Razón social: qué es, cómo registrarla y su importancia fiscal

¿Qué es la razón social de una empresa?

Así como las personas físicas tienen nombres y apellidos que los identifican, las empresas también necesitan una identificación que las diferencien ante las demás. Justo esto es lo que conocemos como razón social, es decir, la denominación que tiene un negocio ante las autoridades fiscales y ante sus clientes. 

Hablamos entonces del nombre legal bajo el cual la empresa realiza todas sus actividades económicas. Esto se aplica a niveles administrativos y jurídicos, por lo que tiene que ser totalmente único para cada negocio. 

Su característica principal es que se emplea en las sociedades colectivas o comanditarias simples, en las cuales la empresa adopta como denominación legal el nombre y apellido de uno o varios socios. 

¿Cuál es el propósito de la razón social?

La principal función de la razón social es garantizar que tu empresa pueda ser identificada en materia fiscal y jurídica dentro de España o cualquier país del mundo. Esto te permite cumplir con el pago de tus impuestos y con las leyes del país. 

En este sentido, al ser único para cada negocio o sociedad anónima, se crea una distinción entre las empresas que tengan un mismo propósito o realicen una actividad económica similar. De esta forma, según la calidad de servicio que se ofrezca, la razón social se convierte en sinónimo de credibilidad para los clientes y potenciales inversores. 

Con el tiempo, si tu negocio destaca de los demás, su nombre se posiciona en la mente de las personas. Justo allí se destaca la importancia de tener una razón social atractiva que llame la atención en cualquier momento. 

Diferencia entre razón social y nombre comercial

Ahora bien, las empresas no siempre son conocidas por el público por su razón social, sino que más bien utilizan un nombre comercial que sea más fácil de recordar y, por ende, tengan un mayor impacto. 

La razón social es el nombre legal de tu empresa y es obligatoria para todos los negocios en España. Por su parte, tener un nombre comercial no es obligatorio y su único propósito es el de ser utilizado para campañas de publicidad y marketing. 

Algunos ejemplos de empresas reconocidas que tienen una razón social y nombre comercial diferente serían: 

• Razón social: Pepsico Iberia Servicios Centrales, S.L. Nombre comercial: Pepsi. 
• Razón social: Alphabet Inc. Nombre comercial: Google. 
• Razón social: The Coca-Cola Company. Nombre comercial: Coca-Cola. 

También vale la pena mencionar la distinción que existe entre la razón social y denominación social. Ambos conceptos se utilizan como sinónimos, pero la verdad es que tienen algunas diferencias. 

Principalmente, ambos se diferencian según la forma jurídica de la empresa, es decir, el tipo de sociedad. La denominación social se aplica a las Sociedades Anónimas y las Sociedades Limitadas, mientras que la razón social involucra los nombres de uno o varios socios, la denominación social puede ser un nombre creado. 

Proceso de registro de la razón social

Ahora que conoces qué es la razón social y su relevancia, es necesario que puedas escoger un nombre adecuado y registrarlo en el Registro Mercantil. 

Para esto, debes solicitar un certificado que demuestre que el nombre seleccionado es único, destacando que este proceso se puede realizar desde la página web del Registro Mercantil Central. Allí solo tienes que cumplir con estos pasos: 

1. Accede a la web mencionada y busca la opción de “Denominaciones sociales” en el menú lateral derecho. 
2. Se desplegará un menú con varias opciones, donde tienes que buscar aquella que dice “Solicitud de certificado”. 
3. Al dar clic allí, te aparecerán dos opciones para especificar quién será el beneficiario del nombre. Dichos botones son “Constitución de sociedad” o “Cambio de denominación”. Selecciona la primera opción si estás haciendo el registro por primera vez. 
4. Ingresa al menos 5 razones sociales para tu empresa. El sistema va a comparar todos los nombres existentes en su base de datos para comprobar que el tuyo sea único. 
5. Si alguno de los nombres resulta adecuado, tendrás que llenar los datos que solicita el sistema sobre el representante de la empresa, es decir, alguno de los socios. 

¡Listo! Ya tendrás tu certificado para el Registro Mercantil. Recuerda que para hacer el registro de tu empresa, la razón social debe de aparecer directamente en el documento constitutivo, el cual tiene que estar previamente notariado.

Normativas que regulan la elección y uso de la razón social

Como hemos mencionado, es obligatorio que cada razón social de la empresa sea única, de manera que sea más fácil llevar el registro y control en España, así como también permite garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales. 

En este sentido, podemos mencionar algunas normas y leyes que hablan sobre este tema: 

1. La Ley de Sociedades de Capital (LSC), en su artículo 4, menciona que la razón social no debe tener términos genéricos que puedan inducir a confusión en el nombre. 
2. El Reglamento del Registro Mercantil (RRM) menciona cuáles son los requisitos para la solicitud del certificado de la razón social. 
3. Finalmente, la Ley de Marcas y Nombres Comerciales (LMNC) establece las normas para utilizar el nombre comercial. 

Cómo elegir una buena razón social

Elegir la razón social correcta debe ser, sin duda alguna, una prioridad, puesto que del nombre depende en gran medida el impacto y reconocimiento que se logra tener con los clientes y potenciales inversores. Por esta razón, queremos compartirte algunos consejos básicos que puedes tener en consideración al momento de escoger tu nombre: 

• El nombre debe ser breve: las mejores razones sociales suelen ser aquellas que son claras, concisas y fáciles de recordar. Si no es posible tener una razón social corta, considera usar un nombre comercial. 
• Piensa a futuro: no escojas un nombre que limite tu actividad económica, ya que nunca se sabe qué tanto puede expandirse tu negocio. 
• Incluye algún elemento diferenciador: en caso de que quieras colocar algún nombre de una provincia o comunidad, asegúrate de colocar un elemento que sea único para que se acepte en el Registro Mercantil. 
• Tener un consentimiento por escrito: esto se aplica cuando quieres usar el nombre de uno de los socios de la empresa, o incluso cuando se pretende usar un seudónimo. 
• No está permitido usar siglas ni dominio de internet: las leyes de España indican claramente que no se pueden usar solo siglas como razón social de una empresa. 

Recuerda que lo importante siempre será que el nombre sea único y al mismo tiempo genere impacto en el cliente y le diga, o le dé indicios, de cuál es tu actividad económica. 

Cambio de razón social

Cambiar la razón social es un proceso relativamente simple, pero que requiere de tiempo, ya que debes informar de la modificación al Registro Mercantil e incluso a tus clientes y proveedores. 

Pero, ¿por qué modificar la razón social? Esto puede ocurrir por diversas razones: 

• Cuando tu empresa cambia su actividad comercial, dando como resultado que la razón social que tiene no sea adecuada o no refleje el cambio.
• También se suele cambiar en los momentos donde se necesita una actualización de la imagen de la empresa o de una marca para que sea más atractiva para el público. 
• Se pueden hacer cambios cuando el nombre inicial no demuestra una capacidad de expansión a nuevos mercados, por lo que se requiere una razón social más atractiva. 
• Cuando la primera razón social tiene errores por problemas en el proceso de inscripción. 
• Al momento de que una empresa se fusione con otra, por lo general ocurre un cambio de razón social que se adapta a la nueva estructura. 
• Otra razón común para hacer el cambio es cuando se tiene un problema legal donde se infringen los derechos de alguna otra empresa. 

Si ocurre alguno de estos casos, debes cumplir con ciertos pasos para lograr el cambio de la razón social, iniciando por el hecho de que todos los socios de la empresa tienen que aprobar la modificación del nombre. 

Luego, se tiene que solicitar un nuevo certificado por parte del Registro Mercantil con el nuevo nombre, para luego modificar los estatutos de la empresa y presentarlos nuevamente ante dicho registro. Una vez que cumplas con estos pasos, la nueva razón social quedará vigente ante la ley. 

Integrando la razón social en facturas

Todas las facturas que emite tu negocio deben incluir, de forma obligatoria, la razón social bajo la cual está registrada la empresa. En este sentido, no se debe cometer el error de utilizar en este documento el nombre comercial, ya que la Agencia Tributaria no considerará la factura como válida. 

Recuerda que en tus facturas tiene que aparecer toda la información fiscal de tu empresa visible para tus clientes y para las autoridades fiscales competentes. 

En tu modelo de factura debes tener entonces tu razón social, dirección fiscal y el NIF (número de identificación fiscal). Asegúrate de que todos los datos estén escritos correctamente para que sean válidos. 

Casos prácticos de razones sociales

Ya sabes que significa razón social, por lo que es momento de evaluar algunos casos de empresas exitosas, empezando por The Coca-Cola Company. Fácilmente se puede ver como este nombre es mucho más largo, y menos atractivo, que tan solo decir Coca-Cola. 

Nadie puede negar el impacto que tiene esta empresa en el mundo y, aunque sea difícil de creer, mucho de ese éxito se debe a las características únicas y memorables del nombre. 

Empresas como Alphabet Inc., si tienen un nombre corto y fácil de recordar, pero son pocas las personas que reconocen a esta institución. Ahora bien, si decimos Google, todos saben de qué estamos hablando. 

Para Alphabet Inc., lo importante no es que el nombre sea corto, sino más bien buscan que cada una de sus empresas filiales sea independiente. Esto genera un impacto mayor, ya que las filiales tienen su propia reputación y no dependen de las demás, ni de la empresa matriz. 

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Conclusiones y recomendaciones finales

Como persona jurídica, es importante no subestimar la relevancia que tiene la razón social para tu negocio. El nombre que utilices determina en gran medida el impacto que tienes con tus potenciales clientes y aquellas personas que quieren invertir en tu servicio. 

El requerimiento principal para este nombre es que sea único, de manera que su identificación fiscal sea más fácil de realizar. También se tiene que garantizar que la razón social sea atractiva y tenga potencial para una expansión futura sin perder su esencia.

Una elección cuidadosa de la razón social para tu empresa es lo mejor que puedes hacer. Debes tomarte el tiempo necesario para conseguir diferentes opciones que cumplan con las leyes de España y al mismo tiempo den a conocer el objeto social de tu negocio. 

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio para las empresas tener una razón social?

Sí, todas las empresas necesitan tener una razón social o una denominación fiscal en España. Este es un elemento esencial en la identidad jurídica del negocio, lo que le permite tener mayor credibilidad y cumplir con sus responsabilidades y pagos de impuestos. 

¿Dónde se puede consultar la razón social de una empresa?

Si tienes un nombre pensado para tu empresa, es necesario que lo consultes directamente en el Registro Mercantil Central. Allí se encuentra el registro de todas las razones sociales existentes, de manera que puedas conocer si el nombre está disponible o no. 

¿Qué razón social debo usar si soy autónomo?

En caso de que seas un autónomo, tu nombre y apellido funciona como una denominación social bajo la que puedes realizar tu actividad económica. Ahora bien, también es posible que tengas denominación social y nombre comercial.