debe pagar próximamente. Estas deudas se representan en forma de cuentas por pagar, impuestos y préstamos. 
• Patrimonio: es la diferencia que hay entre los activos y los pasivos, es decir, es el valor residual que corresponde a los propietarios de la empresa. 
• Ingresos: son los aumentos de patrimonio neto que se generan por la actividad económica realizada y te ayudan a aumentar tus activos o disminuir los pasivos. 
• Gastos: se trata de una disminución del patrimonio generada por la propia actividad ordinaria de la empresa como, por ejemplo, cuando se compra materia prima. 

Columnas típicas del libro mayor

El libro mayor de contabilidad se organiza en forma de tabla con varias columnas donde se ingresan los asientos contables. Estas son algunas de las columnas más destacadas: 

• Fecha: se coloca exactamente cuándo se realizaron las operaciones;
• Descripción: es un pequeño resumen de la transacción, de manera que puedas identificarla con más facilidad;
• Débito/Crédito: en estas columnas se registran los valores monetarios. Cada transacción afecta al menos a dos cuentas contables de una empresa. En una se registra como débito y en la otra como crédito;
• Saldo: por último, el saldo es la diferencia entre el total de los débitos y el total de los créditos de una cuenta.

Todo esto se puede entender mejor con un ejemplo. Imagina que realizas la compra de ordenadores para tu oficina por un coste de 1000 €. En el libro mayor registramos la compra en la cuenta de “Equipos de oficina” como un activo: 

Sin embargo, en la cuenta de “Proveedores”, la misma compra se anota en el libro como un pasivo y, por ende, el monto aparece en la columna de crédito: 

Relación entre el libro diario y el libro mayor

El libro diario es otro elemento fundamental en la gestión financiera, puesto que allí se registran de forma cronológica, y sin clasificar en cuentas, todas las actividades económicas realizadas.

Este es un libro obligatorio en España, siendo esta la gran diferencia entre libro diario y libro mayor. Sin embargo, ambos documentos están fuertemente relacionados. 

Para lograr la coherencia contable, ambos se tienen que actualizar constantemente siguiendo un proceso conocido como «asentar», que consiste en trasladar la información del libro diario al libro mayor. 

Proceso de registro

Es sumamente importante que los libros contengan las mismas transacciones, para facilitar la comprobación de la información. Para ello, te recomendamos: 

1. Identificar las cuentas afectadas por los movimientos de la empresa registrados previamente en el libro diario. 
2. Buscar dichas cuentas en el libro mayor y registrar la transacción considerando cuáles son los débitos y créditos. 
3. Calcular el saldo de la cuenta, es decir, restar la columna de débito y crédito. 

¿Cómo hacer un libro mayor?

Para crear un libro mayor puedes seguir estos pasos: 

• Crea una cuenta para cada categoría: puedes guiarte del Plan General de Contabilidad para identificar las cuentas que pueden resultar afectadas según tu actividad. 
• Registra las transacciones: escribe en el libro diario todas las operaciones económicas de forma cronológica.
• Transfiere los registros del libro diario al libro mayor: aquí tendrás que asentar la información, es decir, determinar cuáles son los asientos contables afectados en cada transacción para su posterior registro en el libro. 
• Organizar las cuentas en el libro mayor: aunque no existe un formato específico para el registro en cada cuenta, asegúrate de incluir la fecha del movimiento, los montos correspondientes al débito, crédito y el saldo. 
• Balancear las cuentas: verifica que la suma de los saldos deudores sea igual a la suma de los saldos acreedores. De ser así, el libro está equilibrado y, en caso contrario, existe un error que hay que identificar y corregir. 
• Revisar y conciliar las cuentas: el paso final será comparar el registro contable con otras cuentas anuales para asegurarte de que todo coincida. 

¿Cómo debe estar estructurado el libro mayor?

La estructura del libro mayor puede variar dependiendo de la complejidad de tu empresa. Como hemos mencionado, los principales elementos que debes incluir son: 

• Número o identificación de la cuenta;
• Fecha de la transacción;
• Descripción de la operación; 
• Columna de crédito y débito;
• Saldo final de la cuenta.

También se pueden agregar otros espacios que permitan tener una visión más amplia de las operaciones registradas. En caso de que necesites más información, puedes colocar en el libro mayor: 

• Referencias a facturas, recibos u otros documentos;
• Nombre del proyecto, si estás trabajando en varios al mismo tiempo; 
• Desglose de subcuentas afectadas por la transacción realizada. 

Ejemplo de libro mayor

Vamos a suponer que una pequeña tienda de ropa realiza los siguientes asientos del libro diario: 

• 01/10/2024: la actividad de la tienda se inicia con un capital de 10 000 € en caja.
• 05/10/2024: venta de ropa al contado (disminuye el saldo de caja y aumentan las ventas).
• 10/10/2024: se paga el alquiler del local (disminuye el saldo de caja y aumenta el gasto de alquiler).
• 15/10/2024: hay una compra de mercadería a crédito (aumenta la deuda con proveedores).
• 20/10/2024: se realiza una venta a crédito a un cliente (aumentan la cuenta de clientes y las ventas).

Con todos estos movimientos de la empresa registrados, el libro mayor se vería de la siguiente forma: 

Cuenta: Caja

Cuenta: Clientes

Cuenta: Proveedores

Cuenta: Gasto de alquiler

Cuenta: Ventas

Errores comunes y cómo corregirlos en el libro mayor

Tanto el libro mayor como el libro diario son susceptibles de presentar errores por descuido o desconocimiento del encargado de hacer el registro. En este sentido, algunos de los fallos más comunes son: 

• Olvidar registrar una o varias operaciones;
• Acreditar un cargo o abono a una cuenta a la que no corresponde la operación;
• No especificar la fecha del movimiento;
• Colocar un monto incorrecto;
• Ingresar una transacción dos veces en la misma cuenta. 

Estos errores crean un desequilibrio en el saldo final del libro mayor de contabilidad, lo que debe subsanarse en el momento de hacer una conciliación. Es por eso que se utilizan asientos contables especiales que permiten corregir los fallos: 

1. Asiento de ajuste: este se utiliza para registrar un nuevo asiento que reemplace aquel que tiene el error. 
2. Asiento de reversión: se utiliza cuando se confunden los montos en las columnas, de manera que se invierte el crédito y débito de la operación errónea.

Consecuencias de los errores en los informes financieros

En caso de presentar algunos de los errores mencionados, seguramente existirá un desequilibrio en la contabilidad de una empresa. Si esto no se detecta con tiempo, es posible que tengas problemas de gestión interna, lo cual te ocasionará falta de liquidez. 

También puedes perder la reputación ante los clientes y proveedores, y recibir sanciones de la Agencia Tributaria. Dependiendo de la magnitud del error, incluso puedes tener problemas para conseguir inversores o financiamiento. 

Beneficios de usar correctamente un libro mayor

Algunas de las principales ventajas de saber qué es un libro mayor y usarlo correctamente son: 

• Facilita la toma de decisiones financieras: este registro te permite identificar patrones de ingresos o gastos, de manera que puedas tomar mejores decisiones a largo plazo. 
• Mejora la transparencia y precisión en los informes contables: tu empresa tendrá mejor reputación entre los clientes y proveedores, así como también entre los futuros inversores. 
• Cumplimiento con las normativas legales y fiscales: al funcionar como una base para otros estados financieros, el libro mayor se hace esencial para cumplir con lo establecido en el Plan General de Contabilidad. 
• Evita fraudes y malas prácticas contables: este libro representa una herramienta ideal para detectar errores en los registros, así como posibles actividades ilícitas que te puedan generar sanciones en el futuro. 

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Conclusión

Para llevar un libro mayor de forma organizada, lo mejor siempre será utilizar un programa de contabilidad especializado que te facilite el registro de los asientos contables y te permita minimizar los errores. Esto implica además formar a tu personal y mantenerlos actualizados sobre las normas contables existentes. 

Hacer conciliaciones constantes te permitirá identificar cualquier fallo en poco tiempo, sobre todo si tienes toda tu documentación ordenada. Además, conviene realizar auditorías internas y contratar los servicios de algún asesor especializado en el tema. 

Preguntas frecuentes

¿Cómo se corrige un error en el libro mayor?

Para esto puedes usar un asiento de ajuste, con el que reemplazas el asiento erróneo con uno nuevo, o con un asiento de reversión, que permite intercambiar el monto del crédito y débito en los casos que sea necesario. 

¿Es obligatorio llevar un libro mayor en todas las empresas?

No, en España este registro no es obligatorio. Sin embargo, recuerda que la función del libro es ayudarte a mejorar la gestión contable de tu empresa y ser la base de otros estados financieros. 

¿Qué diferencia al libro mayor de otros libros contables?

La principal diferencia con otros libros contables, como el balance de situación, es que en el libro mayor se registran todas las transacciones en cuentas separadas, dando así un resumen de los balances de cada una de ellas.