La factura simplificada es una forma de facturación electrónica que se puede utilizar para ciertas transacciones comerciales. En este texto vamos a explicar qué es este tipo de factura, cuáles son los requisitos para usarla, cómo se compara con otras y cuándo no la podemos usar.

Contenido

¿Qué es una factura simplificada?

La factura simplificada es un tipo de factura que se usa para deducir gastos de una empresa en donde solo se incluyen los datos fiscales del emisor. Es decir, no es necesario que aparezcan los datos fiscales del receptor. Por eso, se la llama simplificada, ya que es más simple de hacer.

Esta es una factura que sustituye a los antiguos tickets desde 2013, cuando se publicó en el Real Decreto 1619/2012. Solo se utiliza para ciertas transacciones como ventas o servicios o cualquier otro tipo de servicio prestado.

¿Cuáles son los requisitos para una factura simplificada?

Es verdad que la factura simplificada es más fácil que la factura electrónica ordinaria. Sin embargo, debe cumplir ciertos requisitos para que sea válida y pueda emitirse una factura. 

Límites de la factura simplificada

La principal limitación de la factura simplificada es que su importe no puede superar los 400 euros, con IVA incluido. No obstante, existen excepciones en las que se permite expedir factura simplificada por operaciones de hasta 3.000 euros con IVA incluido, siempre que se cumplan determinadas condiciones establecidas por la normativa tributaria.

Los servicios y operaciones que pueden incluirse en una factura simplificada son, entre otros:

  • Ventas o servicios a domicilio;
  • Ventas al por menor;
  • Servicios de tintorería;
  • Transporte de personas;
  • Transporte de equipajes;
  • Utilización de autopistas de peaje;
  • Aparcamiento para los coches u otros vehículos;
  • Servicios que haya en centros de belleza, lavanderías y peluquerías;
  • Tarjetas de teléfono;
  • Utilización de instalaciones deportivas;
  • Usos de restaurantes, cafeterías, bares y sitios parecidos;
  • Servicios de ambulancia;
  • Cualquier otro tipo de servicio que sea autorizado por el departamento de gestión tributaria de la agencia del estado que esté a cargo de la administración tributaria.

Como podemos ver, son varios los conceptos que se pueden incluir en una factura simplificada.

En el caso de expedir una factura rectificada (es decir, se corrige a otra factura), esta debe cumplir con los requisitos de la simplificada para que pueda emitirse como tal. Si el importe supera esos límites, la factura rectificada deberá emitirse como una factura ordinaria.

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¿Cuáles son las principales diferencias entre una factura y una factura simplificada?

La principal diferencia que hay entre la factura simplificada y la factura completa es que en la primera no es necesario especificar información del receptor de la factura como el NIF y domicilio.

La finalidad principal de una factura simplificada es acreditar que se ha efectuado un pago, sin necesidad de dar más detalles. Es ideal para transacciones pequeñas como las ventas al por menor.

La factura ordinaria se utiliza para transacciones más complejas y es necesaria a efectos contables y de deducción del IVA. Requiere más tiempo y detalles, por lo que es más compleja de preparar, y suele emitirse antes o en el momento de la transacción.

Ventajas e inconvenientes de la factura simplificada

Las principales ventajas que tiene la factura simplificada son:

  • No es necesario incluir los datos del receptor, salvo en contadas ocasiones como cuando el destinatario es un empresario o profesional.
  • El objetivo de la factura es solo acreditar que se ha efectuado un pago, sin la necesidad de aportar más datos.
  • La factura simplificada se puede emitir después de la transacción.
  • La factura ordinaria debe incluir ciertos detalles obligatorios. Sin embargo, la simplificada no necesita de tantos datos, por lo que su emisión es fácil.

Sin embargo, no todo es tan bonito como lo parece, puesto que puede tener algunas desventajas e inconvenientes:

  • Si el receptor es un empresario o profesional, será necesario incluir sus datos.
  • Puede no proporcionar suficiente información para fines contables o auditorías más complejas.

¿Cómo funcionan las deducciones de IVA?

En el caso de las deducciones de IVA e IRPF, solo se pueden deducir los del IRPF con la factura simplificada. En el caso de querer deducir también el IVA, será necesario emitir una factura ordinaria. Las empresas deben asegurarse de emitir o solicitar facturas ordinarias en transacciones donde se requieran deducciones de IVA.

¿Qué información debe aparecer en una factura simplificada?

Ahora que ya conoces las principales diferencias entre las facturas ordinarias y las simplificadas, vamos a ver cuáles son los datos necesarios para la simplificada:

Número y en su caso serie si es necesario. Además, la numeración debe ser correlativa.

La fecha de emisión de esta. En el caso de que la operación se hiciera en otra fecha, también se deben especificar.

  • Los datos fiscales del emisor como el nombre, el NIF y la dirección fiscal.
  • El producto o servicio que se ha prestado, aunque no es necesario incluir muchos detalles.
  • La base imponible en una factura y el tipo de IVA que se aplica. En el caso de que los productos y servicios tengan varios, se deben especificar cada uno de ellos.
  • El importe total.

Si se trata de una factura rectificativa, es necesario incluir el detalle de esta y el por qué se modifica.

Como hemos comentado ya en varias ocasiones, no es necesario incluir los datos del receptor. Sin embargo, si se quiere deducir el impuesto, sí será necesario incluirlos, así como la cuota que repercute a este.

Ejemplo de factura simplificada

A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo se ve una factura simplificada:

Factura

Empresa:

Dirección:

Código postal:

NIF:

Teléfono:

Email:

Factura simplificada número:

Fecha de factura:

Fecha de vencimiento:

Descripción

 

 

 

 

CantidadUnidadPrecioIVAImporte

 

Importe a pagar:

 

 

 

Guía paso a paso para emitir una factura simplificada

Crear una factura simplificada es un proceso muy similar a los otros tipos de facturas. Seguidamente, te vamos a explicar los pasos que debes seguir para crear una.

Paso 1: Por qué creas la factura

Antes de empezar, tienes que tener claro por qué estás creando esta factura. Ten en cuenta que solo se pueden añadir los servicios y productos que hemos comentado más arriba.

En la factura misma tienes que indicar de qué trata y añadir la palabra factura. También debe tener un indicador. Este es un número correlativo a la serie que hacemos referencia. Por último, recuerda indicar la fecha en que se emite la factura.

Paso 2: prepara toda la información que se requiere

Es necesario incluir los datos fiscales del emisor como el NIF y la dirección fiscal. Además, se deben indicar todos los productos y servicios que se han vendido de forma detallada. Para ello, se requieren las unidades (en caso de que haya), el precio unitario del servicio o el producto y el precio final. Finom te puede ayudar a poner toda esta información en la factura simplificada.

Paso 3: rellena el documento

Toda la información anterior la tienes que añadir en la factura, así como el IVA correspondiente. Este se calcula sobre la base imponible, que es el precio base del servicio o el producto que se ha vendido sin impuesto.

Paso 4: comprueba que todos los datos son correctos:

Verifica que todos los datos e información detallada son correctos. Si ves que algo no cuadra, no dudes en comprobarlo de nuevo. Piensa que si emites la factura, tendrás que rectificar más adelante, con todo lo que ello conlleva.

Paso 5: guarda la factura y una copia suya

Tras comprobar que todo es correcto, ya puedes guardar la factura para emitirla. Guarda siempre una copia por si alguna administración te la pide en el futuro.

¿En qué casos no se puede emitir una factura simplificada?

Existen varios supuestos en los que no se puede emitir una factura simplificada. Estos son:

  • Si son ventas a distancia.
  • Operaciones que se realizan fuera del territorio de aplicación del tipo impositivo que se aplica.
  • Si son entregas intracomunitarias de bienes.
  • En las operaciones que hay inversión del sujeto pasivo.

Como hemos visto a lo largo de este texto, la factura simplificada es ideal para crearla y emitirla en los casos que hemos expuesto, ya que requiere menos información que los otros tipos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una factura simplificada y una factura completa?

La factura simplificada recoge únicamente los datos mínimos exigidos por la normativa, mientras que la factura completa incluye información detallada sobre el emisor, el receptor y la operación.

¿Cuál es el importe máximo para emitir una factura simplificada?

Generalmente, se permite emitir una factura simplificada para operaciones de hasta 400 € (IVA incluido). No obstante, existen excepciones que permiten emitirla hasta por 3000 €, siempre que se cumplan los requisitos específicos establecidos en la normativa fiscal.

¿Cuánto tiempo se debe conservar una factura simplificada?

Debe conservarse durante 4 años para la Agencia Tributaria y 6 años para efectos contables, al igual que una factura completa.

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