Cuenta de pérdidas y ganancias: qué es, su relevancia y estructura

¿Qué es una cuenta de pérdidas y ganancias?

Según el Plan General de Contabilidad, la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG), también conocida como estado de resultado del ejercicio, es una de las cuentas anuales que debes presentar ante la Agencia Tributaria. 

Allí se refleja de forma simple los ingresos, costes y gastos en los que incurre un negocio durante un tiempo específico. En España se tiene que entregar cada año, aunque también se puede hacer cada tres meses. 

¿Para qué sirve la cuenta de pérdidas y ganancias? 

Este informe financiero se utiliza para realizar análisis especializados en tu empresa, de manera que tengas la información necesaria para tomar decisiones gerenciales acertadas a largo plazo. 

Básicamente, la cuenta PyG muestra cuáles son tus beneficios o pérdidas producto de tu actividad económica. Así puedes evaluar la rentabilidad del negocio e identificar las áreas en las que puedes mejorar tu eficiencia a corto, medio y largo plazo. 

Otras funciones de la cuenta de pérdidas y ganancias serían: 

• Análisis de tendencias: realizar este informe nos permite descubrir tendencias de cómo invertimos el dinero y qué acciones generan más beneficios a futuro. Esto se aplica también con los gastos.
• Inversiones: la cuenta de pérdidas y ganancias le permite a los inversionistas evaluar la rentabilidad del negocio antes de hacer un aporte de dinero. Según los resultados del informe, el inversionista determina en cuánto tiempo recupera su inversión. 
• Préstamos: algo similar ocurre con los acreedores o prestamistas, ya sean las organizaciones independientes o bancos. Ellos evalúan qué tan rentable será prestar dinero o recursos según el balance de la cuenta de resultados. 
• Transparencia: presentar la cuenta PyG ayuda a aumentar la credibilidad de tu empresa y garantiza que todas sus actividades son legales y transparentes. 
• Base para cálculo de impuestos: finalmente, también te permite cumplir con las leyes y con el Plan General de Contabilidad. 

Diferencia entre una cuenta de pérdidas y ganancias y otros estados financieros 

Dentro de la lista de estados financieros podemos conseguir algunos como el balance de situación o el estado de flujo de efectivo. Ambos, junto a la cuenta de resultado del ejercicio, se utilizan para la toma de decisiones en la empresa, aunque todas tienen sus diferencias. 

Un balance general te muestra tu patrimonio neto, así como tus activos y pasivos, destacando que se puede generar en cualquier momento y no solo anualmente. Por su parte, el estado de flujo de efectivo se centra en el movimiento del dinero dentro de la empresa, es decir, te ayuda a conocer cuántos recursos entran, salen y por qué. 

Estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias

Veamos ahora cuál debe ser la estructura que tiene una cuenta PyG, es decir, todo lo que tiene que incluir el informe financiero. En este sentido, debes conocer lo siguiente: 

• Ingresos: estos son los beneficios que obtiene la empresa y se dividen en operativos y no operativos. El ingreso operativo es todo aquel que se genera por la actividad económica principal de la empresa, mientras que el no operativo proviene de actividades secundarias como intereses ganados, ventas e ingresos de activos, entre otros. 
• Costos de ventas: aquí se considera todo lo que se tiene que invertir para la producción de un bien o servicio. Esto incluye la compra de materia prima, pago de mano de obra, etc. 
• Gastos operativos: además de tener gastos relacionados a la producción, también se tienen gastos relacionados a la operatividad de la empresa, es decir, los sueldos de los empleados, alquileres, suministros, marketing y publicidad, etc. 
• Gastos financieros: estos son los gastos que tiene la empresa que se relacionan con la obtención y uso de fondos al tener que pagar préstamos, intereses o comisiones bancarias. 
• Otros ingresos y gastos: también llamados resultados extraordinarios, son algunos ingresos o gastos que se realizan una vez y no se espera que se repitan en el futuro. 
• Resultado neto: finalmente, se tiene el resultado de la cuenta, el cual se obtiene simplemente con la resta entre todos los ingresos y los gastos de la empresa. Allí se determina si se obtuvieron beneficios o pérdidas durante el año. 

Pasos para elaborar una cuenta de pérdidas y ganancias

El proceso para completar una cuenta de pérdidas y ganancias requiere de tiempo y de mucha organización, ya que el primer paso siempre será la recopilación de información de todos los ingresos y gastos incurridos durante el periodo de análisis. 

Luego, es necesario clasificar todas las transacciones según la estructura que te mostramos anteriormente. Esto es fundamental, puesto que te permite ahorrar tiempo y reduce la probabilidad de tener errores. Todos los datos se ingresan en los modelos normales mostrados en el Plan General de Contabilidad en su Tercera Parte, sección II.

Una vez que tengas los datos organizados en el informe financiero, podrás realizar el cálculo del resultado bruto (suma de todos los ingresos y gastos por separado). A partir de allí podrás calcular el resultado neto y determinar si tuviste ganancias o pérdidas. 

Finalmente, necesitas verificar cada uno de los datos antes de entregar el informe a la Agencia Tributaria en la fecha de cierre. Toma el tiempo necesario para lograr que tu cuenta de pérdidas y ganancias sea precisa y te dé una visión detallada del estado de tu negocio. 

Ejemplo práctico

Imaginemos que tenemos una fábrica de muebles y queremos hacer la cuenta de pérdidas y ganancias utilizando estos datos: 

Ingresos

• Venta de muebles: 500 000 €
• Alquiler de maquinaria a otra empresa: 10 000 €

Costos de venta

• Materia prima (madera, tapicería, etc.): 200 000 €
• Mano de obra directa: 120 000 €
• Energía eléctrica: 20 000 €

Gastos de operación

• Sueldos administrativos: 50 000 €
• Alquiler de fábrica: 30 000 €
• Publicidad: 20 000 €
• Mantenimiento de la maquinaria: 10 000 €

Gastos financieros

• Intereses por préstamos: 15 000 €

Resultados brutos

• Ingresos brutos: 510 000 €
• Gastos netos: 465 000 €

Resultados netos

• Resultado antes de impuestos: 45 000 € (510 000 € - 465 000 €)
• Beneficio neto (suponiendo tipo impositivo del 25 %): 33 750 €

¿Cómo interpretar una cuenta de pérdidas y ganancias?

Podemos ver en nuestro ejemplo que el resultado financiero neto fue positivo, lo que nos da a indicar que la fábrica de muebles obtuvo ganancias. En el caso contrario, un resultado negativo nos hubiese indicado que tuvo pérdidas. 

Indudablemente el segundo caso es problemático, ya que puede generar una disminución del patrimonio neto de la empresa y, según la gravedad del resultado, incluso se puede declarar en quiebra técnica. 

No es recomendable solo analizar el resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias para tomar decisiones, debido a que este informe solo nos permite ver una parte de la salud financiera del negocio. Te recomendamos realizar un análisis detallado de cada partida y ver qué gastos puedes reducir o en qué puedes conseguir más ingresos. 

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Conclusión

Existen muchas estrategias que te permitirán mejorar la rentabilidad de tu negocio según lo que indica la cuenta de pérdidas y ganancias. En este sentido, los ingresos pueden mejorar al considerar una expansión de mercado, lanzar nuevos productos, incrementar el valor de los servicios o optimizar tu proceso de venta. 

Por otra parte, se pueden reducir los gastos operativos considerando mejorar la cadena de suministro, buscando nuevos proveedores, automatizando ciertos procesos y negociando contratos con proveedores, entre otras estrategias. Todo esto te ayudará a conseguir mejores beneficios a largo plazo. 

Preguntas frecuentes

¿Qué papel juega la cuenta de pérdidas y ganancias en la declaración de impuestos?

Además de ser una de las cuentas anuales que se deben entregar a la Agencia Tributaria, la cuenta de pérdidas y ganancias es necesaria para realizar el cálculo de la base imponible, es decir, la base con la que se realizará el cálculo de tus impuestos. 

¿Cuál es el margen de beneficio en una cuenta de pérdidas y ganancias?

El margen de beneficio, junto al resultado de explotación, es un indicador financiero que nos permite saber la relación entre los ingresos obtenidos según el coste de venta (la inversión necesaria para llevar a cabo la producción). Esto nos permite evaluar tu rentabilidad y al mismo tiempo compararla con otras empresas. 

¿Qué se entiende por "otros ingresos y gastos" en una cuenta de pérdidas y ganancias?

Esta es una de las últimas secciones presentes en la cuenta de pérdidas y ganancias. Allí se deben colocar los ingresos y gastos que ocurran una vez y que no se espera que se vuelvan a repetir en un futuro cercano.